مديريت شفاف

نویسندگان : مرجان فياضي – نسرين نيکزاد

چكيده: در سالهاي اخير، بارها دربارة مديريت شفاف تبليغ شده و مورد بحث و بررسي قرار گرفته است. اين مهم دستمايه بسياري از كتابها و مقاله‌هاي متعدد در زمينه تجربه‌ها و تشكيلات شغلي نيز قرار گرفته است. ادعاهاي مبالغه آميزي نيز درمورد توان بالقوه آن براي دگرگون سازي تجارت و كسب و كار بيان شده است. هرچند بسياري از اين ادعاها، همراه با شك و ترديد است، ولي شواهد نشان مي دهند كه مديريت شفاف، در صورت اجراي درست و مناسب، بسيار سود آور و مفيد خواهد بود. با وجود مباحث متعددي كه در مورد مديريت شفاف عنوان شده است، نوعي تصور نادرست از آن وجود دارد و برخي از افراد بدون حتي درك آن، آن را رد مي‌كنند. در واقع، مديريت شفاف راهكاري ساده و در عين حال موثر در جهت مديريت تشكيلات شغلي است. در اين مقاله به گونه اجمالي به بحث درباره مديريت شفاف اطلاعاتي پرداخته مي شود.

مقدمه
Open-Book در لغت به معني باز كردن كتاب و جزوه است، ولي در اصطلاح مديريتي، به معناي: توزيع و تسهيم اطلاعات مالي، روندهاي صنعت، گزارشهاي كيفيت، گزارشهاي خدمات مشتري و … بين كاركنان شركت است. با توزيع اطلاعات شركت بين كاركنان، هنگام تغيير، مخالفت و مقاومتي از سوي كاركنان ديده نخواهد شد، زيرا آنها به طور كامل در جريان روند ها واطلاعات مورد نياز هستند.
مديريت شفاف، براي مشاغلي كه با چالش هاي جدي نظير مشكلات مالي مواجه‌اند، يك راه حل آني محسوب نمي‌شود، چرا كه نيازمند تعهدي پايدار نسبت به آموزش كارمندان در زمينه هاي عملياتي و مالي است. رهبر يك شركت، بايستي تنها در بازه زماني بلند مدت تصميم به نهادينه كردن فرهنگ شفاف بگيرد. به طور قطع مديريت شفاف، مقوله‌اي بحث برانگيز است. براي مثال تقسيم اطلاعات مالي حساس با كاركنان، بسيار مخاطره آميز است زيرا ممكن است اين اطلاعات نصيب رقبا شود. با اين وجود، شركتهايي كه مديريت شفاف را اعمال كرده اند، به اين نتيجه رسيده اند كه منافع ناشي از هماهنگي هدفهاي سازماني و كاركنان، بر هزينه هاي ناشي از لو رفتن اطلاعات مالي حساس، مي چربد. ديگر مقوله بحث انگيز دربارة مسئولان و مجريان مالي شركت خواهد بود كه ممكن است مايل به گشودن دفترها به روي كاركنان خود نباشند و از توضيح پيچيدگي هاي حسابداري و عمليات مالي براي كارمندان خود پرهيز كنند. به طور معمول آن دسته از مجريان و مسئولان مالي كه باور دارند: كاركنان از كار متنفرند، از زير بار مسئوليت شانه خالي مي كنند، ارزشهاي سازماني را ناديده مي گيرند، فقط به خاطر پول و در برابر دريافت وجه كار مي كنند، به امنيت شغلي اهميتي بيش از اندازه مي دهند و نياز به نظارت نزديك و كنترل مستمر دارند، هيچ‌گاه پذيراي مديريت شفاف نيستند. همچنين آن دسته از مجريان و مسئولان مالي كه در سازمانهاي نظام مند سنتي كار كرده اند، در پذيرش يك نظام مديريت شفاف، دچار مشكل مي شوند. برخي افراد اين باور را كه كاركنان بايد از كيفيت پولسازي تشكيلات شغلي سر در آورند مورد پرسش قرار مي‌دهند. بيشتر تشكيلات شغلي، پيچيدگي‌هاي ويژه‌اي دارند و بيانيه هاي مالي به راحتي قابل فهم نيستند، به ويژه براي افرادي كه در حسابداري و عمليات مالي هيچ‌گونه زمينه اي ندارند و بر اين اساس، برخي افراد، مديريت شفاف را يك شيوه ابتدايي مي دانند. شك گرايان مي‌گويند: اين امري غير واقع بينانه و ايده آليستي است اگر گمان كنيم تنها دوره هاي آموزشي معدود، كارمندان را قادر مي سازد بدون برخورداري از هر گونه پيشينه آكادميك در زمينه حسابداري و عمليات مالي، در مورد چنين ساز و كارهايي اشراف پيدا كنند. با اين وجود، برخي از شركتها با موفقيت هر چه تمام تر و به منظور دستيابي به هدفها، اقدام به اجراي برنامه هاي آموزش رسمي وغير رسمي كرده اند. آموزش كار آمد به طور مسلم در راستاي مديريت شفاف ضرورت دارد، چرا كه بدون آن كاركنان قادر به درك كميت ها و چگونگي اثر‌گذاري آنها نخواهند بود.

عناصر مديريت شفاف
مديران همواره به دنبال شناخت كسب تكنيكهاي موثري هستند تا بتوانند بواسطه آنها از راه افزايش بهره وري كاركنان، منافع خود را اضافه كنند. مديريت شفاف، تنها يك موج گذرا نيست كه قابل چشم‌پوشي باشد بلكه جنبشي رو به رشد است كه هم چالشي عمده براي شركتها ايجاد مي كند و هم فرصتهاي شغلي را پيش روي آنان قرار مي دهد. به طور خلاصه مديريت شفاف بدين معناست كه يك موسسه :
_ به تقسيم دامنه وسيعي از اطلاعات مالي با كارمندان خود بپردازد؛
_ براي هر چه حرفه اي تر كردن كارمندان خود به آنها آموزش دهد؛
_ كاركنان را به گونه اي توانمند سازد كه بتوانند از اطلاعات در زمينه هاي كاري استفاده كنند و با آنها به مانند شركاي خود، برخورد داشته باشد؛
_ زمان كسب موفقيت، به كارمندان خود پاداش بدهد.
چهار عنصر ضروري در مديريت شفاف وجود دارند: 1- توزيع اطلاعات مالي و ساير اطلاعات، 2- آموزش اصول كسب و كار، 3- توانمندسازي و اعتماد و 4- پاداش در صورت موفقيت. وجود تمامي اين چهار عنصر براي پيوند كاركنان، با هدفهاي شركت – كه مديريت شفاف بر مبناي آن شكل گرفته- الزامي است. مديريت شفاف به علت تاكيدي كه بر روي اطلاعات مالي دارد، در نگاه نخست، يك پديده حسابداري گونه است؛ اگر چه حسابداري هم در اينجا نقش عمده اي ايفا مي كند، ولي مديريت شفاف، نقش محوري دارد و تغييري اساسي در روند عملياتي تجاري سنتي به وجود مي‌آورد. در چارچوب مديريت شفاف، مديران بايستي مطالب را به گونه‌اي به كارمندان خود القا كنندكه آنها نيز به مانند مالكان عمل كنند.
زماني كاركنان در جريان هدفهاي شركت قرار مي گيرند كه:
_ از چگونگي كسب درآمد شركت آگاه شوند؛
_ شناخت مقدماتي از اطلاعات مهم شركت به دست آورند؛
_ گزارشهاي منظم و توضيحات مستمري از عمليات شركت دريافت دارند؛
_ از دانش خود درمورد شركت براي بهبود عمليات بهره بگيرند؛
_ عملكردهاي يكديگر را ارج نهند؛
_ در صورت بهبود عملكرد شركت، آنان نيز بهره‌مند شوند.
در حقيقت، گشايش دفاتر شركت، تنها بخشي از نظام مديريت شفاف است كه بايستي اين موارد را در خود داشته باشد:
_ آموزش مهارت در قالب آموزش هاي شغلي پايه؛
_ پاداش جمعي؛
_ ساير محركها از قبيل: برنامه هاي مالكيت سهام و غيره؛
_ ارتباط منظم و غير محدود با نتايج مالي مطلوب و نامطلوب.
مديريت شفاف باعث مي شود كه هر يك از كاركنان نظير يك مالك فكر و رفتار كنند. در اين نگرش كاركنان به اطلاعاتي دسترسي مي يابندكه به گونه‌اي سنتي، تنها در اختيار رده هاي مديريتي قرار مي‌گيرد.
برنامه مديريت شفاف سه عنصر اساسي دارد:
1. مديريت، اسناد و مدارك شركت را در معرض ديد كاركنان قرار مي دهد واطلاعات مالي و عملياتي را با كاركنان تسهيم مي كند. اگر كاركنان ندانند موسسه چگونه كسب در آمد مي كند، چگونه مي‌توان از آنها انتظار كار بيشتر و سود آوري بالاتر را داشت؟
2. لازم است كاركنان صورتهاي مالي موسسه را بشناسند. براي اين منظور، مدير بايد از راه دوره هاي آموزشي، مفاهيم صورتهاي مالي (ترازنامه، صورت سود و زيان، صورت گردش وجوه نقد) را به كاركنان بياموزد.
3. بايد به كاركنان نشان داد كه كار و عملكرد آنها چگونه بر نتايج مالي موسسه تاثير مي گذارد.
دسترسي به اطلاعات مفصل مالي و توانايي فهم و تحليل آنها، باعث مي شود، كه كاركنان خود را مالك موسسه بدانند، در نتيجه تصميم‌هايي مي‌گيرند كه بيشتر به نفع سازمان است، تا خود آنها.
بيشتر شركتهايي كه از مديريت شفاف استفاده مي كنند، معتقدند اين نگرش به گونه قابل توجهي بر روند تجاري آنها تاثير گذار بوده است. اما اشكال مديريت شفاف اين است كه ممكن است كاركنان از اطلاعات بر عليه مديريت شركت استفاده كنند. براي مثال: وقتي كاركنان به ريز هزينه ها و درآمدها و سود شركت دسترسي دارند، ممكن است حقوق و دستمزد خود را ناچيز تلقي كرده، عليه مديريت دست به اقدام زنند. از سوي ديگر، ممكن است اطلاعات در اختيار رقباي شركت قرار گيرد و بدين ترتيب مزيت رقابتي موسسه از بين رود.
پژوهشها نشان داده است كه مديريت شفاف در دو صورت موفقيت آميز است:
1. سازمان يا بخش، كوچك و يا در سالهاي نخستين فعاليت خود باشد.
2. روابط توام با اعتماد متقابل، بين مديريت و كاركنان وجود داشته باشد. در فرهنگ‌هايي كه جو بي‌اعتمادي وجود دارد، يا كاركنان ياد گرفته اند كه اطلاعات را مخفي و سري نگه دارند، مديريت شفاف شكست مي خورد. علاوه بر اين در سازمانهايي كه كاركنان برنامه هاي تغيير را ابزاري براي تحقق هدفهاي مدير مي‌پندارند مديريت شفاف جواب نمي دهد. ( اصول مديريت شفاف راهي موثر براي كمك به تحقق برنامه هاي تغيير است).

كارايي و اثربخشي مديريت شفاف
اين اصول به كارايي و اثر بخشي مديريت شفاف منجر مي شود:
1) زمينه دسترسي همگان به اطلاعات ضروري سازماني را فراهم آوريد.
الف- شركت با چه چالشها، فرصت ها و تهديدهايي روبه رو است؟.
ب- عملكرد مالي سازمان چگونه است؟
ج- نظر مشتريان درباره سازمان چيست؟
د- در تصميم گيري استراتژيك از چه معيارها و پارامترهايي استفاده مي شود؟
2) تمام اين اطلاعات بايد به موقع و بهنگام باشند. (تمام گزارشها بايد به روز شوند)
3) مطمئن شويد كه كاركنان توانايي درك و تفسير اطلاعات را دارند.(در صورت لزوم، از آموزش استفاده كنيد).
4) به كاركنان فرصت دهيد تا نسبت به اطلاعات و گزارشها آگاهي كامل پيدا كنند.
5) به افراد در برابر عملكرد موثر، پاداش (‌مادي و غير مادي) اختصاص دهيد.
6) به كاركنان اين اختيار را بدهيد كه بر اساس اطلاعات تصميم گيري و فعاليت كنند. ( به كاركنان خود اعتماد كنيد و به آنها اجازه دهيد از اطلاعات آن گونه كه خود مناسب مي دانند، استفاده كنند).
7) مطمئن شويد كه كاركنان نيز به شما اعتماد دارند .( اگر كاركنان به شما اعتماد نداشته باشند، به اطلاعات و داده هاي سازمان نيز اعتماد نخواهند كرد).

نتيجه گيري
در سده21 انتظار مي رود که مديران و رهبران بتوانند از عهده تغييرات سريع جهان کار برآيند. به دليل تنوع گسترده محيطهاي کاري، مديريت موثر سازمانها و منابع انساني با چالشهاي فراواني روبه رو شده است. سازمانها با کوچک سازي و مهندسي مجدد به دنبال رقابت در بازار جهاني هستند، ضمن اينکه انفجار اطلاعات و توسعه تکنولوژي نيز براي آنها چالش برانگيز شده است. در اين ميان بهبود روابط در عرصه تجاري، افزايش سهم بازار و مطرح شدن به عنوان يک مدير موفق نيز بخشي از دغدغه هاي مديران امروزي است. اين تغييرات سريع، پيچيده و غير قابل پيش بيني هستند و تاثير قابل توجهي بر سازمانها و سبک رهبريشان دارد. سازمانها به سمت ساختارهايي با سلسله مراتب کمتر تغيير جهت داده که در آن مديران و رهبران به کارکنان آزادي بيشتري داده، مسئوليت بيشتري به آنها واگذار کرده اند. مديران آينده در صورتي مي توانند موثر باشند که از عهده اين تغييرات برآيند و به اين منظور آنها به تواناييهايي مانند تيم مدار بودن، ارتباط‌هاي قوي، حل کننده مشکلات، ايجاد کننده تغييرات و رهبر بودن، نياز دارند. مديران بايد رهبراني شايسته باشند تا بتوانند افرادشان را دگرگون سازند و بازده شرکت را بالا ببرند. يک رهبر در اين محيط متغير جديد بايد نقشهاي گوناگوني ايفا کند. براي اطمينان از اينکه تغييرات با موفقيت صورت مي‌گيرد، بايد به افراد سازمان توجه بيشتري شود. در اين ميان مديريت شفاف، راهكاري ساده و در عين حال موثر در جهت مديريت تشكيلات شغلي است.
منابع:

.1Maurer, Rick(2001), Open Book Management, Journal for Quality & Participation, Vol. 24 Issue 1.
.2Open Book Management: The origins of Open Books Management. http://www.findarticles.com
.3Open Book Management( march 1999), CPA journal
.4 Robbins, Stephen P (2005) Organizational Behavior
.5Seglin, Jeffrey L. Lyons, Nancy J. Open Books Management, http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=aphAN