آشنایی با نظام مدیریت اداری داریوش

مقدمه
تا کنون در مورد تاریخ ایران باستان، به ویژه دوره هخامنشیان، مطالب زیادی نگاشته شده است. در واقع وسعت و عظمت ایران در دوره هخامنشی، به ویژه در زمان کورش و داریوش، همواره موجب مباهات و افتخار ایرانیان بوده است. در این مقاله، نگارنده سعی کرده است از دیدگاه دیگری به امپراطوری هخامنشی توجه نماید:
دیدگاه مدیریتی به واقع پرسیدنی است که امپراطوری بزرگی در حد و اندازه امپراطوری ایران، در زمان داریوش یا فرزند وی خشایارشا چگونه اداره می‌شد؟ آیا بکاربردن زور و سرنیزه برای اداره آن کافی بوده است یا آنان از مکانیزم‌های اداری و انسانی پیشرفته‌تری برای اداره امپراطوری استفاده می‌کرده‌اند. این مقاله نشان می‌دهد که حالت دوم درست است و نظام اداری داریوش به اندازه‌ای پیشرفته بوده است که حتی برخی جنبه‌های آن امروزه هم قابل استفاده است. به واقع جای تعجب است که در نظام اداری داریوش در 2500 سال پیش، تمامی کارکنان دولت دارای شرح وظایف بوده و از یک نظام دستمزد طبقه بندی شده، پیروی می‌کردند. بعضی از فرایندهای اداری، مانند: ماموریت، پرداخت، دریافت و تحویل کالا و … با روش‌های مدرن امروزی تفاوت اساسی ندارند و در این فرایندها اغلب فرم‌هایی که ما امروزه استفاده می‌کنیم، مانند: فرم ماموریت، دستور صدور سند، رسید انبار، حواله انبار، دستور پرداخت و … مورد استفاده قرار می‌گرفتند و از این راه کل جریان مالی و کالایی کشور زیرکنترل قرار داشت . ازسوی دیگر، استقرار یک نظام بازرسی سه سطحی در کشور درواقع جالب و خواندنی است و با نظام‌های پیشرفته امروزی برابری می‌کند. در این مقاله سعی شده است به اختصار وضعیت سازماندهی و تشکیلات، مشاغل و دستمزدها، مالیات، انبارداری و خزانه داری، بازرسی و کنترل، و ارتباطات در دوره داریوش کبیر معرفی شود.

1. سازماندهی و تشکیلات
شاهنشاهی بزرگ ایران، به تعدادی ساتراپی بزرگ (استان یا ایالت) تقسیم شده بود که در راس هر کدام یک ساتراپ (استاندار) قرار داشت. داریوش کبیر امپراطوری ایران را به 23 ساتراپی و خشایارشا آن را (که اندکی بزرگتر شده بود) به 28 ساتراپی تقسیم کرده بود. برای نمونه از طریق مورخان یونانی ساتراپی سارد را می‌شناسیم که روزگاری پایتخت فرمانروایی لیدی بود. اما سرزمین مرکزی ایران، یعنی پارس، بدون ساتراپ بود و شخص شاه بر آن حکومت می‌کرد.

از مقامها و مشاغل نظام اداری
در تشکیلات داریوش کبیر ، مقامها و مشاغل عمده عبارت بودند از:
الف: رئیس تشریفات
ب: قائم مقام رئیس تشریفات
ج: خزانه دار
د: کاخ دار
هـ : نمایندگان محلی دولت
و: سایر مشاغل دولتی، مانند: بازرسان، سفیران، نیزه داران، نگهبانان، منشی‌ها، ماموران مالیات گیر، پیکها و چاپارها، و تعدادی مشاغل رده پایین‌تر.

1-2. لوح گلی به جای فرم کاغذی
استفاده از لوح گلی پیش از ایران، در بین النهرین ( بابل و آشور) و عیلام رایج بود. هخامنشیان که این شیوه را مفید یافته بودند، آن را در نظام اداری و دیوانی خود بکار گرفتند. این لوح‌ها قرص‌های بیضی شکلی به اندازه کف دست از جنس خاک رس بودند که در زمان مورد نیاز، سطح آنها صاف می‌شد و با خط میخی روی آنها نگاشته می‌شد . لوح‌ها بر حسب نیاز در چند نسخه تولید می‌شدند و افراد مسئول از طریق زدن مهر خود، محتوای آنها را تایید می‌کردند.

1-3. مهر به جای امضا
در دوره ای که مورد بررسی ما قرار دارد، برای تایید اسناد از مهر استفاده می‌شد. در واقع، این روش تا قبل از سده بیستم هنوز در ایران رایج بود، به گونه‌ای که اغلب صاحب منصبان یا علما، دارای مهر مخصوص خود بودند که به جای امضاء از آن استفاده می‌کردند. در دوره مورد مطالعه ما، هر عضو دربار شاهنشاهی هخامنشی که به گونه‌ای با سازمانی اداری سر و کار داشت، می‌بایستی همیشه مهر خود را همراه داشته باشد .نمونه ای از این مهرها از مقر ساتراپ ایرانی سارد به دست آمده است. هرگاه مهر هر یک از افراد درباری یا نمایندگان دولت گم می‌شد، موضوع به آگاهی همگان می‌رسید و می‌بایستی مهر جدید معرفی می‌شد. وقتی یک بار مهر فرنکه رئیس تشریفات گم شد، او چنین بخشنامه کرد: “مهری که پیش از این از آن من بود، گم شده است. اکنون مهری که بر این لوح خورده است مهر من است.” این اعلام را در دو نامه ای می‌خوانیم که در زیر لوح‌های دیوانی محفوظ مانده‌اند.

1-4. دستورهای اداری
فرایند صدور دستورهای اداری در دربار هخامنشی، فرایندی کاملاً مشخص و تعریف شده بوده که تفاوت چندانی با سیستم‌های پیشرفته امروزی ندارد. در این فرایند، تمام کنترل‌های امروزی اعمال می‌شد با این تفاوت که به جای فرم‌های کاغذی، از لوح گلی استفاده می‌شد. می‌توانیم گردش کار اداری را تا مرحله نگارش بر روی لوح، چنین تصور کنیم:
1. رئیس تشریفات، یکی از کارمندان خود را نزد خود می‌خواند و دستور لازم را می‌دهد.
2. سپس آن کارمند به سازمان دربار می‌رود و خود را به رئیس سازمان معرفی می‌کند‌.
3. رئیس سازمان یکی از منشی‌ها را می‌خواهد و دستور نوشتن متن لازم را به او می‌دهد .
4. منشی متن را به فارسی باستان دیکته می‌کند.
5. دستیار او با قلم مخصوص، متن مورد نظر را به خط میخی عیلامی بر روی لوح می‌نویسد.
6. منشی متن را کنترل می‌کند و دقت دارد که همه چیز برابر نظم خاص خودش پیش برود.
7. در پایان برای اطمینان خاطر، می‌خواهد که به نوشته اضافه شود که دستور تهیه لوح از چه کسی صادر شده است. مثلا در پایان یکی از اسناد چنین آمده است: ” انزوکه این را نوشته است، او ماموریت نوشتن را از ننا ایدین دریافت کرده و ورازه در جریان امر قرار داشته است.”
برخی از سندها به بابلی بر روی لوح و برخی به زبان آرامی بر روی پوست نوشته می‌شدند. قابل تصور است که نامه‌ها و دستور‌هایی را که می‌بایستی به راههای دور فرستاده شوند، روی پرگامنت (پوست) نوشته باشند، چون حمل و نقل پرگامنت آسانتر بود. در هر حال برای بایگانی از جنس ارزان لوح استفاده می‌کرده اند .

1-5. ماموریت
مسافرانی که بین ساتراپی‌های شاهنشاهی در رفت و آمد بودند، همیشه گذرنامه‌ای با خود داشتند که از طرف ساتراپ (استاندار) صادر می‌شد. به طور طبیعی فقط کسانی چنین گذرنامه‌ای را دریافت می‌کردند که با عنوان مامور رسمی و دولتی سفر می‌کرده اند . در این گذرنامه آمده بود که دارنده گذرنامه از سوی چه کسی ماموریت دارد، چه مسیری را طی می‌کند و چه میزان آرد و نیز گوشت برای مصرف شخصی خود و در صورت لزوم برای همراهان و همکاران زیر دست خود باید دریافت کند. این هزینه‌ها به صورت کالا یا نقره داده و دقیقاً ثبت می‌شد.

2. مشاغل و دستمزدها
در جهان باستان که برده داری رواج داشت، در بسیاری از کشورها از این برده‌ها در مزارع بزرگ یا ساخت بناهای عظیم استفاده می‌كردند. لیکن به گواهی اسناد تاریخی، ایرانیان (پارسها، پارتها و سایر اقوام ایرانی) با وجود پیروزی‌های عظیمی که در دوران هخامنشی، اشکانی و ساسانی نصیب آنها شده بود، از بند کشیدن اقوام مغلوب و روانه کردن مردان، زنان و فرزندان آنها به بازارهای برده‌فروشی خودداری می‌کردند. به همین دلیل برای اغلب فعالیت‌های خود در زمینه کشاورزی، دامداری و ساختمان سازی دستمزد می‌پرداختند . اسناد به جا مانده از بنا کردن تخت جمشید در زمان داریوش کبیر و خشایارشا به خوبی این موضوع را نشان می‌دهد. به عبارت دیگر، بر خلاف تصور نادرستی که تخت جمشید را ساخته دست بردگان و یا اسرای جنگی می‌دانستند، مطالعه اسناد تاریخی نشان می‌دهد که این بنای عظیم توسط کارگرانی ساخته شده که همگی دستمزد می‌گرفتند و چگونگی سازماندهی و میزان دستمزد آنها (متناسب با زمان خود) بسیار هم پیشرفته بوده است. در سطور زیر بعضی از مشاغل و میزان دستمزد هر یک از روی الواح موجود در خزانه تخت جمشید، استخراج و ثبت شده است.

2-1. مشاغل موجود در تخت جمشید
در بخش سازماندهی و تشکیلات، برخی از مقامها و مشاغل دولتی را ذکر کردیم. از جمله سایر مشاغلی که در تخت جمشید موجود بوده‌اند، می‌توان از: خیاطان، نقره کاران، زرگران، مبل‌سازان، ظریف کاران، کارکنان تهیه مواد، خدمتکاران، پرستاران کودکان، نقاشان ساختمان، برزگران، آشپزها، باغبانان، سفالکاران، آهنگران ، مهترها، نخ ریس‌ها، روغن سازان، شربت سازان، و کاتبان نام برد. جالب این است که سرپرستی همه کارگاه‌های تولیدی لباس در تخت جمشید همیشه با یک زن بود که بالاترین حقوق را در میان کارکنان این کارگاه‌ها، دریافت می‌کرد.

2-2. دستمزدها
2-2-1. نحوه پرداخت دستمزدها
به نظر می‌رسد که خوراک عمده مردم ایران در زمان داریوش، نان جو بوده است. به همین دلیل مزد کارکنان غالباً به صورت جنسی پرداخت می‌شد که به طور عمده ترکیبی از جو همراه با میوه و گوشت بوده است. مبنای محاسبه میزان جو واحدی به نام بن بود. هر بن ده دقه و هر دقه معادل 97% لیتر امروزی (تقریبا معادل یك كیلوگرم جو) حجم داشت . به این ترتیب هر بن معادل یک لیتر می‌شد. از آنجا که پرداخت حقوق به شکل کالا دشوار بود، از اواخر سلطنت داریوش کبیر پرداخت نقره به عنوان بخشی یا تمام حقوق متداول شد.

2-2-2. میزان دستمزد
غیر از درباریان که به طورعمده حقوق زیادی می‌گرفتند، حقوق سایر افرادی که برای دولت کار می‌کردند منصفانه به‌نظر می‌رسد. تفاوت دستمزد در میان آنها زیاد نیست و برای کارگران سنگین، زنان، و افرادی که حداقل دستمزد را می‌گرفتند پرداختهای جبرانی پیش بینی شده بود تا میزان آسیب پذیری آنها را کاهش دهد. در سطور زیر به بعضی از آنها اشاره می‌کنیم:
الف: حداقل دستمزد
لوح‌های به دست آمده از تخت جمشید، نشان می‌دهد که طبقه بندی دست مزدها بسیار غنی و از جهاتی چنان مدرن است که گاه پیشرفته تر از امروزه به نظر می‌آید. در این جا نیز به طور طبیعی ملاک ما اسنادی است که تصادفی بر جای مانده‌اند، که هر چند تصویر کاملی به دست نمی‌دهند، ولی خطوط کلی آن را روشن می‌کنند. پایین‌ترین سطح حقوق ، یعنی 30 لیترجو در ماه، به خدمتکارها و پادو‌ها تعلق می‌گرفت که با دستمزد کارگران خارجی بی‌شمار، همسطح است. حقوق مهترها، کارگران خزانه، نخ ریس‌ها، چوب کارها، نجارها، ظریف کارها، زرگرها، روغن‌سازان، شربت‌سازان و پسر بچه‌های پارسی که از نبشته‌ها رونبشت تهیه می‌کردند، پایین‌ترین سطح حقوق، یعنی همان 30 لیتر جو در ماه بود. همه کارگرانی که حداقل حقوق را می‌گرفتند، به عنوانها و منسب‌های گوناگون پرداخت‌های جبرانی داشتند که اغلب یک لیتر جو درماه بود. بعضی از کارگران مشمول کمک شاهانه نیز می‌شدند که عبارت بود از یک لیتر آرد جو اعلا و یا یک لیتر جوانه خشک جو در هر 3 ماه‌. همچنین، نگهبانان خزانه، بانوان خیاط، بانوان کارگر مزارع، نقاشان ساختمان و اغلب کارگران خارجی نیز این جیره را دریافت می‌کردند. پرداخت‌هایی جبرانی به طور عمده زیر نظر روحانیان بوده است. ظاهراً روحانیان برای پرداخت‌های ویژه، معتمدتر از دیگران بوده اند.گذشته از مسئله اعتماد، همین امر موجب می‌شد تا روحانیان در کنار وظایف دینی به مسئولیت‌های دیوانی نیز مشغول شوند.
ب : سایر دستمزدها
ظاهراً در شاهنشاهی ایران همه می‌توانستند با کسب مهارت بیشتر، میزان دریافتی‌های خود را افزایش دهند. درمجموع چنین می‌توان برداشت کرد که نظام دیوانی هخامنشی می‌کوشید تا هر کس به اندازه کاری که انجام می‌دهد، مزد بگیرد. حقوق‌های سازمانی بالا نیز طبقه بندی شده بود. بازرسان، ماموران مالیاتی ، بازرسان سپاه، ماموران تامین و خرید کالا، زرگران، پیک‌های سریع ویژه، و راهنمایان سفر هر کدام ماهانه60 لیتر جو دریافت می‌کرده‌اند. ماموران کنترل، حسابرسان، ماموران بازرسی‌های حوادث ناگوار، باغداران، ندیمه‌های شاهزاده خانم‌ها، نگهبانان خزانه و دژها هر کدام ماهانه 60 لیتر جو می‌گرفته‌اند. جیره گوشت ماهانه این گروه را تنها می‌توان تا یک ششم بز یا گوسفند دنبال کرد. این مقدار گوشت نصف جیره سرپرست بانوان کارگر است، که دریافتی آنها 50 لیتر جو بود. سند دیگری گویای آن است که کارمندی که پیشکار کشاورزی نامیده شده در ماه 60 تا80 لیتر جو و یک و نیم بز و یا گوسفند حقوق می‌گرفته است. حقوق کارمندان سرپرست خزانه و کارمندان ناظر هر کدام90 لیتر جو، و سه راس بز و گوسفند بود. جیره گوشت به طور عمده از بز تامین می‌شد. اسناد دیگری هم نشان می‌دهد که مرد و زن برای کار واحد، مزد برابر می‌گرفته‌اند. مثلاً، در خزانه شیراز در سال 494 پ.م، 2 مرد و 51 زن و همان سال در خزانه رخا 75 زن و تعدادی مرد به کار هنری دستی مشغول بوده اند و همه ماهانه 40 لیتر جو گرفته اند.
ج : مزایای دیگر
علاوه بر پرداخت‌های جبرانی که در بند الف به آن اشاره شد، اسناد به دست آمده نشان می‌دهند که کمک‌های دیگری نیز به بعضی از کارکنان می‌شده که برخی از آنها به شرح زیر می‌باشند:
به برخی از کارکنان لباس دوخته داده می‌شد. در کارگاه‌های شاهی خزانه‌ها، صدها بانوی خیاط نه فقط لباس‌های پر زرق و برق برای خلعت دادن شاه می‌دوختند، بلکه به استناد لیست‌های حقوق، لباس‌های کاملاً معمولی نیز در این کارگاه‌ها دوخته شده است که به احتمال زیاد مورد مصرف کارگران و کارکنان بوده است. در برخی از نقاط به کارکنان ناهار رایگان داده می‌شد. اسناد نشان می‌دهد که تعداد زیادی آشپز زن زیر نظر خزانه‌دار کار می‌کرده اند که برای کارگران غذا می‌پختند.
برای نگهداری نوزادان بانوانی که در کارگاه‌های تخت جمشید کار می‌کردند مهد کودک ایجاد شده بود که آنها را در زمان خدمت بانوان نگهداری می‌کرد. اسنادی وجود دارد که حقوق و میزان پرداختی به مربیان مهد کودک را نشان می‌دهد. زنان دارای مرخصی زایمان بودند و در زمان مرخصی 70 درصد حقوق ماهانه خود را می‌گرفتند. سندی وجود دارد که یکی از این زنان در زمان مرخصی زایمان 20 لیتر غله از 30 لیتر حقوق ماهانه خود را برای مدت 5 ماه دریافت کرده است. به کارکنان زن، در زمان زایمان، پاداش داده می‌شد که برای فرزند پسر 20 بن غله و برای نوزادن دختر نصف این مقدار بود.

3. مالیات
هرودت (درگذشت حدود 425 پ. م)، مورخ بزرگ یونانی ضمن شرح مفصلی که از شاهنشاهی ایران آورده، گزارشی هم درباره ساتراپی‌های ایران، همراه فهرستی از خراج پرداختی سالانه هر ساتراپ داده است . اسناد مالی تخت جمشید نشان می‌دهد که استان‌های غربی امپراتوری نظیر: عیلام، بابل، سارد و مصر بیشترین خراج را به خزانه شاهنشاهی می‌دادند. از استان‌های شرقی فقط هندوستان است که خراجی به اندازه استان‌های غربی دارد. درظاهر میزان خراج یا مالیات بستگی به جمعیت و حاصلخیزی استان داشته است. جو، میوه مانند خرما و گردو، روغن، بز و گوسفند و همچنین گاو و اسب نژاده از اقلام مالیاتی بوده‌اند. علاوه بر این، پوست جانوران ذبح شده نیز از اقلام مالیاتی به حساب می‌آمده است . در سندی از جیره کارمندی صحبت می‌شود که در حال سفر برای شمارش مردم است. از اینجا معلوم می‌شود که سیستم سرشماری برای اخذ مالیات معمول بوده و به طور قطع در کنار آن آمارگیری از املاک و اموال نیز وجود داشته که اساس تعیین مالیات قرار می‌گرفته است. سر شماری نفوس احتمالاً برای سربازگیری هم مفید بوده و بر آن کنترل ویژه ای اعمال می‌شده است . اسناد موجود نشان می‌دهند که غالبا میزان مالیات یک دهم بوده است. در میان مالیات دهندگان به نام زن‌ها نیز بر می‌خوریم که لابد صاحب گله یا ملک شخصی بوده اند. علاوه بر مالیات سالانه، اغلب ساتراپها پیشکش‌ها یا هدایایی به صورت کالا به شاه تقدیم می‌کردند که از بهترین محصولات استان جمع آوری می‌شدند. نمونه‌هایی از این هدایا که توسط نمایندگان استان‌ها تقدیم می‌شد در کنده‌کاری‌های دیوار شرقی کاخ آپادانا در تخت جمشید نمایش داده شده است.

4. انبار داری و خزانه داری
در امپراتوری بزرگ هخامنشیان، جریان کالایی وسیعی وجود داشته که منشاء آن خراجها و مالیات‌های وصول شده از ایالت‌های مختلف امپراتوری بوده است. این مالیات‌ها، ابتدا می‌بایستی به مرکز ایالت (ساتراپی) فرستاده می‌شد و در آنجا پس از جمع‌آوری مالیات هم شهرها و آبادی‌های آن ایالت، برای مرکز امپراتوری (تخت جمشید) ارسال می‌داشتند. از آنجایی که حمل بعضی از کالاها از ایالتهای دور دست بسیار سخت بود، سعی می‌شد مالیات این ایالت‌ها به صورت طلا، نقره، سنگ‌های قیمتی، جواهرات مختلف، پارچه و غیره تعیین شود. کالاهای دریافتی از ایالت‌های مختلف، نیاز به انبار کردن داشت و با توجه به تعدد انبارها در سراسر امپراطوری می‌بایستی نظام معینی برای دریافت، تحویل، و کنترل موجودی اقلام وجود می‌داشت. اسناد به دست آمده از تخت‌جمشید نشان می‌دهد که چنین نظامی وجود داشته و بسیار هم پیشرفته بوده است. در سطرهای زیر به بعضی از جنبه‌های آن اشاره می‌کنیم.

4-1. دریافت و نگهداری کالا
کالاهای مختلفی به انبار‌ها و خزانه تخت جمشید تحویل می‌شد که اگر چه نحوه نگهداری هر یک، بسته به نوع کالا متفاوت بود، لیکن در مورد چگونگی نگهداری اسناد آنها (رسیدها و حواله‌ها) تفاوت عمده‌ای وجود نداشت . به کمک قلم مخصوص، نشان میخی را بر لوح گلی نرم می‌فشردند و مقدار کالای تحویل شده را به دقت ثبت می‌کردند، تحویل دهنده با مهر خود نوشته را تایید می‌کرد و دریافت‌کننده نیز نقش مهر خود را در بخش پایین نبشته می‌گذاشت. این لوح‌ها را براساس مکان و زمان طبقه‌بندی کرده، در سبد می‌ریختند و سپس سبدها را در قفسه می‌گذاشتند. برای جلوگیری از آشفتگی، هر سبد بر چسبی ویژه داشت که تعدادی از این برچسبها یافت شده‌اند. معمولاً تکه ای نخ را به گوشه‌ای از سبد می‌بستند، سپس خمیر برچسب را به نخ می‌چسباندند. روی هر برچسب نام آن کالا، موضوع تحویل، محل صدور سند، نام مامور مسئول، و سال تحویل قید می‌شد.

4-2. تحویل کالا
پیش از تحویل کالا، تحویل گیرنده باید ابتدا از یک مقام بالاتر مجوز دریافت کالا را می‌گرفت و سپس آن را به انباردار ارائه می‌داد. به هنگام تحویل کالا، نیز یک لوح که نقش حواله انبار را داشت صادر می‌شد و انباردار ابتدا صحت مهر دستوردهنده و سپس دلیل تحویل کالا را چک می‌کرد و در زمان تحویل کالا، نام دستور دهنده، نام تحویل گیرنده، بابت تحویل، تاریخ و نام تحویل دهنده را ثبت و با زدن مهر خود آن را تایید می‌کرد. این حواله‌ها در محل ویژه‌ای که برای نگهداری آنها در نظر گرفته شده بود، بایگانی می‌شدند و در صورت بروز هر گونه اشتباه و یا در زمان انبار گردانی به این حواله‌ها (الواح) مراجعه می‌شد.

5. بازرسی و کنترل
از میان تمام جنبه‌های مدیریتی سازمان اداری داریوش، نظام بازرسی و کنترل آن هنوز هم ارزشمند است و اگر خواننده ای نداند که این نظام مربوط به 2500 سال پیش است، ممکن است آن را بسیار مدرن و امروزی بداند.

5-1. بایگانی اسناد
برای اینکه بتوان اسناد مالی و عملکرد ساتراپها را کنترل کرد از هر سند، سه نسخه تهیه می‌کردند: یک نسخه برای بایگانی محلی، نسخه ای برای بایگانی مرکز ساتراپی (استان)، و سومی برای مرکز، در تخت جمشید. چنین است که از هر لوحی که در محلهای مختلف بسیاری تهیه شده، نمونه ای نیز در بایگانی تخت جمشید موجود است. این لوح‌ها نخست در تخت جمشید کنترل شده، سپس بایگانی می‌شد.

5-2. نظام بازرسی
اما نظام کنترل شاهنشاهی هخامنشی، تنها در جمع آوری و بایگانی یکایک این سندها خلاصه نمی‌شد. بلکه دارای سطوح بازرسی و کنترل متفاوتی بود. هر دو ماه یک بار بایستی گزارشی از عملکرد همه حوزه‌ها تهیه می‌شد. این روند، کار کنترل مرکزی در تخت جمشید را آسانتر می‌کرد. علاوه برگزارش‌های عملکرد دو ماهه، می‌بایستی گزارش‌های سالانه نیز تهیه و برای مرکز فرستاده می‌شد. نمونه‌هایی نیز از گزارش‌های سالانه در دست است. در این گزارش‌ها همه دریافت‌ها و پرداخت‌های یک سال در یک جا، جمع‌بندی شده‌اند. درستی این ترازنامه‌ها را سه کارمند تصدیق می‌کردند که نخستین آنها مسئول انبار در آبادی مربوطه بوده است. در کنار اینها یک حسابرس ویژه وجود داشت. این حسابرسها مسئولیت همه حسابهای یک حوزه را به عهده داشتند. آنها در منطقه خود به همه جا سرکشی می‌کردند و موجودی محل را کنترل و صورت حساب تهیه می‌کردند. کار اینان بیشتر در پایان هر سال یا در ماههای نخستین سال بعد انجام می‌شد، زیرا نوبت رسیدگی به همه ترازنامه‌ها سالانه بودودرصورت عدم امکان بازرسی سالانه، گاهی حساب دو و یا چند سال را یکجا مورد بررسی قرار می‌دادند. در چنین حالتی به طور طبیعی ممکن نبود تک تک اقلام رسیدگی شود، بنابراین فقط به ارقام کلی می‌پرداختند. مثلاً در تسویه حساب میوه یک آبادی به نام ندینیش چنین آمده است: “حساب سال 22 ،در ماه دوم سال23 توسط هوسه وه کنترل شده است”. روی‌هم‌ رفته اسناد به‌جامانده از دوران سلطنت داریوش نشان می‌دهند که بازرسی و کنترل در سه سطح انجام می‌شده است‌:
_ بازرسی و کنترل توسط مقامهای محلی در یک آبادی یا شهر بطور ماهانه،
_ بازرسی و کنترل در دوره‌های 2-3 ماهه، توسط نماینده ساتراپ ( استاندار )،
_ بازرسی و کنترل سالانه توسط نماینده‌های اعزامی از مرکز امپراتوری (‌تخت جمشید).
دقت بازرسی، با توجه به سطح بازرسی ، از پایین به بالا کاهش پیدا می‌کرد به گونه ای که بازرسی‌های سالانه به طور عمده روی جمع اقلام تاکید می‌کرد، در حالی که در بازرسی‌های سطوح پایین تر(ماهانه یا سه ماهه) ممکن بود جزییات نیز مورد بررسی قرار گیرند.

6. ارتباطات و اطلاع رسانی
با توجه به اینکه امپراتوری هخامنشی بسیار وسیع بود (از هندوستان در شرق تا لیبی در غرب)، توسعه یک نظام ارتباطی کارا و فعال برای مدیریت این شاهنشاهی بزرگ، ضروری بود. داریوش از سه راه به این هدف رسیده بود:
6-1. ایجاد شبکه گسترده ای از راهها که مرکز امپراتوری را به مراکز ساتراپیهای مهم وصل می‌کرد. از جمله این راه‌ها می‌توان از جاده شوش به تخت جمشید، تخت جمشید به اکباتان و تخت جمشید به سارد(موسوم به جاده شاهی) نام برد. بین تخت جمشید و ساتراپی‌های پارت، سغد و هند نیز جاده‌های کم‌اهمیت‌تری وجود داشتند .
6-2. ایجاد چاپارخانه و کاروانسرا در فواصل معینی از این راهها به گونه‌ای که ماموران دولتی و بازرگانان می‌توانستند در این اقامتگاه‌ها استــراحت کرده، سپس به مسیر خود ادامه دهند. حتی برای چاپارهای دولتی این امکان وجــود داشت که اسبهای خود را در این چــاپارخانه‌ها با اسبهای تازه نفس تعویض كنند. این شبکه به اندازه ای روان و ســریع بوده است که مسیر تخت جمشید به سارد (واقع در غرب ترکیه فعلی) ظرف 5 روز توسط پیکهای دولتی طی می‌شد. ترتیب قرار گرفتن چاپارخانه‌ها را می‌توان به کمک لوح‌ها به خوبی معین کرد. مثلا از تخت جمشید به شوش 22 چاپارخانه با فاصله 24 کیلو متر وجود داشته است.
6-3. علاوه بر موارد یادشده، همواره سیل عظیمی از گزارشها، دستورها و مکاتبه‌های اداری بین بخشهای مختلف امپراتوری، به ویژه بین تخت جمشید و مراکز بقیه ساتراپیها در جریان بود و اخبار و اطلاعات امپراتوری را به دورترین نقاط کشور می‌رساند.
حوزه اطلاعات رسانی بسیار وسیع بود به گونه ای که داریوش حتی متن کتیبه‌هایی را که بر روی کوهها و یا دیوارهای کاخهای خود حک می‌کرد به دورترین نقاط کشور می‌فرستاد تا همگان از آنان آگاه شوند. برای نمونه رونبشتی از متن کتیبه بیستون در مجتمع نظامی یهودیان در جزیره الفانتین نیل ( در جنوب مصر) به دست آمده است. برای سریع بودن، روان بودن و فعال بودن ارتباطات در امپراتوری هخامنشی، امنیت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار بود. داریوش برای این مورد هم تدابیر ویژه ای اندیشیده بود: در نقاط مختلف کشور پاسگاه‌هایی بنا شده بود که حفظ امنیت یک حوزه را به عهده داشتند، به گونه‌ای که هیچ منطقه‌ای وجود نداشت که زیرپوشش یکی از این پاسگاهها نباشد. حوزه‌های استحفاظی پاسگاه‌ها به طور كامل تعریف شده و مشخص بود. راه‌ها، جداگانه، نگهبانانی بنام راهدار داشتند که مسئول حفاظت از آنها بودند . البته به دلیل وسعت امپراتوری، معمولاً شهرهای داخلی کشور از امنیت کافی برخوردار بودند، لیکن نقاط مرزی به طور عمده مورد تاخت و تاز همسایگان یا راهزنان قرار می‌گرفتند و نیاز به توجه بیشتری داشتند . به همین دلیل، با وجود آنکه شهرهای داخلی امپراتوری فاقد برج و بارو بودند ولی استانهای مرزی مانند ایندوش (سند = هندوستان) در شرق، سغد در شمال، سارد در شمال غرب، و مصر در آفریقا دارای قلعه‌های مستحکمی بودند که تعدادی نیروی نظامی در آنها مستقر بودند.