انواع، ابزار، روش ها، الزامات و چالش های دورکاری

نویسنده: محمدرضا عباسی

1- مقدمه: در خرداد ماه سال 1389 «آیین‌نامه دورکاری یا کار در خانه کارمندان» با هدف افزایش بهره‌وری، انعطاف کاری و کاهش حجم رفت و آمد کارمندان دولت و اثرات جانبی آن از طرف دولت محترم به سازمانهای دولتی ابلاغ شد. اجرای این طرح به منزله یک رویکرد نوین برای سازمانهای دولتی، طبیعتاً در آغاز با مشکلاتی عدیده‌ای مواجه شده که البته دور از انتظار هم نبوده است. اما رفع این مشکلات، چه برای کارکنان، چه برای سازمانها و چه برای جامعه، منوط به اتخاذ تدابیر و رعایت الزامهایی است تا دورکاری به سرمنزل مقصود نایل شود. تجارب و مشاهدات نگارنده دیگر نشان می‌دهد که هم اکنون برخی الزامهای اجرایی دورکاری مانند اصول و روش کاربرد، فرایند اجرا، رویکردهای مدیریتی، فرهنگ سازمانی، علایق کارکنان و … کمتر مورد توجه است که خود جای تأمل دارد.

کلمات کلیدی: دور کاری، از راه دور، کاهش ترافیک، الگوی مدرن کار

2- طرح و بیان مسأله
هم اکنون، الگوهای سنتی روش کار، مکان منجمد و ایستای کار، زمان انعطاف ناپذیر انجام کار و … در حال گسست و پوست‌اندازی است. در عصر حاضر، بهره‌گیری از فناوری اطلاعات و ارتباطات، سرآمد نوسازی سازمان و مدیریت است و مظهر آن، نفوذ خیره‌کننده اینترنت و پیدایش و گسترش شتابان روشهای مجازی انجام کار در سازمانهای امروز است. دورکاری نیز یکی از ارمغانهای آهنگ سریع گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمانها می‌باشد. دورکاری با هدف از میان برداشتن موانع سنتی تولید و خدمت‌رسانی به ذی‌نفعان سازمانهای دولتی، اخیراً با اراده دولت محترم پا به عرصه وجود گذاشته است که باید از آن در مقابل بدرفتاری، موانع و ملامتهای احتمالی مواظبت نمود. بر این باور، با توجه به رسالت سازمانهای دولتی، پردازش زوایای آشکار و پنهان این نهال تازه غرس شده یک تکلیف مهم به شمار می‌آید. برای تحقق این خواسته و تحکیم جایگاه دورکاری در سازمانهای دولتی سؤالات متعددی مطرح است، از جمله:

برای شتابان ساختن آهنگ پذیرش و کاربرد دورکاری توسط کارکنان سازمانهای دولتی به عنوان یک رویکرد نوآورانه، چه تدابیری باید اندیشیده شود؟
چگونه می‌توان بر موانع، چالشها و مؤلفه‌های کندکننده پیشرفت دورکاری غلبه نمود؟
در شرایط کنونی، انجام چه نوع فعالیتهایی به صورت دورکاری اولویت مؤثرتری دارند؟
کارکنان دورکار به منزله دورکار حرفه‌ای باید چه ویژگی‌هایی داشته باشند؟
نیازهای آموزشی کارکنان دورکار کدام است؟ و چه تغییراتی در ابعاد دانش، گرایش و مهارت آنان باید ایجاد شود؟
کدام سبک و الگو برای مدیریت و برنامه‌ریزی دورکاری در سازمانهای دولتی مناسب‌تر است؟
مؤلفه‌های ایجادکننده بستر مناسب برای توسعه دورکاری کدامند؟
برای توسعه دورکاری در سازمانهای دولتی، چه الگوها و روشهای سازنده‌ای مناسب‌تر است؟

تأکید اصلی این مقاله، پاسخگویی به سؤالات مزبور است. به نظر می‌رسد با توجه به این که در کشورمان در زمینه دورکاری پژوهشهای میدانی و آزمایشی صورت نگرفته است، به احتمال زیاد چنین مقالاتی که مبتنی بر تجارب عینی است، قابل استفاده خواهد بود.

3- جستاری کوتاه بر دورکاری
یکی از پدیده‌های ناشی از بروز تحولات فناوری اطلاعات و ارتباطات، پیدایش الگویی برای انجام کار مبتنی بر رایانه، به نام دورکاری است که عمیقاً بر کار و زندگی کارکنان، سازمان و جامعه تأثیر گذاشته است. فلسفه دورکاری که اینک موج آن به کشورمان نیز رسیده است، عبارت است از: «به جای آوردن کارکنان به محل کار، کار را به محل مورد علاقه کارکنان ببرید.»

3-1- دورکاری چیست؟
در ماده یک آیین‌نامه دورکاری چنین آمده است: «دورکاری، انجام وظایف محول شده بدون حضور فیزیکی کارکنان واجد شرایط در محل کار سازمان خود با رعایت ضوابط و برای دوره زمانی مشخص است.» در دورکاری با مفهوم و معنای کار در خانه، کارکنان برای انجام وظایف محوله، قسمتی از خانه خود را تبدیل به دفتر کار می‌کنند و با استفاده از داده‌ها و فناوری‌های از راه دور، خدمات مورد انتظار را به سازمان خویش ارایه می‌کنند. در این روش، کارمند و سازمان قادرند با وجود فاصله فیزیکی، به اهداف و نتایج مورد اشتراک دست یابند. در معنای پیشرفته، دورکاری یک روش انجام کار است که خدمات ارتباطی رایانه‌ای (اکسترانت، اینترانت، اینترنت، مودم، پست الکترونیکی و …) و نیز خدمات ارتباطات رادیویی (موبایل، تلفن، فاکس، پیامک و …) به کارکنان اجازه می‌دهد تمام یا قسمتی از فعالیتهای شغلی خود را خارج از محل سازمان انجام دهند.

3-2- دورکار کیست؟
به استناد ماده یک آیین‌نامه دورکاری: «کارکنان دورکار آن دسته از کارکنان دولت (اعم از رسمی و پیمانی و قرارداد کار معین) می‌باشند که در راستای طرح دورکاری و در چارچوب ضوابط تعیین شده به انجام فعالیت می‌پردازند.» بنابراین، دورکار برای انجام فعالیتهای شغلی خود از الگوی دورکاری استفاده می‌کند. روشن است در این حالت، کارمند به ارتباط چهره به چهره با مدیر، همکاران و ذی‌نفعان سازمان نیاز ندارد.

3-3- نگاهی به دستاوردها و ارمغانهای دورکاری
دورکاری برای دولت، کارکنان و جامعه، ارمغانهای ارزشمندی به همراه دارد. برخی از مهم‌ترین آنها به این شرح است:

3-3-1- صرفه‌جویی در هزینه‌های شغلی
انجام کار توسط کارکنان در محل سازمان، متضمن صرف هزینه‌های تأمین امکانات، تجهیزات، فضا، خدمات رفاهی، ارتباطات و … است. با یاری جستن از دورکاری، در این هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود. سازمانها با اجرای دورکاری، با ترکیب بهینه عوامل کار، هزینه‌های تولید محصول یا ارایه خدمات را کاهش می‌دهند. زیرا کار با وجود دانش و مهارت کافی، می‌تواند در هر کجا که هزینه کمتری را طلب کند، انجام شود. با تدوین و اجرای یک برنامه استراتژیک برای «کار انعطاف‌پذیر» (که دورکاری از جمله آنها است)، می‌توان هزینه‌های مربوط به جابه‌جایی پرسنل و نیز استخدام نیروی انسانی را کاهش داد.

3-3-2- انعطاف‌پذیری در انجام کار
در صورت مدیریت و برنامه‌ریزی مناسب، دورکاری به کارکنان فرصت می‌دهد تا برای کار و زندگی خود، آزادی عمل داشته باشند (به دیدن اقوام و نزدیکان خود بروند، خریدهای روزمره خانه را انجام دهند، در انجام امور خانواده مشارکت بیشتری داشته باشند و … ). اما در عین حال، فعالیتهای شغلی خود را به نحو مطلوب انجام دهند. دورکاری به کارکنانی که در روند انجام کار، نیاز به استراحت دارند نیز فرصت می‌دهد به این خواسته خود دست یابند و به کار و فعالیت توأم با استراحت (دورکاری) بپردازند. خصوصاً برای زنان کارمند که نیاز به استراحت بیشتری دارند، دورکاری فرصت مناسبی است. سازمانها نیز موفق خواهند شد، اثرات منفی و مختل‌کننده محیطی (اختلالات بخش حمل و نقل، اختلالات آب و هوایی، نوسانات و یا قطع شدنهای زیانبار برق، قطع شدن خطوط مخابرات، بروز بلایای طبیعی و …) را از میان بردارند. همچنین در برهه‌هایی که حجم کار و فعالیتهای سازمان زیاد است، می‌توان دورکاری را وسعت بخشید. در این صورت، ساعات انجام کار محدود به اوقات اداری نخواهد شد و بدون نیاز به پرسنل جدید، می‌توان کارها را به نحوی مناسب‌تری سازمان داد.

3-3-3- تقویت انگیزه برای انجام کار
بر اساس تجارب، انجام کار و فعالیت از طریق دورکاری، موجب تقویت روحیه اعتماد به نفس و خوداطمینانی در کارکنان می‌شود. زیرا دورکاران نسبتاً مستقل کار می‌کنند. این استقلال، موجب تقویت اعتماد به نفس آنان خواهد شد. به علاوه، از آنجایی که تمایل دارند به اعتماد مدیران خود در محول نمودن مسئولیت به آنان (دورکاری) پاسخ مثبت دهند، تلاش بیشتری را به خرج خواهند داد.

3-3-4- توسعه مهارتهای شغلی
همان ‌طور که بیان شد در دورکاری، برای کارکنان دایره تصمیم‌گیری و استقلال عمل افزایش می‌یابد. در نتیجه، بر اثر تجربه، تکرار و تمرین و خودآموزی، دانش و مهارتهایشان توسعه خواهد یافت. ضمن این که نیاز به آموزش ضمن خدمت کمتر خواهد شد.

3-3-5- دسترسی افراد معلول و ناتوان به بازار کار
دورکاری امکان دسترسی به کار و اشتغال را برای افرادی که دارای معلولیت و ناتوانی‌های جسمی ‌و حتی روحی هستند، فراهم می‌کند. برای این گونه افراد، تردد و انجام کار در محل کار (سازمان) آن هم به صورت پنج روز کاری در هفته و هشت ساعت کار در روز، بسیار مشکل و طاقت‌فرسا است. حال آن که در فرایند دورکاری در منزل، با همکاری پدر، مادر، همسر، فرزندان، پرستار و … به آسانی از عهده انجام فعالیتهای شغلی خود برمی‌آیند.

3-3-6- بهبود ارایه خدمات به مشتریان
دورکاری، سازمان را قادر می‌سازد در ساعات غیر اداری، بدون تحمل هزینه‌های جاری و پرداخت اضافه‌کاری به کارکنان و … خدمات لازم را در هر زمان (فراتر از ساعات کاری، حتی 24 ساعته) به ارباب‌رجوع ارایه نماید.

3-3-7- افزایش دوستی با محیط زیست
معمولاً در زمان اوج رفت و آمد کارکنان به محل کار (صبح و عصر) ترافیک وسایل نقلیه، سنگین می‌شود. این در حالی است که مطالعات انجام شده در انگلستان نشان داده است که دورکاری عامل مؤثری برای کاهش ترافیک و استفاده کمتر از وسایل حمل و نقل است. از همین رو، دورکاری عاملی برای تأمین و ایجاد محیط سالم است. برخی کشورها، با وضع یک نوع مالیات با عنوان «مالیات سبز»، کارکنان را به دورکاری و مردم را به پشتیبانی از دورکاران تشویق می‌کنند.

3-3-8- ایجاد ساعات کار شناور
ساعات کار اداری برای کارکنان دورکار، شناور است. ممکن است آنان در هر ساعت از شبانه‌روز (عصر، صبح زود، آخر شب و …) فعالیتهای خود را به صورتی موفقیت‌آمیز انجام دهند. کارمند دورکار، زمان انجام فعالیتهای شخصی و اداری را به نحوی تنظیم می‌کند که در هر دو مورد اثربخشی بیشتری داشته باشد.

3-3-9- افزایش شانس اشتغال
در دورکاری، کارمند محل انجام کار خود را به دلخواه انتخاب می‌کند. پس با مدیریت و صرفه‌جویی وقت خود، قادر است زمان بیشتری را صرف کارهای درآمدزای دیگر ( مشهور به شغل دوم) کند. با این وصف، دورکاری شانس کسب درآمد بیشتر را برای کارکنان افزایش می‌دهد. همچنین، دورکاری می‌تواند کارکنان فعال را از بیکاری پنهانی که درسازمان گریبان آنان را گرفته است، رهایی بخشد و به جای آن، فرصتهای کار و اشتغال دیگری نصیب آنان کند.

3-3-10- ایجاد فرصت برای مشارکت در فعالیتهای اجتماعی
دورکاری، فرصتهایی برای مشارکت کارکنان در فعالیتهای اجتماعی را تأمین می‌کند. مانند شرکت در جلسات انجمن اولیاء و مدرسه، مشارکت یا قبول مسئولیت در شوراهای محلی، عضویت و فعالیت در انجمنهای خیریه و سایر فعالیتهای اجتماعی.

4- انواع دورکاری
بر اساس محل انجام کار و مدت زمانی که دورکاران صرف انجام کار می‌کنند، دورکاری به انواع زیر تقسیم می‌شود:

4-1- از بعد محل دورکاری
دورکاری در خانه: دورکارانی که در زمره این گروه قرار دارند، در خانه خود به انجام فعالیتهای شغلی می‌پردازند.
دورکاری سیار: در این روش، دورکاران در جریان کار به صورت بر خط با سازمان و ذی‌نفعان در ارتباط هستند و معمولاً در جریان مسافرت، مأموریت و … فعالیتهای خود را انجام می‌دهند.
دورکاری متمرکز: در این روش، دورکاران در اوقات از قبل معین شده، در یک محل مشخص اعم از دفاتر خصوصی، مشاوره، مراکز ارتباط از راه دور، کافی‌شاپ و … به فعالیت می‌پردازند. مدیران، همکاران و ذی‌نفعان و همچنین شخص دورکار، قادرند در آن اوقات، با یکدیگر ارتباط از راه دور و در صورت نیاز ارتباط چهره به چهره برقرار کنند.

4-2- از بعد مدت دورکاری
    دورکاری تمام‌وقت: دورکاران این گروه، مدت معینی (عموماً بیش از یک هفته) را به انجام وظایف شغلی خود می‌پردازند.
دورکاری پاره‌وقت: در این روش؛ دورکاران، مجری یک برنامه زمانی متناوب هستند. برای مثال ممکن است بخشی از هفته و یا بخشی از روز را از طریق دورکاری و بخش دیگر را با حضور در محل سازمان به کار مشغول باشند.

5- روش‌شناسی تحقیق
برای بررسی وضعیت دورکاری در سازمانهای دولتی می‌توان از روشهای گوناگونی استفاده نمود. اما از آنجایی که دورکاری یک رویکرد نوین می‌باشد و هنوز جایگاه واقعی خود را در متن برنامه‌ریزی‌ها و فرایندهای سازمانهای دولتی پیدا نکرده است، پژوهش میدانی در این باره انجام نشده است. از این رو، داده‌ها و اطلاعاتی که برای تدوین این مقاله مورد استفاده قرار گرفته است، عمدتاً محصول مطالعه کتابخانه‌ای، بررسی مستندات، قوانین، مقررات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعملهای ذی‌ربط، برررسی عملکرد و خصوصاً بررسی مشاهدات عینی و تجربی مرتبط با اجرای دورکاری بوده است.

5-1- چالشهای دورکاری در ایران با نگاهی به تجارب شخصی
مسئولیت اجرای دورکاری، مجموعه تجارب ارزشمندی را برای نگارنده به ارمغان آورده است. بخشی از این تجارب در ابعاد شناسایی موانع و چالشهای پیش روی دورکاری در کشورمان است که هدف این مقاله ارایه راهکارهایی برای عبور از آنها می‌باشد. در زیر به برخی از این موانع و چالشها اشاره می‌شود:

5-1-1- چالشهای عمومی ‌دورکاری
برخی چالشها و موانعی که دولت برای حذف و از بین بردن آنها باید تمهیدات لازم را بیندیشد، عبارتند از:

فقدان آگاهی کافی مدیران و کارکنان از راهبردها، اهداف و اصول مدیریت و برنامه‌ریزی دورکاری.
عدم شفافیت ابعاد حقوقی، مالی، قانونی و مقررات اجرایی دورکاری.
فقدان یک پایگاه اطلاع‌رسانی برای حذف خلاء اطلاعاتی در زمینه دورکاری خصوصاً برای مدیران و کارکنان نیازمند.
وجود دیدگاههای انحرافی، مثلاً برخی دورکاری را عامل بروز انزوای اجتماعی برای کارکنان می‌دانند.
عدم آگاهی غالب مدیران و کارکنان از پیامدهای مثبت اقتصادی و اجتماعی دورکاری برای کشور.
فقدان تدبیر هوشیارانه گروهی از مدیران (که تعدادشان هم کم نیست)، برای طی نمودن گامهای نخستین دورکاری که عموماً دچار تندروی یا کندروی شده‌اند.
فقدان دانش فناوری اطلاعات در نزد بسیاری از کارکنان.

5-1-2- چالشهای اختصاصی مدیران
بخشی از چالشهای دورکاری مرتبط با مدیران است. چنانچه برای عبور از این چالشها تلاش کافی نشود، استقرار و توسعه دورکاری به تعویق افتاده، حتی ممکن است اجرای آن در سازمانهای دولتی با شکست مواجه گردد. در زیر به پنج چالش مهم شناسایی شده اشاره می‌شود:

چالش 1- دورکاری عامل بروز اختلال در فرایندهای ارتباطی درون و برون‌سازمانی است!
برخی از مدیران بر این باورند که با اعزام کارکنان به دورکاری؛ ارباب رجوع، ذی‌نفعان، همکاران و … در صورت نیاز به خدمات این کارکنان، هنگامی ‌که به آنان مراجعه می‌کنند تنها با صندلی خالی مواجه می‌شوند. این موضوع عامل مهمی ‌در آسیب‌رسانی و ایجاد اختلال در ارتباطات داخل سازمانی (ارتباط با مدیران و همکاران) و برون‌سازمانی (ارتباط با ارباب‌رجوع) و طبیعتاً ایجاد اختلال در روند انجام امور سازمان می‌شود.
چالش 2- برای کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان دورکار، ابزار لازم در اختیار نیست!
برخی از مدیران که اصرار به کنترل و نظارت جدی کارکنان و آن هم به طور مستقیم و از نوع نزدیک دارند، بر این باورند که با اعزام کارکنان به دورکاری، برای کنترل و نظارت بر عملکرد آنان ابزار لازم را در اختیار ندارند. آنان به این بهانه به اعزام همکاران خود به دورکاری چندان رغبتی نشان نمی‌دهند.
   چالش 3- تضعیف کنترل کارکنان دورکار، بهره‌وری آنان و سازمان را کاهش خواهد داد!
برخی از مدیران بر این باورند که با اعزام کارکنان تحت مدیریت خود به دورکاری، به دلیل عدم وجود رویکردهای نظارتی مستقیم بر عملکرد آنان، بهره‌وری و بازده عملکرد آنان کاهش می‌یابد. زیرا غالب این کارکنان احتمالاً به دلایل متعدد و خصوصاً این که دور از چشم مدیران کار می‌کنند، مسئولانه وظایف محوله را انجام نمی‌دهند. در نتیجه، بهره‌وری سازمان نیز دچار افت شدید خواهد شد.
چالش 4- در مواقع لزوم نمی‌توان به کارکنان دورکار، دسترسی مؤثر داشت!
به عقیده برخی مدیران، به دلیل وجود اضطرار و بروز شرایطی پیش‌بینی نشده، گاهی نیاز به حضور سریع کارکنان دورکار در محل کارشان است. در چنین مواقعی عدم امکان دسترسی مؤثر و سریع به کارکنان مزبور موجب ایجاد وقفه و اختلال در پیشرفت امور سازمان خواهد شد. مدیران مزبور به این بهانه، مانعی برای اعزام همکاران خود به دورکاری هستند.
چالش 5- امنیت اطلاعات سازمان مورد تهدید قرار می‌گیرد!
اعتقاد به حفظ اطلاعات سازمانی، خصوصاً اطلاعات محرمانه، یک دغدغه بجا و همیشگی مدیران وظیفه‌شناس و مسئول است. برخی مدیران بر این باورند که با اعزام کارکنان به دورکاری اطلاعات سازمان در معرض تهدید قرار خواهد گرفت. از این رو، با مقوله دورکاری محتاطانه برخورد می‌کنند.

5-1-3- چالشهای اختصاصی کارکنان
از آنجایی که اساس و شالوده اجرای دورکاری بر دوش کارکنان استوار است، می‌بایست به نگرش و خواست این افراد توجه کافی نمود. بر اساس تجارب شخصی به دست آمده، گروهی از کارکنان با دورکاری یا موافقت ندارند و یا موافقت مشروط دارند. در زیر به سه چالش مهم پیش روی کارکنان برای رفتن به دورکاری اشاره می‌شود:

چالش 1- با رفتن به دورکاری، امنیت و موقعیت شغلی آنها به خطر می‌افتد!
گروهی از کارکنان رفتن به دورکاری را به نوعی از دست دادن موقعیت شغلی خود می‌پندارند. حتی گروهی پا را از این هم فراتر گذاشته، رفتن به دورکاری را با از دست دادن شغل از طریق کاندید شدن برای بازخرید شدن، بازنشسته شدن، اخراج شدن و کارمند اضافی بودن در سازمان مترادف می‌دانند. بر این باور، این دسته از کارکنان که تعدادشان هم کم نیست، برای اعزام به دورکاری از خود مقاومت زیادی نشان می‌دهند.
چالش 2- با رفتن به دورکاری، هزینه‌های زندگی افزایش می‌یابد!
گروهی از کارکنان بر این باورند که چنانچه به دورکاری بروند، هزینه‌های زندگی‌ آنها افزایش می‌یابد. در واقع، به عقیده آنان دورکاری موجب می‌شود به دلیل اقامت بیشتر در منزل برای انجام کار، هزینه‌هایی مانند: مصرف بیشتر مواد غذایی، آماده‌سازی قسمتی از منزل به عنوان دفتر کار، مصرف بیشتر برق و مکالمات تلفنی، خرید برخی تجهیزات کامپیوتری برای انجام وظایف دورکاری و … به آنان و خانواده آنها تحمیل گردد. بنابراین برای رفتن به دورکاری مقاومت می‌کنند.
چالش 3- با رفتن به دورکاری، برخی مزایای ماهیانه از دست داده می‌شود!
این گروه از کارکنان تصور می‌کنند، چنانچه به دورکاری بروند، در مقایسه با سایر کارکنان درآمد ماهیانه آنان کاهش می‌یابد. مانند کاهش حقوق و خصوصاً مزایا (مانند اضافه‌کار، حق ایاب و ذهاب، مزایای رفاهی و …). در واقع، آنان دورکاری را عاملی برای از دست دادن بخشی از درآمدهای ماهیانه خود می‌دانند. از این رو، برای رفتن به دورکاری از خود مقاومت نشان می‌دهند.

6- توصیه‌هایی برای  استقرار و توسعه دورکاری در سازمانهای دولتی
اگر چه اینک تا حدودی گرایش به دورکاری در کارکنان سازمانهای دولتی تقویت شده است، اما با وجود موانع و چالشهای بیان شده، استقرار و توسعه دورکاری به اجرای برخی اقدامات نیاز دارد. بیشتر این اقدامات فراسازمانی بوده و گریبانگیر عموم سازمانهای دولتی است. از این رو، چاره کار در دست مسئولان طرح دورکاری سازمانها و خصوصاً معاونت محترم توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور است. برخی از مهم‌ترین آنها که ارمغان بررسی‌ها و تجارب شخصی نگارنده در مدت دو سال کار مداوم در حوزه دورکاری می‌باشد، به این شرح است:
6-1- تدوین و اجرای مستمر برنامه‌های آموزش دورکاری
همه ما انتظار داریم که دورکاران با وجود ناکافی بودن مهارتهای اساسی دورکاری، خصوصاً برای بهره‌برداری از ابزار و تجهیزاتی که با آن آشنایی کافی ندارند، فعالیتهای محوله را به درستی انجام دهند. این در حالی است که اکنون، ناکافی بودن دانش و مهارتهای فناوری و شغلی در نزد گروه قابل توجهی از کارکنان دولت مشهود است. داشتن استراتژی و برنامه آموزشی جامع برای توسعه دانش، مهارتها و آگاهی‌های مورد نیاز کارکنان درحوزه دورکاری یک الزام است. برخی اقدامها که درسازمانهای دولتی باید مورد توجه و رعایت قرارگیرد، به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:

تدوین برنامه جامع و استراتژیک ملی دورکاری در سطوح مبتدی تا پیشرفته برای اجرای هماهنگ در سازمانهای دولتی توسط معاونت محترم توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور.
تدوین برنامه‌های آموزش دانش و مهارتهای فناوری برای کلیه کارکنان اعم از دورکاران بالفعل و دورکاران بالقوه.
تدوین و اجرای برنامه‌های آموزشی و انگیزشی با موضوعاتی مانند حمایتهای مالی، افزایش درآمد از طریق اشتغال در فرصتهای شغلی جدید (شغل دوم)، ایجاد فرصت برای انجام فعالیتهای تجاری و …

6-2- اشاعه نمودن فرهنگ دورکاری
برای توسعه تمایلات و گرایشات کارکنان سازمانهای دولتی به دورکاری، تدوین و اجرای برنامه‌های فرهنگی یکی از بنیانی‌ترین اقدامهای بایسته مسئولان و متولیان دورکاری است. رئوس برخی برنامه‌ها و اقدامهای مناسب به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:

6-2-1- تدوین چشم‌انداز دورکاری
برای بهره‌گیری از دورکاری در توسعه فعالیتهای سازمانهای دولتی، باید چشم‌انداز روشنی داشت. این چشم‌انداز باید تبیین‌کننده راهکارهای بهبود کیفیت خدمت‌رسانی به ذی‌نفعان سازمانها (کارکنان، ارباب‌رجوع، مشتری، عموم مردم و …) باشد.

6-2-2- ترویج و اطلاع‌رسانی عمومی
تدوین و اجرای برنامه‌های ترویجی در سطح ملی با موضوعات نقش دورکاری در توسعه خدمت‌رسانی دولت به جامعه بسیار ضروری است. ترویج و اطلاع‌رسانی با بهره جستن از روشهای زیر پیشنهاد می‌شود:

برگزاری جشنواره‌های آموزشی – ترویجی
برگزاری نمایشگاه
رسانه‌های نوشتاری (چاپ و توزیع کتاب، پوستر، بروشور، بولتن و …)
رسانه‌های دیداری – شنیداری
و …

6-2-3- متقاعدسازی مدیران و کارکنان
این قابل ارزش است که دولت برای اجرای دورکاری عزم جدی دارد. اما باید مدیران و کارکنان سازمانهای دولتی را متقاعد سازد که باید دورکاری را گزینه‌ای ارزنده برای خدمت به خود و جامعه بپذیرند و به عنوان یکی از فعالیتهای اصلی و تعهدات خود اجرا نمایند.
6-2-4- تأمین تجهیزات و امکانات فنی و پشتیبانی
با توجه به ناکافی بودن امکانات و تجهیزات فنی در خانه بعضی از کارکنان، می‌توان برای استقرار و توسعه دورکاری، تجهیزات مزبور را تأمین و در اختیار کارکنان قرار داد و یا پایگاههایی را برای استفاده این گروه از کارکنان تجهیز نمود. در این خصوص، موارد زیر پیشنهاد می‌شود:

تهیه تجهیزات و امکانات فنی: از طریق تأمین و در اختیار قرار دادن امکانات و تجهیزات فنی به صورت امانی، اجاره به شرط تملیک، اقساطی و … کارکنان فعالیتهای دورکاری خود را بدون دغدغه، در خانه خود به اجرا خواهند گذاشت.
ایجاد پایگاههای فنی از راه دور: این پایگاههای مجهز به امکانات فنی، مناسب کارکنانی است که تمایل به دورکاری دارند، اما امکانات کافی در خانه ندارند و یا ترجیح می‌دهند در خارج از خانه کار کنند. ایجاد یا اجاره این پایگاههای فنی (همانند کافی‌نتها) جایگزین مناسبی برای خرید تجهیزات بند «اول» می‌باشند.

6-2-5- برگزاری نشستهای توجیهی
هر چه یک کارمند نسبت به موضوع و شرایط دورکاری آگاهی بیشتری داشته باشد، درقبال فعالیتهای خود مسئولیت بیشتری احساس خواهد کرد. از این رو، هنگام اعزام کارکنان به دورکاری، بایستی نشستهای توجیهی مؤثری در دو گروه موضوعات عمومی ‌و اختصاصی توسط مدیران و مسئولان برگزار شود. رئوس این نشستها می‌تواند به این شرح باشد:

توجیه کافی کارمند درباره اهمیت، حجم و کیفیت وظایف و فعالیتهای دورکاری محول شده به وی.
راهنمای تأمین و تحویل تجهیزات، ملزومات، فایلهای داده‌ها و اطلاعات و … مورد نیاز برای انجام وظایف او.
اجرای طرحی برای ایجاد یک دفتر کار جمع و جور در خانه، بر اساس شناخت قبلی از شرایط و موقعیت خانه کارمند مورد نظر.
پس از اتمام دورکاری، کارمند گزارش کار و نتایج کار خود را با چه روش و مختصاتی ارایه دهد.
مشخص نمودن روش و شاخصهای ارزیابی نتایج دورکاری چگونه صورت می‌گیرد.
راهنمایی کارمند برای استفاده مؤثر و کارآمد از مواد، تجهیزات و لوازم کار.
راهنمایی کارمند برای تهیه طرح و تقویم زمانی کار (روزانه، هفتگی و …).
تدوین و ارایه یک برنامه کاری ویژه ایام دورکاری، به طوری که کارمند بیش از حد (طولانی) بر انجام کار تمرکز نداشته باشد و یا بالعکس.
و …

6-2-6- برنامه‌ریزی با هدف تأمین شرایط اجرای دورکاری
اجرای موفق دورکاری نیازمند تأمین شرایطی است که می‌بایست آنها را مهیا نمود، برخی موارد به این شرح است:

    تأمین شرایط فردی کارکنان: گاهی بعضی از کارکنان ویژگی‌های مورد نیاز برای اجرای برنامه دورکاری را ندارند. از این رو، باید ویژگی‌های هر کارمند برای اعزام به دورکاری بررسی شود و پس از تأمین شرایط به دورکاری اعزام شود. مثلاً برای برخی کارکنان رفتن هر روزه به محل کار، نوعی عادت در زندگی روزانه آنان است. این گروه از کارکنان، تمایل دارند از این راه، با دوستان و همکاران خود ارتباط چهره به چهره داشته باشند و مهارتهای اجتماعی خود را توسعه دهند. بنابراین، دورکاری بر کیفیت و انگیزه کاری آنان تأثیر منفی خواهد داشت.
تأمین شرایط محل دورکاری: گاهی، خانه (منزل) یک کارمند برای اجرای برنامه دورکاری نامناسب است. این موضوع باید قبل از اعزام کارکنان به دورکاری، مورد توجه و بررسی قرار گیرد. مثلاً برخی کارکنان دارای فرزندان زیادی هستند و شاید با پدر و مادر خود در یک آپارتمان کوچک زندگی می‌کنند. بعضی نیز دارای همسایگان پر سر و صدا و … می‌باشند. در چنین وضعیتهایی، دورکاری یک روش ناموفق برای انجام کار اداری است. برای این گونه موارد باید تدابیری اندیشیده شود.
تأمین شرایط سازمانی: در سازمانها، سبک مدیریت، جو سازمانی، فرهنگ سازمانی و … هنوز با دورکاری بیگانه است. بنابراین، باید این گونه موارد با دورکاری موافق و سازگار شود. نتایج بررسی‌ها در بریتانیا نشان داده است که مدیرانی که اعتماد به نفس کافی برای مدیریت از راه دور ندارند و نیز مدیرانی که اعتقاد کافی به تعهد کارکنان خود ندارند، تمایلی به اجرای دورکاری ندارند.
  تأمین شرایط انجام کار: از یک سو، بسیاری از فعالیتها به همکاری و تعامل نزدیک کارکنان (همکاری گروهی) در یک محل و یا همکاری نزدیک با تیمهای کاری دیگر بستگی دارند. از سوی دیگر، اجرای دورکاری در سازمانها، جدای از قوانین و مقررات مربوطه، نیاز به برخی ابزارها و تجهیزات دارد که درصورت فقدان یا کمبود، انجام امور دورکاری با شکست مواجه خواهد شد. در چنین وضعیتهایی تأمین شرایط انجام اجرای دورکاری بسیار مهم است. مانند تأمین شرایط استفاده از شبکه ارتباطی از راه دور برای انجام کار، تأمین شرایط دسترسی دورکاران به شبکه اینترنت، تأمین اتوماسیون اداری تحت وب برای دورکاری و …

7- نتیجه‌گیری
این نکته مهمی ‌است که باور داشته باشیم، هیچ یک از موارد بیان شده در بالا، الزاماً مانعی برای انجام دورکاری نیستند. آنها فقط نشان می‌دهند که در برنامه‌ریزی دورکاری، چه عواملی اگر مورد توجه قرار نگیرند، دورکاری با شکست مواجه خواهد شد. برخی مدیران یا کارکنان می‌گویند: «دورکاری روش مناسبی برای انجام کار نیست!» یا این که: «دورکاری، متناسب با نوع فعالیتهای سازمان ما نیست!». واقعیت این است که «آنان هنوز دورکاری و راه بهره‌برداری از آن را نیاموخته‌اند!». به این گروه از افراد باید گفت: «دورکاری پایان کار نیست، بلکه آغاز راه است. دورکاری، انقلابی است که دیر یا زود همه سازمانها باید به آن گردن نهند.»

مراجع
– آئین نامه دورکاری کارکنان دولت(1389). معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور.
– باتمان قلیچ، ایثار. (1388). دورکاری (کار از راه دور): مزایا و راهکارها. سایت راهکار مدیریت (www.mgtsolution.com)
– تارجا، فیلاتف. (1385). از دورکاری تا کار الکترونیکی ـ سازماندهی انسانی کار. مترجم: علی‌حسین قاسمی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران.
– عباسی، محمدرضا.(1389). آشنایی با نظام دورکاری. چاپ اول، انتشارات مرکزنوسازی وتحول اداری- سازمان ، تهران.
– عباسی، محمدرضا. (1390). دورکاری: انقلاب فراگیر کار الکترونیکی سایت راهکار مدیریت (www.mgtsolution.com)،
– قنبری، علی الله و بخت جو، شراره. (1390). دورکاری(مبانی، اصول و روش ها به انضمام طرح دورکاری درنظام اداری ایران). چاپ اول، انتشارات فرآزما پردازش، تهران.
– مستندات موجود در سازمان .
– Sarbanes, John. (2011). “Telework Enhancement Act “. www.fedsmith.com
– Phil Wiley. (2011). “Teleworking“. www.ozemedia.com
– Jeff, Zbar. (2011). “Networking for Business “.www.smallbusinessadvocate.com
– www.teleworker.org
– www.teleworkrecruiting.com
– www.irlgov.ie/entemp
– www.teleworker.coml