جوهر کنترل و بازرسی،نظارتی است که به وسیله آن عملکرد کارکنان در سازمان با معیارهای مشخص شده و هماهنگ با اهداف سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. تا با آنها هماهنگی لازم را در اجرا داشته باشد.اساس این نظارت بر اطلاعات مبنایی استوار است (چک لیست) که در اختیار مدیران سازمان از یک سو و بازرسان و ناظران از سوی دیگر قرار می گیرد.
در نظارت اقدامات انجام شده با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می شود.
در مقوله بازرسی و نظارت سوالاتی که مطرح است :
1- کنترل ،نظارت و بازرسی چیست؟
2- چه کسی نظارت و بازرسی را انجام می دهد؟
3- چه چیزی یا چه کسی کنترل و بازرسی و نظارت می شود؟
4- چگونه کنترل و بازرسی و نظارت صورت می گیرد؟
جوهر کنترل و بازرسی،نظارتی است که به وسیله آن عملکرد کارکنان در سازمان با معیارهای مشخص شده و هماهنگ با اهداف سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. تا با آنها هماهنگی لازم را در اجرا داشته باشد.اساس این نظارت بر اطلاعات مبنایی استوار است (چک لیست) که در اختیار مدیران سازمان از یک سو و بازرسان و ناظران از سوی دیگر قرار می گیرد.در نظارت اقدامات انجام شده با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می شود.
در سلسله وظایف هر مدیری ،نظارت و کنترل از مهمترین وظایف اوست .زیرا مسئولیت نهایی مدیر در یک سازمان ، درکنار قدرت ، اختیار ، و نفوذ او حفظ نظام آن سازمان است . هر نظامی که به هر حال ساخته دست بشر است بر اساس قراردادها و اعتبارات انسانی اداره می شود و باید بطور مستمر و پیگیر مورد نظارت و بازرسی دقیق قرار گیرد.
لذا عامل نظارت و کنترل به سرنوشت هر سازمان بستگی دارد و توجه جدی،عمیق و دقیق به آن الزامی است. بر اساس این وظیفه مدیر در اعمال کنترل و نظارت در واقع هماهنگی ، برنامه ریزی ، سازماندهی ، و در نهایت اصلاح اقدامات و عملياتي است كه در راه نیل به اهداف و مقاصد و برنامه های مورد نظر در هر سازمان الزامی است . به همین لحاظ در برنامه ریزی ، نظارت و بازرسی اطمینان بخش با یکدیگر ارتباط دارند.
به عبارت دیگر ابزار برنامه ریزی و مدیریت عبارتند از:
داشتن برنامه كوتاه مدت و بلند مدت که بر اساس اهداف و مقاصد مورد نظر در سازمان برای رسیدن مطلوب به این اهداف و مقاصد تعيين مي شود.
بازرسی و نظارت كنترل و ارزشيابي برنامه هاي اجرائي و بودجه هاي صرف شده در اجرای برنامه ها و نیز بازرسي چگونگی انجام اقدامات و برنامه ها توسط عوامل و افراد دست اندر کار بر اساس اهداف و مقاصد پیش بیني شده در سازمان صورت می گیرد.
بنابراین نظارت و کنترل یکی از اجزای اصلی مدیریت محسوب می گردد.
بدون توجه به این جزء مهم برنامه ریزی،هدایت و دیگر وظایف مدیریت ناقص بوده و برای انجام درست آن تضميني در ميان نخواهد بود. نظارت و کنترل مدير بايد به شکلی باشد که در صورت مشاهده خطا و انحراف در روند امور بلافاصله اقدام لازم را برای تصحیح آن به عمل آورد.
نظارت و بازرسی می بایستی مشخص کننده انحرافات،و حاوی پیشنهادهای اصلاحی لازم برای انجام صحیح و اصولی امور باشد.لذا در نظارت و کنترل از راه کارهای عملی و علمی برای حصول اطمینان از انطباق فعالیتهای اجرایی با قوانین مورد عمل و افزایش بهره وری و بهره دهی در همه ابعاد به ویژه نیروی انسانی استفاده گردد.
به همین اساس باید توجه داشت که وظیفه نظارت و بازرسی نباید به صورت صوری،تشریفاتی و در حد انجام وظیفه معمولی ناظران و بازرسان تلقی گردد.زیرا شرط اساسی تحقق اهداف یک سازمان نظارت و بازرسی دقیق است. در محیطهای پویا و متلاطم تر نظارت و بازرسی جدی و دقیقتر الزامی است نقش سیستمهای نظارتی در این محیطها به سزاست و همیشه ترمز نیست بلکه بعضاً نقش فرمان و راهنما را بازی می کند و نظارت و بازرسی دقیق راهگشای بسیاری از مشکلات امروز سازمان ما خواهد بود.
فرایند بازرسی و نظارت در موارد بسیاری با ابهام و پیچیدگی خاصی روبروست زیرا اصولاً دراین فرهنگ مسئولیت و پاسخ گویی خیلی مبهم است در صورتیکه در منابع دینی اساساً پست امانت است نه ریاست ، لذا مسئولیت آور بوده و باید به افکار عمومي پاسخگو باشیم.
مدیران اختیار و نفوذ را می خواهند و البته این حق آنان است اما غالباً پذیرای مسئولیت و پاسخگویی در حیطه ماموريت و خود نيستند. در نتیجه همین ابهام،فرایند نظارت و بازرسی را با دشواری مواجه می سازد.بی تردید یکی از مسائل مهم و در خور توجه هر سازمان و چگونگي عملکرد عوامل سازمان رفتار درست و سنجیده عوامل سازمان در کارآیی هرچه بیشتر مجموعه اثرگذار است.تاثیر مطلوب نظارت و بازرسی در کنترل و مهار کارکنان غیر قابل انکار است. نظارت از شيوه هاي بسیار مهم در اداره امور می باشد و اگر کارکنان بدانند که عملکرد آنها مورد بازرسی و در نهایت باز خواست قرار خواهد گرفت در انجام وظایف و مسئولیتهای خود دقت بیشتری می کنند.اگر نظارت دقیق از عملکرد کارکنان باشد کمتر دچار خطا و یا تخلف می شوند.
به تعبیر مقام معظم رهبری:
“احساس وجود ناظری دقیق و امانتدار،روحیه مقاومت در برابر فساد و وسوه های آدمهای ناباب را در انسانهای سالم تقویت و روحیه متخلفان را تضعیف می کند”. ( 11/07/1383 )
تذکر:
هدف نهایی نظارت اصلاح و بهبود اوضاع است و به طور دقیق شناسایی ، کشف و ریشه یابی و سپس راه حل اصلاحی ارائه می شود . راه حلی که همراه با یافتن خطاهای عوامل دست اندرکار،اشتباهات فاحش را برملا ساخته و برای ادامه مسیر دستورالعمل مناسب صادر نماید.
نظارت و کنترل باید به دنبال کمال بخشی به فرد ، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود باشد.
ما در نظارت بدنبال کمال بخشی به فرد ، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود می باشيم بدون کنترل هیچ تضمینی برای دستیابی به اهداف سازمانی وجود ندارد.ما بدنبال فقط نکات منفی نبوده بلکه نقاط قوت و مثبت مد نظر است. اساساً بازرسی سالم و صحیح بازرسی است که نقاط قوت و ضعف با هم لحاظ شود.
در اثر بازرسی و نظارت تنها افرادی که صلاحیت حضور و اقدام در یک سازمان را دارند شناسایی و در مقام خود مي مانند و از حضور افرادی که لیاقت و شایستگی ندارند و با سوء استفاده از موقعیت شغلی خود اقدام به خیانت می کنند جلوگیری می شود.همچنین از زیاده طلبی ، سوء استفاده ، حیف و میل شخصی اموال عمومی جلوگیری بعمل می آورد و در نتیجه اعتماد عموم مردم به نظام مقدس جمهوري اسلامی در پیگیری،اجرا و برقراری عدالت اجتماعی دو چندان می گردد.اين مهم موجب می شود افراد سودجو، هوسران و ناشایست، هوس به دست آوردن جایگاهها و مسئولیت را در سر نپرورانند.
“جایگاهها و مسئولیتها امانت اند و نه طعمه”.
همچنین تشویق صالحان ، کارکنان سالم باعث افزایش انگیزه و ترغیب عاملان و کارگزاران صدیق می شود.
تذکر ضروری :
بازرسی و نظارت هرجا گام گذارد ، نه برای مشکل آفرینی و به اصطلاح مچ گیری ، بلکه باید برای اصلاح و حل مشکلات و ارائه راه حل های کاربردی و تصمیم سازیهای مفید و موثر مي باشد.
به عبارت دیگر نظارت و بازرسی فراهم آورنده ، اطلاعات مناسب، مفید و لازم برای مدیریت اثربخش و قابل اطمینان در یک سازمان انسانی و متعالی است.
1- کنترل ،نظارت و بازرسی چیست؟
2- چه کسی نظارت و بازرسی را انجام می دهد؟
3- چه چیزی یا چه کسی کنترل و بازرسی و نظارت می شود؟
4- چگونه کنترل و بازرسی و نظارت صورت می گیرد؟
جوهر کنترل و بازرسی،نظارتی است که به وسیله آن عملکرد کارکنان در سازمان با معیارهای مشخص شده و هماهنگ با اهداف سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. تا با آنها هماهنگی لازم را در اجرا داشته باشد.اساس این نظارت بر اطلاعات مبنایی استوار است (چک لیست) که در اختیار مدیران سازمان از یک سو و بازرسان و ناظران از سوی دیگر قرار می گیرد.در نظارت اقدامات انجام شده با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می شود.
در سلسله وظایف هر مدیری ،نظارت و کنترل از مهمترین وظایف اوست .زیرا مسئولیت نهایی مدیر در یک سازمان ، درکنار قدرت ، اختیار ، و نفوذ او حفظ نظام آن سازمان است . هر نظامی که به هر حال ساخته دست بشر است بر اساس قراردادها و اعتبارات انسانی اداره می شود و باید بطور مستمر و پیگیر مورد نظارت و بازرسی دقیق قرار گیرد.
لذا عامل نظارت و کنترل به سرنوشت هر سازمان بستگی دارد و توجه جدی،عمیق و دقیق به آن الزامی است. بر اساس این وظیفه مدیر در اعمال کنترل و نظارت در واقع هماهنگی ، برنامه ریزی ، سازماندهی ، و در نهایت اصلاح اقدامات و عملياتي است كه در راه نیل به اهداف و مقاصد و برنامه های مورد نظر در هر سازمان الزامی است . به همین لحاظ در برنامه ریزی ، نظارت و بازرسی اطمینان بخش با یکدیگر ارتباط دارند.
به عبارت دیگر ابزار برنامه ریزی و مدیریت عبارتند از:
داشتن برنامه كوتاه مدت و بلند مدت که بر اساس اهداف و مقاصد مورد نظر در سازمان برای رسیدن مطلوب به این اهداف و مقاصد تعيين مي شود.
بازرسی و نظارت كنترل و ارزشيابي برنامه هاي اجرائي و بودجه هاي صرف شده در اجرای برنامه ها و نیز بازرسي چگونگی انجام اقدامات و برنامه ها توسط عوامل و افراد دست اندر کار بر اساس اهداف و مقاصد پیش بیني شده در سازمان صورت می گیرد.
بنابراین نظارت و کنترل یکی از اجزای اصلی مدیریت محسوب می گردد.
بدون توجه به این جزء مهم برنامه ریزی،هدایت و دیگر وظایف مدیریت ناقص بوده و برای انجام درست آن تضميني در ميان نخواهد بود. نظارت و کنترل مدير بايد به شکلی باشد که در صورت مشاهده خطا و انحراف در روند امور بلافاصله اقدام لازم را برای تصحیح آن به عمل آورد.
نظارت و بازرسی می بایستی مشخص کننده انحرافات،و حاوی پیشنهادهای اصلاحی لازم برای انجام صحیح و اصولی امور باشد.لذا در نظارت و کنترل از راه کارهای عملی و علمی برای حصول اطمینان از انطباق فعالیتهای اجرایی با قوانین مورد عمل و افزایش بهره وری و بهره دهی در همه ابعاد به ویژه نیروی انسانی استفاده گردد.
به همین اساس باید توجه داشت که وظیفه نظارت و بازرسی نباید به صورت صوری،تشریفاتی و در حد انجام وظیفه معمولی ناظران و بازرسان تلقی گردد.زیرا شرط اساسی تحقق اهداف یک سازمان نظارت و بازرسی دقیق است. در محیطهای پویا و متلاطم تر نظارت و بازرسی جدی و دقیقتر الزامی است نقش سیستمهای نظارتی در این محیطها به سزاست و همیشه ترمز نیست بلکه بعضاً نقش فرمان و راهنما را بازی می کند و نظارت و بازرسی دقیق راهگشای بسیاری از مشکلات امروز سازمان ما خواهد بود.
فرایند بازرسی و نظارت در موارد بسیاری با ابهام و پیچیدگی خاصی روبروست زیرا اصولاً دراین فرهنگ مسئولیت و پاسخ گویی خیلی مبهم است در صورتیکه در منابع دینی اساساً پست امانت است نه ریاست ، لذا مسئولیت آور بوده و باید به افکار عمومي پاسخگو باشیم.
مدیران اختیار و نفوذ را می خواهند و البته این حق آنان است اما غالباً پذیرای مسئولیت و پاسخگویی در حیطه ماموريت و خود نيستند. در نتیجه همین ابهام،فرایند نظارت و بازرسی را با دشواری مواجه می سازد.بی تردید یکی از مسائل مهم و در خور توجه هر سازمان و چگونگي عملکرد عوامل سازمان رفتار درست و سنجیده عوامل سازمان در کارآیی هرچه بیشتر مجموعه اثرگذار است.تاثیر مطلوب نظارت و بازرسی در کنترل و مهار کارکنان غیر قابل انکار است. نظارت از شيوه هاي بسیار مهم در اداره امور می باشد و اگر کارکنان بدانند که عملکرد آنها مورد بازرسی و در نهایت باز خواست قرار خواهد گرفت در انجام وظایف و مسئولیتهای خود دقت بیشتری می کنند.اگر نظارت دقیق از عملکرد کارکنان باشد کمتر دچار خطا و یا تخلف می شوند.
به تعبیر مقام معظم رهبری:
“احساس وجود ناظری دقیق و امانتدار،روحیه مقاومت در برابر فساد و وسوه های آدمهای ناباب را در انسانهای سالم تقویت و روحیه متخلفان را تضعیف می کند”. ( 11/07/1383 )
تذکر:
هدف نهایی نظارت اصلاح و بهبود اوضاع است و به طور دقیق شناسایی ، کشف و ریشه یابی و سپس راه حل اصلاحی ارائه می شود . راه حلی که همراه با یافتن خطاهای عوامل دست اندرکار،اشتباهات فاحش را برملا ساخته و برای ادامه مسیر دستورالعمل مناسب صادر نماید.
نظارت و کنترل باید به دنبال کمال بخشی به فرد ، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود باشد.
ما در نظارت بدنبال کمال بخشی به فرد ، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود می باشيم بدون کنترل هیچ تضمینی برای دستیابی به اهداف سازمانی وجود ندارد.ما بدنبال فقط نکات منفی نبوده بلکه نقاط قوت و مثبت مد نظر است. اساساً بازرسی سالم و صحیح بازرسی است که نقاط قوت و ضعف با هم لحاظ شود.
در اثر بازرسی و نظارت تنها افرادی که صلاحیت حضور و اقدام در یک سازمان را دارند شناسایی و در مقام خود مي مانند و از حضور افرادی که لیاقت و شایستگی ندارند و با سوء استفاده از موقعیت شغلی خود اقدام به خیانت می کنند جلوگیری می شود.همچنین از زیاده طلبی ، سوء استفاده ، حیف و میل شخصی اموال عمومی جلوگیری بعمل می آورد و در نتیجه اعتماد عموم مردم به نظام مقدس جمهوري اسلامی در پیگیری،اجرا و برقراری عدالت اجتماعی دو چندان می گردد.اين مهم موجب می شود افراد سودجو، هوسران و ناشایست، هوس به دست آوردن جایگاهها و مسئولیت را در سر نپرورانند.
“جایگاهها و مسئولیتها امانت اند و نه طعمه”.
همچنین تشویق صالحان ، کارکنان سالم باعث افزایش انگیزه و ترغیب عاملان و کارگزاران صدیق می شود.
تذکر ضروری :
بازرسی و نظارت هرجا گام گذارد ، نه برای مشکل آفرینی و به اصطلاح مچ گیری ، بلکه باید برای اصلاح و حل مشکلات و ارائه راه حل های کاربردی و تصمیم سازیهای مفید و موثر مي باشد.
به عبارت دیگر نظارت و بازرسی فراهم آورنده ، اطلاعات مناسب، مفید و لازم برای مدیریت اثربخش و قابل اطمینان در یک سازمان انسانی و متعالی است.
