بسیج اندیشه ها و جلب مشارکت کارکنان با پیاده سازی نظام پیشنهاد ها

گردآورنده : سروش نیا

نهادینه سازی مشارکت و پیاده سازی نظام پیشنهاد ها از چند سال گذشته مورد توجه همه بوده است ، اما حرکت جدی در این مسیر در عمل از دی ماه سال 83 آغاز گردید و جلسات و اقدامات متعددی در جهت ایجاد شرایط اجراء و توسعه آن انجام پذیرفت که امروز به زعم این روند شاهد تدوین آیین نامه برای این سامانه ، بکار گیری قسمت هایی از هما به صورت پایلوت به منظور فراهم ساختن شرایط برای اجراء ، تعیین کمیته راهبری نظام پیشنهاد ها ، بکار گیری دانش و تجربیات متخصصین خارج از سازمان ، طراحی و نصب پوستر های مختلف ، در خواست از همکاران همایی جهت طراحی و پیشنهاد نشان (لوگو) برای  دبیرخانه نظام پیشنهادها و شنیدن اخبار زیاد در جهت استقرار و ترویج فرهنگ مشارکت در چرخه کاری در سطح سازمان هستیم 2 ،  همسو با این حرکت  و برای بیان نکاتی در خصوص ضرورت وجود این سامانه در هما نوشتار حاضر گردآوری شده است که امید است مورد استفاده واقع گردد .

به تجربه ثابت شده است که امروزه سازمان ها نمی توانند با دل بستن به توان بالای تولیدی و اجرایی  با چند طرح نوآورانه بر رقبای کوچک , منعطف , نوآور , فرصت گرا و کم هزینه فایق آیند . آنها باید شرایطی را فراهم کنند تا استعداد نوآوری کارکنان بارور شده و همه آنان روحیه کار آفرینی پیدا کرده و بتوانند به راحتی و پیوسته به صورت فردی یا گروهی فعالیت های نوآورانه خود را به اجرا در آورند  .

بسیاری از صاحب نظران , نیمه دوم سده بیستم را زمان پیدایش انواع اندیشه های نوین در کارگردانی امور سازمان ها  دانسته و قرن بیست و یکم را سده مشارکت  می نامند, پیدایش شیوه مدیریت مشارکتی نیز امروزه به عنوان یکی از همین گونه شیوه های مدیریت به شمار می آید , این شیوه پاسخی است کارآمد به نیاز های افرادی که با اشتیاق به بهروزی سازمان های محل خدمت خود می اندیشند , شیوه ای که با بسیج اندیشه ها و توانمندی خرد جمعی کارکنان بار سنگین اداره کردن سازمان را از دوش یک تن یا یک گروه محدود , به دوش جامعه ای بزرگتر منتقل می کند .

نگاهی به دهه 1950 تا 1960 نشان می دهد , ارزش کارکنان بر پایه قابلیت اعتماد , توانمندی بدنی , تجربه و وفاداری سنجیده می شد , اما امروز ارزش کارکنان بر پایه نوآفرینی , پذیرش مسئولیت و توجه به مشتری سنجیده می شود , که با دگرگونی های که در نقش ها و توقعات از کارکنان پدید آمده تغییرات فراوانی یافته است و این موضوع ، واقعیت یافته است که کارکنان معمولی این روزگار ، منبع با ارزش کسب و کارند.دانستن معانی و مفاهیمی که درباره واژه مشارکت ذکر شده است می تواند در آشنایی و روشن تر شدن هدف  مفید باشد ، که به تعدادی از آنها اشاره خواهد شد :

 الف –  مشارکت از نظر لغوی به معنی با هم شریک شدن وشرکت کردن با یکدیگر برای تحقق یک هدف است .
ب – آن دسته از نیاز های انسان است که در بر انگیختن او در انجام یک کار سازنده و رضایت بخش کمک کرده و با هیچ مزایای مادی , قابل تعویض و جبران نیست .
ج – مشارکت پدیده و فراگردی پویا و ذهنی است که باید فرهنگ آن بین کارکنان ایجاد شود بنابرین دستیابی به آن آسان نبوده و وقت گیر است .
د – مشارکت موجب اعتماد سازی , شناسایی بیشتر مشکلات ، ایجاد احساس مالکیت (  در اینجا مشارکت به معنی مشارکت در مالکیت نیست بلکه مشارکت در کار است ، بعضی از آن به عنوان مشارکت در مدیریت نیز تعبیر کرده اند همچنین بدان معنا نیست که همه تصمیم های سازمانی باید به بازنگری , تایید یا اجازه کارکنان موکول شود .)        
ه – مشارکت موجب انتقاد پذیری ، افزایش توانایی و نوآوری کارکنان در سازمان می گردد. و – مشارکت همان پدیده اعتقادی مورد توجه تفکر دینی ما در قالب مشورت با مردم است  که می توان با آن مقدمات برپایی نظام مدیریت مشارکت جو را تحقق بخشید . (“و امرهم شوری بینهم” (آیه 38 سوره شوری) مجموعه نگری به همه نظریات از هر دست که باشد .)         ز –  مشارکت کارکنان در امور سازمان ، صحنه بکارگیری اندیشه ها و عمل آنان است , این مشارکت داوطلبانه و بر اساس اهداف مشترک طرفین انجام می شود و با تلاش و کوشش فراوان و خستگی ناپذیر همراه بوده و اعتماد متقابل را فراهم می نماید       
ح –  نتیجه آن رشد و پیشرفت سازمان است و در این میان آن مشارکتی موفق است که طرفین از نتایج بدست آمده از آن خشنود بوده و به تعبیری هر دو طرف برنده باشند و هیچیک از طرفین احساس باخت نکنند . ( اصل “برد , برد”  یا  “دو طرف برنده” )        
ط – مشارکت به معنی  آگاه نمودن کارکنان از اطلاعات موجود, ارتباط و پیام رسانی باز , صادق و دو سویه میان همه رده های سازمانی درباره موضوع ها است ، لازم است یادآوری شود  نباید اینگونه پنداشت که سلسله مراتب سازمانی در اجراء این فرایند از بین می رود بلکه آنچه اتفاق می افتد , آن است که در کنار ساختار سازمانی موجود نوعی فراگرد موازی معرفی و به اجراء گذاشته شده است .

نظام  پیشنهاد ها با هدف استقرار و ایجاد نظامی کارآ به عنوان یکی از روش های جلب و بکارگیری عقل جمعی  در مدیریت مشارکتی است که با پیشنهاد های فردی آغاز می گردد .  پیشنهاد ها توسط کارشناسان مورد بررسی و به مورد اجرا در می آید ، پیشنهاد ها عموما در جهت افزایش کیفیت ، کاهش ضایعات ، افزایش تولید و خدمات ، افزایش انگیزه های کاری ، کاهش قیمت تمام شده ، توسعه بازار داخلی و بین المللی و در نهایت افزایش بهره وری و رضایت مشتریان است ، که به پیشنهاد های سودمند باید پاداش مادی و معنوی مناسب و درخور اعطاء گردد . و این فرایند با تشکیل گروه های بهبود کیفیت و حل مسئله تکامل می یابد .

باید توجه داشت که در تمامی نظام های تحت تاثیر مدیریت کیفیت فراگیر نقش انسان , روابط انسانی , مشارکت همه کارکنان و نقش و توانایی ها و استعداد های افراد و مسئولیت فردی زیر بنای مدیریتی را تشکیل می دهد .
به همین دلیل عوامل ترویج اینگونه مدیریت بیش از آنکه عوامل تکنیکی باشد عوامل انسانی و فرهنگی هستند و هنگامی ریشه دار و عمیق و گسترده به اجراء در خواهد آمد که داوطلبانه صورت گیرد و گرنه هیچیک از استاندارد های مدیریتی شبه تحمیلی و صرفا تقلیدی و گواهی نامه ای دردی از گرفتاری های کیفی اقتصادی – اجتماعی را درمان نخواهد   کرد .

امروزه برای نهادینه ساختن فرهنگ مشارکت روش های بسیار زیادی وجود دارد که سازمان ها  برای بهبود روند انجام کار و افزایش بهره وری سامانه خود  بکار می گیرند , بیشتر این روش ها در جهت سازماندهی و ساماندهی عمومی گام برمی دارد که از آن جمله می توان به نظام پیشنهاد ها  ، با استفاده از ابزار هایی چون : پیاده سازی نظام مدیریت کیفیت فراگیر (TQM) 3، استفاده از مفهوم توسعه کارکرد کیفی(QFD) 4 ،  بکارگیری حلقه های کیفیت و گروه های حل مسئله (QCC) 5، طوفان فکری (BS) 6، نظام آراستگی(5S)  7، پیاده سازی و بکارگیری اصول و چرخه دمینگ(PDCA )   8، روش بهبود مستمر (کایزن) و … اشاره نمود.

از ویژگی های کار مشارکتی ، افزایش توانایی های پنهان کارکنان ، بهبود همکاری و ارتباط آنان با یکدیگر ، ایجاد احساس مسئولیت در برنامه ریزی کار و روحیه گروهی  ، توانایی مواجهه و مقابله با مشکلات و آزمودن راه های مختلف جهت حل آنها  ، تصمیم گیری سریع کارکنان ، توانایی درک تفاوت های فردی و برخورد های مناسب در مواجهه با افراد با ویژگی های مختلف ، داشتن تفکر نظام مند و انتقاد پذیر و احترام به نظرات دیگران ، انعطاف پذیری سریع و مناسب در برابر تغییرات محیط و خارج شدن از ساختار تک محوری ، ایفاء نقش در ارتقاء عملکرد رقابتی و در نهایت خشنودی مشتریان

در نتیجه در کار مشارکتی ، کارکنان  از اهمیت سهم و نقش خود در سازمان آگاه می شوند ، موانع عملکرد خود را تشخیص می دهند ، با احساس تعهد می پذیرند که مشکلات متعلق به همه است و مسئولیت حل آنها را دارند ، عملکرد خود را در مقابل اهداف خرد و کلان ارزیابی می کنند ، فعالانه بدنبال فرصت برای ارتقاء شایستگی , دانش وتجربیات خود هستند ، آزادانه تجربه خود را در میان می گذارند ، آشکارا روی مشکلات و موضوعات با سازمان بحث و گفتمان می کنند ، با انگیزه و نو آوری در پیشبرد اهداف سازمان می کوشند ، از سوی سازمان نیز آنان در فرایند تصمیم سازی  مشارکت داده شده و به آنان تفویض اختیار می شود ، مورد تشویق و تقدیر قرار گرفته ، توانایی آنان تغییر پیدا کرده و سازمان نیز در گرو این همسویی و آرمان مشترک به جلو حرکت می کند .

مدیریت مشارکتی مزایای زیادی را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد که مهمترین آنها بدین قرار است :

الف –  فراگردی معتبر برای افزایش اثربخشی در سازمان است.
ب –  برای منابع انسانی سازمان برنامه ریزی کرده تا پیوسته در حال بهبود  باشند .
ج – دانش و شایستگی کارکنان را شناسایی و در توسعه آن تلاش می کند .
د – تصمیمی بازرگانی است. 
ه – کنش ایمانی مدیران است ، از راه فراهم آوردن کارکنان شادمان و درگیر در کار نتایج بزرگ پدید می آید .
و – فراگردی است که در قالب بالا بردن درجه نرمش و انعطاف ، کیفیت ، تعهد و بهره گیری از منابع موجود اثربخشی سازمان را افزایش می
دهد .
ز – سازمان باید آماده باشد که هزینه های مربوط به اجرای چنان فراگردی را تقبل کرده و دشواری ها را توجیه و منطقی به شمار آورد .
ح –  استفاده از اندیشه های پرورش یافته برای مشارکت در رقابت بین سازمان های تولیدی و خدماتی باعث بهبود مستمر و هماهنگی
سازمان ، با تحولات در سازمان های دیگر برای خلق آینده ای بهتر می گردد .
ط – موجب رشد فکری و آموزشی خود جوش و مستمر کارکنان شده و قدرت رقابت سازمان را با افزایش همیشگی کیفیت محصولات ، خدمات و نیروی انسانی بالا می برد .
ی – با بهره گیری از توانایی های خاص هر یک از افراد و با هدف استفاده از تجربه یادگیری با یکدیگر ، می تواند  نتیجه هایی که از حاصل کار فردی آن افراد فزون تر است را بدست آورد .
ک – سازمان ها با توجه به اینکه نیروی انسانی گرانبهاترین سرمایه آنها هستند ، می توانند در مدیریت و راهبری  سازمان از مشارکت همه افراد بهره جویند .

خلاصه آنکه سازمان ها باید فضایی ایجاد نمایند که در آن به نظریات و اندیشه ها امکان بروز داده شود , همان طور که گفته شد از شیوه های بسیار مهم و پر جاذبه پرورش شخصیت انسان ها برای نوآوری و رشد اجتماعی مشورت است و بدون تردید افرادی که اهل مشورت هستند بدلیل استفاده از اندیشه گروه , از عقل و اندیشه بیشتری برخودارند , به این دلیل می توان گروه های کاری را نمودی از بالاترین درجه مدیریت مشارکتی محسوب کرد که مورد پذیرش همگان هستند ، لذا گروه ها می توانند به عنوان سرچشمه ای برای رضایت شغلی بکار گرفته شوند و برای مدیران به عنوان ابزاری موثر ، کیفیت زندگی کاری و مشارکت کارکنان را بهبود ببخشند و به تعبیری می توان گفت :  گروه ها برای مدیریت مشارکت جو ضرورتی حیاتی هستند ولی به خودی خود مدیریت مشارکت جو را پدید نمی آورند , اگر گروهی بوجود آید ولی با آن رایزنی و مشورت نشود یا به آن اختیاری واگذار نگردد مدیریت مشارکت جو پدید نمی آید . بالا بردن درجه کارآمدی کسب و کار بدون کارآمدی منابع انسانی ناشدنی است . مدیریت مشارکت جو فرصتی فراهم می آورد تا همه کارکنان خود را در مسئولیت , خطرپذیری و کامیابی سهیم بدانند .

عموما مدیران موفق مشارکت پذیر بوده اند و هر یک به نحوی در شنیدن سخنان و آراء زیرمجموعه یا با روش مستقیم و سازمان داده شده مانند نظام پیشنهاد ها و یا با روش غیر مستقیم دیگر آنرا بکار گرفته اند. در سازمان های موفق با استفاده از مشارکت کارکنان تمامی توان بالقوه آنان را در سطح فردی , گروهی و سازمانی اداره کرده و آنرا توسعه بخشیده و از آن بهره می گیرند ، از طریق آن عدالت و برابری را ترویج داده و کارکنان را در امور مشارکت می دهند و به آنها تفویض اختیار می کنند در نتیجه این حرکت سازمان ، با کارکنان ارتباط برقرار شده و انگیزه و احساس تعهد برای استفاده از مهارت و دانش آنان را در جهت منافع خود زنده می کند  .

یادداشت :
1-لازم به ذکر است که شورای عالی اداری  نیز  در شهریور ماه 1377 در مصوبه ای بر لزوم پیاده سازی نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد ها به عنوان مرحله آغازین شیوه مدیریت مشارکت جو تاکید داشته و در تاریخ یاد شده به موجب این مصوبه تمامی سازمان ها و دستگاه های دولتی و وابسته به دولت ، ملزم به اجراء آن شده اند

2-  SS     SAGGESTION  SYSTEM  

3-TQM     TOTAL QUALITY MANAGEMENT    

4–QFD   QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT4 –      

5-QCC   QUALITY CONTROL CIRCLES5 –       

6-BS    BRAIN STORM6 –          

7-5S    SEIRI – SEITON – SEISO – SEIKENTSU – SHITSUKE7 – 

   PDCA       PLAN – DO – CHEK  – ACT   8 –                   

منابع :

نیروی کار و توسعه منابع انسانی نوشته پگاه نیا

فرایند تیم سازی در سازمان نوشته لقمان رحمان پور

نقش دل در مدیریت  نویسنده مجتبی کاشانی

مدیریت مشارکت جو (اجرای سپردن اختیار) نویسنده دکتر محمد علی طوسی