نویسنده: ابراهیم مختاری نبی
سازمان های زیادی، در جهان، نظامهای مدیریت دانش را، در راستای حفظ ثبات و سودمندیشان انتخاب كرده و می پذیرند. این نگرش در مشاغل رو به گسترش حاصل از فن آوری، از قبیل بیوتكنولوژی، علوم رایانه و ارتباطات راه دور و همچنین در حرفه هایی مثل وكالت، حسابداری و مشاوره مدیریتی ملموس است. نسلی جدید از مدیران به نام «مدیر دانش» ظهور كرده اند تا این نظام نوین را در سازمانها نهادینه كنند. به دلیل تشابه کاری بسیار زیاد، اغلب متخصصان اطلاع- رسانی و كتابداران برای تصدی این سمت مطرح هستند.این مقاله، به بررسی انواع دانش و راه های انتقال و تبدیل آن می پردازد.
در نهایت، اهمیت عنصر انسانی در نظامهای مدیریت دانش، با تاکید بر نقش كتابداران و متخصصان اطلاع رسانی ، تبیین می شود.از اواخر قرن بیستم یک نوع تغییر نگرش در رابطه با جایگزینی سرمایه های مادی با سرمایه های فکری دیده می شود. سرمایه فكری، به تدریج در سازمانها به عنوان سرمایه اصلی آن مطرح می شود. این نگرش در بیشتر سازمانهای تجاری كه بر تولید و حفظ سرمایع فكری تأكید دارند، نتیجه بخش بوده است. نظامی كه با این نگرش رفتار می نماید، «مدیریت دانش» خوانده می شود. در بیشتر سازمانها این نیاز به مدیریت دانش، احساس شده است. كارهای خوبی كه در نتیجه استفاده از نظام مدیریت دانش برای حفظ مزیت رقابتی در همه سازمانها، انجام شده است، نشان می دهد كه آن سازمان ها قادر به حفظ و تثبیت اثربخشی و سودمندی خود شده اند. دانش، كه یك عامل كلیدی در مزیت رقابتی است، آنقدر پویا و كم عمر شده است كه مدیریت مؤثر آن یك ضرورت لازم برای حفظ و ثبات شده است. مدیریت دانش، آنطور كه به نظر می رسد، نظامی است كه به سازمان كمك می كند تا مزیت رقابتی اش را در محیط تغییرات سریع اقتصادی حفظ كند. پیشرفتهای به دست آمده ازطریق مدیریت دانش، در سازمانهایی كه با بیوتكنولوژی، نرم افزارهای رایانه ای و ارتباطات راه دور و با دفاتر وكلا، حسابداران، مشاوران مدیریتی، سر و كار دارند، نشان می دهد که آن سازمان از چابكی و پویایی بالایی برخوردار است.كار متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران در سازمانها، با آنچه كه برای مدیران دانش جدیداً مطرح است، تفاوت محسوسی دارد، ولی با این حال نزدیكترین حرفه به مدیریت دانش، حرفه کتابداری و اطلاع رسانی است. متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران، به دلیل همین نزدیكی شغلی، برای تصدی سمت جدید مدیریت دانش مطرح شده اند. برای متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران كه به طور سنتی با فعالیتهایی نظیرتولید، گردآوری، دریافت، تكثیر، ساختارسازی[۱]، ذخیره و بازیابی، و اشاعه اطلاعات، در ارتباطند، لازم است كه بدانند مدیریت دانش چیست و چگونه یك نظام مدیریت دانش را تعمیم دهند و آن را در سازمان به كار گیرند. این بستگی به این دارد كه آنها از پیشرفتهای مدیریت دانش آگاه باشند و اصول آنرا در جایی كه مناسب است یا خطر آن كمتر باشد، به كار گیرند، به علت اینکه نظام مدیریت دانش کم هزینه و پرسود است، بعضی سازمانها از آن به خوبی استقبال می کنند تا ازخدمات پرهزینه کم سود بپرهیزند(کیلینگ[۲] و هورنبی[۳]، ۱۹۹۹). در این مقاله، هدف، معرفی جنبه های متمایز مدیریت دانش برای متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران است.
تعاریف مدیریت دانش
تمایز «داده»، «اطلاعات» و «دانش» مشكل است. تنها از طریق مفاهیم بیرونی یا از دیدگاه كاربر می‌توان بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعه سامان یافته‌ای از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم شناخته می‌شود(بات[۴]، ۱۳۸۲). فرهنگ قرن بیستم چمبرز[۵]، دانش را چنین تعریف می كند «عقیده تثبیت شده، آن چیزی كه شناخته شده است، اطلاعات، آموخته، علم، یادگیری، مهارت عملی، آگاهی، شناخت و غیره».دانش تركیب سازمان یافته‌ای است از «داده» كه از طریق قوانین، فرآیندها و عملكردها و تجربه حاصل آمده است.به عبارت دیگر «دانش» معنا یا مفهومی است كه از فكر پدید آمده ( به نقل از بات: ماراكاس[۶]، ۱۹۹۹) و بدون آن، «اطلاعات» یا «داده» تلقی می‌شود. تنها از طریق این مفهوم است كه «اطلاعات» حیات یافته و به «دانش» تبدیل می‌شود (بات، ۲۰۰۰). بنابراین تمایز بین «اطلاعات» و «دانش» به دیدگاه كاربر بستگی دارد. دانش یك مضمون وابسته است از آنرو كه «مفاهیم» در ارتباط با یك الگوی مشخص تفسیر می‌شود. ( به نقل ازبات: ماراكاس، ۱۹۹۹) و مدیریت یعنی «روش هدایت و استفاده از چیزی». اصطلاح مدیریت دانش یک اصطلاحکاملا بی ثبات است. درست مثل هم خانواده های آن مثل اطلاعات ، مدرک و سند ، راه های متعددی برای تفکر درباره آن وجود دارد( مک اینرنی[۷] و لوفور[۸]، ۲۰۰۰). تعریف مدیریت دانش طبق نظر یكی از متخصصین چنین است «مدیریت دانش، سازگاری برای حفظ و ثبات سازمانی را در مواجهه با تغییرات در حال رشد محیطی را فراهم می كند. ضرورتاً آن دسته از فرایندهای سازمانی را مد نظر دارد كه در جستجوی تركیب و تلفیق محتوای پردازش شده داده ها و اطلاعات حاصل از فناوریهای اطلاعاتی با خلاقیت و نوآوری عوامل انسانی است( مل هوترا[۹]، ۱۹۹۹) . تعریف دیگری هست كه «مدیریت دانش، عملاً، شامل شناسایی و بازنمایی سرمایه های فكری موجود در سازمان، تولید دانش جدید برای برتری رقابتی در درون سازمان، ایجاد امكان دسترسی به حجم وسیعی از اطلاعات سازمانی، اشتراك در بهترین كارها، و فناوری كه قادر به انجام همه موارد مذكور باشد، شامل گروه افزار و اینترانت ها( بارکلی[۱۰] و مورای[۱۱]، ۱۹۹۷) . بات مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، تأیید، ارائه، توزیع و كاربرد دانش می داند(۱۳۸۲). مدیریت دانش این گونه نیز تعریف می شود «حرفه ای كه هدف آن مهار و به كارگیری دانش و اطلاعات و ایجاد دسترسی بی كم و كاست به آن برای همه كاركنان در یك سازمان، است با این هدف كه آنها كارشان را بهتر انجام دهند ( سوکومار[۱۲]، ۱۹۹۹) . از این تعریف چنین به نظر می رسد كه مدیریت دانش دارای دو بعد است، فیزیكی و غیر فیزیكی و دو حالت زنده و بی جان، یك متخصص اطلاع رسانی و یك كتابدار متخصص كه تاكنون خودش را بیشتر وابسته به فناوری اطلاعات و نتایج آن كرده است، باید فراتر از دیگر مردمان در حوزه های ناشناخته ای مثل خلاقیت، دانش، اندیشه و غیره در جهت ایجاد سود برای سازمان مادر خود، به مطالعه و جستجوی جنبه های ناشناخته طبیعت انسانی بپردازد. هدف این مقاله، تلاش برای تبیین این نوع جدید مدیر دانش است. او باید یك نقش پویشگرانه را بپذیرد و از یک نگرش دانش مدار نسبت به افراد در سازمانها، برخوردار باشد.انواع دانش
بسته به اینكه دانش در كج، از لحاظ فیزیکی، قرار دارد به دو نوع تصریحی و ضمنی تقسیم بندی می شود ( نانوکا[۱۳] و تاکوشی[۱۴]، ۱۹۹۵).دانش تصریحی[۱۵]، دانشی است كه می تواند رسماً به زبان بیان گردد شامل جملات دستوری، فرمولهای ریاضی، شرح جزئیات، دستنامه ها و غیره، و در بین افراد به صورت رسمی و آسان قابل انتقال است. این دانشی است كه كتابدار و متخصص اطلاع رسانی با آن آشناست. دانش ضمنی[۱۶]، ارایه آن با زبان رسمی و برای ارتباط، سخت است. آن دانش شخصی است كه در تجربه افراد نهفته است و شامل عوامل ناملموس و نامحسوسی از قبیل مهارت، ، تجربه ، نظام ارزشی و غیره است. آن، ذهنی است و بوسیله كار و تمرین بوجود می آید. دانش ضمنی در بسیاری از سازمانها، هرگز ثبت و ذخیره نمی شود هر چند كه ماهیت آن برای قرار گرفتن در هسته عملیاتی سازمانی، شناسایی می شود. در حالیکه دانش ضمنی مطلق است ، دانش صریح دانشی است بر پایه قانونمندی، که با استناد به قوانین متناسب، فعالیت ها را با موقعیت ها منطبق می سازد(کیم[۱۷]، ۱۳۸۰). سه گروه از کارشناسان به عنوان تیم همکاران دانش که نیازمند همکاری با هم هستند در مرکز دانش قرار دارند. آنها عبارتند از: استفاده کنندگان، متخصصان دانش، شامل کتابدارن ، و کارشناسان فن آوری (کیم، ۱۳۸۰). عامل تصمیم گیرنده و اثرگذار در تغییر نقش متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران به مدیران دانش، عبارت از شناخت، دریافت و انتقال دانش ضمنی موجود در سازمان به دانش تصریحی است.
هر چند آشنایی آنها با مدیریت دانش تصریحی، می تواند به آنها در این نقش جدید كمك كند، ولی این آشنایی، نمی تواند به تنهایی جایگزین مهارتهای جدید مورد نیاز در نقش مدیر دانش باشد. داونپورت[۱۸] و پروساک[۱۹] (۱۳۷۹) ازکتابداران ومتخصصان اطلاع رسانی به عنوان دلالان و واسطه گران دانش در سازمان ها یاد می کنند و داونپورت(۱۹۹۳) معتقد است که کتابدارن اگر بخواهند در ایفای نقش جدید خود در مدیریت دانش ، پیشرفت کنند، باید هدفها، فعالیت ها و علایق فرهنگی خود را تغییر دهند. كسب مهارتهای جدید، تغییر طرز نگرش، شناخت كامل اهداف و آرمانهای سازمان، روابط عمومی عالی، نگرش پویشگرانه و غیره، برخی از جنبه هایی هستند كه در جریان تغییر به مدیر دانش، به كار می آیند.
عناصر انسانی در مدیریت دانش
محیط های تجاری امروزی ثابت و قابل پیش بینی نیستند. در این محیطها، نتایج مبتنی بر مكاشفه برای حل مشكلات و مسائل، در بسیاری موارد دورتر از حد انتظار، ظاهر می شوند. با توجه به نامحسوس بودن تغییر محیطها، توانایی اصلی دیروز یك سازمان،ممکن است امروز به ضرر سازمان باشد. به همین منظور، بررسی تنوع و پیچیدگی محیط بیرونی، نیاز به تشویق ابتکار و خلاقیت انسانی در درون سازمان معلوم می گردد.مدیریت مبتنی بر فناوری اطلاعات، به اندازه كافی، قابلیت تشخیص و حل مشكل دسترسی به دانش ضمنی موجود در سازمان، ندارد. جس شرا[۲۰] (۱۹۸۳) می گوید ماشین قادر به محاسبه و پردازش داده ها است اما این ذهن انسان است که می تواند دانش و اطلاعات را پردازش نماید. طرح مدیریت دانش، دانش تصریحی را معرفی كند و شناختی از دانش تصریحی نسبت به دانش ضمنی ارایه می كند و ابعاد انسانی را مثل نظرات، ارزشها، انگیزه ها و….، در فرایند ایجاد آن برای حل مسأله، به آن ربط می دهد.اهداف الگویی مدیریت دانش در جذب دیدگاههای ناهمگون، در شرایط مساوی، بهتر از فناوری اطلاعات، قادر به عینیت بخشی و آسان سازی انتقال اطلاعات و دانش ضمنی است. مدیریت دانش بیان می كند كه عوامل انسانی، بهترین دریافتگرهای حسی برای دریافت كوچكترین تفاوتها و پیچیدگی پدیده ها و تغییراتی كه در بیرون رخ می دهد، هستند. چنین برداشتی از واقعیت، نقش كلیدی در شكل دهی مسؤلیت سازمانی نسبت به یك موقعیت در نظام مدیریت دانش ایفا می كند. در فرهنگی كه به دانش شخصی افراد بهای زیادی می دهند، افراد به طوری غریزی، قدرت دانش را احساس می كنند. اشتراک دانش[۲۱] با دیگران، در اصل، اشتراک قدرت[۲۲] است و در كل، ربطی به قدرت فرد ندارد. هدف از جایدهی نظام مدیریت دانش این است كه مردم را متقاعد كند كه دانش مورد احتیاج را استفاده كنند و آنرا با دیگران به اشتراك بگذارند. به عبارت دیگر ایجاد فرهنگ دانش اشتراكی، برای دسترسی به این هدف، قدم اول، متقاعد كردن، آموزش و یادآوری نیاز و سودی است كه بایستی عاید سازمان و احیاناً نصیب افراد، در چنین اشتراكی شود. بعنوان یك سیاست سازمانی، باید در قبال اشتراك دانش پاداش داده شود و از انباشتن آن جلوگیری شود. اعتقاد و باور به این قضیه، سود بیشتر در نتیجه اشتراک دانش، از عوامل موفقیت نظام مدیریت دانش است.
فناوری اطلاعات (IT) در مدیریت دانش
اهمیت و كاربرد فناوری اطلاعات در مواجهه با ناآرامی و پیچیدگی محیطهای بیرونی، به خوبی شناخته شده است. هرچند فن آوری اطلاعات نمی تواند خودش به تنهایی مدیریت دانش را هدایت كند، با این حال آن نقشی حیاتی در تسهیل سازگاری و موفقیت یك نظام مدیریت دانش اولیه در سازمان ایفا می كند.فن آوری اطلاعات به عنوان ابزاری اساسی برای نیل به مزیت رقابتی در اکثر سازمان ها استفاده می شود.نقش راه حلهای ارایه شده فناوری اطلاعاتی جدید، در حل و آسان سازی مسایل و مشکلات، غیر قابل انكار است، و بالعكس، نباید از مشکلات ناشی از پیشرفتهای فن آوری اطلاعات ، غافل شد. مدیریت دانش به الگوهای تعامل میان فناوری‌ها، فنون و افراد شكل می‌بخشد. برای مثال تكنولوژی اطلاعات در خصوص گردآوری، ذخیره و اشاعهء اطلاعات به خوبی عمل می‌كند ولی در تعبیر آن ناتوان است . استفاده از فناوری باعث بهره‌وری افراد و انسجام اطلاعات در درون سازمان شده و عناصر انسانی تعبیر اطلاعات را از طریق ارائه دیدگاههای مختلف در یك زمینه انجام می‌دهند.دانش بیرونی، سرمایه دانشی است كه منشا آن خارج از سازمان است. متخصصان[۲۳]، پایگاههای اطلاعاتی پیوسته[۲۴]، اینترنت و… مثالهای دانش بیرونی هستند. گروه افزار[۲۵]، فناوریهای استخراج و انباشت داده و غیره، ابزارهای لازم الامری در فرایند تصمیم گیری شده اند. برای مدیر دانش مهم است كه تناسبی بین یكپارچگی پیشرفتهای فن آوری اطلاعات در سیستمهایی كه برای دریافت دانش از بیرون و داخل سازمان طراحی شده اند، بدهد.انتقال[۲۶] و تبدیل[۲۷] دانش درك چگونگی انتقال و تبدیل دانش، قبل از تلاش برای استقرار نظام مدیریت دانش مهم است ( رائو[۲۸] و پراکاش[۲۹] ، ۱۹۹۹). پیش نیاز لازم و ضروری برای موفقیت نظام مدیریت دانش اولیه، حاكم شدن یك حس ضرورت و احساس چالش در سازمان برای سازگاری آن است. مدیریت، دارای نقشی كلیدی در اینجاست.انتقال دانش ضمنی به ضمنی، اغلب از طریق تعاملات بین اشخاص یا معاشرتها، به صورت غیر رسمی، انجام می پذیرد. بدین منظور شناخت درست از اجزای دانش ضمنی، ضروری است. همچنین، باید یك محیط عامل در این موقعیت، در بیرون یا داخل سازمان، موجود باشد. تبدیل دانش ضمنی به شكل تصریحی، بوسیله یك فرایند بیرونی سازی[۳۰] انجام می گیرد. كه دانش ضمنی از شكل طرحهای شهودی و درون یافتی به قالب قابل ثبت شامل طرحهای بصری و نمایه ای ترجمه می گردد. این طرحها و نقشه ها درك و دریافت همگان را تسهیل نموده و می تواند دوباره استفاده شود. اگر بتوان دانش نهفته در ذهن افراد را به دانش صریح و قابل انتقال تبدیل کرد، به گفته نوناکا و تاکوشی (۱۹۹۵)، واقعا دانش جدیدی خلق کرده ایم، چون آنچه را در ذهن و درو ن بوده، قابل ارایه و درک جمعی نبوده است، به صورت دانش مدون وقابل انتقال به همگان درآمده است که این فرایند برونی سازی یا عینی ساختن دانش نام نهاده اند. كاربرد دانش آنقدر تغییر یافته است كه بایستی در جریان كار و حل مشكل، از آن حمایت وپشتیبانی شود.هر چند سازمانها در حال تجربه راههای جدیدی برای تبدیل دانش ضمنی به دانش تصریحی هستند، نباید روشهای سنتی را نادیده انگاشت. آموزش ضمن خدمت، کارآموزی ، طرحهای پاداش و… كارآیی آنها را در طی دوره ها بهبود می بخشد و حتی باید، علاوه بر این، با روشهای فراتكنیكی مانند ثبت و ضبط اعمال و گفتگوهای افراد كارآزموده، این روشها حمایت شود. تجربه برخی سازمانهای تجاری در هند بیانگر این است كه اشتراك دانش بین كاركنان یك سازمان، مشكل بزرگی نیست و کارکنان، دانش موجود در محیط و فرهنگ كار را به اشتراك می گذارند ( مولیک[۳۱]، ۱۹۹۹) . تجربه پرایس واتر هاوس كوپرز[۳۲] نشان می دهد سازمانهایی كه دارای یك محیط كاری غیر رسمی متضمن اشتراك دانش هستند یا آنهائیكه در محیط كاری خود با چنین روشی كار می كنند، كه در آن كاركنان نمی توانند بدون اشتراك دانش، به نتایج مورد نظر برسند، از بهترین امكان تبدیل و تغییر مدیریت دانش به یك مزیت رقابتی تداوم دار برخوردارند. آنها می گویند جریان اطلاعات ودانش در سازمان باید آرام باشد و به صورت غیر بوروكراتیك اداره شود.تجربه شركت خدمات مشاوره ای تاتا (TCS)[۳۳] نشان می دهد كه کارکنان ، در نتیجه تشویق آگاهانه بوسیله شركت، با رغبت و میل خود برای اشتراك و استفاده مجدد از دارایی های فکری خود اقدام می كنند. TCS ضرورت وجود زیر ساخت مناسب مدیریت دانش را كه دانش، تبدیل به سرمایه شود، مشخص نمود. اشتهار TCS و تبلیغ آنها برای مشاركت در دانش، به عنوان یك انگیزه برای افراد و گروهها عمل كرد. شركت توسعه لوتوس[۳۴]، بر این باور است كه با شناخت گروه افزار آن، آن یاد گرفته است كه مردم، آنچه را كه می دانند به اشتراك می گذارند و از آن همراه با دیگران، دوباره استفاده می كنند. شركت اینترنتی DBS ، اظهار می كند كه برای توانایی در اشتراك دانش، اولین قدم این است كه نگرش عوض شود. لازم است كه در جریان كار به همه كاركنان تفهیم شود كه آنها قسمتی از یك ماهیت واحد هستند، آنها یك سرنوشت مشترك دارند كه می تواند از طریق دانش اشتراكی به بهترین نحو در آن پیروز و موفق شد.تبدیل دانش ضمنی به ضمنی، ضرورتاً تركیبی مجدد از دانش ضمنی، موجود به روشها و فرایندهای اثربخش و كارآمد است. پایه دانش یك سازمان مجموعه ای از اطلاعات جمع آوری شده در انواع مختلف نظامهای اطلاعاتی و ارتباطی، است. نظامهای مدیریت دانش، باید یك دید شفاف و بدون خطا از این داده های كاربردی، طبق یك روش كاربرگرا، فراهم كند. فرایند تبدیل دانش تصریحی به تصریحی دارای یك رده بندی و سازماندهی دانش مدار عالی است كه پراستفاده و مفید، قابل درک و آسان برای استفاده است.متخصصان اطلاع رسانی و کتابداران دارای نقشی مهم در تعریف، طبقه بندی اساسی دانش،ایجاد و توسعه ابرداده ها، و مهمتر از همه، ایجاد زبان كنترل شده ای كه بیانگر زبان تخصصی وحرفه سازمان است، هستند. کوهن[۳۵] و لوینتال[۳۶] معتقدند که داشتن یک پیش زمینه تخصصی برای جذب دانش جدید و استفاده از ساختارها و الگوهای نو،ضروری است ، سازمان و اعضای آن باید با آگاهی از زبان علمی خاص حوزه مورد نظر، اهمیت وارزش تجربه دیگران را بدانند و به ژرفای آن پی ببرند تا بتوانند بدرستی از آن بهره برداری کنند(کوهن و لوینتال، ۱۹۹۰). تبدیل دانش تصریحی به ضمنی هنگامی كه كاربر به صورت مداوم، دانش تصریحی را در كارش استفاده می كند رخ می دهد. نیروی انسانی دقیق و فرهنگ كاری سازمانها دارای نقش مهم در اجرا و انجام این نوع از تبدیل هستند. انتخاب متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران برای سمت جدید مدیر دانش در بسیاری از سازمانها، از روی تصادف نیست. فعالیتهایی كه یك متخصص اطلاع رسانی و یک كتابدار مجبور است در جریان تبدیل به مدیر دانش انجام دهد، عبارتند از: معرفی انواع گونه گون دانش سازمانی، روش های پیشرفته، نظام ساختاری، و دستیابی به دانش، توزیع و انتقال دانش، گسترش و افزایش سودمندی و ارزش دانش، ذخیره سازی و بازیابی دانش( کیم، ۱۳۸۰)، و كاربردی نمودن سرمایه دانشی سازمان (اسپیچ[۳۷]، ۱۹۹۸) .قدم اولیه در یك برنامه مدیریت دانش، تعریف و تشخیص شاكله های سرمایه دانش برای یك سازمان است. به دلیل اینكه این قدم، اساس نظام مدیریت دانش است، باید مسؤلین با تجربه در سازمان مسؤول این عملكردها باشند. جزئیات و شاكله های دانش پایه سازمان در این مرحله تعریف و تبیین می شوند. این اقدام، همچنین حسابرسی دانش[۳۸] نیز است. در حسابرسی دانش، این نكته باید رعایت شود تا از گرایش به نوع خاصی از اطلاعات جمع آوری شده، كه کاری بسیار فنی است، اجتناب شود. به اطلاعات تجاری و بازاریابی نیز لازم است كه اهمیت كافی داده شود.
دریافت سرمایه دانشنخست، فرایند دریافت، مستلزم كار در كنار پردازشگران دانش است تا دانش را جذب و به سرمایه دانش سازمان بیافزاید. درپی آن، باید مكانیسم هایی باشد كه به صورت خودكار این فعالیتها را انجام بدهد.همچنین، وجین دانش بدون كاربری و استفاده، کاری که در عالم کتابداری در مورد مدارک بی استفاده انجام می شود، فعالیتی ضروری است. این کار باید به صورت دوره ای توسط كارشناسان انجام گیرد.اهمیت مدیریت دانش در اینجا، درست مانند جدا كردن مواد خالص از ناخالص و حذف مواد زاید آن است، كه برای پیشرفت دانش انجام می گیرد. علاوه بر اینكه این عمل، یك دانش جدید است فرایند دریافت دانش ضمنی، متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران را به فعالیت مطالعاتی شدید در زمینه موضوعاتی مثل روانشناسی، اداره كردن، توسعه منابع انسانی و غیره، فرا می خواند تا در اجرای وظیفه شان موفق و مؤثر باشند. این دیدگاه مورد تأكید نویسندگانی مثل هازل هال[۳۹] است(۱۹۹۹).داده ها و اطلاعات دریافت شده در نظامهای گوناگونی ذخیره می شود كه دارای سرورهای اینترانت، پایگاههای اطلاعاتی، و غیره است، علاوه بر اینها، اطلاعات قابل دسترس در وب سایتهای اینترنتی نیز، باید به عنوان بخشی اساسی از دانش دریافت شده مورد توجه قرار گیرد. عموماً اطلاعات، هم داخلی و هم خارجی، بسیار حجیم و با سازماندهی ضعیف و عدم یكدستی، روبرویند. همچنین مسأله سنجش صحت اطلاعات نیزمطرح است. بهترین افراد برای دستیابی، نمایه سازی، ارزشگذاری ، تأیید و فرستادن اطلاعات در باره سازمانها، متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران هستند. گام بعدی در مدیریت دانش اولیه، این است كه چگونه این متخصصان نسبت به رده بندی سرمایه دانش اقدام كنند.رده بندی سرمایه دانش مدیریت دانش سؤال ساده‌ای درباره ذخیره، بازیابی و انتقال اطلاعات نیست بلكه بیشتر تعبیر و سازماندهی اطلاعات از جهات مختلف است(بات، ۱۳۸۲). یك اصل لازم برای استفاده مؤثر و بهینه از جریان دانش ناشی از حسابرسی دانش رده بندی و سازماندهی آن به نحوی است كه بیشترین كاربری و سودمندی را به كاربر نهایی برساند. طرحهای رده بندی مورد استفاده باید استفاده نهایی را آسان كند. در زمان رده بندی، باید ابر داده، اطلاعاتی كه در باره اطلاعات است، ایجاد شود كه دارای نقشی بسیار مهم در بازیابی اطلاعت و تحویل بیشترین نتایج مرتبط، است. در متن ساختار سازی و رده بندی پایه دانش، توسعه یك زبان كنترل شده بسیار مهم است. حسابرسی دانش، ابتدائاً ، در مدیریت دانش اولیه صورت می گیرد كه معمولاً رده های جدیدی را به وجود می آورد كه به دلیل استفاده مكرر سازمانها، قبلاً جزو ساختار اصطلاح شناختی آنها نبوده است و اكنون باید لحاظ گردند. توسعه زبان كنترل شده جامع، كه بیانگر حرفه سازمان باشد، برای اشاعه استفاده نهایی از دانش بسیار مهم است. مدیران دانش نیازمند درجات و سطوح مختلفی از تخصص در استفاده از اینترنت، گروه افزار، ایجاد وب سایت در اینترنت، طرحها و نقشه های دانش، به كارگیری فناوری كنشگر مبتنی بر پایه دانش رده بندی شده هستند. مشاركت آنها در این حوزه، برای موفقیت مدیریت دانش اولیه بسیار مهم و ضروری است. مدیر دانش، اولاً باید مثل یك مربی عمل كند تا كاربران را در استفاده از امكانات فناوری اطلاعات، برای بازیابی دانش از پایه دانش یاری كند. در تعدادی از سازمانهای خوب، برای شبكه از ابزارهای سیستمی نصب شده فناوری اینترانت و محصولات گروه افزار، برای اشتراك دانش استفاده می شود.سیستم این توانایی را دارد كه محتوا و مذاكرات سودمند را كه برای كاربران جذاب است، یكدست نموده و به همدیگر پیوند دهد. در حالیكه، این امكان برای كتابداران و مدیران اطلاع رسانی وجود ندارد كه مدیر دانشی با تسلط كامل در استفاده از تواناییهای سیستم باشند، آنها باید این استعداد را در خود بپرورانند و با توجه به اهداف سازمان كار با سیستم فناوری اطلاعات را یاد بگیرند.به كاربران، باید آموزش اولیه در زمینه روش كار و كاوش شبكه داخلی داده شود. آموزش مهارتهای كاوش باید به حدی باشد كه كاربر سیستمهای سودمند و دارای نتیجه معقول را بشناسد. او باید از دانش موجود، واژگان استفاده شده، محتوا، و سازماندهی دانش پایه سازمان آگاه باشد.
به كارگیری سرمایه دانش
نظام مدیریت دانش، زمانی می تواند دیدگاه حرفه ای و تجاری سازمان را تغییر دهد كه سرمایه دانش آن، كاملاً بوسیله كاركنان به كار گرفته شود. در یك نظام طراحی شده برای اشتراك اطلاعات، همكاری و ارتباط امری حیاتی است. فناوری اطلاعات جدید، انواع همكاری در قالب نشست های کاری و علمی را میسر می كند. این نشست ها و جلسات باید در گستره وسیعی دریافت و جذب شود و بعد یك حسابرسی دقیق كه دانش پایه را ایجاد كند. صورت جلسه كردن و ثبت این نشست ها در قالب متنی نیز امكان پذیر است. هدف این است كه اطلاعات در شكلی منسجم و آسان در راستای استفاده بهینه كاربر از آن در فرایند كار، تحویل داده شود. برای موفقیت نظام مدیریت دانش در یك سازمان، مدیر دانش دارای نقشی فعال و كاتالیزوری است. در كنار او، كاركنان كم تجربه سازمان باید نقش و نام جدید «قهرمان دانش[۴۰]» را بپذیرند تا نظام مدیریت دانش را در همه سطوح سازمان و به صورت سلسله مراتبی محقق سازند. مدیر دانش باید شبكه قهرمانان دانش را به عنوان بخشی از كار خود تقویت و پشتیبانی كند. اگر چه تلاشهای این پیشگامان فرهنگ مدیریت دانش ریشه در پیدایش جوامع و سازمانهای دانش مدار دارد.
نتیجه گیری
مدیریت دانش اولیه، همه محیط های حرفه ای و تجاری جهان را درگیر این مسؤلیت كرده است. در برخی سازمانها، این كار به صورت موفقیت آمیزی اجرا می شود. حقیقت این است كه سازمانهای كمی، اشتراك دانش یا مدیریت دانش را از طریق فرهنگ سازمانی خود پشتیبانی می كنند. پیش نیاز موفقیت مدیریت دانش اجرای مقدماتی آن بدون توجه به محدودیتها است. نگرش نو و مدیریت عالی برای ظهور بعنوان یك سازمان دانش مدار بسیار مهم و حیاتی است. متخصصان اطلاع رسانی و كتابداران از ضمانت بالایی برای احراز سمت مدیران دانش برخوردارند. احراز این سمت تلاشهای عظیمی مثل تغییر نگرش فرهنگ كاری و یادگیری مهارتهای جدید، می طلبد. مدیر دانش، باید برای نیل به این هدف در این سمت جدید ، تلاشهای بیشتری كرده باشد.
پانوشتها:
[۱] Strudcturing
[۲] Keeling
[۳] Hornby
[۴] Bath
[۵] Chambers ۲۰th Century Dictionary
[۶] Marakas
[۷] McInerney
[۸] LeFevre
[۹] Malhotra
[۱۰] Barclay
[۱۱] Murray
[۱۲] Sukumar
[۱۳] Nanuka
[۱۴] Takeuchi
[۱۵] Tacit Knowledge
[۱۶] Explicit Knowledge
[۱۷] Kim
[۱۸] Davenport
[۱۹] Prusak
[۲۰] Jesse Shera
[۲۱] Knowledge Sharing
[۲۲] Power Sharing
[۲۳] Experts
[۲۴] On line Databases
[۲۵] Groupware
[۲۶] Transmission
[۲۷] Transformation
[۲۸] Rao
[۲۹] Prakash
[۳۰] Externalization
[۳۱] Mullik
[۳۲] Price Water House Coopers
[۳۳] Tata Consulting Services
[۳۴] Lotus Development Corporation
[۳۵] Cohen
[۳۶] Levintal
[۳۷] Spech
[۳۸] Knowledge Auditing
[۳۹] Hazel Hall
[۴۰] Knowledge Champion
منابعبات، گانب دی.. ۱۳۸۲،”مدیریت دانش در سازمانها: بررسی تأثیر متقابل فناوری، فنون و انسان”، ترجمه: محمد ایرانشاهی، فصلنامه اطلاع رسانی، دروره ۱۸، شماره ۲و۱.
[on line available]
http://www.irandoc.ac.ir/ETELA-ART/۱۸/۱۸_۱_۲_۸abs.htm
داونپورت، تامس اچ. ، پروساک، لارنس. (۱۳۷۹)، مدیریت دانش، ترجمه حسین رحمان سرشت، تهران ، نشر ساپکو.
سئونگهی، کیم. ۱۳۸۰ “نقش متخصصان دانش درمدیریت دانش”، ترجمه آتش جعفر نژاد،گزیده مقالت ایفلا ۹۹(بانکوک:۲۰- ۲۸ اوت ۱۹۹۹)، زیر نظر عباس حری، به همت وویراستاری تاج الملوک ارجمند، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران: ۹۴ – ۸۶.
Amphora، Y.(۱۹۹۹). Knowledge Management for the New world of Business. Journal of Quality & Participation، ۲۱ (۴); pp.۵۸-۸۰.
Barclay، R.O، and Murray، P.C. (۱۹۹۷)، What is Knowledge Management?
Knowledge at work، http://www.knowleoge-at-work.com/whatis.htm .
Bhat، G. (۲۰۰۰a)، “A resource-based perspective of developing organizational capabilities for business transformation”، Knowledge and process Management، Vol.۷ No.۲، pp. ۱۱۹-۲۹.
Cohen، W. & Levintal، D.(۱۹۹۰)، “Absorptive capacity”، Administrative Science Quarterly، ۳۵.
Davenport، T. H. (۱۹۹۳)، “Blow up the corporate library”، International Journal of Information Management، winter، pp: ۰۴۵- ۴۱۲.
Hall، H.(۱۹۹۹). Knowledge Manage. Net Lecture Outline ۳:KM the Organization Approach. http://www.bim.napier.ac.uk/~hazel/km/km-lec۳.html .
Keeling، C.، and Hornby، s. (۱۹۹۹). Knowledge Management in the networked public Library. Managing Information، ۶۸.
http://www.aslib.co.uk/man-inf/current/articleo۱.html .
McInerney، Claire، & LeFevre، Darcy. (۲۰۰۰)، “Knowledge Managers: History and Challenges”. In Prichard، Craig & et al (eds.). Managing Knowledge: Critical Investigations of Work and Learning، London، MACMILLAN PRESS LTD. pp: ۱- ۱۹.
Marakas، G.M. (۱۹۹۹)، Decision Support Systems in the Twenty-first Century، prentice-Hall، Englewood Cliffs، NJ
Mullica، p.(۱۹۹۹). “Knowledge Management”. Information Systems.
Nunaka، I.، and Takeuchi، H.(۱۹۹۵). The Knowledge-Creation company; How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. London: Oxford University Press، VIII pp.
Rao، A.L.، and Prakash، S. (۱۹۹۹). “Issues of knowledge management Architecture: Conceptual Framework: The Crucial Beginning”، DATAQUEST. Supplement series، XVII (۱۸); pp.۱۰-۱۳.
Secular، S.(۱۹۹۹). “Technologies for knowledge management: Customer-Driven Solution Is The Key”. DATAQUEST. Supplement Series، XVII(۱۸); ۱۴-۱۷.
Shera، J. (۱۹۸۳)، “ Librarianship and Information Science”، in Machlup ، F. and Mansfield، U. (eds.)، The Study of Information: Interdisciplinary Messages، New York: John Wiley & Sons، pp. ۳۷۹- ۸۸.
Spec، M. (۱۹۹۸). “Knowledge Management” in Handbook of Special Librarianship and Information Work. London: ASLIB; ۱۴۵-۱۵۷ pp.
منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران
