تعریف
تامین منابع به معنای حفظ مسئولیت پذیری خدمات سازمان و درعین حال واگذاری آن خدمات به یک سازمان بیرونی است که معمولاً تحت قراردادی با استانداردها، هزینه ها و شرایط دقیق صورت می گیرد.
در این چک لیست، سازمانی که بخشی یا تمام وظایفش را واگذار می کند، «سازمان» و سازمان بیرونی که آن وظایف را بر عهده می گیرد، «کارگزار» نامیده می‌شود.
مزایا
عموماً، سازمان به دلایل مختلفی تصمیم به تامین منابع از بیرون می گیرد، از جمله:
• کاهش هزینه ها و صرفه جویی
• انعطاف پذیری مالی از طریق کاهش هزینه های سر به سر
• انعطاف پذیری عملیاتی و کنترل از طریق روابط قراردادی
• دستیابی به مهارتهای بهتر مدیریتی برای فعالیتهای غیر اصلی
• انعطاف پذیری در تامین نیرو
مشکلات
تامین منابع از خارج می تواند:
• با ایجاد تغییر در کارهای حمایتی، قدرت شرکت را کاهش دهد؛
• نیازمند دقت زیاد در هماهنگ نمودن اطلاعات دریافتی از کارگزار است؛
• توانایی یادگیری سازمان را از طریق برون رفت مهارتهای اصلی آن کاهش می دهد؛
• توانایی سازمان رابرای یکپارچه نمودن فرآیندها تقلیل می دهد؛
• کنترل سازمان رابر کارهایی که به بیرون واگذار شده‌اند کم می کند؛
• به انگیزه و روحیه افراد آسیب می زند زیرا این گونه تصور می شود که مشاغل از دست رفته اند؛
• ناامنی کارکنان را افزایش می دهد چه آنها در سازمان باقی بمانند وچه کارگزارآنها رااستخدام کند.
چک لیست عملی
1. یک تیم پروژه تشکیل دهید
طرح تامین منابع از بیرون را یک پروژه بدانید. یک رهبر و یک تیم را برای اجرای پروژه انتخاب کنید و شرح وظایف آنها، روشهای کاری و طرح اقدام را مشخص سازید.
2. جایگاه فعلی خود را تجزیه و تحلیل نمایید
باید یک ارزیابی بسیار جامع و دقیق از فرآیندهای سازمان داشته باشید.شما نباید درمورد فعالیتهایی دست به تامین منابع از بیرون بزنید که می توانید با تلفیق برخی از فعالیتهای اصلی خود، آنها را در داخل سازمانتان بهتر انجام دهید. داشتن یک نگرش روشن در این زمینه که کسب و کارتان به کجا می‌رود، تضمین می کند که شما این موارد را ارزیابی نمایید:
• مزایایی که می توانید از طریق تمرکز بر خدمات اصلی و محوری، به آنها دست یابید؛
• حداقل دخالت ضروری سازمان برای اجرای وظایفی که بر مشتریان تاثیرگذار نیستند،
• میزان کنترلی که باید برای جلوگیری از هزینه های غیرمولد داشته باشید؛
• وظایفی که به شکل بهتری از طریق تامین منابع از بیرون انجام می شوند.
3. به افراد توجه کنید
وقتی که زمان انعقاد قرارداد فرا می رسد، کارکنان شما دچار ابهام و اضطراب می شوند. در بهترین حالت، حیات شغلی آنها از یک کارفرما به کارفرمایی دیگر منتقل می شود و در بدترین حالت آنها شغلشان را از دست می دهند. همواره افراد را از تفکرات خویش مطلع سازید.
4. معیارسنجی کنید
ممکن است در جای دیگری، کسی همان کاری راکه شما انجام می‌دهید ، به شکل بهتری انجام دهد یا حداقل همان کار شما را با هزینه کمتری به انجام برساند. سازمانهای مناسب برای معیارسنجی را شناسایی کنید و فعالیتهایی را مشخص کنید که آنها از طریق تامین منابع از بیرون انجام می دهند.
5. تصمیم‌گیری کنید
حوزه‌های کلیدی کارتان را مشخص نمایید . تام پیترز می گوید: «بهترین کارهایی راکه در توان شماست خودتان انجام دهید و مابقی را از طریق تامین منابع از بیرون انجام دهید.» پرسش‌های اصلی عبارتند از:
• فعالیت اصلی کسب و کارتان و آینده آن چیست؟
• چه عواملی می توانند مزیتی رقابتی برای شما در پی داشته باشند؟
سپس تصمیم بگیرید که آیا تامین منابع از بیرون می‌تواند سیاستی برای حوزه های غیرکلیدی باشد یا اینکه از این روش تنها در صورت بروز نیاز باید استفاده کنید.
6. تصمیم بگیرید که چه کارهایی را از طریق تامین منابع از بیرون انجام دهید
به لحاظ منطقی، آنچه باید از طریق تامین منابع از بیرون انجام شود، نیازمند یک فرآیند تصمیم گیری دقیق است. اگر بر صلاحیتها و تواناییهای اصلی سازمان یعنی صلاحیتهای منحصر به فرد خود تمرکز دارید، آنگاه هدفتان برای تامین منابع از بیرون، عبارت خواهد بود از حمایت، اجرا، فعالیتهای عادی و خدمات داخلی شرکت.
حوزه‌هایی که از گذشته از طریق تامین منابع از بیرون انجام می‌شدند عبارتند از خدمات حقوقی، حمل و نقل، تدارک غذا، چاپ، تبلیغات، حسابداری و به ویژه حسابرسی و امور امنیتی. به تازگی حوزه هایی همچون خدمات فناوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، روابط عمومی، مدیریت ساختمانها و آموزش نیز به این فهرست افزوده شده اند.
معمولاً همراه با کارها و وظایف، کارکنان نیز به کارگزار انتقال می یابند. مسلماً، این حوزه ای است که نیازمند حساسیت و توجه ویژه ای است.
7. مناقصه برگزار کنید
مناقصه سندی عینی است که دربرگیرنده خدمات، فعالیتها واهداف است ودرعین حال سندی است که هدف از آن جذب کارگزارانی است که می توانند به تواناییهای سازمان بیفزایند. تامین منابع از بیرون فقط روشی برای خلاص شدن از مشکلات نیست.
وقتی یک مجموعه جذاب را مشخص کردید، آن را همراه با درخواست اطلاعات برای کارگزارانی بفرستید که بیشترین احتمال جذب آنها وجود دارد. هدف از تامین منابع از بیرون و همچنین جدول زمانی که سازمان در نظر دارد، باید در اسناد ارسالی درج شود. درخواست اطلاعات می تواند به صورت پرسش نامه باشد تا بتوان به کمک آن سطح توانایی و علاقه کارگزار را سنجید. مرحله دوم دعوت به مناقصه است که حاوی سندی است که در آن به روشنی مشخص شده که کارگزاران باید چه مدارکی را بفرستند.
8. شریکی را انتخاب کنید
باید از فرآیند مناقصه برای ارزیابی حقایق استفاده کرد اما انتخاب یک شریک برای تامین منابع از بیرون حتی از انتخاب یک عرضه کننده جدید هم مهم تر است زیرا این فرآیند دربرگیرنده تعیین خدمات، توافق در مورد سطح خدمات و یک قرارداد است. در این مرحله، سازمان به دنبال کارگزاری است که بتواند با آن بر سر اهداف وارزشها به توافق برسد، جلساتی منظم را با مدیریت ارشد آن برگزار کند و اقدام به تبادل اطلاعات محرمانه با آن نماید. یک پیش‌شرط کلیدی برای نیل به موفقیت، ایجاد هماهنگی در قبال سبکهای مدیریتی است.
9. کارکنان خود را به کارگزار معرفی کنید
آن دسته از کارکنان شما که قرار است همراه با وظایفشان به کارگزار منتقل شوند، باید پیش از انعقاد هر قراردادی با مدیر جدید خود دیدار کنند. به کارمندان اجازه دهید نگرانیهای خود را بیان کنند و پرسش‌هایی را مطرح نمایند که ممکن است به رفع این احساس که آنها کنار گذاشته شده یا نادیده گرفته شده‌اند، کمک کند. از سوی دیگر، ممکن است تضادهایی در شیوه‌های کاری یا حتی اختلافات شخصیتی بروز کنند که در امضای قرارداد نهایی تاثیرگذار هستند. به دیگر موضوعات مربوط به شرایط استخدام از جمله این موضوع بپردازید که اگر کارگزارنمی‌تواند یا نیازی به استخدام این افراد ندارد، حقوق و مزایای آنها باید چگونه پرداخت شوند.
10. قراردادی تنظیم کنید
اگر تیم پروژه قراردادی تنظیم می کند، باید موضوعات حقوقی را نیز به شکلی مناسب مد نظر قرار دهد. قرارداد باید شامل این موارد باشد:
• حداقل سطح خدماتی که کارگزارارایه می‌کند، شامل ارزیابی ها، کنترلها و بندهایی که شامل اصلاحات با پرداخت غرامتهای مالی است؛
• تعیین مسئولیتها و حد و مرزها تا سازمان و کارگزار به وضوح بدانند که هر کسی چه کاری انجام می دهد؛
• مالکیت تجهیزات و سخت‌افزارها؛
• سرنوشت کارکنانی که از بیرون تامین می شوند و جزییات و شرایط استخدام آنان؛
• انعطاف پذیری و فراهم آوردن امکان تغییر در مواقع لازم مثلاً در زمانی که حجم کار به شدت تغییر می کند؛
• درج تاریخی برای ارزیابی قرارداد؛
• در نظر گرفتن یک دوره آزمایشی پیش از الزام آور شدن قرارداد.
11. قرارداد را آزمایش وتست کنید
تضمین نمایید که در متن قرارداد به روشنی به تمامی ابهامات و پیچیدگی‌ها پاسخ داده شده باشد . در نظر گرفتن دوره ای آزمایشی برای چنین کاری پیش از نهایی شدن قرارداد بسیار ایده‌آل است و می‌توان در این مدت، پیامدها ونتایج احتمالی چنین مشارکتی را بررسی کرد.
برای تصمیم به تامین منابع از خارج
بایدها
• در مورد تحقق اهداف این کار، دارای نگرشی روشن و واضح باشید.
• حوزه خدماتی راکه باید از بیرون تامین منابع شوند به خوبی درک کنید.
• برای عملکرد به سراغ تامین منابع از خارج بروید نه برای واگذاری مسئولیت یک کار.
نبایدها
• برای مدیریت استراتژیک، مدیریت مشتریان و مدیریت مالی دست به تامین منابع از خارج نزنید.
• اجازه ندهید هدف صرفه‌جویی بر همه اهداف برتری یابد.
• فکر نکنید تامین منابع از خارج، پاسخی به هر مشکلی است.
پرسش ها
• آیا حوزه هایی راکه نیازمند تامین منابع از خارج هستند مشخص کرده اید؟
• آیا بخشی از وظایف شما، حجم زیادی از منابع را به خود اختصاص می دهند؟
• آیا تامین منابع از خارج، فعالیتها یا نوآوری های سازمان شما را افزایش می دهد؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«رسیدن به طلا: رواج تامین منابع از خارج»، پیتر بندور ساموئل ، 2000
«تامین منابع استراتژیک از خارج: رویکردی نظام مند در قبال تصمیمات و ابتکارات تامین منابع از خارج»، موریس گریور ، 1999
«در گذشته، یک شرکت، کارفرمای همه کسانی بود که می خواستند در آن کار کنند. در آینده تعداد مشتریان، بیشتر از تعداد مشاغل خواهد بود.» چارلز هندی
«نمی خواهم احساس کنم کسانی که از خارج وارد سازمان می‌شوند، به لحاظ مالی با کسانی که در داخل حضور دارند، تفاوت دارند.» اینگوار کامپراد
