در دهۀ اخیر دولت مالزی همانند بسیاری از کشورهای جهان، ضرورت استقرار (نظام جامع اسنادی) را با توجه به تحولات جدید فناورانه، مورد توجه قرار داده است و در چارچوب برنامه‌ای گسترده، فعالیت برای شناسایی نیازمندیها و همچنین چگونگی طراحی و اجرای برنامه «نظام جامع اسنادی» را آغاز کرده است. ابتدا در سال 1994 آرشیو ملی مالزی به‌منظور آشنا ساختن کارکنان خود با اسناد الکترونیک و موضوع فناوری اطلاعات (it) برنامه‌های آموزشی ویژه‌ای را به مرحلۀ اجرا گذاشت. در قالب این برنامه کارکنان آرشیو توانستند قابلیتهای لازم برای کار با اسناد الکترونیک و همچنین تطبیق آن با شرایط موجود را به‌دست آورند. در سال 1997 به منظور توسعه مفاهیم جدید و آشنا نمودن افراد دست‌اندرکار فراتر از حوزه آرشیو ملی کنفرانس ملی برای آرشیویستها و ادارات دولتی در کوالالامپور برگزار شد. هدف این کنفرانس آگاهی یافتن از میزان اطلاعات موجود در خصوص مدیریت اسناد الکترونیک در کشور، به منظور استفاده از آن در برنامه‌ریزیهای آینده بود. در جریان این کنفرانس که با حضور کارشناسان مختلف از سرتاسر کشور برگزار شد. دانش و آگاهی موجود در مورد مدیریت اسناد الکترونیک ارزیابی شد و نیازها به دقت مورد توجه قرار گرفت و کمبودها نیزمشخص شد. این کنفرانس در واقع، زمینه و آماده‌سازی برای برگزاری یک کنفرانس جامع‌تر و بین‌المللی بود که در سال 1998 تحت عنوان «انتقال به اسناد الکترونیک بعنوان منابع راهبردی» در مالزی برگزار شد. این کنفرانس به صورت مشترک توسط «بنیاد بین‌المللی مدیریت اسناد» (IRT) و آرشیو ملی و نیز سازمان نیروی انسانی مالزی برگزار شد. این دو کنفرانس زمینۀ کارشناسی در جهت طراحی و اجرای سیستم مدیریت جامع اسناد در کشور فراهم آورد. در این مرحله لازم بود تا به منظور آشنا ساختن جامعه با تحول در حال شکل‌گیری و جلب حمایت و همکاری عمومی، معرفی مناسبی از موضوعات مربوطه با هدف آموزش همگانی انجام شود در نتیجه فیلمی مستند تحت عنوان «حق دستیابی به سند: حاکمیت الکترونیک و دسترسی به اسناد دولتی در مالزی» به صورت مشترک با بنیاد بین‌المللی مدیریت اسناد تهیه شد. این فیلم در میان دانشگاهها، مؤسسات آموزشی و ادارات توزیع شد. این فیلم در عین حال که افراد را به حقوق مهم خود در ارتباط با بخش دولتی (اسناد و دریافت اطلاعات) آشنا می‌ساخت، در همان حال ارتباط بهتری نیز میان دولت و مردم از جهت اهمیت دادن و توجه داشتن به این موضوع مهم، یعنی اسناد و اسناد الکترونیک ایجاد می‌کرد. به عبارت دیگر، دولت مالزی ابتدا در میان کارشناسان و دست‌اندرکاران ذیربط موضوع را مطرح نمود، سپس آن را در سطح جامعه و برای آگاهی عمومی نیز عنوان کرد. به دنبال آن برای طراحی مسیر حرکت برای دستیابی به یک فضای جامع اسنادی الکترونیکی، از سال 2000 دولت گفتگو و مذاکره با دانشگاههای داخل و متخصصین مربوطه را آغاز کرد و در کنار آن نیز کمیتۀ ملی برای حفظ و نگهداری اسناد الکترونیک در آرشیو ملی تشکیل شد. همچنین ایجاد مرکزی تحت عنوان «اسناد الکترونیک» پیشنهاد شد و در سال 2001 آرشیو ملی مالزی اقدامات لازم به منظور ایجاد بخش «مدیریت تکنولوژی اطلاعات و اسناد الکترونیک» را آغاز کرد.
نهایتاً در سال 2003 پروژه E-SPARK با هدف برقراری نظام آرشیوی اسناد الکترونیک برای دولت مالزی آغاز شد.
E-SPARK (در زبان ملایو، زبان مردم مالزی ـ اندونزی و برونئوی و دارالسلام) مخفف «پروژه مدیریت آرشیو و اسناد دولتی مالزی» است. E-SPARK یک پروژه ملی مالزیایی مدیریت اسناد است. این پروژه هم به منظور مدیریت اسناد الکترونیکی و هم به جهت ایجاد برنامه ای آموزشی در دانشگاهها طراحی شده است. هدف این پروژه، تبدیل کردن سازمان اسناد ملی مالزی، به عنوان محور اصلی مدیریت اسناد در کشور است. از دیگر اهداف آن حصول اطمینان از تحقق این موضوع بوده است که دسترسی به اسناد الکترونیک (e-record) که توسط بخش دولتی تولید می‌شود در هر زمان امکان پذیر باشد.
اجرای پروژه E-SPARK بر اساس اصول پایه و اولیه سند عبارت است از: «سند دلیل وقوع یک تعامل مشخص است».
در یک سند کاغذی اینکه متن (نگارش بر روی کاغذ) وسیله یا حامل (کاغذ) ساختار (چگونگی ترتیب نگارش بر روی کاغذ) و مفاد (ارتباط میان بندها ـ موضوع و رابطۀ کاری که در آن این تعامل صورت گرفته است) همگی به صورت فیزیکی به هم مربوط هستند، بخودی خود از نظر انسان دلیل تلقی می‌شوند.
در مورد اسناد الکترونیک عناصری که لازم است کنار هم قرار گیرند، تا یک «سند» الکترونیک معنی‌دار ایجاد شود (متن ـ مفاد و ساختار) همان فضای فیزیکی را اشغال نمی‌کنند. به‌علاوه آنها بدون یک واسطه نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری از نظر چشم انسان دلیل محسوب نمی‌شوند.
دست‌آوردهای E-SPARK
از زمان شروع طرح E-SPARK تاکنون سه دست‌آورد حاصل شده است که عبارتند از:
1. استانداردها ـ سیاستها و رویه‌های آرشیو اسناد الکترونیک.
2. نیازمندیها و مشخصات سیستم آرشیو اسناد الکترونیک.
3. دستورالعملهای آموزشی و تحصیلی.
دستاورد 1
استانداردها، سیاستها، رویه‌ها و دستورالعملهای آرشیو اسناد الکترونیک بخشهای دولتی را کمک می‌کند تا اسناد را از همان مرحله ایجاد، حفظ کرده و آن را تا مرحلۀ انتقال به آرشیو برای محافظت و نگهداری دائمی مراقبت کند.
دستاورد 2
مشخصات سیستم آرشیو اسناد الکترونیک به آرشیو ملی مالزی کمک می‌کند تا آرشیوهای دولتی را در همان محل ایجاد سند یا در سطح آرشیو ملی، اداره و مدیریت کند.
دستاورد 3
دستورالعملهای آموزشی و تحصیلی در آینده می‌تواند یک استاندارد مرجع برای آرشیو ملی ـ مؤسسات آموزشی دولتی و دانشگاهها باشد تا براساس آن برنامه‌های آموزشی و رئوس درسهای خود را در زمینۀ مدیریت اسناد الکترونیک طراحی کرده و توسعه دهند.
چشم‌انداز و اهداف پروژه E-SPARK
چشم‌انداز: اینکه سازمان اسناد ملی مالزی بتواند بعنوان متولی اصلی امر اسناد در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیک دولتی در مالزی جایگاه خود را بدست آورد.
اهداف پروژه:
تحول و شکل‌گیری
مؤسسۀ استراتژی آرشیو اسناد الکترونیک دولتی مالزی در سه زمینۀ زیر بوده است:
ـ مدیریت اسناد الکترونیک
ـ آرشیو و حفظ اسناد الکترونیک
ـ دسترسی آرشیوی به اسناد الکترونیک
جهت‌گیری استراتژی مدیریت اسناد الکترونیک سازمان اسناد ملی مالزی
هدف این استراتژی انتقال از مدیریت فعلی اسناد به مدیریت اسناد الکترونیک بوده است که بر پایۀ سه محور زیر تعیین شده:
1. نقش سازمان اسناد ملی مالزی به عنوان محور فعالیتها، در زمینۀ ارائه توصیه ها و تخصصهای لازم در زمینۀ مدیریت اسناد دولتی.
2. ارزیابی وضعیت فعلی
ـ فراهم آوردن ظرفیت حفظ و نگهداری اسناد الکترونیک
ـ تعیین اولویت‌های مدیریت اسناد
3. توصیه‌های بین‌المللی
ایجاد مدیریت جامع اسنادی و آرشیوی در کشور .
به این ترتیب بر پایه موارد فوق سازمان اسناد ملی مالزی ویژگیها و اهداف مشخصی را نیز برای خود تعریف کرد که در چارچوب پروژه ملی مدیریت اسناد قابل دستیابی با اجرای این طرح آرشیو ملی مالزی معتقد بود:
1. آرشیو ملی مالزی در زمینۀ مدیریت اسناد و آرشیو در کشور نقش پیشرو خواهد داشت.
2. آرشیو ملی مالزی خدمات باارزش افزوده به ارباب رجوع خود ارائه خواهد کرد.
3. آرشیو ملی مالزی تواناییهای خود را در زمینۀ مدیریت اسناد به منظور اجرای مسئولیت‌هایش ارتقاء می‌دهد.
4. آرشیو ملی مالزی ارتباطات گسترده‌ای با دیگر سازمانهای اسنادی به منظور تسریع پیشرفت و توسعه مدیریت اسناد در مالزی خواهد داشت.
5. استراتژی آرشیو اسناد الکترونیک به صورت یک سیستم جامع اسنادی مورد توجه قرار خواهد گرفت.
مراحل اجرای پروژه:
با توجه به چشم‌انداز در نظر گرفته شده برای پروژه و هدف اصلی که برای آن طراحی شد. مراحل اجرایی کار پروژه به شرح زیر آغاز شد:
1. مرحله مقدماتی:
در این مرحله ابتدا چشم‌انداز پروژه توسط مسئولین به تأیید رسید و پس از آن اهداف پروژه به مرحلۀ تأیید رسید. به دنبال آن مسئولیتها و وظایف هریک از بخشهای مربوطه و دست‌اندرکاران در چارچوب پروژه مشخص شد که درنتیجه آن گزارشی توصیفی در مورد پروژه تهیه شد که در آن:
ـ اهداف پروژه
ـ جهت‌گیری پروژه
ـ مراحل مختلف کار
مطرح شده و همچنین برنامۀ کاری و مراحل مختلف آن تعیین گردید.
2. مرحله آماده‌سازی:
در این مرحله ارزیابی‌های صورت گرفته در مورد مراحل مختلف کار نهایی شد و براساس آن یک پرسشنامه در مورد کل پروژه آماده شد. پرسشنامه تهیه شده برای 280 سازمان و مؤسسه آرشیوی ارسال شد که 41٪ آنها به پرسشنامه پاسخ دادند. در همان حال 30 مؤسسه نیز مستقیماً مصاحبه شدند. همزمان ارزیابی برنامۀ کاری نیز به مرحلۀ پایانی خود رسید. حاصل این مرحله تهیۀ پرسشنامه‌ای در مورد چگونگی آرشیو اسناد الکترونیک بود. همچنین پروژه تهیه شده توسط بنیاد بین‌المللی مدیریت اسناد در این زمینه نیز مورد بررسی قرار گرفت. برای این مرحله یک سمینار آشناسازی نیز در نظر گرفته شده بود. هدف این سمینار ایجاد آگاهی بیشتر در میان دست‌اندرکاران مربوطه و مراکز آرشیوی در مورد مدیریت اسناد الکترونیک بود.
3. فاز ارزیابی :
این مرحله به منظور ارزیابی اطلاعات موجود در داخل و خارج و میزان آشنایی کارشناسان با موضوع پروژه انجام گرفت و در چارچوب آن ارزیابی در داخل کشور و از مراکز مختلف ـ دانشگاهها و مؤسسات مربوطه انجام شد و ارزیابی دیگری نیز در سطح بین‌المللی صورت گرفت و به دنبال آن نیز یک گردهم‌آیی برای کارشناسان و متخصصان مربوطه ترتیب داده شد. نتایج بدست آمده از این مرحله عبارت بودند از:
ـ گزارش تحلیلی ارزیابی بین‌المللی و فاصله‌های موجود میان داخل و خارج.
ـ چهار مؤسسه آرشیوی بین‌المللی مورد پژوهش و بررسی قرار گرفتند.
ـ گزارش آماده‌سازی آرشیو اسناد الکترونیک دولت مالزی.
ـ گزارش ارزیابی آرشیو اسناد الکترونیک.
ـ گزارش اجلاس کارشناسان.
4. مرحله استاندارد ـ سیاستها و مراحل کار :
این مرحله که برای تعیین استانداردها مدیریت اسناد الکترونیک، روشها، دستورالعملها و مراحل کار طراحی شده بود، توانست استانداردها مربوطه و سیاستهای آرشیوی و مراحل کار را تعیین کند. درواقع این مرحله‌ای مقدماتی برای مرحلۀ بعدی بود. همچنین در این مرحله جهت‌گیری استراتژی، تهیه یک مدل آرشیوی، مراحل مدیریت اسناد الکترونیک، برنامۀ اجرایی، و مدل‌سازی نیز تهیه شد.
5. مرحله مشخصات و ویژگیهای سیستم آرشیو اسناد الکترونیک:
تعیین مشخصات سیستم آرشیو اسناد الکترونیک و تهیه مشخصات سیستم «درخواست برای اطلاعات» یا درواقع دستیابی به سوابق و اطلاعات، اهداف موردنظر در این مرحله بود که در نتیجه آن مشخصات و ویژگیهای سیستم آرشیو اسناد الکترونیک تعیین شد و چگونگی دستیابی و بازیافت اطلاعات در سیستم نیز مشخص شد.
6. مرحله تهیه دستورالعملهای آموزشی :
هدف این مرحله تهیه دستورالعمل آموزشی و راهنما برای اسناد الکترونیک بود که در چارچوب آن دستورالعمل جامعی برای آموزش مدیران اسنادی آماده شد که می‌توانست در مراکز مختلف بعنوان یک راهنما و مرجع مورد استفاده قرار گیرد.
7. مرحله گزارش نهایی :
تهیۀ گزارش نهایی از مراحل مختلف کار و دست‌آوردهای پروژه بود. درواقع براساس این گزارش کار پروژه مدیریت اسناد الکترونیک مالزی آغاز شد. همچنین در پایان تهیه گزارش سمینار نهایی نیز برای مدیران اسنادی مراکز مختلف دولتی با مدیریت آرشیو ملی مالزی برگزار شد که در آن مراحل کار مجدداً مورد بررسی قرار گرفت.
نتایج بدست آمده:
ـ استانداردها ـ سیاستها و رویه‌ها و دستورالعملهای آرشیو اسناد الکترونیک به ادارات دولتی در جهت حفظ اسناد در مرحله ایجاد آنها کمک می‌کند و آنها را تا هنگامی که جهت حفظ دائمی به آرشیو متصل می‌شدند، نگهداری می‌کند.
ـ نیازمندیها و مشخصات سیستم آرشیو اسناد الکترونیک آرشیو ملی مالزی را در جهت مدیریت و سازماندهی آرشیوهای دولتی در ادارات و سازمان آرشیو ملی از جهت تکنیکی و حقوقی کمک می‌کند.
ـ آموزش و تعلیم دستورالعملها می‌تواند بعنوان یک منبع و مرجع برای آرشیو ملی و همچنین برنامۀ آموزشی دولتی مؤسسات و دانشگاهها برای ارتقاء برنامۀ مناسب آموزشی در زمینۀ مدیریت اسناد الکترونیک قرار گیرد.
ـ مدیریت اسناد الکترونیک می‌بایست زمینه و بستری مناسب برای همگان در جهت حفظ منافع نسل آینده را فراهم آورد.
دیری نخواهد پائید که اسناد الکترونیک بخش مهمی از «حافظۀ دولت» خواهد بود و مبین و نشانگر و معیار حاکمیت شفاف به شمار خواهد آمد.
امیدواریم، اینک که عملیات ساختمانی گنجینه اسناد ملی ایران به پایان رسیده است و سخت افزارهای مناسب هم تهیه گردیده است، بزودی شاهد اجرای برنامه های مناسب از جمله مدیریت اسناد الکترونیک در کشورمان باشیم. به امید آن روز.
