مديريت زمان و اهميت آن در كتابداری

مديريت زمان بر دو نکته مهم تاکيد دارد. اول افزايش کارايي و ديگري کارآمد بودن در دوره زماني محدود

چکيده
امروزه که همزمان با افزايش نيازهاي اطلاعاتي و تقاضاهاي فني، با کاهش سرمايه و نيروي انساني مواجه هستيم، برنامه ريزان در کنار مديريت بودجه، مديريت نيروي انساني، مديريت توليد و … ، مديريت زمان را نيز مورد توجه قرار داده اند مقاله حاضر بر آن است تا جنبه هاي مختلف مديريت زمان و کاربرد آنها در حرفه کتابداري و اطلاع رساني را بررسي کند.

 کليد واژه ها:

مديريت زمان، Time management

مقدمه
مديريت زمان بر دو نکته مهم تاکيد دارد. اول افزايش کارايي و ديگري کارآمد بودن در دوره زماني محدود. اين دو مقوله تفاوت هايي نيز با هم دارند. به اين صورت که کارآيي به معني انجام درست يک کار است، در صورتي که کارآمد بودن به معناي انجام کار درست است. به عبارت ديگر کارآيي به معني يافتن بهترين راه براي انجام کاري خاص بوده و کارآمدي يا تاثيرگذاري به مفهوم درنظرگرفتن يک سلسله وظايف، اولويت بندي و انتخاب مهمترين آنهاست. اين دو از اصول مديريت است که کتابداران نيز بايد همواره مدنظر داشته باشند.
از آنجا که کتابخانه ها موسساتي انعطاف پذير هستند و اکثر مراجعان آن نيز پيش بيني نشده و داراي نيازهاي متنوعي هستند، لذا چالش هاي مديريتي در اين حرفه ايجاد مي شود که در حرفه هاي ديگري که زمان و ارباب رجوع جزء يک جدول از پيش تعيين شده اند کمتر مشکل ساز است،
از اين رو که اين چالش ها مي تواند ناکامي را افزايش داده و موجب کاهش رضايت از طرز کار شوند انتخاب راهکارهاي مناسب براي مديريت زمان مي تواند زندگي حرفه اي را با افزايش بهره وري، پربارتر سازد.
آيا کتابخانه ها مي توانند بدون هيچ افزايشي در امکانات – و در بسياري از موارد با کاهش آن – خدمات کارآمدتر و موثرتري را ارائه دهند؟
پاسخ اين پرسش استفاده بهينه از زمان است. مديريت زمان هم براي اشخاص و هم براي سازمان ها سودمند است، به اين شکل که از سويي تجربه هاي مثبت در اين زمينه احساس اعتماد به نفس اشخاص را افزايش مي دهد و از سويي ديگر هم سازمان ها از افزايش بهره وري و خدمات سود مي برند. اين يک خودگرداني نيروبخش است که مي تواند تا حدود زيادي نيازهاي جاري و آينده استفاده کنندگان را برآورده سازد و ارزشمندي زمان محدود را افزايش داده آنرا پربارتر سازد. لذا کتابداران نيز بايد محيط ها و شرايط را به خوبي تحليل نموده و شايسته ترين اولويت ها را انتخاب کنند.

راهکارهاي مديريت زمان
در مقابل صرف وقت براي کارهاي مفيد، سپري شدن زمان براي کارهاي بي اهميت نيز وجود دارد که از آن به هدر رفتن وقت ياد مي شود. البته منظور از کارهاي بي اهميت کارهاي عبث نيست بلکه ميز ان اهميت آنها نسبت به انجام دهنده آنها سنجيده مي شود. برخي از کارها جزء امور روزمره و غيرقابل چشم پوشي مي باشند، اما انجام آنها نياز به تخصص زيادي ندارد و اگر متخصصان به انجام اين امور بپردازند، زمان مفيدي را که مي تواند صرف امور مهمتر و بنيادي تر شود از دست خواهند داد. ممکن است اين مدت زمان هدر رفته درصد قابل توجهي را شامل شود که بايد سنجيده شده و عوامل موثر بر اين اتلاف وقت کشف شود. همه کتابداران به ويژه در رده هاي مديريتي با استفاده از ترفندهاي مديريت زمان که به طور خلاصه؛ اولويت بندي، در نظرگرفتن اهداف و تفويض اختيارات مي باشد، مي توانند اوقات خود را به خوبي اداره کنند.
پژوهشگران مختلف با استفاده از روش پرسشنامه و مشاهده عوامل مهم اتلاف وقت را شناسايي کرده و آنها را به صورت زير معرفي کرده اند:

 اگر اشخاص و سازمانها اين عوامل را شناسايي کرده و آنها را بسنجند مي توانند درصد معناداري از زمان را ذخيره نموده و در مدت زمان مشابه کار بيشتري را انجام دهند. به طور کلي تدابيري براي کنترل بهينه زمان وجود دارد که با به کار بستن آنها مي توان عوامل هدردهنده را تحت کنترل خود درآورده، موجب بهره برداري هرچه بيشتر از زمان شد. اين تدابير عبارتند از:

1. ماشيني کردن سيستم ها
کتابخانه ها فعاليت هاي متنوع و بسياري را تحت پوشش خود دارند که با مرور زمان بر حجم و نوع فعاليتها افزوده مي شود. لذا کنترل اين امور به روش دستي بسيار وقت گير و طاقت فرساست. ماشيني کردن و رعايت اصول مکانيزه در بسياري از امور مي تواند مددکار کتابداران بوده و ميزان زيادي از وقت آنها را جهت رسيدگي به امور تخصصي تر ذخيره کند. اما الکترونيکي کردن هم بايست همراه با شرايطي باشد که در صورت تحقق آنها، هدف مورد نظر به انجام مي رسد. شرط اول اينکه هر سيستم تازه اي به عنوان مکمل، به آموزش نياز دارد. ماشيني کردن در بخشهاي خدمات فني و عمومي کارکردهاي عمده اي دارد. لذا آموزش مداوم کارمندان و مراجعان علاوه بر افزايش مهارت در به کارگيري از اين سيستم ها براي کتابدار، باعث کاهش مراجعه ارباب رجوع براي مسائل ابتدايي به او نيز شده و زمان مفيدي را براي آنها ذخيره مي کند. دومين شرط تاثيرگذاري مکانيزه کردن اطمينان به صحت کار ماشين است لذا اگر کتابداران در کنار سيستم ماشيني، بازهم از روشهاي دستي براي تکميل کار خود استفاده کنند، در اين صورت ماشيني سازي هم مي تواند به يکي از عوامل  اتلاف وقت تبديل شود. بنابراين سلامت سيستم ها عامل مهمي براي رسيدن به اين هدف مي باشد.

2. جلسات
جلسات و کميته هاي کاري جزء برنامه هاي مديريتي است که با هدف بهره دهي و بهره وري تشکيل مي گردد. اما ناديده گرفتن برخي از عوامل باعث مي شود که تشکيل جلسات به عنوان يکي از عوامل اتلاف وقت شناخته شوند. در عين حال براي ايجاد وضعيتي که جلسات نيز تا حد امکان کارآمد و کارآ برگزار شوند ترفندهايي وجود دارد:
الف. تيم هاي جلساتي مشخص بوده و حتي المقدور در زمينه تخصص برگزار شود.
ب. جلسات از پيش برنامه ريزي شده و موضوعات آن مشخص شود.
ج. افراد تيم را بايست پيشاپيش از صورت جلسه مطلع ساخت.
د. جلسات در زمان معين آغاز شده و پايان پذيرد.
ه. بر مواد صورت جلسه متمرکز شده و اهداف، کاملا در نظر گرفته شود.
و. زمان و موضوع جلسه بعد مشخص شده و يادداشت گردد.
با مديريت دقيق جلسات مي توان مقدار زمان صرف شده در جلسات را کاهش داد و در عين حال توانمندي بالقوه اش را جهت نيل هرچه سريعتر به اهداف افزايش داد.

3. تفويض وظايف
از آنجايي که امور غيرتخصصي يا کم اهميت زمان زيادي از وقت کتابدار متخصص را به خود مشغول مي دارد، لذا اين مشکل با عبارت “بيشترين کوشش و تخمين زمان غير واقع گرايانه” مطرح مي شود، چرا که اين امور در تخمين زمان ناديده گرفته مي شوند و در نهايت، شخص براي رسيدن به هدف خود دچار کسري وقت مي گردد. مديران مي توانند بسياري از امور خود را به زيردستان يا افراد ماهر ديگر انتقال دهند يا حتي با آموزش ديگران و واگذاري برخي از امور به ديگران، فرصت بيشتري جهت انجام فعاليت هاي حرفه اي داشته باشند. اين انتقال وظايف منفعتي دوسويه هم براي مدير و هم براي زيردستان به دنبال دارد. به اين نحو که با درگير کردن اعضاي زيردست در امور و انتقال مهارت هايشان به ايشان ظرفيت هاي کاري آنان را افزايش داده و از سويي ديگر مدير مجال مي يابد تا به اولويت هاي بالاتر رسيدگي کرده و بهره دهي سازمان را افزايش دهد. از اين رو تفويض وظايف، ابزاري قوي جهت رشد شخصي و حرفه اي گروه هاست. از آنجايي که وقفه هايي از قبيل تماس هاي تلفني و ملاقات کنندگان سرزده (بدون هماهنگي از قبل) از عوامل تلف کننده وقت شناخته مي شوند تفويض وظايف، اين امور را نيز مي تواند شامل شود و وي بايد اين وقفه ها را مديريت کند و به اين ترتيب بسياري از اين انقطاع ها مي تواند کنترل شده يا در زماني مقتضي برنامه ريزي شوند.

4. آموزش مداوم
براساس قانون پنجم رانگاناتان که مي گويد: “کتابخانه اندام واره است زنده و پويا” همگي آگاهيم که اين اندام واره پويا هر روزه با مسائلي تازه رودر روست لذا بکارگيري و استفاده از آنها مستلزم آموزش است اين آموزش دوسويه است از سويي براي کتابداران و از سويي ديگر براي مراجعان.
همگام با تمام تغييرات، کتابداران بايد به دانسته هاي خود بيافزايند و گام به گام با تحولات روز پيش روند و خود نيز اشاعه دهنده اطلاعات باشند تا مراجعان هم، با فراگيري آنها تا حد زياد خودکفا شده و اموري از قبيل جستجو کردن، يافتن اطلاعات در مخزن و استفاده از منابع مختلف اطلاعاتي را بدون اتکاي به کتابدار انجام دهند. البته اينها مستلزم آموزش مداوم در دوره هاي زماني خاص مانند قبل از شروع ترم يا يک دوره کاري است که بايد در کتابخانه هاي مختلف به انجام رسد. تهيه راهنماي مخزن و همچنين شيوه هاي استفاده از منابع و تجهيزات و روش هاي جستجوي اطلاعات نيز خود در زمره آموزش به صورت کتبي مي باشد که مي تواند از مراجعه مستقيم مراجعان براي امور غير تخصصي به کتابدار کاسته، و در نتيجه زمان ذخيره شده کتابدار را براي رسيدگي به امور تخصصي افزايش دهد.

5. ايجاد نظم شخصي و کاري
مسائل مربوط به کتابخانه تنوع بسياري دارد و امور زيادي را شامل مي شود، هر شخص، علاوه بر تخصصي کردن امور، در حيطه کاري خود نيز بايد از نظمي مدون تبعيت کند. ايجاد نظم در امور به چندين صورت مي تواند يار کتابدار در انجام امور محوله باشد. اول اينکه شخص در پي يافتن هرچيزي به آساني به آنها دست يابد و نيازي به جستن با مدت طولاني نداشته باشد. ديگر اينکه امور آنقدر واضح و روشن باشند که ديگران هم بتوانند در نبود فرد برخي از کارهاي او را به انجام رسانند و از انبارشدن کارها جلوگيري کنند.
6. اولويت بندي امور
تکاليف، دستورالعمل هايي هستند که اهداف بلندمدت و کوتاه مدت مسئولين را مشخص مي کنند. اين اساس نامه جزء اصلي مديريت زمان نيز بوده که ديد وسيعي از امور را بدست مي دهد تا اشخاص اولويت هاي خويش را انتخاب کرده، آنها را به ذهن سپرده، و در موردشان برنامه ريزي کنند و در پايان آن چيزي را انجام دهند که بيشترين اهميت را دارد. استيفن کاوي[1] در کتاب خود ماتريسي در چهار مربع را براي دسته بندي کارهاي روزانه ارائه مي دهد:

 الگوي کاوي از ابزارهاي مهم براي مديريت زمان است که به برقراري اولويت ها و ايجاد رضايتمندي از فعاليت هايي تاکيد دارد که در مديريت زمان بسيار مهم است. داشتن بيانيه اي مدون، ايجاد اهداف و طرح ريزي براساس اين اولويت ها مي تواند به مردم کمک کند تا انتخاب درستي در مديريت زمان خويش داشته باشند. ويژگي هر يک از مربع ها به شرح زير است:
مربع I
اين مربع امور فوري و مهم را تحت پوشش دارد که شخص را دچار بحران هاي ذهني مي کند و متاسفانه بيشتر مردم زمان زيادي از وقت خويش را در امور مربوط به مربع I سپري مي کنند. اين مربع معمولا اموري را در برمي گيرد که از ناتواني کتابدار در گفتن “نه” ايجاد مي شوند يا تماس هاي تلفني يا حضوري را شامل مي شود که کتابدار مسئول يا متخصص بايد به ديگران واگذار نمايد.
مربع II
براي متخصصان اين مربع بهترين جايگاه براي گذراندن وقت است چرا که اين فعاليت ها امور مهم و موثري هستند که بر اولويت ها تاثيرگذار است. هدف مديريتي مربع II اداره موثر زندگي است که به ضرورت، به اندازه فوريت، بها داده مي شود و بر آن متمرکز مي گردد. لذا اشخاص زندگي خود را بر طبق فعاليت هايي که برايشان پرمعني و ارزشمند است، تنظيم مي نمايند. در اين مربع مردم کوشش هاي آگاهانه خود را صرف اهداف مهم کرده و از زمان خويش به خوبي استفاده مي کنند از اين رو برنامه ريزي هاي طولاني مدت را مد نظر قرار مي دهند.
مربع III
بسياري از مردم نيز زمان زيادي از وقت خود را در امور غير مهم اما فوري مي گذرانند، چرا که به اشتباه فکر مي کنند کليه امور فوري، مهم هستند. برخي از مکالمات تلفني مي تواند در اين گروه جاي گيرد.
مربع IV
هيچيک از فعاليت هاي مربع IV نه مهم هستند و نه فوري، در حاليکه برخي به آساني مدت زمان زيادي را به آنها مي پردازند.

نتيجه گيري
امور بسياري وجود دارند که لازم است يک کتابدار متخصص آنها را تجربه کند، اما درگيري هاي متداول و روزمره، آنها را از رسيدگي به اين امور باز مي دارد. کتابداران بايستي خود را با تکنيکهاي پيشنهاد شده وفق دهند و با توجه به شرايط، موقعيت خود را به نحو مناسب تغيير دهند. استراتژي هاي نامبرده، تنها مثالي از تکنيک هاي ممکن براي مديريت زمان به نحو موثر است. اگرچه کتابداران مشکلات متداول و مشابهي دارند اما اين تدابير تنها به عنوان يک نمونه از خط مشي مطرح شده است. از آنجائيکه هر کتابدار منحصر به فرد است لذا خود بايد تصميم بگيرد که کدام روش بيشترين استفاده از زمان را برايش خواهد داشت.
شناسايي عوامل هدر دهنده زمان و دقت در انتخاب راهکارهاي شايسته مي تواند به کتابداران کمک کند تا ارزش زمان خود را بالابرده و رضايتمندي کتابخانه را تامين کنند.

منابع
1.هفت عادت مردمان موثر/ استيفن کاوي.- تهران: هامون، 1376

2.Time management for library professionals/ Lisa C. Peterson. School of Information and library Science University of North Carolina at Chepel Hill.
http://alexia.lis.uiuc.edu/review.old/5/peterson.pdf