چكيده:
اگر وقت و زمان، گرانبهاست، بخاطر ارزشمند بودن انسان است و الا چگونه مي تواند بخودي خود ارزشمند باشد؟ در اين صورت با ما موافق خواهيد بود اگر بگوئيم:
اي انسان! وقت طلا نيست؛
تو گرانبهاتريني …
در اينجا مي خواهيم با مفهوم صحيح “مديريت زمان” آشنا شويم كه مقصود از آن مديريت بر زمان نيست؛ بلكه مقصود مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد.
بر اين اساس با فراگيري آموز ه هاي “مديريت زمان” به مديريت شخصي(Self Management ) در ارتباط با زندگي فردي و سازمان دست مي يابيم.
بنابراين رويكرد، “زمان” عاملي است با قابليت انعطاف نامحدود براي دسته بندي بهينه فعاليتها كه مي تواند در خدمت افزايش توانمندي انسان قرار گيرد.
مقدمه:
مديريت زمان موضوعي است كه همه ما چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي براي كسب موفقيت به آن نياز داريم. مفهوم مديريت زمان، مديريت بر زمان نيست بلكه مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد.
حتي با مديريت زمان هم پي خواهيم برد كه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد، اما برخي از كارها وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي هستند كه مي توان به تاخير انداخت ، بنا براين زماني مي توانيم يك مديريت زمان ايجاد كنيم كه واقعاً بدانيم چه انتظاري از زندگي خود داريم.
به يك تعبير مديريت زمان در واقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي و مهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و كنترل .
“موفقيت در مديريت زمان وابسته به تشخيص كارهاي مهم است “
راههاي كسب موفقيت در مديريت صحيح زمان:
- از كارهاي غير مهم صرف نظر كنيم
- كارها را اولويت بندي كنيم
- راهزنان وقت را بشناسيم
- راههاي ايجاد وقت را ياد بگيريم
راهزنان وقت عبارتند از:
- صحبتهاي كم اهميت
- مطالعه مطالب كم اهميت و غيرضروري
- تلفنهاي غير ضروري
- نداشتن انضباط كاري
- سستي و بي ارادگي در تصميم گيري
- ناتواني ” نه ” گفتن به خواسته هاي نابجا
- نداشتن تمركز حواس
- عادت امروز و فردا كردن
- قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار
- عدم برنامه ريزي مناسب
راههاي ايجاد وقت عبارتند از:
- زنده كردن وقت مرده
- انجام كارها به طور همزمان
- تنظيم كردن وقت خواب
- عقب انداختن كارهاي غير مهم
- ” نه ” گفتن به درخواستهاي غير مهم
مزاياي استفاده از مديريت زمان:
- با مديريت زمان تعيين مي كنيد كه كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمتر است اين عمل كمك مي كند به برخي از فعاليتها اولويت زيادي داده و برخي از فعايتها را حذف كنيد
- مديريت زمان كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمتها و فعاليتهاي غير ضروري مدت زماني را كه واقعاً كار مي كنيم افزايش دهيم
- مديريت زمان موجب كاهش استرس شده و همين امر موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود
چگونه از وقت خود بيشترين بهره را ببريم؟
- هرچه هدفها شفاف تر باشد، كارايي در رسيدن به آنها بيشتر مي شود
- اولويتهاي حقيقي خود را در زندگي و كار تعيين كنيد
- برنامه ريزي كنيد: هر دقيقه برنامه ريزي برابر با10 دقيقه صرفه جويي در انجام كار است
- قبل از شروع كار، مقدمات آن را فراهم كنيد
- تمرين مرتب مهارتها باعث كاهش زمان انجام كار و افزايش كارايي مي شود
- استعدادهاي منحصر به فرد خود را تقويت كنيد
- خود را تحت فشار قرار دهيد تا كارهاي بيشتر و بهتري را در مدت زمان كمتر انجام دهيد و بدين ترتيب به شخصي كارآمد تبديل خواهيد شد
- همواره فردي خوشبين و سازنده باشيد
- در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد. به عنوان مثال با گفتن اين عبارات «آنچه را كه بايد درباره آن بحث كنيم اين نكته است» يا «يك مورد ديگر قبل از اين كه شما برويد» كه نشان مي‌دهد شما مي‌خواهيد گفتگو را تمام كنيد.
- افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد: «من چه كاري مي‌توانم براي شما انجام دهم؟»
يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي‌گويد امكان دارد يك دقيقه وقتتان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان‌سنج را براي اندازه گيري يك دقيقه تنظيم كنيد.
كلام آخر :
دستيابي به موفقيت در زندگي منوط به اجراي اصل ” حذف و انتخاب ” است ، انتخاب بين فعاليتهاي با ارزش و فعاليتهاي بي ارزش . طبق قانون 20/80 سعي كنيد از 20% زمان خود براي انجام 80% كارهايتان استفاده كنيد.
منابع:
- مديريت بهره وري از زمان – رابرت اوهاي زر، ترجمه رئوفي، سال1378- انتشارات نشر دايره
- مديريت كار و زمان- دبرا الكوك ، ترجمه بهروز دري، سال 1380- انتشارات قدياني
- مديريت زمان- علي رضا علي احمدي،سال 1379، ناشر دانشگاه علم و صنعت ايران.
- http://www.modiriran.ir/modules/article/view.article.php/c1/152
- http://www.knowcloub.com
نگارنده:
مهدي رحماني- کارشناسی ارشد مدیریت دولتی(منابع انسانی)
محل خدمت: سازمان میادین میوه و تره بار و فرآورده های کشاورزی شهرداری تهران
منبع: مقالات علمی ایران
what is time management?
Time management is the art of arranging, organizing, scheduling, and budgeting one’s time for the purpose of generating more effective work and productivity. There are an abundance of books, classes, workshops, day-planners, and seminars on time management, which teach individuals and corporations how to be more organized and more productive. Time management has become crucial in recent years thanks to the 24/7, busy world in which we live.
Time management is important for everyone. While time management books and seminars often place their focus on business leaders and corporations, time management is also crucial for students, teachers, factory workers, professionals, and home makers. Time management is perhaps most essential for the person who owns his or her own business or who runs a business out of the home. Managing work and home responsibilities under the same roof takes a special type of time management.
An important aspect of time management is planning ahead. Sometimes, successful time management involves putting in more time at the outset in order to reorganize one’s life. Though many time management books and teachings differ in their suggestions, most agree that the first step in efficient time management is to organize the workspace or home. Even if one’s schedule is well-ordered, but the office and filing system are a disaster, time will be wasted trying to work efficiently in a disorderly place.
After cleaning, purging, and reorganizing the home or office, the next step in time management is to look at all the activities one participates in during a week. Every last detail should be written down, including the time it takes to shower, dress, commute, attend meetings, make phone calls, clean the house, cook dinner, pick up the children from school, take them to after-school activities, and eat meals. Also include time for entertainment or exercise, such as driving to the gym, going for a walk, watching television, or surfing the Internet.
Often, when individuals write down every last activity, they find that there is very little time left for sleeping. The end result is that many activities must be pared down, eliminated, consolidated, or delegated. Prioritizing activities on a scale of one to three – one being the most important and three being the least – can help with this task.
Lastly, good time management involves keeping a schedule of the tasks and activities that have been deemed important. Keeping a calendar or daily planner is helpful to stay on task, but self-discipline is also required. The most efficient to-do list in the world will not help someone who does not look at or follow his own daily planner.
Of course, the other side of the argument is to remember to live. Get on top of your time management, get organized, and stay on task, but live your life. Schedule some time off every day and at least one day off each week. Be organized, but do not be a slave to time management.
