مدیريت دانش

نویسنده: برايان بروجرون

ترجمه : مهندس غلامرضا ملك زاده-خلاصه كتاب: تهمینه مرادیان پور: تعريف مديريت دانش: عبارتست از يك راهبرد بهينه سازي كسب و كار به طريق نظام مند و تعهدي كه اطلاعات ضروري براي كسب و كار را به نحوي انتخاب ، پالايش ، ذخيره ، سازمان دهي و جمع بندي مي كند كه عملكرد كاركنان و رقابت پذيري شركت را بهبود مي دهد.چرخه حیات مدیریت دانش شاید بهترین تشریح کننده فازهای مرتبط با هم در وب باشد. هر فاز مستلزم رعایت نکاتی است که باید در ساز و کارهای حمایتی و پشتیبانی مورد توجه قرار گیرد و می تواند توسط فناوری اطلاعات توانمند شود.
سلسله مراتب مفاهيم تعريف كننده دانش :
داده ها :كميت هاي عددي يا غير عددي هستند كه از مشاهده ، تجربه يا محاسبه به دست مي آيند.
اطلاعات : مجموعه اي از داده ها بوده و همراه با توضيحات ، استنتاج ها و ديگر مواد متني و نوشتاري در خصوص موضوع ، واقعه يا فرآيندي خاص هستند.
فرا داده ها :شامل خلاصه هايي تشريحي و تقسيم بندي سطح بالاي داده ها و اطلاعات هستند.
دانش : اطلاعات سازمان دهي شده ، ساختار يافته با خلاصه شده براي گسترش درك ، آگاهي يا فهم است.
ادراك :ايده (درك) شفاف و كامل از ماهيت ، اهميت يا توضيح راجع به يك موضوع است.
سرمايه فكري :
در مديريت سنتي اوايل قرن بيستم كاربرد بهينه نيروي كار ، قطعات يا ديگرمنابع فيزيكي و سرمايه در تعداد محدودي از كارخانه ها ، ماشين ها يا ديگر داده هاي ورودي ساخت دست بشر در فرآيند توليد مورد توجه قرار گرفت. در شركتهاي امروزي با انجام اقدامات مديريت دانش ، مفهوم سرمايه شامل دارائي هاي فكري زودگذر و اثر آن بر رفتار سازماني افراد نيز مي شود.
سه جزء سرمايه فكري عبارتند از:
1. سرمايه انساني :دانش مهارت ها و شايستگي هاي افراد در سازمان مي باشد. سرمايه انساني متشكل از سه نوع دانش است : دانش تاكتيكي ، صريح و ضمني.
2. سرمايه مشتري :ارزش روابط سازماني با مشتريان خود شامل وفاداري مشتريان مجاري توزيع ، شهرت سازماني ، حق امتيازها و تخفيف هاست.
3. سرمايه ساختاري :فرآيند ، ساختارها ، سامانه هاي اطلاعات و دارايي هاي فكري كه مستقل از كاركنان و مديراني هستند كه آنها را ايجاد كرده اند.
مفاهيم كليدي :
●رهبري امري اساسي است.
●كارهاي مديريت دانش.
●مديريت دانش نياز به آموزش دارد.
●انتظارات بايد مديريت شود.
●مديريت دانش عملي ، وابسته به فناوري است.
●مديريت دانش يك فرآيند است نه يك محصول.
براي رقابت موفقيت آميز در اقتصاد امروز جهان سازمان ها مجبورند دانش را به گونه اي در نظر بگيرند كه با شايستگي هاي محوري آنها كمك مي كند همان گونه كه ساير دارايي هاي راهبردي و غير قابل جايگزيني عمل مي كنند. مديريت دانش اساساً در رابطه با مديريت دارايي هاي فكري به صورتي است كه به شركت مزيت رقابتي مي دهد. اگرچه مديريت دانش ، مزاياي زيادي براي سازمان بهمراه دارد ولي پياده سازي برنامه مديريت دانش به سادگي خريد يك بسته نرم افزاري نيست. پياده سازي و اجراي موفق مديريت دانش به همراهي و مساعدت طولاني مدت مديريت ارشد ، رهبري و هدايتي كه متوجه فرهنگ شركت است، همراهي و مشاركت كاركنان و مديران آموزش ديده و كاربرد صحيح فناوري نياز دارد.
نقش مديريت دانش
همانند تعريف مديريت دانش ، نوع و نقش رهبري دانش در شركت و سازمان ، معمولاً به روش مورد به مورد تعريف مي شود.
پنج گروه اصلي نقش مديريت دانش در شركت عبارتست از:
1. مدير دانش ارشد ( (CKO :يك موقعيت مديريتي ارشد راهبردي كه بر ارتقاء ، ارتباط و تسهيل اقدامات مديريت دانش در سازمان متمركز مي شود.
2. تحليل گر دانش :يك موقعيت تاكتيكي رده پائين تر تا متوسط كه شامل فراگيري و انتشار بهترين اقدامات در سازمان است.
3. مهندس دانش : يك موقعيت تاكتيكي رده پائين تر كه بر جمع آوري اطلاعات از متخصصين و ارائه آن به شكل سازماندهي شده متمركز است كه اين اطلاعات مي تواند در سازمان به مشاركت گذاشته شده يا ذخيره شود.
4. مدير دانش :يك موقعيت تاكتيكي رده متوسط كه شامل هماهنگي كارهاي مهندسين دانش و تحليل گران است به خصوص در سازمانهاي بزرگ.
5. ناظر دانش :يك موقعيت تاكتيكي رده پائين تر و اغلب موقت و غير رسمي كه در شركت هاي كوچك بكار گرفته مي شود.
از تن شكل رهبري گفته شده ، مدير دانش ارشد مشهورترين و در عين حال درك نشده ترين و بالاترين دريافت كننده دستمزد در هر اقدام مديريت دانش است.
برخي از مسئوليت هاي CKO  شامل موارد زير است :
تعريف سياست مديريت دانش : استقرارسياست مربوط به كاركنان با توجه به مستند سازي فرآيند هاي كاري يكي از چندين وظيفه ايست كه ممكن است توسط مديريت ارشد شخصاً حمايت شود.
بشارت دادن مديريت دانش :انگيزش كاركنان براي پذيرش مديريت دانش با بيان اينكه چگونه براي شركت منافعي را به دنبال دارد و مديريت فرآيند كلي دارائي ها صورت مي گيرد.
هماهنگي آموزش ها : اقدامات مديريت دانش شامل آموزش‌، تعيين مسئوليت فردي و يك شخص مرجع در هر گروه كاري است.
حفاظت و ايمني اطلاعات : همانند يك دروازه بان اطلاعات ، CKO  اغلب در موقعيتي است كه دسترسي به اطلاعات و غربال شدن اطلاعات را تعيين مي كند تا به اندازه نياز به دانستن ، در دسترس باشند.
رابط مديريت كاركنان : ايفاي نقش رابط بين مديريت و كاركنان است.
فن آور:CKO  بايد با نرم افزارها و ابزارهاي اطلاعاتي آشنا باشد تا مديريت دانش را اجرا و پياده سازي كند.
مديريت روابط كاركنان دانشي
فرآيندي پويا از مديريت روابط بين كاركنان دانشي و شركت به طوريكه كاركنان دانشي تبادل سودمند دارائي هاي فكري براي تعادل را به صورتي ادامه ميدهند كه حداكثر ارزش براي شركت بوجود مي آيد و از مشاركت در فعاليتهايي كه براي شركت سودي به همراه ندارد منصرف مي شوند.
نقاط تماس :
از ديدگاه كاركنان دانشي ، شركت به صورت مجموعه اي از نقاط تماس است.اين نقاط فرصت هايي براي تبادل ارزش – اطلاعات هستند. چه كاركنان دانشي اطلاعات را استخراج يا خلق كنند و چه بازخوردي باشد كه از مديريت دريافت مي كنند. كاركنان دانشي مستقيماً با شركت و در محل كار خود از تريق تماس هاي شخصي و به واسطه نامه نگاري راجع به برخي از نكات و نتايج ، به وسيله پست الكترونيك ، وب ، فكس ، تلفن ، تلفن همراه و تجهيزات بي سيم ديگر تعامل دارند.
وفاداري كاركنان دانشي :
يكي از دارايي هاي ناملموس عمده شركت ها و يكي از دارايي هايي كه مي تواند از طريق مديريت كاركنان دانشي توسعه يابد ، وفاداري كاركنان دانشي است. نتيجه وفاداري كاركنان دانشي به شركت ، وقتي ظاهر مي شود كه مديريت مي خواهد تصميم بگيرد آيا منابع بيشتري را در اختيار كاركنان دانشي خود يا گروه كاركنان دانشي خود قرار بدهد يا خير.
در اقتصاد دانش رايانه اي كه فردي با دانش و مهارت مورد نياز است كه بتواند به صورت مجازي از هر جايي با يك رايانه و ارتباط اينترنتي كار كند، وفاداري امري مهم است.
كمك به رفتار وفادارانه كاركنان دانشي :
مشكل مشاغل جايگزين : مشكل بودن شناسايي فرصتهاي اشتغال جايگزين كه پاداش قابل مقايسه اي پرداخت كنند.
روابط هيجاني :ائتلاف ، احترام ، به رسميت شناختن ، وفاداري و ديگر پيامد هاي هيجاني. هرچه روابط هيجان بر انگيز قوي تر باشد، سرمايه گذاري روي كاركنان دانشي در محل كار بيشتر شده و شركت براي آنان ارزش بيشتري قائل مي شود.
سرمايه گذاري :كل سرمايه گذاري زماني و ان‍ر‍‍ژي كاركنان دانشي در رابطه با شركت .
پاداش:ارزشي كه شركت براي كمك و مشاركت كاركنان دانشي قائل است.
عوامل كاهش دهنده رفتار وفادارانه كاركنان دانشي :
جايگزين هاي شغلي : تعداد كسب و كارهاي جايگزين كه پاداشي مشابه براي مشاركت و كمك پرداخت مي كنند.
سطح خنثي سازي :سطح خنثي سازي كاركنان دانشي كه محيط كاري را احاطه كرده است به خصوص رابطه آنها با مديريت و ديگر كاركنان دانشي .
آموزش كاركنان دانشي :
در اغلب سازمان هاي دانشي ، جريان اطلاعات فقط به مشاركت كاركنان دانشي در امور شركت محدود نمي شود بلكه اطلاعات از شركت نيز به سوي كاركنان جريان مي يابد.
گرفتن اطلاعات و روشها به صورت غير رسمي از طريق تعامل در جلسات و كار با يكديگر در پروژه ها .
شايد مهم تر اين باشد كه انتقال رسمي اطلاعات به شكل آموزش كاركنان دانشي صورت مي گيرد و اغلب بيانگر سرمايه گذاري مهم شركت در منابع است . به دليل اندازه سرمايه گذاري ، براي مديريت مهم است كه ايده اي خوب از برگشت سرمايه (ROA) داشته باشد.
چندين عامل مجهول در تعيين ROA  آموزش كاركنان دانشي :
اختلاف هاي فردي :كاركنان دانشي از نظر روش آموزش و فراگيري ، تواناييهاي تشخيصي ، نگرش به وظايف خاص ، محرك ها و انگيزش با هم متفاوتند در نتيجه برخي از آنها به تجربيات آموزشي بهتر از ديگران پاسخ مي دهند در صورتي كه برخي ديگر سود و منفعتي ندارند .
طول حيات محدود دانشي : در يك سازمان دانشي روشهاي عمل و بهترين اقدامات مي توانند در طي چند ماه عوض شوند در حاليكه در شركت هاي توليدي سنتي اين پديده چند سال طول مي كشد. در يك شركت بزرگ تا زمانيكه يك نفر از كاركنان دانشي با مهارت جديد تربيت شود ، يك استاندارد صنعتي ممكن است مجموعه اي از مهارت ها را فاقد ارزش كند .
هزينه هاي فرصت از دست رفته :زماني را كه كاركنان دانشي دور از محل كار بوده و در سمينارها و كلاس ها شركت مي كنند ، هزينه پرواز و ديگر وسايل حمل و نقل و هزينه آموزش دهنده در محل و يا ساير هزينه هاي آموزشي را مي توان در جاي ديگري از شركت سرمايه گذاري كرد.
جابجايي كاركنان دانشي : اگر كاركنان دانشي تعديل شده و يا كار خود را ترك كنند سرمايه هاي فكري را با خود به همراه مي برند . مقدار سرمايه فكري كه در هنگام ترك شركت توسط كاركنان خارج مي گردد ، تناسب معكوس با اثر بخشي برنامه مديريت دانش دارد .
جابجايي بازار :مزيت رقابتي شركت به واسطه وجود كاركنان دانشي با دانش خاص مي تواند بصورت ناگهاني به دليل تغيير محيط بيروني شركت نظير استاندارد هاي جديد سامانه عملياتي يا تغيير قوانين ايالتي يا ورود يك فناوري جديد ، تغيير كرده و دگرگون شود .
شناخت كاركنان دانشي :مديران موفق مي دانند كه كاركنان دانشي با استفاده از عوامل مختلفي برانگيخته مي شوند كه پاداش هاي مالي فقط يكي از آنهاست . حتي كاركنان دانشي كه در ابتدا با پول برانگيخته مي شوند نيز معمولاً تشويق مي شوند تا ارزش بيشتري براي شركت از طريق شناساندن رسمي مشاركت و سهم آنها در خط مبناي شركت ، به وجود آورند .
هزينه هاي سربار : انجام اقدامات مديريت دانش مي تواند بيانگر هزينه سربار قابل توجهي در زندگي روزمره كاركنان دانشي باشد.
رشد جوامع اقدام :جوامع اقدام خود جوش بوده و در مقابل نظارت و تداخل از خود مقاومت نشان مي دهند.از ديد مديران دانش ، يكي از جذابيت هاي جوامع اقدام اين است كه بخشي از زير ساخت ها نيستند و تحت تاًثير قوانين و رسميت گروه هاي رسمي قرار نمي گيرند . با اين حال چون اغلب پايه و اساس تسهيم دانش در سازمان دانشي راتشكيل مي دهند ، مديريت علاقه دارد كه از آنها حمايت كند تا توسعه و تكامل يابند بدون اينكه به مؤلفه اي رسمي زير ساختهاي شركت تبديل شود .
از ديد كاركنان دانشي ، يك جامعه اقدام ، برگزاري جلسه بين كاركنان دانشي با علايق و چالش هاي مشترك است .
مديريت به عنوان دروازه بان اطلاعات :
در سازمان دانشي ، كاركنان دانشي ستاره هاي گروههاي كاري هستند كه امتيازات آن از طريق مشاركت در سرمايه فكري شركت بدست مي آيد. از ديدگاه كاركنان دانشي ، نقش مديريت نظير يك مربي است : كمك كردن به برقراري اهداف مشترك ، دريافت كار ، ارائه انتقادهاي سازنده و تاًمين يا هماهنگي منابع . مديريت توجه كاركنان دانشي را روي كاري كه انجام مي دهند، متمركز مي كند . اين كار از طريق پشتيباني ، تخصيص منابع و هدايت فعاليتهايي كه مي توانند كاركنان دانشي را پريشان يا حتي تضعيف روحيه كنند صورت مي گيرد.
شكل دهي رفتار كاركنان دانشي :
شكل دهي رفتار كاركنان دانشي را مي توان با تعيين نيازهايي كه بايد شناسايي شوند و تمايل به دنباله روي از گروه از طريق اعلام رفتارهاي پذيرفته شده و ارائه مثالها و نمونه ها در خبرنامه ها ، تشويق و ترغيب كرد.
فرآيند :
سهيم بودن ، نگهداري و استفاده مجدد از اطلاعات در اغلب سازمانها رخ مي دهد اما واگذاري اين فعاليتها به شانس ، احتمال رخ دادن آنها را كاهش مي دهد.
برعكس ، پياده سازي يك برنامه مديريت دانش رسمي با در نظر گرفتن عوامل محدود قابل اندازه گيري مي تواند نسبت به بهترين اقدامات عملكردي موشكافي شده و احتمال موفقيت را به حداكثر برساند.
بخشي از وظيفه مديريت اطلاعات درك فرآيندي است كه طي آن اطلاعات خلق شده ، مورد استفاده قرار مي گيرد ، ذخيره سازي مي شود و نهايتاً دفع مي گردد .در عين حال او بايد دريابد كه برخي هزينه نگهداري بيش از ارزش احتمالي آينده است چگونه اين كار انجام مي شود .
مراحل مديريت اطلاعات :
1. خلق يا كسب دانش
2. اصلاح و تعديل دانش
3. كاربرد فوري
4. حفاظت و ذخيره سازي
5. انتقال
6. ترجمه / تغيير كاربري
7. دسترسي كاربر
8. دفع و از ميان بردن
نکات کلیدی همراه با اقدامات مدیریت دانش :
●كاركنان دانشي كه مستقيماً در فرآيند مديريت دانش درگير هستند ، ممكن است با ارزش ترين دارايي هاي شركت باشند.
●اگر بخواهيم موفق شويم بايد مديريت دانش را بعنوان فرآيند كسب و كاري در نظر بگيريم كه مانند هر اقدام ديگري در كسب و كار بايستي مديريت شود .
●جلوگيري از تغيير كاربرد و مقصود تاكتيكها توسط كاركنان دانشي كه شركت را ترك مي كنند غير ممكن است .
●مميزي هاي دانش براي كمي كردن ارزش دارايي هاي فكري شركت بكاربرده مي شود . مميزي دانش مي تواند اثر بخشي اقدامات مديريت دانش را نشان دهد .
پیامدها :
پیامدهای مرتبط با هر فاز از چرخه حیات مدیریت دانش بستگی به فاز و نوع دانشی دارد که درآن مطرح است. برای مثال در مورد اطلاعات پزشکی ،قانونی یا مالی ، امنیت یک عامل کلیدی است. برعکس ، اطلاعاتی که در صفحات وب منتشر می شوند برای مصارف عمومی هستند و رعایت مالکیت و حق مالکیت ، مسئله اول مورد توجه در آنها است.
پیامدهای اولیه در چرخه حیات مدیریت دانش که هر یک درجه ای متفاوت در فازهای چرخه حیات دارند، عبارتند از :
● اقتصاد
● قابلیت دسترسی
● مالکیت فکری
● اطلاعات
● زیرساخت
● مدیریت
اقتصاد :هر فاز از چرخه حیات مدیریت دانش دارای الزامات مربوط به منافع بر حسب پول ، زمان ، فناوری ، هزینه های سربار و فضای فیزیکی است.
ارزش داده ها یا اطلاعاتی که در سامانه مدیریت دانش فرآوری می شود بیانگر هزینه جابجایی و منابعی است که قبلا در کسب اطلاعات سرمایه گذاری شده است. اقتصاد چرخه عمر مدیریت دانش باید حاوی وقایع برنامه ریزی نشده نشده هم باشد.
قابلیت دسترسی :قابلیت دسترسی به اطلاعات در سامانه مدیریت دانش ، مورد توجه کارکنان دانشی و مدیران دانش است. قابلیت دسترسی متضمن امتیاز دسترسی است. امتیاز دسترسی بر اساس نیاز به دانستن و سطح موقعیت در سازمان تعیین می شود.
مالکیت فکری :مالکیت فکری در تمام فازهای چرخه عمر مدیریت دانش دارای الزامات قانونی و عملی است. برای مثال پیامد های حقوق مالکیت فکری نظیر قوانین اخلاقی وجود دارد که ممکن است به کارکنان دانش اجازه دهد ادعای مالکیت اطلاعات را بکنند حتی اگر حقوق مالکیت فکری به شرکت تعلق داشته باشد.
اطلاعات :در سامانه های مدیریت دانش خودکار ، اطلاعات معمولاً به شکل پرونده های الکترونیکی است. در سامانه های مدیریت دستی ، اطلاعات ممکن است به شکل کتاب ، کارت و یا پرونده موجود باشد. شکل ارائه اطلاعات ، انواع مختلفی از فعالیت های فکری و اجتماعی را مطرح می سازد.
زیر ساخت :یک زیرساخت وظیفه ای و حمایتی ، کاربرد فناوری اطلاعات در یک یا چند فاز از چرخه عمر مدیریت دانش را امکان پذیر می کند. زیرساخت های محوری شامل ماهیت رایانه های حمایتی و سخت افزار ارتباطی ، تکرار ، هزینه و منظم بودن به روزسازی سخت افزارها و ظرفیت ذخیره اطلاعات در امکانات پرونده سازی دستی یا سامانه رایانه ای است. در سامانه های فیزیکی و رایانه ای مدیریت دانش ، ظرفیت ذخیره موضعی بر سرعت و دسترسی اثر گذاشته و دارای کاربرد های امنیتی است.
از نظر نرم افزارها نیز نکاتی قابل توجه وجود دارد نظیر : عملکرد و ویرایش سامانه عامل رایانه و شبکه ، قابلیت کاربرد ، سهولت کاربرد ، عملکرد و هزینه دیگر نرم افزارهای مورد استفاده در سامانه مدیریت دانش خودکار و سهولت دسترسی به نسخه های به روز شده نرم افزار در نگهداری دراز مدت اطلاعات مهم و قابل توجه است.
مدیریت
در اغلب سازمان های دانشی ، نقش مدیریت حمایت و جهت دهی کارکنان دانشی است. در این نقش ، مدیریت مستقیماً از طریق هم راستا کردن حرکت ها و یکپارچگی فازها با راهبرد اصلی و دیگر اقداماتکسب و کار ، اثرگذار می شود.مدیریت در تمام چرخه حیات مدیریت دانش نقش دارد. پیامدهای کلیدی مدیریت عبارتند از : کنترل کیفیت شامل درجه ای که استانداردهای کنترل کیفیت برقرار و پیگیری می شوند و پایداری فرآیند که در بردارنده پایداری هر فاز از چرخه حیات مدیریت دانش و در کل چرخه حیات آن است.

ساز و کارهای حمایتی
وقتی پیامدهای کلیدی در هر فاز از چرخه حیات مدیریت دانش اعمال شد ، سازو کارهای حمایتی در برخی از فازها اهمیتی بیشتر از سایر فازها دارند. سازوکارهای اولیه در چرخه حیات عبارتند از : فناوری ، استانداردها ، کارکنان دانشی و مدیریت.
فناوری:
فناوری های به کار رفته در چرخه حیات مدیریت دانش شامل سامانه های ارتباطی و همیاری نظیر اینترنت و دیگر شبکه ها ، انواعی از ابزارهای استخراج، انتقال و خلق اطلاعات فناوری پایگاه داده هاست که ذخیره سازی و بازیابی سریع اطلاعات را امکان پذیر می سازند. علاوه بر فناوری های عمومی ، ابزارهای خاص نیز جریان اطلاعات در چرخه حیات مدیریت دانش را گسترش داده و اطمینان لازم را ایجاد می کنند.
استاندارد ها :
استانداردهای مبنایی برای کنترل و ایجاد همخوانی در اطلاعات فراهم می کنند. در حمایت از اقدامات مدیریت دانش ، استانداردها ادامه فرایند مدیریت دانش هستند زیرا قوانین و سابقه تاریخی را در خود نگه داشته و دانش را ارائه می دهند.استانداردها همچنین بیانگر بهترین اقدامات یعنی بهترین راه رسیدن به مدیریت دانش نیز هستند.علاوه بر این ، استانداردها امکان الگو برداری برای مقایسه عملکرد را نیز فراهم می سازند.
خلق و کسب دانش
در فاز کسب دانش از چرخه عمر مدیریت دانش ، اطلاعات در داخل توسط کارکنان دانشی به وجود می آید، از بیرون و به طریق برون سپاری کسب می شود و یا از منابع بیرونی خریداری می گردد.
دیدگاه اولیه خلق و کسب اطلاعات در چرخه عمر مدریریت دانش شامل هزینه ها ، توانا سازی فناوری های سخت افزاری و نرم افزاری ، قالب بندی نام گذاری اطلاعات ، کنترل کیفیت ، قابلیت ویرایش اطلاعات ، مالکیت و حتی زبان به کار برده شده برای ارائه اطلاعات ، مهم هستند.
اطلاعات  هرگز مجانی بدست نمی آید حتی اگر هزینه های مستقیم خلق و کسب اطلاعات را بتوان نادیده گرفت.
در طی زمان ، هزینه های غیر مستقیم که شامل هزینه های ردیابی و نگهداری نیز می شوند به سرعت بیشتر از هزینه های مستقیم می شوند. هزینه های غیر مستقیم شامل زیرساخت های مربوط به سخت افزار و نرم افزارهاست. به عنوان مثال ، در یک سامانه مدیریت دانش خودکار ، سخت افزارها و نرم افزارهای رایانه ای در واقع فناوری های توانمندسازی هستند.
اصلاح دانش : در فاز اصلاح مدیریت دانش ، اطلاعات برای مناسب شدن جهت به کارگیری در نیازهای فوری یا احتمالی آینده کارکنان دانشی و مدیریت ، اصلاح و تعدیل می گردد.
کاربرد دانش : در این فاز از چرخه حیات مدیریت دانش ، اطلاعات برای مقصودی خاص به کاربرده می شود. محدوده بالقوه کاربرد برای اطلاعات از نظر مجازی نامحدود است و بستگی به صنعت و نیازهای آن و فعالیت های کارکنان دانشی در سازمان دارد. نکته کلیدی در فاز کاربرد شامل قابلیت استفاده ، قابلیت دسترسی ، امنیت ، حفظ مالکیت فکری و امکان ردیابی است.
ساز وکار حمایتی کلیدی در فاز کاربرد چرخه حیات مدیریت دانش شامل بازخوردها و سامانه های ردیابی و نیز فناوری های انتشار و جستجو است. بازخورد از ردیابی خودکار یا بازخورد مستقیم کاربر ، کلید بهبود فرآیندی است که در چرخه حیات مدیریت دانش وجود دارد. علاوه بر این ، سامانه های انتشار اطلاعات توانمند شده با فناوری ، از سامانه های خبره و ابزارهای تصمیم یار گرفته تا سامانه های دیداری ، ارزش اطلاعات برای کاربردی خاص را افزایش می دهند. به نحو مشابه ، موتورهای جستجو و دیگر فناوری ها به کارکنان دانشی این امکان را می دهند که از طریق مجموعه ای وسیع از کارایی و اثربخشی اطلاعات ، هدایت کار را بر عهده گیرند.
حفظ و نگهداری دانش :
حفظ و نگهداری اطلاعات شامل ذخیره سازی آنها به شکل یا قالبی است که اجزاء و زمان را حفظ کرده و توسط کارکنان دانشی در سازمان قابل دسترسی و استفاده باشند. حفظ و نگهداری اطلاعات می تواند شامل چاپ ، تهیه نسخه های الکترونیکی در قالب های مختلف و رسانه های متفاوت و یا حتی برون سپاری به تسهیلات ذخیره سازی و نگهداری بیرونی باشد که از طریق اینترنت قابل دسترس هستند.
برخی از نتایج و نکات کلیدی فاز نگهداری و حفظ اطلاعات در چرخه عمر مدیریت دانش مشتمل بر زمان دسترسی ، خصوصی بودن و امنیت ، انتخاب ، ویرایش و نامگذاری اطلاعات ، تعیین محل نگهداری ، هزینه نگهداری و انواع فناوری های مورد استفاده به خصوص پالایش یا انتخاب اطلاعات می باشد.از نقطه نظر کابر ، زمان دسترسی یعنی زمان بازیابی اطلاعاتی خاص از محل نگهداری ، معمولاً مهم ترین نکته در کاربرد های روزانه و روزمره است.
محل نگهداری به خصوص انبار های مرکزی برای هکرها جالب توجه است زیرا اطلاعات مرکزی به صورت متراکم در یک محل قرار گرفته اند.
مهمترین ساز و کار حمایتی در فاز نگهداری چرخه حیات مدیریت دانش ، انواع مختلفی از فناوری های اطلاعات را در بر می گیرد که سامانه های مدیریت پایگاه داده ها ، واژگان کنترل شده و سامانه های خبره را شامل می شوند. طول مدت ماندگاری اطلاعات در ذخیره سازی تابعی از وجود محیط کنترل شده ، برنامه نگهداری در محل و حضور یک کتابدار برای نظارت بر فرایند نگهداری است. نگهداری مستلزم وجود محیط ذخیره امن و کنترل شده ای است که امنیت داشته و در مقابل تهدید های طبیعی و غیر طبیعی از آتش و سیل گرفته تا خطر حمله هکرها بتواند اطلاعات را حفاظت کند.

انتقال دانش :
انتقال یا تبادل اطلاعات بین یک شخص یا محل به شخص یا محل دیگر پیش نیاز یک سامانه مدیریت دانش کار است.نکات کلیدی فاز انتقال در چرخه عمر مدیریت شامل هزینه، امنیت و زمان انتقال است.هزینه در واحد کمیت اطلاعات مبادله شده از یک نقطه به نقطه دیگر ممکن است قابل توجه باشد به خصوص اگر زیر ساخت شبکه ای موجود نباشد.علاوه بر این ، امنیت اطلاعات همواره یک نکته مهم است به خصوص وقتی که اطلاعات در شبکه ای عمومی نظیر اینترنت با بی سیم یا شبکه تلفن منتقل می شود ، امنیت اطلاعات عاملی بحرانی است. زمان انتقال یعنی زمانی که اطلاعات از یک نقطه به نقطه دیگر سازمان منتقل می شود که غالباً قابلیت کاربرد سامانه مدیریت دانش را تعریف می کند. در اغلب موارد ، هرچه زمان انتقال کمتر باشد ، اطلاعات مفیدتر است.
برگردان / تغییر منظور دانش :
در فاز برگردان / تغییر منظور چرخه عمر مدیریت دانش ، اطلاعات از شکل اولیه خود به شکل مناسب برای به کارگیری با هدف جدید ، برگردان می شود.
نکات کلیدی این فاز از چرخه حیات مدیریت دانش نشان داده شده است که شامل مواردی نظیر برگشت پذیری فرآیند برگردان ، حقوق اخلاقی پدید آورنده ، تصدیق و تایید مالکیت و نقش پدید آورنده در فرآیند برگردان و تغییر منظور است. برگردان و تغییر منظور با توجه به حقوق مالکیت معنوی پدید آورنده اولیه یا واگذارکننده حق امتیاز ممکن است محدود شود.
مالکیت اطلاعات عاملی بحرانی و تعیین کننده است بخصوص اگر اطلاعات مجدداً قالب بندی شده و به فروش برسد.
مهم ترین ساز و کار پشتیبانی در فاز برگردان/تغییر منظور چرخه حیات مدیریت دانش شامل اطلاعات تخصصی برون سپاری شده و انواعی از فناوری های اطلاعات است. فروشندگانی بیرونی معمولاً از ارائه خدمات برگردان اطلاعات به شرکت هایی که وقت یا منابع انجام عمل برگردان در داخل سازمان را ندارند ، خشنود و خوشحال می شوند.
دسترسی به دانش :
یک مشخصه اغلب سامانه های مدیریت دانش پنهان کردن اطلاعات است که در آن تمام اطلاعات شرکت به صورت باز در دسترس همگان قرار نمی گیرد.
دسترسی به اطلاعات همچنین می تواند با حجم مقدار مطلق اطلاعات در دسترس نیز محدود می گردد.
مهم ترین نکات مرتبط با فاز دسترسی چرخه حیات مدیریت دانش نشان داده شده اند که عبارتند از : امنیت اطلاعات و هزینه ، انتخاب مناسب ترین فناوری ها و سندیت کارکنان دانشی ، هزینه دسترسی به اطلاعات می تواند تا حد قابل توجهی تغییر کند که بستگی به سیاست های شرکت ، تعامل لازم میان کتابدار با دیگر کارکنان پشتیبانی و هزینه زیر ساخت فناوری دارد.
از بین بردن دانش :
آخرین مقصد اطلاعات چه از منظر زمانی ، چه حذف بی خطر کوتاه مدت یا از بین بردن عمدی اطلاعات ، تخریب آنهاست. اگر چه اطلاعات جمع آوری و تولید شده در یک دوره کسب و کار ممکن است برای فردی در زمانی در آینده ارزشمند باشند ولی از نقطه نظر عملی ، اطلاعات ارزش آینده محدودی دارند و باید برای صرفه جویی در فضا و کاهش هزینه های سربار از میان برده شوند.
زیر ساخت مدیریت دانش :
در بحث چرخه حیات مدیریت دانش ، فرض می شود که زیر ساخت ، حمایت لازم از هر فاز چرخه حیات را فراهم می سازد. این زیر ساخت شامل ردیابی ، استانداردها و روش اطمینان از امنیت و خصوصی بودن اطلاعات است.
چرخه حیات مدیریت دانش شاید بهترین تشریح کننده فازهای مرتبط با هم در وب باشد. هر فاز مستلزم رعایت نکاتی است که باید در ساز و کارهای حمایتی و پشتیبانی مورد توجه قرار گیرد و می تواند توسط فناوری اطلاعات توانمند شود.