مدیریت پورتفولیو

نویسنده: سهیل جعفری

مقدمه: قبل از اینکه به مقوله مدیریت پورتفولیو بپردازم, لازم می دانم به این نکته اشاره کنم که علی رغم تلاش های به کار رفته در جهت ایجاد اصطلاحی به جای پورتفولیو هنوز نتوانسته ایم واژه و عبارتی مناسب جایگزین آن کنیم. پورتفولیو در لغت به معنی مقام, سهام و در علوم بازرگانی به معنی موجودى اوراق بهادار ،اسناد بهادار جمع آورى شده و .. می باشد.

مدیریت پورتفولیوی پروژه (PPM( Project Portfolio Management

ای می توان به عباراتی چون مدیریت سبد کاری پروژه,مدیریت بسته های کاری پروژه و .. تعبیر کرد.
اما از آنجا که کلیه عبارات و اصطلاحات ناقص موجود فاقد معنی روشن و در برگیرنده مفهوم واقعی آن است, ترجیح در متن از عبارت مدیریت پورتفولیو یا PPM استفاده کرده و یافتن و جایگزین کردن ترجمه صحیح آن را به اهل فن و زبان شناسان واگذار کنم!
مدتها بود که در فکر یافتن و پیدا کردن ترکیب و رابطه بین مقوله کیفیت و مدیریت پورتفولیوی پروژه بودم.!ولی نمی دانستم چگونه و از چه زاویه ای باید به بررسی موضوع فوق بپردازم و به رابطه آنها پی ببرم, تا آنکه به طور اتفاقی به مقاله ای به نام “به پروژه هایی که فاقد مدیریت است خاتمه دهیم!” که در اکتبر ۲۰۰۲ در مجله ای با نام Optimize توسط James S.Pennypacker وKent Crawfor به چاپ رسیده بود برخورد کردم و Kandy Miller که در آن موقع نائب رییس مدیریت اطلاعات شبکه زیمینس بود توانست به طور شفاف ارتباط دو موضوع فوق را برای من توضیح دهد.
وی به این نکته اشاره کرد که اگر قبول کنیم که کیفیت مهم است, بنابراین کنترل پروژه ضروری به نظر می رسد.و کنترل پروژه بدون مدیریت پورتفولیو غیر ممکن است. پس رابطه بین دو موضوع روشن است:
مدیریت پورتفولیوی پروژه برای اطمینان یافتن از کیفیت پروژه ضروری است.
PPM به یکی از بحث از انگیز ترین و داغ ترین موضوعات سالهای اخیر تبدیل شده است!
و در کنفرانسها و نشست های PMI و کنفرانسهای تحقیقاتی, مقالات زیادی را به خود اختصاص داده است. مدیریت پورتفولیو در
Gartner IT Expoکه پاییز ۲۰۰۲ در اورلاندو فلوریدا برگذار شد به یکی از جنجالی ترین موضوعات تبدیل شده بود. در نوامبر سال گذشته کنفرانسی به حمایت IIR در شیکاگو برگزار شد که منحصرا بهموضوع مورد نظر اختصاص داده شد.
انتشاراتی که در زمینه IT و تجارت فعالیت می کنند نیز به طور منظم مطالبی را در این زمینه چاپ می کنند.
از جمله موسسه Pacific Edge Software که مجله و وب سایتی با نام Portfolio Knowledge به آدرس www.portfolioknowledge.com به راه انداخته, که آخرین مطالب و نظرات را در زمینه دانش مدیریت پورتفولیو را ارائه می کند.
اینها همه نشان دهنده پی بردن به اهمیت این دانش در سالهای اخیر است.
PPM در حال تبدیل شدن به جز با اهمیت و بحرانی در مرحله توجیه پروژه و مرحله ارزیابی آن است و سازمانها را قادر می سازد سرمایه های موجود و پیشنهادی خود را با ارزیابی صحیحی از تخصیص محدود منابع, زمان و بودجه ترکیب کنند.
شرکت ها باید بتوانند منابع صحیح را به پروژه های صحیح اختصاص دهند.ما در محیطی زندگی می کنیم که علارغم تقاضاهای نامحدود با محدودیت منابع روبرو هستیم.و بعضی اوقات این بدان معنی است که به پروژه هایی که در جهت تحقق اهداف استراتژیک شرکت ها و سازمان ها ایجاد نمی شوند و ارزش زیادی را به ارمغان نمی آورند, باید خاتمه داد.
لازم به ذکر است که عدم بکارگیری صحیح مدیریت پورتفولیو می تواند باعث تضاد سردرگمی و فشار و استرس شود.
PPM معمولا شامل سه مرحله می شود:
۱- مرحله تطبیق دادن
۲- کاربرد پذیر و سودمند کردن
۳- متعادل کردن

مرحله تطبیق کردن:
این مرحله شامل ارزیابی پروژه های جاری و سپس مرور استراتژی های سازمان می شود.در این مرحله حتما باید معیار هایی برای انتخاب و اولویت بندی پروژه ها در نظر گرفته شود.قبل از اینکه پروژه ای جهت سرمایه گذاری انتخاب شود باید بتواند در چهارچوب معیار های ایجاد شده قرار گیرد.معیار های ایجاد شده نیز باید در راستای مسیر استراتژیک, حد اقل های بازار و خاتمه دان به توجیه های کاغذ بازی اداری ایجاد شود.

مرحله کاربرد پذیر کردن و سود مند کردن:
این مرحله در زمانی صورت می گیرد که ارزش هر پروژه به وسیله هزینه ها, منافع و ریسک های وابسته به خوبی تعریف شده باشد.
لازم به ذکر است که بحرانی ترین پروژه ها در برابر استاندارد های از پیش تعیین شده ای اندازه گیری می شوند و توسط فرایند های آنالیز شده که خود به وسیله اطلاعات قابل سنجش بدست می آیند در جهت اطمینان از پیش بینی هزینه ها و منافع مررور می شوند.

مرحله تعادل بخشی:
این مرحله دقیقا جایی است که باید صحت اطلاعات پروژه و تصمیمات پورتفولیو تایید شود. به دنبال ا ین هستیم که بتوانیم پورتفولیوی جامعی را بهینه و جایگزین پروژهای منفرد و تک تک کنیم.نظمی که مدیریت پورتفولیو ارائه می دهد به شرکتها و سازمانها این امکان را می دهد که بتوانند قبل از اجرای پروژها در صورتیکه به طور موثر و درست ارائه شود راهکاری آنها را با توجه به اولویت های موجود طبقه بندی کنند.
PPM صحیح در جهت ارزیابی, انتخاب, اولویت بخشی, بودجه بندی و برنامه ریزی برای پروژه های صحیح ارائه می دهد. البته برای پروژه هایی که بالاترین ارزش را برای اهداف استراژیک سازمان ها به ارمغان می آورند!
مدیریت پورتفولیو با ارائه دقت نظر و حساسیتی در برنامه های استراتژیک شروع شده و با انتخاب صحیح پروژه ها خاتمه می یابد.
با وجود اینکه تاثیر مدیریت پورتفولیو ساده به نظر می رسد, اما حقیقت این است که اجرای فرایند PPM
نیازمند تغییرات فرهنگی زیادی در سازمان است که خود تلاش و عزمی زیادی می خواهد و تبع زمان زیادی نیز می برد .
به دلیل وجود فشار های اقتصادی اغلب مدیران بر این باورند که باید دقت نظری ویژه ای به پروژه هایی که با تاخیر مواجه اند یا بالاتر از بودجه خود اجرا می شوند اعمال کنند تا بتوانند راه هایی را در جهت اطمینان از کیفیت درونشان پیدا کنند.
PPM راهی به سوی این هدف است.!!!

استاندارد مدیریت پورتفولیو (سبد)
سیامک حاجی یخچالی
پورتفولیو مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و یا سایر کارهایی است که به منظور تسهیل مدیریت موثر آنها و برآورد اهداف استراتژیک کسب و کار در کنار یکدیگر قرار گرفته اند. پروژه ها یا طرح های پورتفولیو (از این به بعد از آنها به عنوان اجزاء یاد می شود) لزوما وابسته به هم نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند (راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه – ویرایش چهارم) اجزای پورتفولیو کمیت پذیر هستند، بنابراین آنها می توانند اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی شوند.
پورتفولیو در داخل سازمان وجود دارد و شامل مجموعه اجزای جاری، برنامه ریزی شده و ابتکارات برای آینده است (ابتکارات، پیشنهاداتی برای انجام پروژه ها و یا طرح ها در آینده هستند). بنابراین، پورتفولیو نظیر پروژه ها یا طرح ها موقتی نیست. سازمان ممکن است بیش از یک پورتفولیو داشته باشد که هر یک مختص به یک نوع کسب و کار منحصر به فرد یا هدف باشد. ابتکارات پیشنهادی زمانی که شناسایی، انتخاب و یاتایید می گردند، تبدیل به بخشی از پورتفولیو می شوند.
در هر زمان، پورتفولیو منظری از اجزای انتخاب شده ارائه می دهد و اهداف استراتژیک سازمان را انعکاس می دهد. با این وجود، پروژه ها یا طرح های ویژه در داخل پورتفولیو لزوما وابسته به هم نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند. با انعکاس سرمایه گذارهای صورت گرفته یا برنامه ریزی شده به وسیله سازمان، مدیریت پورتفولیو شامل فرآیندهایی برای شناسایی اولویت های سازمانی، تصمیمات سرمایه گذاری و تخصیص منابع است.
بنابراین، پورتفولیو کار انتخاب شده برای انجام را نشان می دهد نه الزاما” کاری که باید انجام شود. اگر اجزای پورتفولیو با استراتژی سازمان مربوطه همسو نباشد، سازمان منطقا می تواند بپرسد که چرا این کار باید به انجام برسد؟ بنابراین، پورتفولیو وسیله ای صحیح برای اندازه گیری مقاصد، جهت گیری و پیشرفت سازمان است.

ارتباط میان پورتفولیو ها، طرح ها و پروژه ها
همه اجزای پورتفولیو دارای ویژگی های مشترک مشخصی هستند:
– آنها سرمایه گذاری یا برنامه ریزی صورت گرفته به وسیله سازمان را نشان می دهند.
– آنها با اهداف استراتژیک سازمان همسو شده اند
– آنها معمولا” ویژگی هایی متمایز کننده دارند که این امکان را به سازمان می دهد تا آنها را به منظور مدیریت موثر، دسته بندی نماید.
– آنها کمیت پذیر هستند بنابراین می توانند اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی شوند.

هدف استاندارد مدیریت پورتفولیو:
هدف ابتدایی استاندارد مدیریت پورتفولیو تشریح تجربیات خوب مرتبط با مدیریت پورتفولیو است که مورد پذیرش عام قرار دارند. “پذیرش عام “یعنی دانش و تجربیات تشریح شده، بیشتر اوقات در اکثر پورتفولیوها قابل اجرا است و همگان در زمینه سودمند بودن و ارزش آن اتفاق نظر دارند. این استاندارد بسط و مکمل اطلاعات راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه ( ویرایش چهارم)، استاندارد مدیریت طرح ( ویرایش دوم) و مدل بلوغ سازمانی مدیریت پروژه ( ویرایش دوم) است.
این استاندارد به عنوان مرجع اصلی قصد ندارد که جامع و شامل همه موارد باشد. این استاندارد بر مدیریت پورتفولیو تمرکز دارد به نحو که با نظام های مدیریت پروژه و طرح مرتبط باشد. کاربرد آن برای همه سازمان ها ( نظیر انتفاعی، غیر انتفاعی و دولتی ) است. زمانی که عبارت “سازمان” در اینجا استفاده می شود، درحالت کلی به این سه نوع سازمان اشاره دارد. اگر قسمتی از این استاندارد معمولا برای زیر مجموعه ای از این سازمان ها قابل بکارگیری باشد، آن زیر مجموعه تعریف شده است.
علاوه بر این استانداردها که خطوط راهنمایی برای فرآیندها، ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه فراهم می آورند، نظام نامه اصول اخلاقی و رفتار حرفه ای موسسه مدیریت پروژه، شاغلین حرفه مدیریت پروژه را راهنمایی می کند و انتظارات شاغلین از خودشان و دیگران را تشریح می نماید. نظام نامه اصول اخلاقی و رفتار حرفه ای موسسه مدیریت پروژه به طور خاص درباره تعهدات، مسئولیت، احترام، عدالت و صداقت است. این نظام نامه نیازمند آن است که شاغلین، تعهد به اصول اخلاقی و رفتار حرفه ای را نشان دهند. این نظام نامه با قوانین، مقررات و سیاست های حرفه ای و سازمانی مطابقت دارد.با وجود آن که شاغلین دارای فرهنگ ها و پیش زمینه های متعددی هستند.

مخاطبان استاندارد مدیریت پورتفولیو:
این استاندارد، مرجعی اصلی برای هر علاقمند به مدیریت پورتفولیوی پروژه ها و طرح ها است. این افراد شامل موارد زیر هستند اما به آنها محدود نمی شوند:
– مدیران ارشد که تصمیمات استراتژیک سازمان را می گیرند.
– کارمندان مدیریت که مسئولیت توسعه استراتژی سازمان را بر عهده دارند یا آنهایی که به مدیران ارشد مشاوره می دهند.
– مدیران پورتفولیو، مدیران طرح و مدیران پروژه.
– پژوهشگرانی که مدیریت پورتفولیو را تحلیل می کنند.
– اعضای دفتر مدیریت پورتفولیو یا طرح
– رئیس مدیران پورتفولیو و طرح
– اعضای دفتر مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو.
– مشاوران و سایر متخصصان مدیریت پروژه، طرح، پورتفولیو و حوزه های مرتبط با آنها.
– مدیران وظیفه ای و صاحبان فرآیند که منابع را به پورتفولیو تخصیص داده اند.
– مشتریان و سایر ذی نفعان.
– مدرسان مدیریت پورتفولیوها و حوزه های مرتبط با آن.

مدیریت پورتفولیو و پروژه سازمان
مجموعه‌ای از قابلیت‌های متنوع برای مدیریت و کنترل موثر برنامه‌ها و پروژه‌های سازمان
بی شک مزیت رقابتی پایدار سازمانهای پروژه محور، توانمندی در اجرای موثر و کارآمد پروژه ها است. اجرای پروژه در محدوده ، زمان و هزینه برنامه ریزی شده به شیوه ای که بتوان حاشیه سود بالاتر از سطح استاندارد صنعت را ایجاد نمود، رویای مدیران سازمان های پروژه محور است.
سازمانها برای دستیابی به این مهم ناگزیر از بکارگیری روش ها و ابزارهای کارآمد در زمینه مدیریت پروژه ها هستند.
در نگاهی با افق وسیع تر تمامی سازمان‌ها بر اساس طرح‌ها و برنامه‌هایی که برنامه کاری شرکت را در کوتاه‌مدت و بلندمدت مشخص می‌نماید، عمل می‌کنند. این برنامه‌های کاری به نام‌های متفاوتی در سازمان‌ها شناخته می‌شوند، مانند پروژه، برنامه، طرح، و غیره؛ در عین حال شرکت‌ها، مستقل از فعالیتی که در هر برهه از زمان انجام می‌دهند، یک استراتژی یا برنامه جهت‌گیری شده را دنبال می‌نمایند.
برنامه‌ریزی سازمانی، هنگامی اتفاق می‌افتد که هیات مدیره سازمان، گروهی از پروژه‌های اصلی سازمان را تعریف، تعیین و سرپرستی نماید. با اجرای موفق این پروژه‌ها، یک سازمان در هر زمینه کاری، می‌تواند به اهداف مورد نظر خود دست یابد.
برنامه‌های سازمانی معمولا اطلاعاتی شامل موارد زیر دارند:
منابع مالی در دسترس در طول حیات برنامه (بودجه)،
منابع و مهارتهای لازم برای اجرای طرح (نیروی انسانی و تجهیزات)،
مواد مصرفی لازم برای اتمام کامل طرح (مواد اولیه)،
محدودیت‌های زمانی طرح (تاریخ‌های شروع و پایان)،
قدم‌های اجرایی و اهداف کلی طرح،
راهکار مدیریت پورتفولیو و پروژه‌های سازمان مجموعه‌ای از قابلیت‌های متنوع را به منظور مدیریت و کنترل موثر برنامه‌ها و پروژه‌های سازمان چه بصورت انفرادی (Project) و چه به صورت سبدی از پروژه‌ها (Portfolio) در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. ذیلا” به برخی از این توانایی‌ها اشاره شده است:

تنظیم و تدوین برنامه پروژه سازمان
استاندارد سازی تعاریف و الگوهای سازمانی
امکان تعریف و تنظیم یک یا چند تقویم‌ سازمانی
تعریف ساختار شکست کار سازمانی
تعریف مرکز منابع سازمان متشکل از تمام منابع انسانی، مواد مصرفی و ماشین آلات و تجهیزات
امکان به اشتراک گذاری منابع سازمان در میان پروژه‌های مختلف
امکان جایگزین کردن منابع با یکدیگر
طراحی و تنظیم یک یا چند الگوی ثابت برای پروژه‌های سازمان
کنترل و مدیریت ویرایش های مختلف پروژه ها
پی‌گیری و مدیریت پروژه‌های سازمان
امکان تعامل و همکاری بین اعضای پروژه در این محیط
گزارش‌گیری از وضعیت پروژه‌ها
مدیریت مستندات پروژه‌ها
انتشار اخبار و وقایع پروژه‌ها
تنظمیات حقوق دسترسی ارکان پروژه
یکپارچگی با مجموعه MS Office
ایجاد یک داشبورد دیجیتالی برای مشاهده وضعیت پیشرفت پروژه
راهکار مدیریت پروژه‌های سازمانی یک راه‌کار جامع و یکپارچه را برای مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان ارائه می‌کند که سهولت استفاده، پایگاه داده‌ متمرکز و امکانات گزارش‌گیری و تحلیل قدرتمندی را با همدیگر ترکیب نموده و در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
همچنین این راهکار تحت وب و بوسیله مرورگر اینترنتی Internet Explorer مورد استفاده واقع می‌شود.

اجزای راهکار مدیریت پورتفولیو و پروژه سازمان
زیرسیستم مدیریت پورتفولیو (سبد) پروژه‌های سازمان
زیرسیستم مدیریت پروژه‌های سازمان
زیرسیستم مدیریت اسناد، مسائل و ریسک‌های پروژه
چارچوب  پیاده سازی راهکار
شناخت استراتژی‌ها و اهداف سازمان در حوزه مدیریت پروژه
شناخت و مدل سازی فرایندهای مدیریت پروژه
تحلیل شکاف نظام مدیریت پروژه
مهندسی مجدد فرایندهای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK و OPM3
طراحی و معماری مبتنی بر راهنمای Microsoft

توصیف چارچوب/متدولوژی
Microsoft Solution Framework (MSF) EIF

موارد کاربرد
نظارت بر عملکرد و اجرای پروژه ها ( خاص شرکت های کارفرمایی و مشاور)
مدیریت و بهینه کردن سبد پروژه‌های سازمان
مدیریت فاز‌ها و فعالیت‌های پروژه
مدیریت فرآورده‌های پروژه
مدیریت اسناد پروژه‌ها
مدیریت و مستندسازی مسائل و دانش بدست آمده در خلال اجرای پروژه‌ها
مدیریت ریسک‌ پروژه‌ها
زمانبندی پروژه‌ها
مدیریت هزینه‌های پروژه
مدیریت ارتباطات میان ارکان پروژه
خودکارسازی ارتباطات میان ارکان پروژه

ابزارها / نرم‎افزارها

Microsoft Project Server
Microsoft Portfolio Server
Microsoft Office SharePoint Server
Microsoft Windows SharePoint Services
Microsoft Project Professional
Microsoft Office

خدمات و موضوعات مرتبط
تدوین استراتژی حوزه مدیریت پروژه سازمان
آسیب شناسی نظام مدیریت پروژه
ارزیابی سطح بلوغ پروژه‌های سازمان
مهندسی مجدد و بهبود فرایندهای مدیریت پروژه
مدیریت پورتفولیو سازمان
طراحی سیستم مدیریت پروژه
طراحی سیستم مدیریت طرح و برنامه
ارزیابی عملکرد پروژه‌ها
کنترل مالی پروژه‌ها
برنامه‌ریزی منابع پروژه‌ها

What is a Portfolio?
http://www.clarke.edu

A portfolio is a compilation of materials that exemplifies your beliefs, skills, qualifications, education, training, and experiences. It provides insight into your personality and work ethic. All in all, it is a representation of your professionalism.

Why should I have a portfolio?
The process of putting together a portfolio itself will help you become a more effective interviewee. You will be identifying the skills you have gained through your various experiences and how they relate to the career you are interested in. Choosing the most relevant experiences and putting them in an easily understood format will help you better articulate your skills and experiences when asked questions about your qualifications in an interview. A professional looking portfolio will also show an employer proof of your organizational, communication, and tangible career related skills.

What should be included in my portfolio?
Save everything you create and decide later what you want to include in your portfolio! Please remember that there is not one perfect way to do a portfolio. A portfolio is a sample of your career related skills and experiences and should be presented in your own creative style. The following information is, however, what is typically included in a career portfolio:
Statement of Originality: A paragraph stating that this is your work and that it is confidential. It should also indicate if any parts of the portfolio should not be copied. Note: Pay attention to confidentiality- Materials generated on the job are usually the property of the company you were working for at the time you created the material. When you display or show that material, be sure to recognize the owner. If you have signed a confidentiality agreement with a company, you should not include their work in your portfolio. (Williams and Hall, 2001, p. 57)
Example: Statement of Originality and Confidentiality
This portfolio is the work of James Cook. Please do not copy without permission. Some of the exhibits, work samples, and/or service samples are the proprietary property of the organization whose name appears on the document. Each has granted permission for this product to be used as a demonstration of my work. (Williams and Hall, 2001, p. 91)
Work Philosophy: A brief description of your beliefs about yourself and the industry.
Career Goals: Your professional goals for the next five years.
Resume: (See handout on Resume Writing)
SkillAreas: Identify three to five of the major skill set areas you have that would be important for someone in your career field to have. Examples include: Management, Computer Skills, Public Relations, Leadership, Accounting, Communications, and Customer Service. Next, select or request letters of recommendation and specific work samples or projects that exemplify these skill sets. Sources of work samples include classroom projects, materials generated on the job or during an internship/co-op experience, materials from community service, volunteer work, campus clubs and organizations, and professional memberships.
How to select the best work samples
Ask yourself the following questions about each sample:
What will this work demonstrate-skills, competencies, or achievement of goals?

Is this my best work?
Does it show mastery?
Am I proud of this sample…all or part of it? (Williams and Hall, 2001, p. 56)
Also, ask yourself. . .
Which skills is the organization looking for in this position?
What is your best work?
Which samples show the most skills and competencies?
Which work samples are the most interesting to you?
Which work samples use more than text as an exhibit? Do any include pictures?
Can you talk about your sample? (Williams and Hall, 2001, p.88)
Works in Progress: List career related projects or activities you are currently working on that would add to your list of skills and qualifications for that career field.
Certifications, Diplomas, Degrees, or Awards: Include copies of these documents and any documentation listing the skills attained for certification.
Community Services: Briefly explain the project or include a brochure explaining the organization or project. Include any work samples, photographs of the experience, and letters of recognition which prove your participation and/or involvement.
Professional Memberships and Certifications: Include any documentation of proof. Also, include information on any conferences or meetings you have attended that have provided you with educational resources in your field of interest.
Academic Plan of Study: You can include a copy of your transcript which includes the classes you have taken and grades you have earned in those classes, as well as a listing of those classes you plan to take upon graduation.
Faculty and Employer Biographies: This is not essential to include. However, it is helpful if you have mentioned someone throughout the portfolio frequently that has had a significant impact on your professional development. For this section you would list the person’s name, who they are, and what they do.
References: A list of three to five people who can verify your professional qualifications. Recommendations of professional references include faculty members, internship supervisors, employment supervisors, and supervisors of other activities such as community service projects (see sample in Resume and Cover Letter Writing packet).

How should I present my professional portfolio?
3-ring Notebook (cloth, vinyl, or leather)
Table of Contents
If clarification of a particular section is needed, write a brief description of what is included in that section and why you have chosen to include it in your portfolio. Place the overview at the beginning of that section.
Use extra-wide 3 ring tabs with labels to separate each section so you can easily find the information during an interview situation.
Use copies of everything to put in your portfolio and save your originals.
Use a high quality paper (24#) as well as a high quality printer.
Use colored paper to draw attention to special samples, but use a soft, subtle color and only use a total of three different colors.
Put all pages in page protectors using front and back sides (do not use three hole punch).
Place three extra copies of your resume and list of references in a protective sleeve to hand out during your interview.

The information provided on this page was taken from the following source:
Williams, A.G., & Hall, K. J. (2001). Creating your career portfolio: At a glance guide for students (2nd ed.). New Jersey: Prentice-Hall Inc.
*http://www.clarke.edu/page.aspx?id=4278