مدیریـــت زمـــــان

نویسنده: مهدی یاراحمدی خراسانی

 برنامه ريزي براي کسب موفقيت

بررسي اهداف:

در تعيين اهداف کلي لازم است که اهداف بلند مدت شخصي و کاري نيز مدنظر قرار داده شوند. البته در کوتاه مدت يک هدف شخصي (مانند تشکيل خانواده) ممکن است به طور موقت بر ساير اهداف بلند ندت (مانند تاسيس يک شرکت) ارجحيت پيدا کند.

تعيين اهداف:

اهداف خود را بنويسيد و بعد آنها را به اهداف کوتاه مدت، بلند مدت  شخصي و کاري تقسيم بندي کنيد. سپس ببينيد آيا اين هدف ها واقع بينانه هستند يا خير.

مثلاً با اين که همه افراد از خصوصيات بدني خاصي برخوردار هستند ولي هر زمان که بخواهند مي توانند مهارت هاي جديدي نيز ياد بگيرند.

 ببينيد براي رسيدن به اهداف مورد نظر به کدام مهارت ها احتياج داريد. ديگر دوران اين طرز فکر که ((يک شغل براي تمام عمر کافي است)) به سر آمده و براي اين که بتوانيد شغل خود را حفظ کنيد لازم است خود را همواره از جهت اطلاعات و مهارت به روز نگه داريد. به عبارت ديگر اهداف شغلي شما مي تواند گوناگون باشد و بالاخره براي رسيدن به هر يک از اهداف خود يک جدول زمان بندي تدوين و مهلت رسيدن به هر هدف را در آن قيد کنيد.

برنامه ريزي براي اهداف شغلي:

براي اين که اهداف خود را راحت تر به دست بياوريد بايد برنامه ريزي کوتاه و دراز مدت شغلي داشته باشيد و آن را در برنامه هاي روزمره خود لحاظ کنيد.

نوشتن تجربيات، مهارت ها و ويژگي هاي تحصيلي و حرفه اي نيز مي تواند مفيد باشد. علاوه بر کار حرفه اي انجام کارهاي خانه يا نگهداري از نوزادان نيزمي تواند به شما تجربه ارزشمندي در زمينه مديريت بدهد.

تعيين اولويت ها:

پس از آن که فهرست اهداف کوتاه و بلند مدت حرفه اي خود را تهيه کرديد لازم است که آنها را به ترتيب اولويت مرتب کنيد. تحقق هر هدف بزرگ مستلزم انجام چند کار کوچک تر است. از ميان اين کارها مهم ترين آنها را شناسايي و به آن رسيدگي کنيد.

بررسي عملکرد:

تا آنجا که ممکن درباره شغلي فعلي خود صادق باشيد. چقدر از وقت شما صرف کارهايي مي شود که نبايد در آن لحظه انجام بدهيد؟ اهدافي که براي يک روز کاري تعيين کرده ايد تا چه حد تحقق پيدا مي کنند؟

اگر فرضاً هر روز 10 هدف براي به دست آوردن داريد (که ممکن است شامل کارهاي معمولي، روزمره، فوري و پيچيده باشد) کدام يک را در اولويت قرار  مي دهيد؟

روز کاري خود را مورد بررسي قرار دهيد و ببينيد کدام کارها روزمره کدام يک جزو کارهاي جاري ميان مدت يا دراز مدت هستند و کدام يک جزو کارهاي مهم و فوري هستند.

صرف نظر از سمتي که در سازمان داريد برنامه ريزي و سازمان دهي دقيق اوقات کاري اثربخشي و موفقيت شما براي رسيدن به اهداف را تا حد قابل ملاحظه اي افزايش مي دهد.

تجزيه و تحليل وظايف:

از کليه اهداف و وظايف جاري، آتي و روزمره خود فهرستي تهيه کنيد. آنها را به سه گروه تقسيم کنيد – نوع الف، ب، يا پ:

نوع الف: وظايف مهم و فوري

نوع ب: وظايفي که يا مهم هستند و يا فوري

نوع پ: وظايفي که نه مهم و نه ضروري هستند

اگر در تقسيم بندي وظيفه خاصي شک داريد آن را جزو نوع پ محسوب کنيد که اصلاً آن را در نظر نگيريد.

اولويت بندي و واگذاري مسئوليت:

براي اين که اولويت هاي خاص کاري را شناسايي کنيد فهرست کارها را مجدداً مرور کنيد. اکنون براي هر کدام از وظايف الف، ب و پ يک فهرست مجزا (و جمعاً سه فهرست) تهيه کنيد.

 سپس اين فهرست ها را بررسي کنيد و ببينيد انجام کدام يک به کمک ديگران نياز دارد کدام يک را فقط خودتان مي توانيد انجام دهيد و کدام يک را مي توانيد کاملاً واگذار کنيد.

کارهاي غيرضروري را نيز شناسايي و حذف کنيد. در مورد کارهايي که بايد با کمک ديگران انجام شوند افراد مورد نظر را معرفي کنيد و مسئوليت کارهايي که بايد به ديگران واگذار شوند را تفويض کنيد.

با اين کار سه فهرستي که تهيه کرده ايد کوتاه تر خواهند شد و فقط شامل کارهايي خواهند بود که تنها شما مي توانيد انجام دهيد. حال مي توانيد قدم بعدي را برداريد که عبارت است از برنامه ريزي روزانه. با تخمين مدت انجام هر يک از کارهاي باقي مانده ( و ذکر مدت انجام هر کار در کنار آن) مي توانيد هر يک از کارها را به نحوي برنامه ريزي کنيد که يا با کمک همکاران، يا بين ملاقات هاي از پيش تعيين شده و يا به صورت پروژه هاي دراز مدت انجام شوند.

برنامه ريزي براي يک روز کاري:

يک روز کاري بايد شامل وظايف گروه الف، ب، پ باشد. تعدادي از وظايفي که واقعاً در يک روز کاري مي توانيد انجام بدهيد را انتخاب کنيد. در ضمن اين روز کاري نبايد مثلاً 20 ساعت باشد. اين سه نوع وظيفه را طوري تقسيم کنيد که هر ساعت مشغول انجام يک نوع از آنها باشيد نه اين که اول از يک نوع شروع و بعد به نوع ديگر برويد. از اين وظايف جدي تر را با انجام کارهايي که از جديت کمتري برخوردار هستند جبران کنيد.

ايجاد تعادل در تقاضا:

دريافت مستمر اطلاعات جديد باعث مي شود اولويت هايي که تعيين کرده ايد مدام دستخوش تغيير شود. ممکن است دريافت اطلاعات جديد اهميت يا فوريت يک کار را تغيير دهد و حتي باعث شود که آن کار از فهرست کارهاي مهم حذف گردد. بنابراين ضرورتي ندارد که مثلاً براي جلسه اي که تاريخ برگزاري آن سه روز به تاخير افتاده امروزه گزارش تهيه کنيد. زماني که اطلاعات جديدي دريافت مي کنيد بلافاصله اولويت ها را مجدداً ارزيابي کنيد.

واقع بيني:

پذيرفتن کارهاي بيش از حد توان و جاه طلبانه مي تواند در فرد ايجاد اضطراب کند. بنابراين درباره توان خود و مقدار کاري که مي توانيد در يک مدت زمان معين انجام دهيد واقع بين باشيد.

پذيرفتن کار زياد به نفع شما خواهد بود و نه به نفع همکاران شما. سعي کنيد ظرفيت هاي خود را بشناسيد و کارهايي که نمي توانيد با موفقيت انجان دهيد را نپذيريد. به همين ترتيب در مورد ديگران نيز واقع بين باشيد و بيش از حد توان از آنها انتظار نداشته باشيد.

اگر از همکاران انتظار بيش از حد داشته باشيد ناتواني آنها در انجام کارهاي محوله شما را خسته و آنها را نيز خسته و دلسرد خواهد کرد. پس از شناخت ظرفيت خود و همکاران بهتر است سطح توقع خود را بالا ببريد.

گاهي لازم است انسان تحت شرايط سخت قرار بگيرد تا از کسب موفقيت احساس پيروزي و لذت کند.

زماني براي تفکر:

همه ما به آرامش نياز داريم تا بتوانيم در خلوت خود درباره اولويت هاي مهم و کارهاي دشوار فکر کنيم. اين فرصت فراهم نخواهد شد مگر اين که زمان آن را از قبل تعيين کرده باشيم. اگر لازم است براي دقايقي از ساير همکاران جدا شويد و نگران نباشيد که آنها ناراحت مي شوند.

مي توانيد برايشان توضيح بدهيد که مي خواهيد تنها باشيد تا بتوانيد درباره برخي مسائل فکر کنيد. انجام اين کار به خصوص در مکان هاي شلوغ و پر رفت و آمد لازم است. سعي کنيد انضباط شخصي داشته باشيد و از اين فرصتي که براي خود ايجاد مي کنيد نهايت استفاده را (به خصوص در مورد وظايف نوع الف و ب) ببريد. به ياد داشته باشيد که حتي يک فرصت کوتاه نيز به شما کمک مي کند تا کار با اثر بخشي بيشتري انجام شود.

ارزيابي الگوهاي رفتار کاري:

هر فردي از لحاظ توان فکري و بدني داراي يک ريتم خاصي است براي مثال ممکن است در ساعاتي از روز در اوج توان فکري و بدني باشد و در ساعاتي ديگر توان او کاملاً تحليل رفته باشد. سعي کنيد با ريتم بدن خود آشنا شويد و از طريق کار خود را با راحتي بيشتري انجام دهيد.

زمان بندي انجام وظايف:

انجام کارهاي سخت و پيچيده به زماني که در اوج توان فکري و بدني هستيد موکول شوند. براي مثال اگر شما از آن دسته افرادي هستيد که صبح زود سر کارمي رويد و بعد از ظهرها ورزش مي کنيد بايد وظايف نوع الف خود را حتماً اول روز انجام دهيد. از طرف ديگر اگر نمي توانيد قبل از ساعت 00، 9 بيدار شويد وظايف نوع الف خود را نزديک ظهر يا اوايل بعدازظهر انجام دهيد.

به حداکثر رساندن کارايي:

کيفيت عملکرد شما در طول روز يا در روزهاي مختلف متفاوت و بستگي به اين دارد که خسته هستيد يا سرحال. براي اين که بتوانيد فشار کاري را در طول روز تقسيم و اولويت هاي آن را مشخص کنيد لازم است که چرخه نيروي دهني و بدني خود را بشناسيد.

براي مدت چند روز مواقعي که خيلي خسته يا سرحال بوده ايد را يادداشت کنيد و همچنين بنويسيد که در آن وقت مشغول انجام چه کاري بوده ايد. اگر هنگام خستگي مشغول انجام کار سخت بوده ايد پس کار شما موثر نبوده است. در آينده سعي کنيد وظايف نوع پ را براي اين لحظات، که خسته هستيد، بگذاريد.

از آن جا که ((الگوي رفتار کاري)) افراد با يکديگر متفاوت است سازمان هاي سعي مي کنند ساعات کاري را انعطاف پذير کنند. از اين طريق کارکنان مي توانند با توجه به چرخه نيروي ذهني و جسمي خود انجام کارهايشان را بهتر برنامه ريزي کنند و کنترل بيشتري روي انجام کارها اعمال نمايند.

ثبت و تنظيم برنامه هاي کاري: ثبت کارهايي که بايد در روزهاي آتي  انجام شوند (مانند ملاقات ها و تعهدات) نقش مهمي در مديريت زمان دارد. براي اين کار مي توانيد از وسايل کاغذي و الکترونيکي مختلفي (مانند انواع تقويم و دفترچه يادداشت هاي الکترونيکي) استفاده کنيد.

انتخاب ابزار:

يک روش سنتي براي ثبت برنامه هاي آتي استفاده از سررسيد است. امروزه ابزارهاي بسيار پيشرفته اي مانند تقويم هاي الکترونيکي وجود دارند که با استفاده از آنها مي توانيد نشاني و شماره تماس افراد را ثبت کنيد و کارهاي حسابداري خود را نيز با آنها انجام دهيد.

 نوع ابزار را بايد با توجه به نياز و کارتان انتخاب نماييد. مثلاً ممکن است هر صفحه از سر رسيد به يک روز اختصاص يابد يا ممکن است ترجيح بدهيد در يک نگاه تمام روزهاي هفته را جلوي چشم داشته باشيد.

برنامه ريزي با استفاده از تقويم:

استفاده از تقويم نياز به انضباط دارد. اولين کاري که بايد انجام دهيد اين است که ملاقات ها و برنامه هاي آتي را همان لحظه که قطعي مي شوند در تقويم ثبت کنيد. براي هر ملاقات توجه به برخي نکات ضروري است: تعيين زمان موردنياز براي آماده شدن و رسيدن به محل مورد نظر تعيين زمان لازم براي پيگيري هاي بعدي و نوشتن گزارش جلسه.

شيوه نگهداري از تقويم :

براي به حداکثر رساندن کارايي و اثربخشي استفاده از تقويم اگر کسي غير از شما مسئول به روز نگهداشتن آن است هر بار که زمان ملاقات يا انجام کاري را تنظيم مي کنيد به آن فرد نيز اطلاع دهيد. سعي کنيد تقويم هميشه به روز باشد و براي اطمينان از زمان انجام کارها مرتب آن را بازديد کنيد. استفاده از سيستم اينترنت را نيز مورد توجه قرار دهيد چرا که اين سيستم تماس هم زمان چند نفر را از نقاط مختلف با تقويم الکترونيکي ميسر مي سازد. هر روز وظايف نوع الف را در فاصله کارهايي که از قبل برنامه ريزي شده اند انجام دهيد و تلاش کنيد آنها را ظرف مدت تعيين شده تمام کنيد. فرصتي را هم براي کارهاي پيش بيني نشده کنار بگذاريد.

تهيه فهرست اصلي:

حتي بعد از آن که کارها را بر حسب اهميت و ضرورت به سه نوع الف، ب و پ تقسيم کرديد ممکن است باز هم مواردي پيش آيد که شما را به خاطر تعداد کارهاي موجود و زمان اندک براي انجام آنها سر درگم و نگران سازد. اين موقعيت مناسبي براي تهيه يک فهرست اصلي است.

فهرستي که مي توانيد در آن همه کارهاي کوچک و بزرگ خود را بنويسيد و مهلت انجام هر کار را در کنار آن قيد کنيد. نوشتن اين فهرست خود جنبه درماني دارد و فشار زيادي را از روي دوش شما برمي دارد. علاوه بر اين داشتن چنين فهرستي (در مقايسه با فهرست زمان بندي شده) به شما تصوير بهتري از موقعيت موجود مي دهد. بعضي مواقع بدون آن که نياز به فکر کردن باشد راه حل بعضي مشکلات  خودشان به ذهن  مي آيند. براي مثال ممکن است متوجه شويد که چون راه اندازي خط توليد محصول جديد شرکت به تاخير افتاده است ضرورتي ندارد که چندان نگران عقب افتادن طرح بازاريابي آن باشيد.

شيوه موثرتر براي به کارگيري فهرست ها:

در فهرست اصلي همه کارها بايد بر حسب نوع آنها (الف، ب يا پ) مشخص شده باشند. اين فهرست را به طور مستمر اصلاح کنيد، کارهاي جديد را بلافاصله وارد کنيد کارهاي انجام شده را خط بزنيد و کارها را با استفاده از رنگ و علامت هاي مختلف اولويت بندي کنيد.

اگر مايل باشيد مي توانيد کارهاي مشابه را دسته بندي کنيد مثلاً تماس هاي تلفني را با ستاره مشخص کنيد کنار نامه هاي مهمي که بايد بنويسيد ضربدر بزنيد و ملاقات ها را با قلم رنگي مشخص کنيد.

 اين کار به شما کمک مي کند تا در يک نگاه کليه کارهايي که بايد انجام شوند را مشاهده کنيد و حتي موجب شود تا همه کارهاي مشابه را يک جا انجام دهيد. با استفاده از اين شيوه براي کارهاي منزل نيز مي توانيد در زمان صرفه جويي کنيد.

انجام کارهاي ناخوشايند:

هر فردي از عهده کار خاصي برمي آيد. کاري مانند مواجه با يک مشتري سر سخت که انجام آن براي شما ناخوشايند است ممکن است براي همکار شما رقابت برانگيز باشد. از انجام کارهاي ناخوشايند را به زماني موکول کنيد که از لحاظ ذهني در وضعيت مثبتي هستيد. انجام اين قبيل کارها را به آخر روز يعني زماني که خسته هستيد و همين طور به لحظات آخر موکول نکنيد.

برنامه ريزي دراز مدت:

بعضي از کارها را نمي توان بعد از انجام دادن از روي فهرست اصلي حذف کرد. بعضي کارها به طور ادواري بايد تکرار شوند. تهيه و ارسال سفارش هاي ساليانه براي مشتريان از قبيل کارها هستند. براي انجام کارهاي اواري دراز مدت لازم است علاوه بر غهرست کارهاي کوتاه مدت يک نمودار ديواري نيز از کارهاي دراز مدت تهيه کنيد.

تفکر مثبت:

براي بعضي افراد زمان سريع مي گذرد و براي بعضي ديگر بسيار کند. اين که جزو کدام گروه هستيد بستگي به نوع نگرش شما دارد. با بهره گيري از تفکر مثبت و قدرتي که به دنبال دارد برنامه خود را با موفقيت روبرو خواهيد کرد. با تکيه بر تفکر مثبت حتي انجام خوشايندترين کارها بدون ناراحتي صورت مي گيرد.

لذت بردن از زندگي:

تفريح کردن راه هاي مختلفي دارد اما اگر براي کارهايي که از انجام آنها لذت مي بريد وقت نگذاريد آن وقت تاثير شما بر ديگران يک تاثير منفي خواهد بود. فعاليت هايي که انجام آنها موقع کار برايتان لذت بخش است را شناسايي کنيد و در فهرست زمان بندي انجام کارها اين فعاليت ها را بگنجانيد. براي خود برنامه هاي تفريحي مانند رفتن به سينما شرکت در جشن هاي موسيقي يا رفتن به مسابقات اتومبيل راني ترتيب بدهيد. علاوه بر اين حتي اگر نمي توانيد فعاليت هاي تفريحي داشته باشيد سعي کنيد تاثير مثبتي از خود جا بگذاريد.

شيوه برخورد با مشکلات:

با داشتن مثبت به زندگي راحت تر و سريع تر مي توان اوقات خود را اداره و مشکلات کاري را برطف کرد. براي شروع سعي کنيد نسبت به خود و زندگي احساس خوبي داشته باشيد. از اين طريق ديگر مشکل ديگران را به همه تعميم نخواهيد داد و مشکلات و دلهره هاي کاري را با ابتکار عمل حل خواهيد کرد.

جلوگيري از اضطراب:

به نظر مي رسد که کلمه ((پر مشغله)) اين موضوع را به ذهن متبادر مي کند که افراد ((پر مشغله)) فرصتي براي برنامه ريزي آينده ندارند. شما بايد قادر باشيد که در اوقات پر مشغله از ساعات باقي مانده روز استفاده بهينه ببريد.

 از ديد روانشناسي نيز اين تمرين خوبي است تا فعاليت هاي خود را برنامه ريزي کنيد چرا که اين کار شما را قادر مي سازد تا وقت خود را در اختيار بگيريد و بر کارهاي دشوار مسلط باشيد. مي توانيد در مدتي که مشغول برنامه ريزي هستيد آگاهانه شيوه مثبت انديشي را پيش بگيريد و به اين ترتيب از اضطراب دوري کنيد وبه هدف خود برسيد.

مرتب کردن دفتر کار:

سازمان دهي کردن محل کار مي تواند عملکرد شما را به طرز محسوسي ارتقا دهد. از ميز کار شروع کنيد و به شکلي آن را منظم کنيد که با جمع شدن انبوهي از کاغذ چيزي در اين ميان گم نشود. سپس سراغ کشي پرونده ها و کمد کتاب ها برويد و هم زمان محيط اطراف خود را نيز مرتب کنيد.

جلوه محيط کار:

از نحوه قرار گرفتن وسائل رنگ آميزي و نظم و ترتيب داخل اتاق مي توانيد درباره شخصي که از آن اتاق استفاده مي کند به مطالب زيادي پي ببريد. وضعيت اتاق تاثير زيادي بر ذهنيت همکاران زيردستان و کارکنان مافوق نسبت به شما دارد. بنابراين سعي کنيد که از خود ذهنيت مبتي به جا بگذاريد. اگر هر روز ملاقات هاي زيادي در اتاق داريد کاري کنيد ذهنيت افرادي که به ملاقات شما  مي آيند همان ذهنيتي باشد که مدنظر شما است.

 اگر کسي که به ملاقات شما آمده فرد منضبطي باشد با وضعيت آشفته اتاق خود هرگز نمي توانيد او را متقاعد کنيد که از ذهني سازمان يافته برخوردار هستيد.

رسيدگي به پرونده ها:

به ميز خود به عنوان يک خط توليد نگاه کنيد. مواد خام (که در واقع همان کاغذها هستند) از يک طرف وارد مي شوند تا قبل از انتقال به مرحله بعد توسط يک ماشين (يعني فکر شما) تحت فراوري قرار گيرند.

همانند کارخانه ها شما نيز مي توانيد خدمات لجستيکي به موقع را براي اتاق کار خود فراهم کنيد. به عبارت ديگر بايد بدانيد که کاغذهاي وارده از چه اولويتي برخوردار هستند و بايد به کجا فرستاده شوند. درجه اولويت هر يک از نامه ها يا مدارک را تعيين کنيد.

 اگر کار در حيطه مسئوليت خودتان است فوراً اقدام کنيد و گرنه، آن را به ديگري واگذار کنيد.

 اگر پيگيري نامه به اقدامات ديگري نياز دارد آن را داخل کازيه و فايل مخصوص نامه هاي در دست اقدام قرار دهيد. نامه هاي غير فوري را نيز در فايل ((نامه هاي ورودي)) بگذاريد.

مرتب کردن اوراق کاغذي:

سيستمي ايجاد کنيد که به وسيله آن از دريافت تمام نامه هاي وارده مطلع شويد. درباره نامه هاي فوري بلافاصله اقدام کنيد (البته هر روز زماني هم براي بررسي نامه هاي غير فوري اختصاص دهيد.) در صورتي که بايد براي يک نامه اقدامي نيز انجام دهيد آن را در ليست کارهاي در دست اقدام بگذاريد. آن دسته از نامه ها و مدارکي که احتياج نداريد و يا اقدامات مربوط به آنها را انجام داده ايد دور بيندازيد.

مرتب کردن محيط کار:

وسايل موجود در محيط کار (مانند ميز، صندلي، کابينت فايل ها، چراغ و …) بايد به شکلي سازمان دهي شوند که براي شما مناسب و مفيد باشند. به سبک کار خود و اين که از دفتر کار براي چه منظوري استفاده مي کنيد توجه نماييد. اگر در طول روز افراد زيادي به ملاقات شما مي آيند ميز خود را جايي قرار دهيد که از ورود افراد مطلع شويد. اگر جلسات زيادي دراتاق شما برگزار مي شود صندلي ها را طوري بچينيد تا افراد راحت بنشينند.

پرونده هايي را در محيط کار خود نگهداريد که دائماً مورد نياز شما هستند. اين پرونده ها را بايد نزديک ميز کار، و ترجيحاً به شکلي، قرار دهيد که براي برداشتن آنها نياز به بلند شدن نباشد. پرونده هايي که کمتر مورد استفاده قرار مي گيرند را در محل جداگانه اي خارج از دفتر نگهداري کنيد و اگر اين کار مقدور نيست آنها را در گوشه اي از اتاق (که سر راه را نباشند) بگذاريد.

بايگاني پرونده ها:

يک سيستم بايگاني ابداع کنيد چرا که يک سيستم مناسب از هدر رفتن وقت جلوگيري مي کند. البته همه سيستم هاي بايگاني کامل و مطلوب نيستند. ولي مي توانيد سيستمي انتخاب کنيد که براي پرونده هاي شما مناسب باشد.

مرتب کردن پرونده ها:

سيستم بايگاني بايد مانند سيستم جستجو در کامپيوتر عمل کند. از کلمات کليدي استفاده کنيد کلماتي که يادآور رشته اي از مفاهيم باشد و شما را به راحتي به پرونده و نامه مورد نظر برساند.

انتخاب کلمات کليدي به ماهيت فعاليتي که انجام مي دهيد بستگي دارد. اگر در کار صادرات هستيد و با 70 کشور مختلف در سراسر دنيا کار مي کنيد مي توانيد سستم بايگاني را بر اساس تقسيم بندي جغرافيايي طراحي کنيد. بنابراين ابتدا پنج گروه اصلي خواهيد داشت که هر يک معرف يک قاره خواهد بود.

 از طرفي اگر مدير فروش شرکت کوچکي هستيد که نوشت افزار توليدمي کند مي توانيد مشتريان خود را به دو گروه عمده (يعني مشتريان خارجي و داخلي) تقسيم کنيد و براي هر يک فايل جداگانه اختصاص بدهيد. هر يک از مشتريان داخل فايل ها پوشه جداگانه اي خواهد داشت.

تقسيم موضوع به موضوعات کوچکتر:

اگر تقسيماتي که در سيستم بايگاني در نظر گرفته ايد بزرگ هستند بهتر است که هر يک را به تقسيمات کوچک تر خرد کنيد تا اداره کردن پرونده ها راحت تر صورت گيرد. براي مثال، مديري که مسئوليت طرح هاي توسعه را بر عهده دارد مي تواند سيستم بايگاني را بر حسب تک تک طرح ها تقسيم بندي کند و سپس براي موضوعات مرتبط با هر طرح پوشه جداگانه اي در نطر بگيرد.

بر چسب زدن:

براي بايگاني بهتر است از نگ ها و شکل هاي مختلف براي تقسيم بندي و طبقه بندي پرونده ها استفاده کنيد. براي مثال مدير فروش مي تواند مدارک مربوط به مشتريان صادراتي را در پوشه هاي قرمز بايگاني کند و نام آنها را بر چسب قرمز روي پوشه بنويسيد و براي مشتريان داخلي نيز از پوشه و بر چسب آبي استفاده کند. سيستمي که براي بايگاني انتخاب مي کنيد بايد به راحتي براي شما و ساير استفاده کنندگان قابل فهم باشد. بنابراين براي دسترسي سريع به پرونده ها فهرستي از قسمت هاي مختلف بايگاني و محتواي آنها روي کاغذ تهيه کنيد.

بايگاني مرتب پرونده ها:

در پايان روز يا هفته وقتي را براي بايگاني پرونده ها اختصاص دهيد. بايگاني مدارک و اوراق را هميشه به ديگران واگذار نکنيد، چرا که همه بايد از سيستم بايگاني اطلاعات به روز داشته باشند. تصميم گيري درباره اوراقي که بايد نگهداري و يا دور انداخته شوند کار مهمي است. بنابراين در انجام اين کار نقش فعالي داشته باشيد.

راه هاي جلوگيري از به هم خوردن تمرکز:

مراجعات اتفاقي و بدون برنامه گاهي خوشايند هستند ولي همه ما نياز داريم کار خود را بدون مزاحمت انجام دهيم. دفتر کار خود را طوري بچينيد که جلوي چشم ديگران ظاهر نشويد. براي افزايش بهره وري در کار از مراجعات اتفاقي همکاران جلوگيري کنيد.

عوامل اختلال در تمرکز:

براي جلوگيري از مزاحمت هاي ناخواسته فهرستي از افراد زير تهيه کنيد:

افرادي مانند رئيس يا مشتريان مهم که هر لحظه ممکن است مراجعه نمايند .

افرادي مانند همکاران که ممکن است وقتي که چندان درگير کار نيستيد پيش شما بيايند.

افرادي که اصلاً مزاحم شما نمي شوند.

تجديد نظر در چيدمان محيط کار:

عبور افراد از مقابل شما باعث به هم خوردن تمرکز مي شود. ميز خود را طوري قرار دهيد که بتوانيد کساني که به در نزديک مي شوند را ببينيد. اگرنمي خواهيد کسي مزاحم شود در دفتر کارتان را ببنديد.

حتي در صورتي که در اداره اي با محيط باز کار مي کنيد مي توانيد با انجام تغييراتي در نقشه محيط کار(مثلاً قرار دادن ميز پشت قفسه هاي بايگاني با قرار گرفتن پشت مانيتور کامپيوتر) مزاحمت ها را به حداقل برسانيد.

اگر کاري کنيد که در معرض ديد کارکنان و همکاران نباشيد احتمال اين که آنها در موارد غير ضروري مزاحم شما شوند کمتر خواهد بود.

گزينش اطلاعات:

افراد هر روزه در محيط کار اطلاعات بسياري دريافت مي کنند که پردازش آنها به وقت زيادي احتياج دارد. ابداع يک سيستم مناسب کمک مي کند به همه اطلاعاتي که هر لحظه به دست شما مي رسد رسيدگي کنيد.

گرفتن اطلاعات:

اطلاعات به شکل هاي مختلفي به دست شما مي رسد مثلاً به روش هاي زير:

کاغذ (نامه، نمابر، يادداشت، مجله، نشريات، گزارشات و …)

ابزارهاي الکترونيکي (پست الکترونيکي، اينترانت يا شبکه پردازش اطلاعات درون سازماني و …)

صوت (ملاقات هاي رو در رو، تلويزيون، راديو، تلفن، پست صوتي و …)

گاهي به نظر مي رسد که برخي اطلاعات از بقيه ضروري تر هستند ( و البته اين برداشت هميشه هم درست نيست). براي مثال، اولويت زماني تماس هاي تلفني از نامه بيشتر است چرا که بلافاصله بايد به آنها پاسخ داد.

پردازش اطلاعات:

سعي کنيد براي پردازش اطلاعات يک برنامه مناسب تنظيم کنيد، مثلاً اگر مي دانيد که پست نامه ها را ساعت 10 صبح به شرکت مي آورد و پيام هاي درون سازماني در ساعت 11 صبح پخش مي شوند قبل از ناهار زماني را براي رسيدگي به نامه ها اختصاص دهيد. نامه هاي الکترونيکي را در اسرع وقت بخوانيد و اگر تا آن زمان روزنامه ها و مجلات را نخوانده ايد نگاهي اجمالي هم به آنها بيندازيد.

اين برنامه را در اواخر ساعت کاري نيز تکرار کنيد، ميزتان را مرتب کنيد و براي روز بعد آماده شويد. قبل از اين که در خصوص اطلاعات رسيده اقدامي صورت بگيرد مدت زماني از آن بگذرد.

به جريان انداختن اطلاعات:

شما مي توانيد بيشتر اطلاعاتي که به دستتان مي رسند را به طور مستقيم به همکاران و ساير کارکنان انتقال دهيد. اطلاعات را مي توان به سه دسته تقسيم کرد:

اطلاعاتي که قبل از انتقال به ديگران بايد اصلاح شوند (مانند يادداشت ها و يا گزارشات داخلي)

اطلاعاتي که مي خوانيد درک مي کنيد و سپس به ديگران انتقال مي دهيد(معمولاً در مورد نشريات و مجلات)

 اطلاعاتي که تکثير و سپس توزيع مي کنيد (مثلاً نامه مشتري که از شرکت شما رضايت دارد و جهت اطلاع ساير همکاران آن را تکثير و توزيع مي کنيد)

نگهداري مطالب ((در دست بررسي)):

درباره مطالبي که بعداً خواندن آنها را داريد چه بايد کرد؟ يک راه اين است که همه آنها را در پرونده اي جداگانه تحت عنوان ((کارهاي در دست بررسي)) بگذاريد و هر وقت فرصت داشتيد آنها را مطالعه کنيد. به هر حال يکي از مشکلات چنين پرونده هايي اين است که به طور غير قابل کنترلي حجيم مي شوند و هر وقت امکان داشت بايد نها را مرتب کرد.

 بنابراين هر بار که به پرونده مراجعه مي کنيد بايد مطالب منسوخ و نامربوط را خارج کنيد.

تفويض کار به ديگران:

پس از بازگشت از يک سفر چند روزه مواجه شدن با انبوه کارهايي که به آنها رسيدگي نشده است چندان خوشايند نيست. اگر کارتان ايجاب مي کند که اغلب اوقات پشت ميز نباشيد از يک نفر بخواهيد که به مطالب دريافتي رسيدگي کند. کسي که اين مسئوليت را به او واگذار مي کنيد بايد بتواند در نبود شما پيام ها و نامه ها را بررسي کند و آنها را به کارکناني که مي توانند از عهده کارها برآيند برساند. براي او توضيح بدهيد که چه مواردي را مي تواند شخصاً رسيدگي کند و چه مواردي را بهتر است نگهدارد تا شما باز گرديد. کسب اطلاعات به روز:با گذشت زمان کارايي اطلاعات تغيير مي کند. اخبار امروز فردا بخشي از تاريخ خواهد بود بنابراين مرتبط بودن مطالب با موضوع تابعي از زمان است.

 بعضي افراد معتقدند چيزي که امروز بي فايده و بدون استفاده است شايد بعدها به کار بيايد و به همين دليل همه اطلاعات را ذخيره مي کنند. به هر حال به خاطر داشته باشيد که معمولاً پردازش اطلاعات مکتوب به فضا و زمان زياي نياز دارد. بنابراين قبل از بايگاني مطالب مرجع ارتباط آن را با کار خود دقيقاً بررسي کنيد.

کار کردن با ديگران:

بهترين برنامه هاي مديريت زمان، هميشه تا حدودي به ديگران بستگي دارند. هيچ کس به تنهايي کار نمي کند. ممکن است يک تماس تلفني غير منتظره همه برنامه هاي روزانه را مختل کند. ياد بگيريد برنامه هاي زماني ديگران را با برنامه هاي خود تطبيق دهيد.

برآورد وظايف کاري:

ميزان تطابق کار شما با وظيفه ديگران بستگي به رابطه شما با آنها دارد. براي مثال، در نظر بگيريد که مجبوريد، بدون هماهنگي با مدير، يک جلسه فوري تشکيل بدهيد که خود او نيز بايد در جلسه بدون هماهنگي قبلي ناراحت شود و شايد اطلاعاتي داشته باشد که دستور جلسه را تغيير دهد و يا باعث لغو جلسه گردد. هنگام کار با کارمندان ارشد لازم است در مورد تصميماتي که مي گيريد به دقت فکر کنيد.

بررسي برداشت ها:

بسياري از افراد درباره آن چه مديريت زمان نام دارد قضاوت هاي نادرستي دارند. در محيط کار معمولاً دو دسته افراد وجود دارند: افرادي که به نظر پر کار مي رسند ولي بازدهي ندارند و دسته دوم افرادي که به نظر پر کار نيستند ولي عملاً با تنظيم وقت بازدهي بالايي دارند. اين دو گروه را با هم اشتباه نگيريد. هنگام کار با ديگران و قبل از اين که در مورد کارايي آنها نظر بدهيد روال کاريشان را تجزيه و تحليل کنيد. براي صرفه جويي در وقت مي توانيد يا از الگوي کاري آنها پيروي کنيد يا بخواهيد که الگوي کاري شما را دنبال کنند.

تجزيه و تحليل انگيزه ها:

جذابيت کار براي افراد مختلف متفاوت است. يکي از شواهدي که نشان مي دهد افراد نسبت به کار خود بي انگيزه شده اند عدم استفاده موثرتر و مناسب از زمان است. عوامل دلسردي عبارتند از:

– افراد کار زيادي براي انجام دادن ندارند. در اين صورت کار را در کل سازمان تقسيم کنيد تا مطمئن شويد همه افراد به اندازه کافي مشغله کاري دارند.

– افراد ناراضي و سرخورده هستند، چون به کاري که انجام مي دهند علاقه ندارند. براي ايجاد يک برنامه کاري مطلوب تر با آنها گفت و گو کنيد.

– افراد احساس مي کنند که فشار کاري آنها زياد است. به آنها کمک کنيد تا مهارتشان را در مديريت زمان ارتقا دهند و يا ببينيد چگونه مي توان حجم کارشان را کاهش داد.

اداره کردن جلسات:

جلسه فرصتي است که افراد بيش از هميشه با هم ارتباط پيدا مي کنند. گرد هم آوردن افراد پرمشغله در جلسه کار دشواري است. برنامه ريزي، تهيه دستور جلسه رفت و آمد و پيگيري جلسه همگي از جمله کارهاي زمان بر هستند.

مهم تر از همه شرکت کنندگان مي توانند از زماني که براي شرکت در جلسه صرف مي کنند براي انجام کارهاي ديگر استفاده نمايند.

از خود بپرسيد آيا لازم است که همه اين افراد در جلسه شرکت داشته باشند. براي تبادل نظر با افراد شايد بتوانيد به جاي تشکيل جلسه از راه ديگري مثلاً تلفن استفاده کنيد. اين کار باعث صرفه جويي در وقت مي شود.

در صورتي که همه شرکت کنندگان کارمند يک شرکت باشند به حداقل رساندن زمان جلسه به نفع همه است. دستور جلسه را دقيقاًبررسي کنيد.

منابع:

1- مديريت زمان؛ نويسنده: تيم هيندل ، مترجم: شفيع الهی

2- مدیریت زمان؛ نویسنده؛کارلوس ترومن

3- جزوات دانشگاهی

4- اینترنت

{beginslide id=”133″ title=”برای مشاهده متن انگلیسی مرتبط به صورت کشویی اینجا را کلیک فرمائید”}

Time Management

Developing time management skills is a journey
that may begin with this Guide, but needs practice and other guidance along the way.

One goal is to help yourself become aware of how you use your time
as one resource in organizing, prioritizing, and succeeding in your studies
in the context of competing activities of friends, work, family, etc.

First:  try our exercise in time management

Strategies on using time:

Develop blocks of study time
About 50 minutes? How long does it take for you to become restless?
Some learners need more frequent breaks for a variety of reasons
More difficult material may also require more frequent breaks

Schedule weekly reviews and updates

Prioritize assignments
When studying, get in the habit of beginning with the most difficult subject or task

Develop alternative study places free from distractions
to maximize concentration

Got “dead time”?
Think of using time walking, riding, etc. for studying “bits”

Review studies and readings just before class

Review lecture material immediately after class
(Forgetting is greatest within 24 hours without review)

Schedule time for critical course events
Papers, presentations, tests, etc.

Try the University of Minnesota’s Assignment Calculator

Develop criteria for adjusting your schedule
to meet both your academic and non-academic needs

Effective aids:

“To Do” list
Write down things you have to do, then decide what to do at the moment, what to schedule for later, what to get someone else to do, and what to put off for a later time period

Daily/weekly planner
Write down appointments, classes, and meetings on a chronological log book or chart.
If you are more visual, sketch out your schedule
First thing in the morning, check what’s ahead for the day
always go to sleep knowing you’re prepared for tomorrow

Long term planner
Use a monthly chart so that you can plan ahead.
Long term planners will also serve as a reminder to constructively plan time for yourself

{endslide}