نویسنده: مهندس اسحاق سعيدي رباط
تغيير زندگي را جذاب مي كند، تفكر را ضروري مي سازد و درواقع پايه و اساس زندگي است. بنابراين، تغيير، ما را به چالش فرا مي خواند و به ما مي آموزد كه چگونه دنياي خود را مديريت كنيم. اما تغيير با سازمانها چه مي كند؟ تغيير سازمانها را به پويايي وادار مي كند و غفلت از تغيير، ورطه نابودي سازمانها را فراهم مي سازد. جهان امروز جهان تغييرات است و تغيير، تصميم گيري را دشوار مي سازد. به همان اندازه كه تغيير براي سازمانها ايجاد مشكل مي كند به همان اندازه هم فرصتهايي را براي سازمانها به وجود مي آورد كه چگونگي برخورد با تغيير، ارتباط مستقيمي با چگونگي تصميم گيري دارد.
حال كه شرايط اين اندازه متغير است چگونه مديران تصميمهاي مناسب اتخاذ كنند؟ از آنجايي كه عنصر اصلي تصميم گيري، اطلاعات است بنابراين، با ايجاد يك سيستم كه بتواند اطلاعات را در اختيار مديران قرار دهد، مي توان گام مهمي در بهبود تصميم گيري مديران برداشت.
اطلاعــــــاتي كه دراختيار مديران قرار مي گيرند با سه مشكل اساسي روبرو هستند:
اطلاعات ناقص و ناكافي؛
به موقع نبودن اطلاعات ارائه شده؛
اطلاعات بيش از اندازه.
براي حل مورد اول بايد سيستم اطلاعاتي (INFORMATION SYSTEM=IS) طوري طراحي شود تا بتواند فاكتورهاي بيشتري از درون و بيرون سازمان درنظر بگيرد.
درباره مورد دوم كه عنصر مورد تاكيد درواقع سرعت ارائه اطلاعات لازم براي مديـــران است كه در شرايط امروز اهميت فوق العاده پيدا كرده است. چرا كه لحظه اي تأخير در اتخاذ يك تصميم مناسب ممكن است فرصتي بزرگ را از دست بدهد و براي اين مورد بايد سيستم پشتيباني تصميم گيري طوري طراحي شود تا بتواند اطلاعات موردنياز را در زمان مناسب در اختيار مديران قرار دهد. چه بسا كه در بسياري از سازمانها زماني اطلاعات لازم در اختيار مديران قرار مي گيرد كه ديگر فرصت از دست رفته است.
اما مورد سوم متوجه اطلاعات بيش از اندازه است زيرا به همان اندازه كه كمبود اطلاعات مشكل آفرين است اطلاعات بيش از اندازه هم باعث سردرگمي مديران مي شود و باعث مي شود كه مديران نتوانند در زمان مناسب، تصميم مناسب اتخاذ كنند. باتوجه به مسائل يادشده مي تـــوان گفت براي اينكه مديران بتوانند تصميم منــاسب و ناقص، نبود يك سيستم پشتيباني تصميم گيري (DSS) وسيستم هاي گزارش دهي مديريت (MRS) كه ازقابليت انعطاف پاييني برخوردارند، باعث مي شوند كه در استفاده از تكنولوژي اطلاعات بسيار ناكارآمد عمل كنيم.
براي حل اين مشكلات راه حلهاي زير پيشنهاد مي گردد:
طراحي سيستم اطلاعات لازم (IS) مناسب كه قابل انعطاف باشد و بتواند فاكتورهاي داخلي و خارجي سازمان و به طور قابل توجه درنظر بگيرد و فاكتورهاي سيستم هاي هـــوشمند را درحد امكـــان در خود داشته باشد تـــا بتواند باتوجه به تغييرات محيط به روز عمل كند؛
طراحي سيستم اطلاعات كه قابليت ارائه اطلاعات در تمام بخشهاي سازمان به صورت كلي و جزئي، داشته باشد؛
طراحي سيستم هاي گزارش دهي كه اين سيستم ها بتوانند گزارشها متنوعي به مديران بدهند كه اين نكته از اهميت فراواني برخوردار است و فراهم كردن چنين سيستمي دست مديران را در گرفتن گزارشات كلي و جزيي باز نگه مي دارد؛
استفاده از سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري و در شرايط پيچيده تر مي توان از سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري گروهي (GDSS) هم استفاده كرد.
مسائل بيان شده به عنوان راه حلهاي كلي ارائه شدند كه باتوجه به اندازه سازمان، مأموريت سازمان، اهداف استراتژيك سازمان و با درنظر گرفتن متغيرهاي استاتيك و ديناميك حاكم بر سازمان، سيستم هاي بيان شده را به صورت خاص نيز پياده سازي كرد. آنچه مطرح گرديد لازمه مديريت در قرن 21 است و يقيناً راهگشاي خوبي براي مديران در عرصه جهاني خواهدبود.
منابع
اطلاعــــــاتي كه دراختيار مديران قرار مي گيرند با سه مشكل اساسي روبرو هستند:
اطلاعات ناقص و ناكافي؛
به موقع نبودن اطلاعات ارائه شده؛
اطلاعات بيش از اندازه.
براي حل مورد اول بايد سيستم اطلاعاتي (INFORMATION SYSTEM=IS) طوري طراحي شود تا بتواند فاكتورهاي بيشتري از درون و بيرون سازمان درنظر بگيرد.
درباره مورد دوم كه عنصر مورد تاكيد درواقع سرعت ارائه اطلاعات لازم براي مديـــران است كه در شرايط امروز اهميت فوق العاده پيدا كرده است. چرا كه لحظه اي تأخير در اتخاذ يك تصميم مناسب ممكن است فرصتي بزرگ را از دست بدهد و براي اين مورد بايد سيستم پشتيباني تصميم گيري طوري طراحي شود تا بتواند اطلاعات موردنياز را در زمان مناسب در اختيار مديران قرار دهد. چه بسا كه در بسياري از سازمانها زماني اطلاعات لازم در اختيار مديران قرار مي گيرد كه ديگر فرصت از دست رفته است.
اما مورد سوم متوجه اطلاعات بيش از اندازه است زيرا به همان اندازه كه كمبود اطلاعات مشكل آفرين است اطلاعات بيش از اندازه هم باعث سردرگمي مديران مي شود و باعث مي شود كه مديران نتوانند در زمان مناسب، تصميم مناسب اتخاذ كنند. باتوجه به مسائل يادشده مي تـــوان گفت براي اينكه مديران بتوانند تصميم منــاسب و ناقص، نبود يك سيستم پشتيباني تصميم گيري (DSS) وسيستم هاي گزارش دهي مديريت (MRS) كه ازقابليت انعطاف پاييني برخوردارند، باعث مي شوند كه در استفاده از تكنولوژي اطلاعات بسيار ناكارآمد عمل كنيم.
براي حل اين مشكلات راه حلهاي زير پيشنهاد مي گردد:
طراحي سيستم اطلاعات لازم (IS) مناسب كه قابل انعطاف باشد و بتواند فاكتورهاي داخلي و خارجي سازمان و به طور قابل توجه درنظر بگيرد و فاكتورهاي سيستم هاي هـــوشمند را درحد امكـــان در خود داشته باشد تـــا بتواند باتوجه به تغييرات محيط به روز عمل كند؛
طراحي سيستم اطلاعات كه قابليت ارائه اطلاعات در تمام بخشهاي سازمان به صورت كلي و جزئي، داشته باشد؛
طراحي سيستم هاي گزارش دهي كه اين سيستم ها بتوانند گزارشها متنوعي به مديران بدهند كه اين نكته از اهميت فراواني برخوردار است و فراهم كردن چنين سيستمي دست مديران را در گرفتن گزارشات كلي و جزيي باز نگه مي دارد؛
استفاده از سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري و در شرايط پيچيده تر مي توان از سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري گروهي (GDSS) هم استفاده كرد.
مسائل بيان شده به عنوان راه حلهاي كلي ارائه شدند كه باتوجه به اندازه سازمان، مأموريت سازمان، اهداف استراتژيك سازمان و با درنظر گرفتن متغيرهاي استاتيك و ديناميك حاكم بر سازمان، سيستم هاي بيان شده را به صورت خاص نيز پياده سازي كرد. آنچه مطرح گرديد لازمه مديريت در قرن 21 است و يقيناً راهگشاي خوبي براي مديران در عرصه جهاني خواهدبود.
منابع
1 – DECISION SUPPORT SYSTEMS AND INTELLIGENT SYSTEMS, EFRAIM TURBAN AND JAY E. ARONSON, 6TH EDITION COPYRIGHT 2001, PRENTICE HALL, UPPER SADDLE RIVER, NJ.
2 – LEWIN, R.(1999): COMPLEXITY: LIFE AT THE EDGE OF CHAOS. CHICAGO: THE UNIVERSITY OF CHICAGO PRESS, 2ND EDITION.
3 – MORRISON, F. (1991): THE ART OF MODELING DYNAMIC SYSTEMS. NEW YORK: WILEY.
4 – STRUCTURE OF MANAGMENT INFORMATION SYSTEMS JERRY FJERMESTAD COPYRIGHT 1998-1999.
*تدبير
2 – LEWIN, R.(1999): COMPLEXITY: LIFE AT THE EDGE OF CHAOS. CHICAGO: THE UNIVERSITY OF CHICAGO PRESS, 2ND EDITION.
3 – MORRISON, F. (1991): THE ART OF MODELING DYNAMIC SYSTEMS. NEW YORK: WILEY.
4 – STRUCTURE OF MANAGMENT INFORMATION SYSTEMS JERRY FJERMESTAD COPYRIGHT 1998-1999.
*تدبير
