نظام پایش و نظارت، ارزشیابی و اعتبار بخشی در قوه قضاییه

مبنای نظری و فکری این سیستم به استناد “من حاسب نفسه ربح و من غفل عنها خسر” و “حاسبوا قبل ان تحاسبوا” می باشد که محاسبه اعمال و عملکرد همیشه با فواید فراوان و غفلت از آنها موجب ضرر و زیان می باشد از سوی دیگر حدیث شریف می فرماید که قبل از اینکه مورد محاسبه قرار بگیرید به حساب و اعمال خود را ارزیابی کنید نشان می دهد که از اجزای اصلی در مدیریت نظام اسلامی برقراری سیستم کارآمد برای اطمینان از عملکرد صحیح می باشد. حدیث فوق نظام خودارزیابی را مقدم بر ارزیابی بیرونی تلقی کرده و آثار مثبت مترتب بر آن را بر شمرده است. مطلب دیگر حدیثی از رسول گرامی اسلام(ص) می باشد که فرموده اند من برای امتم بیش از فقر اقتصادی از ضعف تفکر و سوءتدبیر هراس دارم نشان می دهد که مدیریت و برنامه ریزی و کنترل عملکرد در نگرش مدیریتی اسلام چه جایگاه رفیع و ارزشمندی دارد.
بدنبال تشکیل کارگاه کشوری، 13 استان براساس تشخیص و احساس نیاز و بصورت داوطلبانه و منطبق با الگوی ارائه شده نسبت به تدوین سیستم های نظارتی اقدام کردند و دادگستری کل استان اصفهان بطور ویژه کارگاهی با حضور بیش از 20 نفر از مدیران و قضات برجسته استانی، برگزار کرد. نتیجه ارزیابی ها نشانگر وجود نیازو تقاضا در دستگاه قضایی برای بهینه سازی روشهای نظارتی و ارزشیابی درسطح استانها داشت و بهمین دلیل کارگاه کشوری طراحی سیستم های نظارتی و ارزشیابی در موضوعات مختلف کاری در دستگاه قضایی، و با حضور نمایندگان 13 استان که عملا نسبت به طراحی الگوها و حتی پیاده سازی آنها اقدام کرده بودند بمدت سه روز برگزار گردید و 15 سیستم در قالب چهار کارگروه طراحی شد و برای اجرای آزمایشی بصورت داوطلبانه متوسط 4 سیستم بازای هر استان تقسیم کار شد.
طرح به استحضار ریاست محترم قوه قضاییه رسید که با موافقت ایشان بصورت آزمایشی و به مدت سه ماه به اجرا گذاشته شد بدین ترتیب نیمه دوم دی ماه 85، ارزیابی عملکرد استانها انجام خواهد شد و نتایج حاصله به استحضار ریاست محترم قوه قضاییه خواهد رسید و در صورت تایید بصورت بخشنامه به کشور ابلاغ خواهد شد.
این مقاله درصدد است که نسبت به معرفی اجمالی طرح اقدام نماید .
واژه نامه:
نظام: نظام عبارت است از مجموعه بهم پیوسته، هدفمند و سیستماتیک(اجرای مرحله به مرحله)
پایش: پایش عبارت است از چک کردن، مشاهده و تحت نظر داشتن. مثال: مشاهده روند تشکیل دادگاه، مشاهده شیوه مشاوره مردم در واحد ارشاد و معاضدت قضایی، چک کردن روش عریضه نویسی
نظارت: نظارت عبارت است از مراقبت کردن، حفاظت کردن ، راهنمایی کردن بعبارت دیگر، نظارت عبارت است از مراقبت توام با راهنمایی و بازخورد. مثال: مشاهده و چک کردن روش اداره دادگاه و تهیه گزارش و ارائه آن به رئیس دادگاه و مراجع ذیربط (بدون قضاوت)، چک کردن روش اجرای احکام – ثبت مشاهدات و ارائه گزارش، چک کردن روش اجرای حقوق شهروندی توسط ضابطین دادگستری و تهیه گزارشات و ارسال آن به مراجع ذیربط.
ارزیابی: ارزیابی عبارت است تخمین، اندازه گیری کردن، مرور و محاسبه کردن یا بعبارت دیگر ارزیابی عبارت است از یک فرآیند نظام مند که اطلاعات هدفمندی را به منظور ارزشیابی و ارزشگذاری جمع آوری می کند. مثال: ارزیابی عملکرد قاضی به منظور ترفیع پایه.
ارزشیابی: ارزشیابی عبارت است از تطبیق نتایج ارزیابی با استانداردها و معیارها و قضاوت در باره آنها (ارزشگذاری). مثال: بررسی نتایج ارزیابی عملکرد تشکیل دادگاه و انطباق آن با استانداردها و قضاوت در رابطه با میزان انطباق و تطبیق و امتیازدهی آن.
اعتباربخشی: اعتباربخشی عبارت است تشخیص انطباق کامل عملکرد یک فرد یا یک سازمان با استاندارد ها و معیارهای الزامی و انجام اقدام مناسب و از پیش تعیین شده. مثال: ارزشیابی عملکرد قضات و تطبیق آنها با استانداردها در عملکرد و تصمیم گیری در رابطه با ترفیع پایه یا اعمال محرومیت ها و برخورد انتظامی با تخلفات قضات، بررسی پرونده توسط دادگاه تجدید نظر و تطبیق شکلی با آیین دادرسی و تایید یا نقض رای دادگاه بدوی، ارجاع آن به مرجع دیگر، انشای حکم جدید و موارد دیگر.
پایایی: پایایی عبارت است از حصول نتیجه یکسان در تکرار ارزیابی توسط فرد در زمانهای مختلف یا افراد مختلف در یک زمان تعیین شده. از معیارهای ارزش یک سیستم، حصول نتیجه یکسان در تکرار آن می باشد. اصولا اگر یک سیستم درست طراحی شده باشد باید در جریان ارزیابی در زمانهای مختلف و توسط افراد مختلف نتیجه یکسان حاصل گردد.
اعتبار: اعتبار یک سیستم عبارت است از میزان انطباق آن با قوانین و مقررات و اهداف نظام اجرایی بعبارت دیگر اعتبار یک سیستم عبارت است سیستمی که بتواند اجرای قوانین و مقررات و تحقق اهداف نظام را ارزشیابی کند. بطور مثال اگر دستگاه قضایی مسئولیت اجرای عدالت، احقاق حقوق فردی و حقوق عامه را دارد اصولا نظام ارزشیابی دارای اعتبار باید بتواند دقیقا اجرای عدالت و میزان تحقق حقوق فردی و عامه را نشان دهد؛
استاندارد: استاندارد عبارت است از حد یا حدود قابل قبول در اجرای یک عمل یا طراحی یک سیستم؛

هدف نظام پایش و نظارت، ارزشیابی و اعتباربخشی:
ایجاد اطمینان لازم در سطح جامعه، مدیران ارشد کشور و مدیران اجرایی از اجرای صحیح و ارزش مدار فعالیتها و خدمات درست طراحی شده یعنی “انجام درست کارهای درست”. طراحی صحیح فعالیتها و فرآیندها منجر به تحقق اهداف سازمان می گردد که این مفهوم در اثربخشی معنا شده است و انجام صحیح کارها، منجر به افزایش بهره برداری از منابع سازمانی و افزایش کارآئی می گردد. بنابراین انجام صحیح کارهای صحیح منجر به بهره برداری صحیح از منابع سازمانی در راستای اهداف می گردد این چنین سازمانهایی را سازمانهای بهره ور می نامند.
اجزای نظام پایش و نظارت و ارزشیابی و اعتباربخشی:
برای طراحی و پیاده سازی نظام، در هفت مرحله اقدام شده است:
مرحله اول) تشخیص و شناخت موضوعات برای طراحی و پیاده سازی سیستم
در این مرحله مجموعه موضوعات برای نظارت و ارزشیابی و اعتباربخشی بر اساس مدل فرآیندی شناسایی و گروه بندی میگردد. در این مرحله، بدنبال شناخت براساس نیازهای دستگاه قضایی و اهمیت آنها، اولویت بندی اولیه انجام میگردد طبعا با توجه به گستردگی خدمات قضایی موضوعات فراوانی برای پیاده سازی سیستم قابل شناسایی می باشد
مرحله دوم) طراحی پروتکل ها و دستورالعملهای اجرایی برای هر کدام از موضوعات
در این مرحله پروتکل و دستورالعملهای اجرایی طراحی میشود. در طراحی سیستم ها اجزای زیر باید مشخص گردند:
1)   سیستم مورد استفاده شامل
الف) سیستم پایش و نظارت، ب) سیستم ارزشیابی و ج)سیستم اعتباربخشی؛
سیستم نظارت و پایش عمدتا برای حصول اطمینان از اجرای صحیح و منطبق با زمان بندی و سایر موارد کنترلی در مدیریت پروژه یا بعبارت بهتر اطمینان از اجرای صحیح فرآیند استفاده میشود. بطور مثال می توان از نظارت بر حسن اجرای دادگاه نام برد که آیا جریان تشکیل دادگاه درست برگزار می شود؟ مراحل تشکیل پرونده کدامند؟ و چگونه پرونده تشکیل میشود؟ شیوه تحقیق چگونه است و چه مراحلی را طی میکند؟ و  بدرقه زندانی چگونه صورت میگیرد؟ اجرای احکام چگونه است؟ یا در مسائل مدیریتی، فرآیند تصمیم گیری چه مراحلی را طی میکند؟ ارزشیابی عملکرد چگونه انجام میشود؟ و سایر موارد مشابه.
در سیستم ارزشیابی، نظام قضایی در صدد تحلیل میزان انطباق عملکرد با استانداردها، قوانین و مقررات و بخشنامه ها بر می آید. علاوه بر تطبیق عملکرد با استانداردها، نظام امتیازدهی مناسب و متناسب مورد نیاز می باشد تا سطح عملکرد مورد قضاوت قرار گرفته و زمینه برای اتخاذ تصمیم لازم فراهم گردد. بطور مثال ارزشیابی عملکرد قضات نیازمند طراحی استانداردهایی که بتوان دانش، شم و استنباط قضایی، رفتار و منش قاضی، رفتارهای اجتماعی و شان قضایی، و سایر موارد مرتبط را بر اساس آنها قضاوت کرد دارد.
در سیستم اعتباربخشی بر اساس نتایج حاصله از نظام ارزشیابی تصمیم گیری لازم متناسب با موضوع اخذ میگردد بدین ترتیب اعتباربخشی با تصمیم همراه است مثل تصمیمی که بدنبال ارزشیابی عملکرد قضات مبنی بر نحوه ادامه کار قضایی اتخاذ میگردد آیا قاضی صلاحیت لازم برای ادامه کار قضایی را دارد یا باید بر اساس ضعف عملکرد مشمول قوانین و مقررات انتظامی گردد؟ بعبارت دیگر نظام اعتباربخشی بدنبال صدور مشروعیت و صلاحیت هاست بهمین دلیل در دستگاه قضایی براساس وظایف ارزشی مثل تامین عدالت، احقاق حقوق فردی و حقوق عامه از جایگاه ویژه ای برخوردار است و متناسب با ارزش هر کدام نیازمند تامل و توجه خاص خواهد بود؛
2) ابزار مورد استفاده متناسب با هر کدام از سیستمها شامل:
مشاهده، چک لیست، مصاحبه، فرم نظرسنجی حضوری، فرم نظرسنجی مخفی پستی، فرم نظرسنجی الکترونیکی، پرسشنامه، ابزار الکترونیکی مثل دوربین مداربسته، نظام های اطلاعاتی، جدول استانداردها و سایر ابزاری که می توانند متناسب با هرکدام از سیستم ها تعیین گردند. انتخاب ابزار مناسب یکی از مهم ترین بخشها تلقی میگردد. بطور مثال می توان از ابزار مشاهده و چک لیست برای پایش و نظارت استفاده کرد، از پرسشنامه ها و فرمهای ارزیابی و جدول استانداردها می توان به عنوان ابزار مناسب برای ارزشیابی استفاده کرد و یا مقررات انضباطی و نتایج ارزشیابی در سیستم اعتباربخشی بهره جست؛
3) انتخاب روش مناسب برای پیاده سازی:
این قسمت به طراحی روش و مراحل اجرایی سیستم می پردازد و مرحله به مرحله و بطور شفاف نحوه اجرا را مشخص می سازد بنحوی که از تکرارپذیری از اعتبار لازم برخوردار باشد؛
4) چارچوب زمان بندی:
هدف از این بخش، تعیین زمان مناسب و متناسب با نوع سیستم و با رعایت امکانات و تسهیلات سیستم می باشد بطور مثال بعضی از سیستم ها نیازمند زمان بندی سنواتی هستند مثل هر شش ماه یکبار، یا هر سه ماه یکبار، یا در بعضی از موارد در زمان خاص، مثل ارزشیابی برنامه سه ماهه اول سال، و در بعضی از موارد بصورت اتفافی هم از نظر زمانی و هم مکانی، مثل نظارت ناگهانی از از جریان تشکیل دادگاهها بدون هماهنگی و اعلام قبلی، و مسائل مشابه آن؛
5)   مکان پیاده سازی:
اصولا هر پروتکلی باید مشخص سازد که محل اجرای سیستم کجاست هم از نظر گستره کار مثل همه دادسراهای استان، یا دادگاههای بدوی مرکز استان یا شعبه اول تجدید نظر یا …. ؛
6)   مسئول اجرا:
هر پروتکل مشخص می کند آیا اشخاص حقیقی باید مسئولیت پیاده سازی را برعهده داشته باشند در این حالت نام و مشخصات افرادی که بعنوان بازرس، ناظر یا ارزیاب هستند مشخص میشوند  یا اینکه می توان اشخاص حقوقی را نام برد مثل معاونت آموزش برای نظارت بر آموزش حین کار در دادگاهها و دادسراها یا شوراهای حل اختلاف؛
7)   چارچوب تهیه گزارش:
اصولا برای تهیه گزارش هر کدام از سیستم ها باید فرم و چارچوب مشخصی تهیه گردد تا دقیقا اطلاعات جمع آوری شده بطور سازمان یافته جمع آوری و تحلیل گردند. در چارچوب تهیه گزارش ذی نفعان یا بهره برداران از گزارش نیز مشخص میشوند؛
مرحله سوم) طراحی استانداردها
در این مرحله برای هر کدام از موضوعات براساس قوانین و مقررات، آیین دادرسی، بخشنامه های ریاست محترم قوه و سایر موارد استانداردها مشخص می گردند.
استانداردها می توانند شامل نیروی انسانی، تجهیزات و امکانات مورد نیاز، فرآیندها و شیوه اجرای کار، یا حتی نتایج حاصله باشند بطور مثال تعداد نیروی انسانی قضایی در شعبات تجدید نظر، تعداد نیروی انسانی دفتری در شعبات تجدید نظر، تعداد کل نیروی انسانی مورد نیاز پشتبانی در مجتمع ها یا حوزه های قضایی، تعداد کامپیوتر مورد نیاز برای شعبه. این موارد می توانند بصورت نسبت ها باشد مثل تعداد پرونده قابل رسیدگی به ازای هر شعبه یا قاضی.
علاوه بر موارد قابل استاندارد شدن، حد یا حدود استاندارد نیز باید تعیین گردد که در بعضی از موارد فقط حداقل بیان میشود مثل وجود یک نفر نیروی دفتری بازای هر شعبه بعنوان حداق مورد قبول، در بعضی از موارد وجود یا عدم مطرح است مثل وجود دفتر وقت دهی، پلمپ شدن دفتر وقت دهی، موارد می توانند استاندارد عملکردی باشد مثل عدم لاک گرفتگی در دفتر وفت دهی و ……..
تعیین نوع استاندارد نیز در این بخش ضروری است که شامل دو نوع استاندارد از این طرح می باشد اول استانداردهای الزامی که وجود و رعایت آنها الزامی است و فقدان آنها رفع مشروعیت می کند مثلا در مورد عملکرد قاضی، عدم اخذ رشوه یک استاندارد الزامی است که عدم وجود آن یعنی رشوه گیری می تواند رفع مشروعیت بکند و دوم استانداردهای عمومی که وجود آنها بهتر ولی عدم آنها رفع مشروعیت نمی کند.
مرحله چهارم) طراحی پرسشنامه ها، چک لیستها، فرمهای گزارش
در این مرحله براساس هر کدام از سیستم ها، ابزار مورد استفاده طراحی میشود. طراحی پرسشنامه ها باید براساس اصول علمی و منطقی و با رعایت قواعد طراحی باشد و در تدوین آنها ملاحظه خصیصه های پایایی و اعتبار ضروری است؛
مرحله پنجم) پیاده سازی آزمایشی و بازنگری و اصلاح سیستم
در این مرحله بطور آزمایشی سیستم پیاده سازی می شود تا در جریان آن، اشکالات، ابهامات مشخص و نسبت به رفع آنها اقدام گردد.
برای پیاده سازی سیستم ها در این مرحله، 15 سیستم در نظر گرفته شده است که عبارتند از:
ساماندهی نظام ارجاع در دادسراها
ساماندهی نظام ارجاع در دادگاههای عمومی( جزایی)
کنترل اوقات نظارت در دادسراهای عمومی و انقلاب
کنترل قرار بازداشت موقت در دادسراهای عمومی و انقلاب
ارزشیابی کیفی آراء محاکم بدوی
اعتبار بخشی آراء محاکم بدوی
ساماندهی ابلاغ اوراق قضائی
ساماندهی امر ارجاع به کارشناسی
نظارت بر عملکرد شوراهای حل اختلاف
ارزشیابی کیفیت آموزش شوراها
نظارت بر گزینش اعضاء شوراهای حل اختلاف
اعتبار بخشی شوراهای حل اختلاف
وقت‌ رسیدگی در دادگاههای تجدیدنظر استان
وقت‌ رسیدگی در دادگاههای بدوی
وقت رسیدگی در دادسراها
سیستم های فوق در استانهای زیر در حال اجرای آزمایشی می باشد:
آذربایجانشرقی، اصفهان، فارس، خراسان جنوبی، مرکزی، اذربایجانغربی، یزد، کهکیلوییه بویراحمد، کردستان، لرستان، سمنان، گلستان و مازندران.
براساس تصمیم گیری در کارگاه دو روزه 29 و 30 آذر ماه استانهای زیر به جمع اضافه شدند:
بوشهر، ایلام، کرمانشاه، همدان، زنجان، خراسان شمالی، چهارمحال بختیاری و بدین ترتیب استانهای مشمول طرح آزمایشی به 20 استان افزایش یافته است.
مرحله ششم) پیاده سازی نهایی با رعایت شرایط محلی و بومی سازی آن در سطح استانها
مرحله بعدی تشکیل کارگروههای تخصصی در حیطه های انتخاب شده و با حضور تعدادی از قضات برجسته و با مشارکت مراجع ذیصلاح برای نهایی کردن سیستم ها در زمستان 85 خواهد بود.
بسط و گسترش کمی و کیفی سیستم ها در سال 86 بطور کامل بر کل فرآیند دادرسی و مدیریت در سیستم قضایی را شامل خواهد شد که به استاندارد شدن یا ارتقای سیستم به طرف استاندارد شدن کامل منجر خواهد شد.
مرحله هفتم) طراحی پروژه های اصلاحی و ارتقای سیستمهای اجرایی و فعالیتهای دستگاه قضایی
استانهای مجری به تبع انجام سیستم های پایش و نظارت، ارزشیابی یا اعتباربخشی، نسبت به طراحی پروژه های اصلاحی اقدام کرده اند و طبعا ماهیت مدیریت در دستگاه قضایی، این الزام را بوجود می آورد که هر گونه شناخت مشکل، با رفع آن و بهبود سیستم همراه باشد و بهمین جهت بررسی اثرات و پیامدهای مطلوب پیاده سازی سیستم از نوع تکوینی بوده و بطور تدریجی و مستمر ارتقای خدمات مدیریتی و قضایی را بدنبال خواهد داشت
مرحله هشتم) ارزشیابی نتایج حاصله و مستندات سازی و تهیه گزارش
تنظیم گزارشات تحلیلی مبنی بر بهبود سیستم ها و ارتقای عملکرد خدمات قضایی و مدیریتی بصورت سنواتی و هر شش ماه یکبار امکانپذیر خواهد بود که انتظار می رود اولین گزارش مستند و قابل ارائه آن در خرداد ماه سال 86 تهیه گردد.
گزارش عملکرد استانها، در شماره بعدی نشریه محترم ماوی ارائه خواهد شد.
تذکر: دریافت پروتکلها و دستورالعملها، از بهمن ماه 85 بر روی سایت معاونت حقوقی توسعه قضایی امکانپذیر خواهد بود و برای دریافت مستقیم آنها، علاوه بر در خواست از حوزه ریاست کل دادگستری استان، همه مدیران و قضات محترم می توانند با معاونت حقوقی و توسعه قضایی مکاتبه نمایند