نقشه برداری جريان ارزش؛ ابزار بهبود فرايند

نویسنده: مجتبی شاکری روش

شناسايي اتلاف و محلهاي وقوع آن

چکيده:

 امروزه رقابت موجود در کسب و کار، توجه به رضايتمندي مشتري و انطباق با خواسته هاي او را بيش از پيش داراي اهميت ساخته است. در اين راستا تلاش توليدکنندگان در جهت مرتفع ساختن اين الزام بر بهبود فرايندهاي موجود در سازمانها بنا نهاده شده است و فلسفه هاي بهبود مختلفي نيز مطرح شده‌اند. در اين مقاله نقشه برداري جريان ارزش (VALUE STREAM MAPPING) به عنوان ابزاري جهت بهبود فرايند با توجه به مفاهيم توليد ناب پرداخته شده است. پس از شرحي کوتاه در مورد توليد ناب به عنوان زمينه اصلي طرح اين ابزار، مزايا، نمادها و چگونگي به کارگيري آن مطرح شده است.

مقدمه
تنوع محصولات، تعدد توليد کنندگان و گسترش بازار، سبب پديد آمدن محيطي رقابتي در ارائه محصول گشته است. در چنين محيطي توليد کنندگان ملزم به ارائه محصولاتي با کيفيت، ضمن پايين نگه داشتن قيمت هستند. از اين رو، تلاش شرکتها بايد به گونه اي باشد که با کاهش هزينه ها و ارائه محصول با قيمت معقول و مورد نظر مشتري، افزايش توان رقابتي و سود آوري را ممکن سازند. شرکتها ناچار به شناسايي دقيقتر هزينه ها و وقوف عميقتر از اتلافهاي موجود در فرايندها و نيز وادار به انجام بهبود در آنها هستند. در اين فضاي توليد جديد، فلسفه هاي بهبودي همچون شش سيگما، توليد چابک، توليد ناب و غيره مورد استفاده قرار گرفته اند. در اين مقاله نقشه برداري جريان ارزش به عنوان رويکردي تسهيل کننده و قابل اطمينان در بهبود فرايند با تکيه بر مفاهيم توليد ناب مورد بررسي قرار گرفته شده است و نقش آن در شناسايي و حذف اتلافهاي موجود در فرايند، که موجب کاهش هزينه ها مي‌شود، بيان شده است.

توليد ناب
اين توليد رويکردي نظام مند در شناسايي و حذف اتلاف، از طريق بهبود مستمر و برپايه جريان يافتن محصول به واسطه يک سيستم کششي از سوي مشتري و به سوي کمال معرفي شده است. از جهتي ديگر، توليد ناب فلسفه اي از کسب و کار در نظر گرفته شده است که به طور مداوم سعي در کاهش زمان بين سفارش مشتري و ارسال محصول به وسيله از ميان برداشتن موارد ناخواسته اي دارد که موجب افزايش هزينه و زمان مي شود. در فلسفه توليد ناب، به هر موردي که به هر شکل منابع در اختيار را مصرف کند و موجب افزايش هزينه ها شود، اما ارزشي ايجاد نکند «مودا» اطلاق مي شود. منابع علمي انتشار يافته هفت دسته اصلي موداها را به فرم زير طبقه بندي کرده اند:
-1 توليد اضافه: توليد بيشتر يا زودتر از موعد مقرر، موجب جريان نامناسب اطلاعات يا اقلام و انباشتن مازاد مي شود.
-2 محصولات معيوب: مشکلات ماشين‌آلات و همچنين مشکلات کيفيتي و حتي بي توجهي ها موجب ضايعات و يا دوباره کاري و در نتيجه عملکرد نامناسب تحويل مي شود.
-3 انبارش غير ضروري: انباشت بيش از اندازه و نيز تاخير در جابه جايي اطلاعات يا محصولات موجب هزينه هاي اضافه مي شودو ارائه نامطلوب خدمات را در بر دارد و مسلماً موجب نارضايتي مشتري مي‌شود.
-4 حمل ونقل: جابه جايي غير ضروري مواد خام، افراد ، اطلاعات و محصول تکميل شده، اتلاف زمان و هزينه و در نتيجه فعاليتهايي بدون ارزش محسوب مي شوند که بايد کنترل و يا از بين برده شوند.
-5 پردازش نامناسب: استفاده نامناسب از ابزارها، رويه‌ها، نظامها و مکانهاي نامناسب اتلاف محسوب مي‌شود.
-6 حرکت غير ضروري: چيدمان نامناسب موجب حرکات غير ضروري براي دسترسي به ابزار آلات و مواد مي‌شود و مشکلات مهندسي عوامل انساني از جمله خم شدن و کشش هاي بيجا را سبب مي شود.
-7 انتظار: مدت زمانهاي طولاني بيکاري افراد، اطلاعات و مواد، منجر به زمان پيشبرد طولاني مي شود. انتظار کشيدن بي مورد مواد و محصولات گاه خطر کهنگي، منسوخ شدن و از بين رفتن را در پي دارد و اغلب نيز جابه‌جايي و رسيدگي بيشتري را نياز دارند.
ووماک و جونز در کتاب تفکر ناب پنج اصل را براي توليد ناب بيان کرده اند، که عبارتند از:
– تعريف ارزش محصول از نظر مشتري.
– شناسايي جريان ارزش.
– ايجاد حرکت بدون وقفه براي ارزش.
– پديد آوردن سيستم کشش براي ارائه محصول .
– تعقيب کمال .

نقشه برداري جريان ارزش
بسياري از شرکتها، فعاليتهاي خود در جهت بهبود را بدون در نظر گرفتن لزوم ايجاد طرح و برنامه اي جامع و کلي آغاز مي کنند. اين موضوع سبب مي شود تا تلاشهاي بهبود آنها به‌طور يکپارچه و کامل انجام نشده و منجر به نتايج کامل و مطلوب نشود. يکي از ابزارهاي مطرح شده براي آغاز فعاليتهاي بهبود و پشتيباني از اجراي فلسفه ناب، نقشه برداري جريان ارزش است.
جريان ارزش مجموعه فعاليتهاي ارزش افزا و غير ارزش افزاي مورد نياز براي رساندن محصول يا گروهي از محصولات به مشتري است که در طول جريانات اصلي فرايند، منابعي مشابه را مصرف مي کنند. اين مجموعه، کليه فعاليتها ، از زماني که محصول به شکل ماده خام است تا زماني که محصول نهايي به دست مشتري مي رسد را در بر دارد. نقشه برداري جريان ارزش ابزاري جهت بهبود تشکيلات اقتصادي به حساب مي‌آيد که موجب به نمايش درآمدن فرايند کامل توليد مي شود. هدف در اين روش شناسايي تمامي اتلافات موجود در جريان ارزش و برداشتن گامهايي جهت حذف آنهاست. نقشه برداري جريان ارزش همچنين به عنوان ابزاري ارزشمند جهت برنامه ريزي راهبردي مطرح شده که به شناسايي نقاط قوت وضعف فرايند و جريان توليد کمک کرده است.
در اين روش در هر مرحله اين سوال مطرح مي شود که آيا اين گام از ديدگاه مشتري ارزشي به محصول مي افزايد؟ مشخصاً اين سوال بدين معنا است که هر گام بايد در بردارنده افزايش اثربخشي در عملکرد و يا کيفيت محصول باشد.
به اين ترتيب، مي توان فعاليتها را به سه دسته ارزش افزا،غيرارزش افزاي اجتناب ناپذير و غير ارزش افزا دسته بندي کرد.
براي تصميم گيري و درک اينکه اجراي مفاهيم ناب را از کجا بايد آغاز کرد، نقشه جريان ارزش يکي از سودمندترين و مفيد ترين ابزارها به حساب مي آيد. اين نقشه آشکار کننده موانع موجود در حرکت پيوسته مواد و فرصتهاي کاهش اتلاف به واسطه به کارگيري فنون وروشهاي ناب است.
مراجع علمي، مزيتهايي براي اين ابزار ذکر کرده اند که عبارتند از:
– يکپارچه سازي جريانهاي مواد و اطلاعات بين مشتري ، توليد کننده و تامين کننده.
– شناسايي اتلاف و محلهاي وقوع آن.
– کمک به شناسايي تخصصهاي مورد نياز براي حضور در تيم اجرايي عمليات بهبود.
– برقراري ارتباط بين عملکرد برنامه ريزي و کنترل توليد با تعيين پارامترهاي عملياتي براي سيستم توليد.
– کمک به يکپارچه سازي و به کارگيري همزمان فنون مهندسي صنايع.
– تامين اطلاعات کاملتر و توصيفي براي اجزاي عمليات نسبت به ابزارهايي همچون نمودار فرايند جريان.
– تامين و تهيه يک برنامه کاري براي شرکت در خصوص برنامه ريزي راهبردي جهت گسترش اصول تفکر ناب براي پيشروي به سوي يک تشکيلات اقتصادي ناب.

نمادها و بخشهاي نقشه جريان ارزش
براي استاندارد سازي و همگون عمل کردن در دنياي اجرا و براي نمايش جريانهاي مواد واطلاعات در نقشه جريان ارزش، از نمادهاي خاصي استفاده مي شود که براي دانستن آنها مي توانيد به منبع شماره 6 مراجعه کنيد.
اين نقشه از دو بخش اصلي جريانهاي مواد و جريانهاي اطلاعات تشکيل شده است. همانطور که در شکل 1 نشان داده شده است، بخش فوقاني نقشه جريان ارزش را، جريانهاي اطلاعاتي تشکيل مي دهند که در بردارنده نحوه انتقال اطلاعات بين توليد کننده، تامين کنندگان و مشتري است.
در قسمت پايين نقشه جريان مواد به ترتيب فعاليتهاي موجود در فرايند ترسيم شده اند و براي هر يک از مراحل اين فرايند اطلاعات مربوط به آن که معمولاً شامل موارد زير است،
جمع آوري مي شود:
زمان چرخه – زمان مورد نياز جهت انجام وتکميل يک عمليات.
زمان تعويض – زمان مورد نياز جهت تعويض يک مرحله از توليديک محصول به محصولي ديگر.
درصد اشتغال– درصد زماني که ايستگاه در حال پردازش قطعات است.
زمان در دسترس – مقدار زمان موجود که ماشين ها و کارکنان براي انجام کار در دست دارند.
اندازه دسته– تعداد قطعات مشابه که به همراه يکديگر در فرايند جابه جا مي‌شوند.
بازده– درصد قطعات خوب و بدون نقص که توسط فرايند توليد مي شود.

فرايند نقشه برداري جريان ارزش
در کتاب “”ياد بگيريم ببينيم”” رادر و شوک پيشنهاد مي‌کنند که نقشه برداري جريان ارزش در چهار فاز تعيين جريان ارزش و يا خانواده محصول جهت بهبود، نقشه برداري جريان ارزش در وضعيت فعلي، تهيه نقشه جريان ارزش در وضعيت آتي و تعيين يک برنامه اجرايي براي رسيدن به وضعيت آتي انجام مي‌گيرد.
قبل از شروع، بايد جريان ارزشي براي نقشه برداري و تحليل انتخاب شود. از آنجا که عموم شرکتها محصولات متعدد و مختلفي را توليد مي کنند، مشخص است که نقشه برداري جريان ارزش براي تک تک محصولات به طور جداگانه موجب صرف زمان – هزينه بسيار است و در عمل نيز به واقع امکان پذير نيست. در نتيجه براي ساده سازي واقعيت، تعداد زيادي محصولات به تعداد کمي خانواده محصول دسته بندي مي شوند.
نقشه جريان ارزش در وضعيت فعلي نشان مي دهد که محيط کار توليد به چه نحو عمل مي کند، و مبنا و پايه اي را براي تغييرات وضعيت آتي پديد مي آورد. بايد در نظر داشت که جريان ارزش فعلي بايد تصويري لحظه اي از يافته هاي جاري است. پس از آنکه جريان ارزش فعلي نقشه برداري و آماده شد، فاز بعدي تهيه جريان ارزش آتي است. با استفاده از اصول توليد ناب و مجموعه اي از سوالات کليدي و مهم مطرح شده، نقشه وضعيت آتي شکل مي گيرد. نقشه جريان ارزش وضعيت آتي نحوه عملکرد سطح کارخانه را پس از اجراي بهبودهاي ناب نشان مي دهد. سوالاتي که براي ترسيم وضعيت آتي بايد به آنها پاسخ گفت، عبارتند از :
آهنگ فروش چيست؟ در چه جاهايي مي توان از حرکت پيوسته استفاده کرد؟ در چه جاهايي نياز به سيستم کششي است؟ در چه نقطه اي از جريان ارزش بايد زمانبندي و برنامه ريزي توليد انجام پذيرد؟ چگونه در مرحله تنظيم کننده توليد هموار مي شود؟ قطعات در چه اندازه انباشته هايي آزاد مي‌شوند و از مرحله تنظيم کننده بيرون مي آيند؟ چه نوع بهبودهايي در فرايند جهت اجراي تغييرات پيشنهادي و براي رسيدن به طرح وضعيت آتي مورد نياز است؟
چهار سوال اول مربوط به نکات اصلي و پايه اي مرتبط با تهيه نقشه وضعيت آتي است. دو سوال بعد مربوط به جزئيات اجرايي فني، از جمله جزئيات مربوط به سيستم کنترل بوده و سوال آخر مربوط تعيين فعاليتهاي بهبودي است که براي تبديل وضعيت فعلي به وضعيت آتي مورد نياز است.
هنگامي که نقشه جريان ارزشي وضعيت آتي تکميل شد، بايد يک برنامه اجرايي جهت تبديل وضعيت فعلي به وضعيت آتي تهيه شود. نقشه جريان وضعيت فعلي را مي توان در جهت شناسايي فرصتهاي بهبودهاي کليدي فرايند براي رسيدن به جريان پيوسته در وضعيت آتي استفاده کرد.

معيارهاي سنجش بهبود جريان ارزش
ارزيابي و سنجش پيشرفت در بهبود جريان ارزش و فرايند توليدي موجب مي‌شود تا بتوان در تعيين مسير صحيح تحول ناب و نحوه پيشروي، به اتخاذ تصميماتي صحيح تر دست يافت. براي آنکه بتوان فرايند را تحت کنترل درآورد بايد اقداماتي را جهت اندازه گيري ميزان پيشرفت پس از اعمال تغييرات به عمل آورد. با تعيين و اندازه گيري شاخصها و معيارهاي بهبود براي وضعيت فعلي و آتي جريان ارزش، مي توان ميزان بهبود را معلوم و عمليات بهبود را به درستي رهبري کرد.

نتيجه گيري
نقشه برداري وتحليل جريان ارزش روشي است که براي بهبود فرايند و محصول به کارگرفته شده واز فلسفه توليد ناب سرچشمه مي گيرد . تحليل جريان ارزش به مديران و مهندسان کمک مي کند تا به درکي مناسب از فرايند دست يابند و اقدامات و فعاليت هاي بهبود را به درستي و در جهت صحيح هدايت کنند. تهيه نقشه وضعيت آتي جريان ارزش موجب مي‌شود، کساني که در جهت فعاليتهاي بهبود فرايند تلاش مي کنند، همواره از اهداف و جرياني که بايد به آن دست يابند، مطلع باشند. اين نقشه چشم اندازي از وضعيت آتي جريان است که شرايط ايده آل و يا حداقل بهبود يافته را نشان مي دهد. مي توان گفت نقشه وضعيت آتي تبديل به يک نقشه فني و برنامه کاري براي بهبود مي شود.
اين ابزار باعث شناسايي مناسب محلهاي وقوع اتلاف شده و موجب اخذ تصميماتي صحيح جهت انتخاب روشها و ابزارهاي ناب مورد نياز براي بهبود مي‌شود. با کمک اين ابزار مي توان بين اصول و ابزارهاي ناب يکپارچگي به وجود آورد تا به نتايجي مطلوبتر دست يافت. همچنين اين ابزار کمک مي کند تا بتوان قبل از پرداختن به بخشهاي فرايند، کل آن را مورد بررسي قرار داد و بر مبناي آن، تغييرات مورد نياز را تعيين کرد.
از اين ابزار مي توان علاوه بر جريان ارزش موجود در سطح يک شرکت، در زنجيره تامين يک محصول به عنوان زنجيره ارزش کل ارائه محصول استفاده کرد. همچنين نقشه برداري جريان ارزش، ابزاري مناسب براي تحليل فرايندها در ارائه خدمات مانند بانک، بيمارستان و غيره است و به علاوه مي توان از آن به عنوان ابزاري در مديريت استراتژيک جهت شناخت وضع موجود و برنامه ريزي آينده استفاده کرد.
* این مقاله در ماهنامه تدبیر به چاپ رسیده است.

منابع

1 – Womack, J.P. and Jones, D.T. “Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in your Corporation,” Simon and Shuster, New York, 1996.
2 – Ohno, T. “Toyota Production system-Beyond Large Scale Production,” Productivity Inc., 1988.
3 – Rother M., Shook J., “Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate Muda,”
Lean Enterprise Inistitute, 1999.
4 – Lee B., “Value Stream Mapping,” IMfgE at Wichita State University, 2001.
5 – Djumin S. D., Wibowo Y. and Irani Sh. A., “Value Stream Mapping from an Industrial Engineering Viewpoint,” Department of Industrial, Welding and Systems Engineering, The Ohio University, Columbus Ohio 43210.
6- Tapping D., Luyster T.and shukert., “Value Stream management “Productivity Press, 2002”.