ده اشتباه معمولی مدیریت زمان

جلوگیری ازاشتباهات معمولی زمان:اگرشما می خواهید که کارایی بالایی داشه باشید.از این اشتباهات پرهیز کنید.چگونه به طور مناسب زمانتان را مدیریت میکنید.؟اگر شما شبیه بیشتر مردم باشید،مسلما جوابتان کاملا مثبت نخواهد بود .شاید شما  احساس می کنید که کارزیادی روی دوش تان است و اغلب مجبورید که تا دیر وقت کار کنید .تادرموعد مقرر کارهایتان را تمام کنید. یا این که ممکن روز های شما به نظر میرسد که از یک فاجعه به فاجعه وبحران دیگر می گذارد واین پرتنش ومائوس کننده است .

بیشتر ما می دانیم که می توانیمزمان مان را خیلی بهتر مدیریت کنیم.اما ممکن شناسایی مشکلات واینکه چگونه می توانیم  آنها را اصلاح کنیم،مشکل باشد.
وقتی ما به هر طریقی به خوبی زمان مان را مدیریت می کنیم ،ما بطور استثنایی درکارمان مثمرثم تر خواهیم بود و سطح استرس مان کاهش می یابد . ما می توانیم زمان را به پروژ های مورد علاقه و پر درآمد اختصاص دهیم  که ممکن  باعث یک تغییرواقعی در یک دوره کاری شود . خلاصه کلام ما شادتر خواهیم بود .
دراین مقاله ،ما درجستجوی 10 مورد از اشتباهات مادی مدیریت زمان و هم شناسایی استراتژی ها و پیشنهاداتی که ممکن  شما برای غلبه برآنها استفاده کنید. این اشتباهات شامل :
اشتباه اول :نقطه ضعف در عمل کردن به یک فهرست کاری
آیا تا به حال شما بخاطر اینکه فراموش کردید که یک کار مهم راانجام دهید،غرغر نکردید!
اگر این طور،پس شما احتمالا از یک فهرست انجام کار درعمل به چیزهای اولویتی استفاده نکردید (یا اگر جوابتان مثبت :ممکن است که شما از فهرست انجام کارهایتان خیلی مناسب استفاده نکردید .)
برای این که بهتربه کارهایتان رسیدگی کنید طبق فهرست کارهایتان ،آنها را اولویت بندی کنید . بیشتر مردم از یک سیستم رمز گذاری A-F  (Aبرای نمونه اولویت های خیلی مهم) ،(F برای اولویت های خیلی پائین ) استفاده می کنند.
به عنوان راه دیگر ،شما میتوانید به راحتی این فهرست را با استفاده ازAتا  D یا از طریق شماره های اولویت بندی کنید.اگرشما پروژه های بزرگی طبق فهرستتان دارید ،دراین صورت مگر اینکه شما دقیق باشید ،رقم های این فهرست ممکن مبهم و بی تاثیر باشد. به عنوان مثال ،ممکن نوشته باشید «شروع به کار با پیشنهاد  بودجه بندی » اما این مورد مستلزم چیست؟ عدم وجود خصوصیات باعث می شود که شما پشت گوش بیندازید و یا گام های کلیدی را از دست بدهید.
مطمئن شوید که وظیف ما پروژهای بزرگ رادرمراحل قابل اجرا و مشخص تقسیم بندی کنید. دراین صورت چیزهای از قلم نخواهید انداخت.
شما هم چنین می توانید از برنامه های عمل کردی برای مدیریت کارهایتان استفاده کنید. وقتی که پروژه های زیادی دارید که همزمان با هم پیش آمده اند. (برنامه فعالیت های نسخه های ،نیروی صنعتی ،فهرست کاری هستند.
اشتباه دوم:تنظیم نکردن اهداف شخصی
ایا می دانید که درطول شش ماه دوست دارید کجا باشید. ؟سال بعد یا 10 سال دیگر چطور؟
اگر این طورنسیت ،وقت تنظیم اهداف مشخص است.
تنظیم اهداف شخصی هم مدیریت زمان و هم به خاطر این که اهداف به شما یک مقصد و تصور درجهت پیشرفت کارها می دهد. ،ضروری است . وقتی شما  بدانید که به کجا می خواهید بروید ،می توانید اولویت ها ،زمان درمنابع دسترس به آنجا را مدیریت کنید. اهداف به شما کمک  میکنند تا تصمیم بگیرید که صرف کردن زمان روی چه چیزی ازشمند است و چه چیزتنها
یک عامل بازدارنده است.
برای این که بدانید چگونه اهداف کار آمد ،SMART تنظیم کنید،طبق تئوری تنظیم اهداف لاک  مطالعه همه جانبه انجام دهید. دراینجا یاد میگیرد که چگونه به طور مشخص اهداف مشخص تنظیم کنید که شما را باانگیزه نگه دارند.
شما ازدرون مایه ما «فتیله بلند ،انفجار بزرگ ،اریک هسسلتن لذت می برید.این کاتب به شما یاد می دهد که چگونه روی اهداف بلند مدت بدون نادیده گرفتن الویت های کوتاه مدتشان تمرکز کنید.
اشتباه سوم:الویت بندی نکردن
درست زمانی که معاون شما نیاز به کمک شما دارد تایک معامله راانجام دهد اما شما در  نیمه نظرات مشکل گشای برای یک مشتری جدید هستید. مطمئن هست که تقریبا هم پا با یک ایده محشر برای فعالیت های بازاریابی آنها هستید. اما اکنون شما « خطر از دست دادن رشته افکار تان به خاطر این وضع فوق العاده هستید. گاهی اوقات ،اینکه چگونه اولویت بندی کنید سخت به نظر میرسد ،مخصوصا وقتی شما با سیلی ،از وظایف علی ظاهر فوری روبرو می شوید . در هر صورت ،یادگیری اینکه چگونه وظایف را به طورموثر الویت بندی کنید تا زمانتان بهتر مدیریت کنید ،ضروری است.
یک ابزاری که به شما کمک می کند تابه طور موثرتر الویت بندی کنید ،ماتریس(مهم ،فوری است. این ماتریس به شما کمک تا تفاوت فعالیت های مهم و فعالیتهای فوری را بفهمید. همچنین یاد خواهید گرفت  تاچگونه گرایش به تمرکز روی فعالیتهای فوری فائق شوید.
ماتریس الویت بندی کار:ابزار مفید دیگری است که به شما کمک می کند تا یک وظیفه و کاررا در درجات الویت بالا و بازده بالا ویا کم ارزش و کار وقت گذراندن ،مشخص کنید. اگر شما تفاوت بین آنها را بدانید بهتر زمان تان را مدیریت خواهید کرد.
ممکن است که بخواهید درکلاس آموزشی «اندازه دهان مان» شرکت کنید .چگونه الویت بندی کنید تامهارتهای بیشتری کسب کنید.
اشتباه 4:شکست در مدیریت عامل های بازدارنده (بی دقتی)
آیا می ادنید که بیشترما حدود دو ساعت یک روزرا بخاطر این بی توجهی ها از دست می دهیم.؟اگر آن زمان دوباره برگردد شما چگونه آن را مدیریت و حفظ میکردید.
این عامل های بازدارنده از ایمیل ها ،چت های IM ویا همکاری که دچار بحران است و چه تلفن های از مشتریان باشد. عامل های بازدارنده مانع رسیدن به کارهای طبق برنامه ریزی می شود که کار علی ظاهر ساده وراضی کننده که ما زمانی می توانستیم 100 % یک کار رسیدگی کنیم. اگر میخواهید زما نتان راتنظیم وکنترل کنید  وبهترین کارها راانجام دهید .دانستن اینکه چگونه عامل های بازدارنده را به حداقل برسانید وبه طور موثر مزاحمت ها  وفاصله را مدیریت کنید .امری ضروریست
عنوان مثال:وقتی شما باید روی کاری تمرکزکنید ،چت IM تان راخاموش کنید  وبه افرادی که حواس شما را پرت می کنند یا بیشتر اوقات مانع کارهایتان می شوند ،هشداردهید.
شما باید یاد بگیرید که چگونه تمرکزتان اصلاح کنید حتی وقتی با عامل بازدارنده  مواجه میشوید.
علاوه براین ،مقاله مااینکه چگونه ایمیل ونامه هایتان را بطور موثر وبهتر مدیریت کنید.و آنها را جگونه کنترل کنید تا وقت تان هدرنرود ،آموزش می دهد.
اشتباه 5 :  تعلل(تنبلی)
تنبلی و دفع الوقت وقتی اتفاق می افتد که شما انجام کار کنونی را به زمان دیگری موکول می کنید  وقتی تنبلی وتعلل می کنید،احساس گناه میکنید که چرا هنوز شروع نکرده اید ،سرانجام به جایی می رسید که از انجام کار می ترسید ،وسرانجام ،وقتی نمی توانید کار را به وقع انجام دهید. همه چیز را رها می کنید.
به عنوان مثال یک استراتژی مفید این که به خود تان بگوید که شمافقط قصد دارید که یک پروژه 10 دقیقه ای را شروع کنید. اغلب اوقات ،دفع الوقت ها(افرادی که کارهای خود را به موقع انجام نمی دهند.) احساس میکنند که مجبورند یک کار را از آغاز تا پایان کامل کنند واین انتظار بالا باعث میشود که آنها احساس نگرانی و نا امیدی کنند.
در عوض ،برای اختصاص دادن به مقدار اندکی زمان برای شروع کار تمرکز کنید شماخواهید فهمید که استفاده از طرح های عملکردی مفید است. این طرح به شما کمک می کند  تاپروژه های بزرگ ومهم به مراحل و گام های قابل کنترل تقسیم بندی کنید. بنابراین براحتی همه چیز هایی که شما باید انجام دهید ،را می بینید و بنابر این می توانید بخشهای عمده بزرگ را به راحتی در چند مرحله به موقع انجام دهید. این کار مانع احساس نا امیدی در شروع کار جدید در شما می شود.
راهنمایی:
جلسه درس :اندازه دهان ،ما، عامل های بازدارنده را برطرف می کند ،به شما توصیه ها واستراتژی های بهتری برای درگیر شدن با عامل بازدارنده ارائه می دهد.
اشتباه 6:پذیر فتن کار خیلی زیاد.
آیا شما فردی هستید که گفتن «نه» به دیگران برای شما خیلی سخت است؟ اگر این طور است ،پس شما پروژه ها وتعهدات زیادی از خیلی وقت پیش درگراور تان دارید ،واین مسئله باعث طرزکار ضعیف وناموفق ،استرس و اصول اخلاقی پائین در شما می شود. .
یا این که شما ممکن است میکرو مدیر باشید کسی که پا فشاری می کند که همه کار ها را خودش انجام  وکنترل کند زیرا به هیچ کسی دیگر اعتماد ندارد . آیا درست ! این ممکن است مشکل خیلی از آدم ها باشد نه فقط مدیران
به هر حال ،به عهد گرفتن  کار های خیلی زیاد یک استفاده بی تجربه و ناشی از زمان تان است و ممکن سبب مشهور  به انجام کار عجله ای ،سر هم بندی شده وشلخته شوید. برای این که این عادت  تان را ترک کنید ،هنر ماهرانه «بله» به شخص اما «نه» به کار را یاد بگیرید. این مهارت به شما کمک می کند تا از خودتان دفاع کنید. با وجود این که هنوز احساسات خوب را در داخل گروه حفظ کنید. . اگر شخص دیگری پافشاری اصرار کند تا شما به درخواستش «بله» بگویید ،یادبگیرید که چگونه روی پای خودتان بایستید وتحت فشار خونسرد باشید.
اشتباه7 :رشدو ترقی درگرفتاری
برخی مردم از گرفتاری و مشغله کاری سرعت کارشان زیاد می شود . مهلت های ملاقات نا محدود ایمیلهای بی پایان ،یک عالمه فایل روی میز که نیاز به رسیدگی دارند ،هراسان به سمت جلسه و………  چه پارازیت آدرنالین
مسئله این که یک افزایش درگرفتاریها ومشغله کاری به این معنی نیست که شما  کارآمد واثر بخش هسیتید. این ممکن باعث استرس درشما شود.
در عوض سعی کنید که کم کار کنید ویاد بگیرید که زمان تان را مدیریت کنید.
توصیه :
کار عالی تر انجام بده«نوشته میشل بانگی استینر ،پر از ایده هاو توصیه ها برای گرفتاری کاریست تا شما بهتر وبا انگیزه تر کار تان انجام دهید. دراینجا برای درک بیشتر کتاب ما کلیک کنید.
اشتباه 8:انجام چند کار (چندکار بودن)
برای اینکه موفق به بهترین وعالی ترین حجم کاری شوید. لیندا به طور منظم ایمیل می نویسد درحالی که با مشتریانش با تلفن گفتگو می کند. با این وجود با این وجود ،لیندا فکر می کند این کاربری خوبی از زمانش است،حقیقت این که حداقل 20 تا 40 درصد زمان بیشتری برای به پایان رسدن فهرست کاری در طول انجام چند کار در مقایسه در کامل کردن همان فهرست کارها به ترتیب ، لازم است . نتیجه اینکه او هر دو کار را خیلی ضعیف انجام می دهد .ایمیل هایش پراز اشتباهات زیادی هستند و مشتریانش نیز به خاطر نداشتن تمرکز او مایوس هستند.
بنابراین بهترین کار اینکه انجام چند کار دریک زمان فراموش کنیم . وجایش روی یک وظیفه در یک زمان تمرکز کنیم .این روش باعث میشود  که کیفیت کارتان بالاتر برود. مصاحبه کارشناس ما با دیو کرین شو ،دربررسی«راز انجام چند کار ،به شما یک نگاه روشن فکرانه ارائه می دهد وبه شما کمک می کند تا بتوانید چگونه پروژه های مقارن با هم را بطور موثر تر مدیریت کنید. اشتباه 9: استراحت نکردن «زنگ تفریح نداشتن»
فکر کردن به این که شما میتوانید به مدت 8الی 10 ساعت بطور مستقیم مخصوصا وقتی که شما در حال انجام یک کار ضرب الاجل هستید کارکنید عالی است اما اینکه همه بتوانید تمرکز کنند وهم کار با کیفیت را انجام دهند بدون اینکه زمانی برای استراحت وشارژ مغز شان اختصاص دهند،غیر ممکن است .
بنابراین استراحت ها را به عنوان «زمان های هدر رفته » تلقی نکنید. این استراحت ها وزنگ تفریح ها زمان ارزشمندی را برای شما فراهم می کند. تا شما بتوانید بطور خلاقانه فکر کنید وکارتان مفید تر انجام دهید . اگر متوفق کردن کارتان سخت است ،پس زمانهای استراحتی برای خودتان زمان بندی کنید یا یک آژیر به عنوان یک یاد آوری برای خودتان تنظیم کنید. به یک پیاده روی سریع بروید ،یا یک فنجان قهوه بگیرید. یا فقط بنشینید و کمی میزتان رامرتب کنید. سعی کنید هر یک دو ساعت 5دقیقه استراحت کنید .واطمینان حاصل کنید که شما زمان کافی برای نهارتان اختصاص می دهید. !شما کار با کیفیتی ارائه نخواهید داد اگر که گرسنه باشید.
اشتباه 10 :فهرست بندی کارهای ناموثر
آیا یک فرد سحر خیز هستید ؟آیا شما از غروب و طلوع خورشید انرژی می گیرید؟همه ما ریتم های مختلف داریم یعنی در زمانهای مختلف احساس پر بازدهی و پر انرژی ای می کنیم.
شما می توانید بهترین استفاده  را اززمانتان ببرید با فهرست بندی کارهای ارزشمند وتاثیر گذار در طول اوج حد اعلاء زمانتان و کارهای کم ارزش مثل رسیدن به تلفن ها وچک کردن ایمیل ها را در طول زمان «افت»
مقاله ما ،آیا این یک کار صبحگاهی است؟ به ما یاد می دهد که چگونه این کار را  انجام دهیم.
نکات کلیدی :
یکی از موثرترین روشهای  اصلاح بازدهی ،تشخیص و اصلاح اشتباهات مدیریت زمان  است. وقتی شما زمانی برای غلبه براین اشتباهات اختصاص می دید ،این کار باعث یک تحول بزرگ در بازدهی و راندمان شما می شود و شما  شادتر خواهید بود واسترس کمتری را تجربه می کنید.

10 Common Time Management Mistakes
Avoiding Common Pitfalls
Time Management Mistakes
Avoid these mistakes if you want to be highly-productive.
© iStockphoto/patrickomelette

How well do you manage your time? If you’re like many people, your answer may not be completely positive!
Perhaps you feel overloaded, and you often have to work late to hit your deadlines. Or maybe your days seem to go from one crisis to another, and this is stressful and demoralizing.
Many of us know that we could be managing our time more effectively; but it can be difficult to identify the mistakes that we’re making, and to know how we could improve.
When we do manage our time well, however, we’re exceptionally productive at work, and our stress levels drop. We can devote time to the interesting, high-reward projects that can make a real difference to a career. In short, we’re happier!
In this article, we’re looking at ten of the most common time management mistakes, as well as identifying strategies and tips that you can use to overcome them. These ten mistakes are:
Mistake #1. Failing to Keep a To-Do List
Do you ever have that nagging feeling that you’ve forgotten to do an important piece of work? If so, you probably don’t use a To-Do List to keep on top of things. (Or, if you do, you might not be using it effectively!)
The trick with using To-Do Lists effectively lies in prioritizing the tasks on your list. Many people use an A – F coding system (A for high priority items, F for very low priorities). Alternatively, you can simplify this by using A through D, or by using numbers.
If you have large projects on your list, then, unless you’re careful, the entries for these can be vague and ineffective. For instance, you may have written down “Start on budget proposal.” But what does this entail? The lack of specifics here might cause you to procrastinate, or miss key steps. So make sure that you break large tasks or projects down into specific, actionable steps – then you won’t overlook something important.
You can also use Action Programs to manage your work when you have many large projects happening at once. (Action Programs are “industrial strength” versions of To-Do Lists.)
Mistake #2. Not Setting Personal Goals
Do you know where you’d like to be in six months? What about this time next year, or even 10 years from now? If not, it’s time to set some personal goals!
Personal goal setting is essential to managing your time well, because goals give you a destination and vision to work toward. When you know where you want to go, you can manage your priorities, time, and resources to get there. Goals also help you decide what’s worth spending your time on, and what’s just a distraction.
To learn how to set SMART, effective goals, read up on Locke’s Goal Setting Theory. Here, you’ll learn how to set clearly defined goals that will keep you motivated.
You might also enjoy our Book Insight into “Long Fuse, Big Bang” by Eric Haseltine. This book teaches you how to focus on your long-term goals without overlooking your short term priorities.
Mistake #3. Not Prioritizing
Your assistant has just walked in with a crisis that she needs you to deal with right now, but you’re in the middle of brainstorming ideas for a new client. You’re sure that you’ve almost come up with a brilliant idea for their marketing campaign, but now you risk losing the thread of your thinking because of this “emergency.”
Sometimes, it’s hard to know how to prioritize, especially when you’re facing a flood of seemingly-urgent tasks. However, it’s essential to learn how to prioritize tasks effectively if you want to manage your time better.
One tool that will help you prioritize effectively is the Urgent/Important Matrix. This helps you understand the difference between urgent activities, and important activities. You’ll also learn how to overcome the tendency to focus on the urgent.
The Action Priority Matrix is another useful tool, which will help you determine if a task is high-yield and high-priority, or low-value, “fill in” work. You’ll manage your time much better during the day if you know the difference.
You might also want to go through our Bite-Sized Training Class, How to Prioritize, to further enhance your skills.
Mistake #4. Failing to Manage Distractions
Do you know that some of us can lose as much as two hours a day to distractions? Think how much you could get done if you had that time back!
Whether they come from emails, IM chats, colleagues in a crisis, or phone calls from clients, distractions prevent us from achieving flow, which is the satisfying and seemingly effortless work that we do when we’re 100 percent engaged in a task.
If you want to gain control of your day and do your best work, it’s vital to know how to minimize distractions and manage interruptions effectively. For instance, turn off your IM chat when you need to focus, and let people know if they’re distracting you too often. You should also learn how to improve your concentration, even when you’re faced with distractions.
Additionally, our article on managing email effectively teaches you how to gain control of your email, so that it doesn’t eat up your entire day.
Mistake #5. Procrastination
Procrastination occurs when you put off tasks that you should be focusing on right now. When you procrastinate, you feel guilty that you haven’t started; you come to dread doing the task; and, eventually, everything catches up with you when you fail to complete the work on time.
Start by taking our Procrastination Quiz to find out if procrastination is a problem in your life. If it is, then learn the strategies you need to beat procrastination.
For instance, one useful strategy is to tell yourself that you’re only going to start on a project for ten minutes. Often, procrastinators feel that they have to complete a task from start to finish, and this high expectation makes them feel overwhelmed and anxious. Instead, focus on devoting a small amount of time to starting. That’s all!
You might also find it helpful to use Action Plans. These help you break large projects down into manageable steps, so that it’s easy to see everything that you need to get done, and so that you can complete small chunks at a time. Doing this can stop you from feeling overwhelmed at the start of a new project.

Tip:
Our Bite-Sized Training session, Overcoming Procrastination, gives you more in-depth strategies and tips for dealing with procrastination.
Mistake #6. Taking on too Much

Are you a person who has a hard time saying “no” to people? If so, you probably have far too many projects and commitments on your plate. This can lead to poor performance, stress, and low morale.
Or, you might be a micromanager: someone who insists on controlling or doing all of the work themselves, because they can’t trust anyone else to do it correctly. (This can be a problem for everyone – not just managers!)
Either way, taking on too much is a poor use of your time, and it can get you a reputation for producing rushed, sloppy work.
To stop this, learn the subtle art of saying “yes” to the person, but “no” to the task. This skill helps you assert yourself, while still maintaining good feelings within the group. If the other person starts leaning on you to say “yes” to their request, learn how to think on your feet, and stay cool under pressure.
Mistake #7. Thriving on “Busy”
Some people get a rush from being busy. The narrowly-met deadlines, the endless emails, the piles of files needing attention on the desk, the frantic race to the meeting… What an adrenaline buzz!
The problem is that an “addiction to busyness” rarely means that you’re effective, and it can lead to stress.
Instead, try to slow down, and learn to manage your time better.

Tip:
“Do More Great Work”, by Michael Bungay Stanier, is full of ideas and tips to reduce the “busywork” that you’re doing, so that you’re more excited and engaged in the work that matters. Click here for our Book Insight on it.
Mistake #8. Multitasking
To get on top of her workload, Linda regularly writes emails while she chats on the phone to her clients. However, while Linda thinks that this is a good use of her time, the truth is that it can take 20-40 percent more time to finish a list of jobs when you multitask, compared with completing the same list of tasks in sequence. The result is also that she does both tasks poorly – her emails are full of errors, and her clients are frustrated by her lack of concentration.
So, the best thing is to forget about multitasking, and, instead, focus on one task at a time. That way, you’ll produce higher quality work.
Our Expert Interview with Dave Crenshaw, looking at The Myth of Multitasking, will give you an enlightening look at multitasking, and will help you explore how you can manage simultaneous projects more effectively.
Mistake #9. Not Taking Breaks
It’s nice to think that you can work for 8-10 hours straight, especially when you’re working to a deadline. But it’s impossible for anyone to focus and produce really high-quality work without giving their brains some time to rest and recharge.
So, don’t dismiss breaks as “wasting time.” They provide valuable down-time, which will enable you to think creatively and work effectively.
If it’s hard for you to stop working, then schedule breaks for yourself, or set an alarm as a reminder. Go for a quick walk, grab a cup of coffee, or just sit and meditate at your desk. Try to take a five minute break every hour or two. And make sure that you give yourself ample time for lunch – you won’t produce top quality work if you’re hungry!
Mistake #10. Ineffectively Scheduling Tasks
Are you a morning person? Or do you find your energy picking up once the sun begins to set in the evening? All of us have different rhythms, that is, different times of day when we feel most productive and energetic.
You can make best use of your time by scheduling high-value work during your peak time, and low-energy work (like returning phone calls and checking email), during your “down” time. Our article, Is This a Morning Task? will teach you how to do this.
Key Points
One of the most effective ways of improving your productivity is to recognize and rectify time management mistakes.
When you take the time to overcome these mistakes, it will make a huge difference in your productivity – and you’ll also be happier, and experience less stress