کنترل فعاليتی است که ضمن آن عمليات پيش بينی شده با عمليات انجام شده مقايسه مي شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بين آنچه بايد باشد و آنچه که هست به رفع و اصلاح آنها اقدام مي شود.
شايد به جرات بتوان گفت که انجام هر فعاليتی در سازمان قرين توفيق نخواهد بود مگر آنکه کنترل های لازم به عمل آمده باشد. به کمک کنترل است که مديريت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عمليات آگاهی يافته و قدرت پيگيری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پيدا می کند. کنترل ابزار کارآمد مديران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد.
شايد مهمترين مسئله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد، آن است که پيش بينی ها و برنامه های عملياتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع اين خطاها و اصلاح عمليات، کنترل تنها راه چاره است. از آنجايی که فرد جزيی اساسی از سيستم کنترل در سازمان است، بحث هايی که به آن خواهيم پرداخت حاوی مرزبندی های دقيقی بين کنترل برنامه ها و کنترل افراد در سازمان بوده و مورد بررسی واقع خواهند شد.
کنترل گذشته نگر و کنترل آينده نگر
شايد از تعريف کنترل اينطور نتيجه شود که اساساً کنترل بر فعاليتهای انجام شدهِ گذشته استوار است و با اطلاعات حاصل از آنهاست که کنترل عملی مي شود. مفهومی که از مکانيسم بازخور نيز به ذهن متبادر مي شود، همين بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات گذشته برای مقايسه و يافتن انحرافات و انجام اصلاحات است. بازخور با استفاده از نتايج، يا در اصطلاح سيستم با استفاده از ستاده ها کنترل را عملی مي كند و در زمينه های مختلف موارد استفاده بي شماری دارد.
يک شکارچی را در نظر بگيريم که مي خواهد يک پرنده را در حال پرواز در هوا نشانه گيری نمايد و او را هدف قرار دهد. وی نمي تواند با استفاده از مکانيسم بازخور هدف را تحقق بخشد بلکه بايد به کمک کنترل پيش نگر نقطه ای را نشانه گيری کند که پرنده لحظاتی بعد به آنجا خواهد رسيد و با توجه به حرکت پرنده به جلو (پيش نگری) او را شکار نمايد.
و يا راننده مجربی که در سربالايی يک جاده مشغول رانندگی است نيز از کنترل پيش نگر و هدايت کننده استفاده می کند. او با توجه به سربالايي، قبل از رسيدن به آن دنده مناسب را انتخاب کرده و به کار مي گيرد.
اما راننده ناآشنا و بی تجربه زمانی که دنده کشش لازمه را ندارد و موتور خواموش شود از نتيجه حاصله که نوعی بازخور محسوب مي شود آگاه شده و دنده ديگری را به کار می برد.
بدين ترتیب ملاحظه مي شود اگرچه بازخورد نقش مهمی را در امر کنترل ايفا مي کند اما در پاره ای ازموارد نمی تواند پاسخگوی نياز ما باشد.
کنترل زمان وقوع
کنترل گذشته نگر بر اطلاعات گذشته استوار بوده و کنترل پيش نگر بر پيش بينی های آينده نظر داشته و کنترل زمان وقوع، اطلاعات زمان حال را ملاک قرار مي دهد. اطلاعاتی را که ماشين های الکترونيکی و کامپيوترها برای ما فراهم مي کنند. اين اطلاعات را اصطلاحاً اطلاعات زمان وقوع مي نامند. به عنوان مثال اطلاعات پروازی هواپيماها و ذخيره جا به وسيله کامپيوتر نوعی اطلاعات زمان وقوع است.
حساسيت برخی از برنامه ها ايجاب می کند تا مديريت از اين نوع کنترل استفاده و تصميماتی به موقع و سريع اتخاذ کند.
طراحی سيستم کنترل
یکی از وظايف اصلی مدير طراحی سيستم کنترل در سازمان است. برای طراحی اين سيستم معمولاً طی مراحل زير ضروری است:
1. تعيين نتايج مورد انتظار (بايدها) در کنترل
در اين مرحله مديريت بايد اهداف و نتايجی را که از اجرای برنامه ها انتظار دارد مشخص سازد.
2. تعيين شاخص برای سنجش نتايج مورد انتظار
اين شاخص ها مقياس هايي برای سنجش عملکردها بشمار مي روند و در جريان کنترل بايد شاخص های وجود داشته باشد تا بتوان به وسيله آنها ميزان نيل به نتايج را مورد سنجش قرار داد.
3. تعيين استاندارد يا الگوی مطلوب
پس از آنکه شاخص ها يا مقياسهای سنجش مشخص شدند بايد ميزان مورد نظر در آن شاخص ها برای موضوع کنترل تعيين شود. استانداردها خود به صور زير تدوين مي شوند:
3-1- استاندارهای تاريخی: اين نوع استانداردها بر اساس تجربيات و اطلاعات گذشته بدست مي آيند.
3-2- استانداردهای تطبيقی يا خارجی: اين نوع استانداردها از ساير سازمان ها و واحدهای مشابه اقتباس مي شود.
3-3-استانداردهای مهندسی يا کارسنجی: اين نوع استانداردها از طرق مختلف (مطالعه کار) بدست می آيند.
3-4- استاندارد های نظری: قضاوت ذهنی مديران و صاحب نظران، پديد آورنده اين نوع از استانداردها هستند.
4. طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل
در طراحی شبکه اطلاعاتی بايد به اين نکته توجه داشت که اطلاعات اضافی به همان اندازه مشکل آفرينند که اطلاعات ناقص مسئله ساز هستند. همچنين شبکه اطلاعاتی بايد بتواند اطلاعات را بطور مستمر به روز درآورده و آخرين اطلاعات را در اختيار مسئولان مربوطه قرار دهد.
5. ارزيابی اطلاعات و نتيجه گيری
در اين مرحله به کمک استانداردهای انتخابی، اطلاعات جمع آوری شده مورد ارزيابی قرار مي گيرند.
مشخصات سيستم کنترل موثر
اصولاٌ سيستم های کنترل بايد با توجه به مقتضيات سازمان طراحی شده و در هر مورد ويژگيهای مربوط به آن را دارا باشند. اين خصوصيات شامل موارد زير هستند:
1. کنترل بايد اقتصادی باشد به طوری که نتايج آن بر هزينه های آن فزونی يابد.
نتيجه کنترل > هزينه کنترل
2. در اعمال کنترل ها نبايد افراط و تفريط شود.
3. کنترل ها بايد در نقاط حساس و کليدی باشند.
4. کنترل ها بايد متناسب با برنامه و فعاليت ها تنظيم شوند.
5. سيستم کنترل بايد به نحوی طراحی شوند که اطلاعات و نتايج کنترل در سريع ترين زمان ممکن در اختيار مسئولين قرار گيرد.
6. کنترل بايد عينيت داشته باشد و صرفاً بر اساس ذهنيات و نظرات اشخاص نباشد.
7. کنترل ها بايد واقع بينانه باشند.
8. سيستم کنترل بايد انعطاف لازم را داشته باشد.
9. کنترل بايد به وسيله اصلاح باشد نه تنبيه و مجازات.
10. سيستم کنترل بايد با فرهنگ سازمان تناسب داشته باشد.
11. کنترل نبايد فقط بر نقاط ضعف تاکيد ورزد و بايد نقاط قوت را نيز در نظر گيرد.
12. مسئولين و متوليان امر کنترل بايد واجد صلاحيت باشند.
13. سيستم کنترل بايد دقيقاً مشخص سازد که نتايج کنترل در اختيار چه کسانی قرار گيرد.
منبع: کتاب مديريت عمومی، تاليف آقای دکتر مهدی الوانی
