نویسنده: محمد علي آذري نيا
افراد منبع ايده ها و اطلاعات با ارزش هستند
اين روزها مديران شرکت ها دائماً درباره مديريت دانش صحبت مي کنند اما اين عبارت دقيقاً چه معنايي دارد؟ برخي آن را آموزش و برخي ديگر آن را بانک اطلاعات اينترنتي تفسير مي کنند.
يکي از شرکت هاي مشاوره اي، مديريت دانش را برقراري ارتباط بين آنها که دانشي دارند با کساني که آن دانش را ندارند و تبديل دانش شخصي و فردي به دانش سازماني تعبير مي کند.
افراد منبع ايده ها و اطلاعات با ارزش هستند اما معمولاً آن ايده ها و اطلاعات را در خود نگه مي دارند. چالش اصلي شرکت ها، يافتن راه هايي براي استخراج آن و به اشتراک گذاشتن آن است. اين وظيفه همان کاري است که اکثر نرم افزارهاي اينترنتي انجام خواهند داد.
در دره سيليکوني همکاري واژه اي جادويي است. شرکت ها به دلايل گوناگون نيازمند آن هستند که کارکنان بيش از گذشته اطلاعات و ايده هاي خود را با هم در ميان بگذارند. يکي از اين دلايل نياز به نوآوري دائمي و بهتر شدن محصولات قديمي و يافتن رويه هاي جديد است. تحقق اين امر مستلزم جريان دائمي ايده هاي جديد است.
دليل ديگر اينکه همانطورکه کارگران در کارخانه هاي چند دهه پيش براي ساخت ماشين با هم از لحاظ فيزيکي همکاري مي کردند، اکنون کارمندان در دفاتر بايد براي ارائه بهينه خدمات با هم ارتباط برقرار کرده و همکاري کنند اما تبادل اطلاعات دشوارتر شده است و يکي از دلايل اين امر آن است که افرادي که مشغول انجام پروژه اي واحد هستند ممکن است از لحاظ مکاني فاصله بسيار زيادي با هم داشته باشند.
گفت وگو هاي موثر در هنگام استراحت در بوفه شرکت که منبعي بزرگ براي ايده هاي خوب است مي تواند با روش هاي الکترونيک و از طريق اينترنت و پست الکترونيک صورت گيرد. همچنين کارکناني که براي توليد خدمتي جديد همکاري مي کنند، ممکن است براي شرکت هاي مختلف کار کنند.
با پراکنده شدن کارها بين شرکت هاي مختلف، بهره گيري از ابزارهاي مناسب و موثر همکاري ضروري مي شود. مسلماً سال هاست مبادله روزانه اطلاعات در اکثر شرکت ها صورت مي گيرد، حتي هنگامي که مراکز و دفاتر شرکت از لحاظ مکاني فاصله زيادي با هم داشته اند.
طراحان و ديگر افراد مشغول به فعاليت هاي مختلف در بعضي از شرکت ها در مناطق گوناگون جغرافيايي زندگي مي کنند اما از همان نقطه به همکاري با شرکت ادامه مي دهند.
اينترنت به اين دسته از افراد کمک کرده تا با کارايي و سرعت بالاتر همان فعاليت ها را در بعدي وسيع تر انجام دهند. همچنين با استفاده از اين شبکه مبادله و جريان اطلاعات در درون شرکت و بين کساني که روي يک پروژه کار مي کنند تسهيل شده است.
بدين ترتيب کارهاي گروهي در سطحي بين المللي تشويق مي شود و زمينه براي ظهور جوامع افقي در درون شرکت فراهم مي شود. اکنون اين گروه ها با سهولت مي توانند در تمام ساعات شبانه روز و از هر نقطه جهان ايده هاي خود را با يکديگر مبادله کنند و در مورد بهترين رويه هاي کاري به بحث بپردازند.
مديريت همکاري بين افراد به مهارت هاي خاص نياز دارد: تاکيد کمتر بر موفقيت هاي فردي و تاکيد بالاتر بر کار گروهي. از سوي ديگر همانطور که شرکت ها مي توانند از ارائه خدمات اينترنتي در حوزه نيروي انساني درس هايي فراگيرند و از آن براي ارائه خدمات اينترنتي به مشتري ها استفاده کنند، مي توانند از همکاري درون سازمان درس هايي فراگرفته و از آن براي همکاري هاي بين المللي با ديگر شرکت ها و سازمان ها بهره ببرند.
شرکتي که نمي تواند کارکنان خود را به همکاري موثر و روان با هم متقاعد کند، به احتمال زياد نخواهد توانست ديگر شرکت ها را به همکاري با خود فراخواند. همکاري موثر و کارا به ساختار مناسب نياز دارد، ساختاري که به جاي تشويق تک روها، به افرادي که در کار گروهي موفق هستند پاداش مي دهد اما انگيزه هايي که افراد را به کار گروهي تشويق مي کند، تنها مالي نيستند.
به گفته آلن مک کورماک از دانشکده تجارت هاروارد يکي از جالب ترين و الهام بخش ترين الگو هاي همکاري ايجاد نرم افزاري Open-Source نظير لينوکس است.با تغيير ساختار متمرکز شرکت ها و انجام مراحل مختلف يک پروژه در مناطق گوناگون جغرافيايي، ديگر کارها در يک جا و توسط يک گروه متمرکز انجام نمي شود.
بلکه گروه هايي که بايد با هم ارتباط دائمي و موثر داشته باشند، کارهاي يک پروژه را انجام مي دهند. به همين دليل وجود ابزار ارتباطي نظير اينترنت و شبکه هاي مشابه بسيار ضروري است.
از طرف ديگر نوآوري ديگر تنها توسط بخش تحقيق و توسعه يک شرکت صورت نمي گيرد بلکه با همکاري شبکه اي از شرکت ها که هر يک روي بخش خاصي از پروژه کار مي کنند، به وجود مي آيد. از سوي ديگر شرکت ها بايد بتوانند براي کسب سود روي ايده هاي کارکنان خود حساب کنند.
شرکت هاي فعال در زمينه بيوتکنولوژي از سال ها پيش راه هايي را براي اعطاي بخشي از سود در ازاي تحقيقات به کارکنان يافته اند. در حال حاضر شرکت IBM طرحي را اجرا مي کند که طبق آن به ايده هاي خوب پاداش داده مي شود. دريافت امتياز انحصاري، پاداش مالي به همراه دارد. نوشتن مقالات علمي نيز به همين ترتيب سودي را براي نويسنده به همراه دارد.
اين شرکت همچنين سعي دارد راهي را بيابد تا طبق آن افراد تشويق شوند و ايده هاي خود را وارد بانک اطلاعات علمي شرکت کنند. IBM اين کار را با دادن پاداش به افرادي که ايده هايشان مکرراً مورد استفاده قرار مي گيرد يا کساني که ايده هاي جديد را به شيوه هاي خوب طبقه بندي مي کنند، انجام مي دهد.
همچنين مشاوران براي خلق و مبادله ايده هاي خوب پاداش مي گيرند. – متفرق اما متحد بخش عمده همکاري هايي که هر روز در شرکت ها صورت مي گيرد، شکلي يکنواخت دارد اما هنگامي که افراد در مناطق مختلف جغرافيايي هستند يا براي شرکت هاي مختلف کار مي کنند، هماهنگ کردن فعاليت هاي آنها گاه بسيار وقت گير است.
مطلع ماندن از اينکه چه کسي کدام بخش از کار را انجام داده ضروري است زيرا در اين حالت در صورتي که مشکلي پديد آيد، بدون معطلي نقطه ضعف مشخص مي شود و مي توان راهي را براي آن يافت. تمام انواع جديد ابزارهاي همکاري به کارکنان اجازه مي دهد روي يک پروژه با هم مشارکت کنند.
براي مثال مي توانند سايتي مشترک را تاسيس کرده و هر يک مطالب جديد در آن درج کنند. بدين ترتيب به شيوه وقت گير ارسال مداوم نامه هاي الکترونيک نيازي نيست. برخي از شرکت ها محلي را در سايت خود در نظر مي گيرند که افراد مشغول به کار روي يک پروژه مي توانند اسناد، برنامه ها، ايده ها و… را در آن وارد کنند.
شرکت فورد از همين شيوه استفاده مي کند. اين تکنولوژي هنگامي به وجود آمد و مورد استفاده قرار گرفت که گروه هايي در سوئد، بريتانيا و ايالات متحده براي تحت تملک در آوردن شرکت ولوو در تلاش بودند. پس از آن از همين شيوه در خريد شرکت لندروور استفاده شد.
کارکنان براي بازبيني هر مرحله از کار مي توانند از سيستم پيام فوري استفاده کنند. مدير بخش سيستم هاي مديريت در شرکت فورد مي گويد مزيت شيوه بهره گيري از e-room اين است که سيستم طوري است که افراد هنگامي که مناسب شان است از آن استفاده مي کنند.
اين افراد همواره به روز هستند و در واقع فعاليت فيزيکي جاي خود را به استفاده از نرم افزار داده است.در حال حاضر بعضي از شرکت ها شکل هاي پيشرفته تر اين نرم افزارها را توليد مي کنند.
شرکت Firedrop مستقر در کاليفرنيا، نرم افزاري به نام Zaplet طراحي کرده که شبيه يک نامه الکترونيک وارد صندوق پستي الکترونيک شما مي شود اما هنگامي که آن را باز مي کنيد، پنجره اي روي سرور يا کامپيوتر مرکزي باز مي کند. بدين ترتيب اطلاعاتي را که شما مي بينيد همان اطلاعات روي سرور است بنابراين همواره تازه ترين اطلاعات در اختيار شما قرار دارد.
با بهره گيري از تکنولوژي هاي مرتبط و مشابه در حال حاضر مديران مي توانند در بخش هاي مختلف مثلاً استخدام با سهولت بيشتر و سرعت بالاتر به امور رسيدگي کنند.
اين مديران هر روز با تعداد زيادي درخواست که به صورت الکترونيک به دست شان مي رسد روبه رو هستند. پس از رسيدگي به هر يک، موارد مناسب را براي مديران ارشد ارسال مي کنند. آنگاه مديران تصميم مي گيرند با کدام فرد ملاقات حضوري داشته باشند. سپس از طريق تلفن با متقاضيان انتخاب شده تماس گرفته مي شود تا قرار مصاحبه گذاشته شود.
بسياري از مشاوران و شرکت هاي فعال در حوزه تکنولوژي هاي مشابه اميدوارند به شرکت هاي مختلف، شيوه هاي همکاري بهتر را آموزش دهند. مدير بخش بازاريابي بين المللي و استراتژي شرکت Peoplesoft معتقد است ابزارهاي موثر براي ارتقاي سطح همکاري بايد بر اينترنت مبتني باشند.
استانداردهاي شفاف اينترنت باعث مي شود همکاري هر فرد با فرد ديگر بسيار آسان تر صورت گيرد.بسياري از محققان معتقدند ابزارهاي نرم افزاري در آينده به مديران و نيز تمام عناصر و عوامل انساني شرکت اجازه مي دهد با سهولت و کارايي بالا به مبادله اطلاعات با هم بپردازند.
اين تکنولوژي ها سرعت کار را بالا برده و احتياج به نيروي انساني را کاهش مي دهد. بدون شک ابزارهاي جديد، مشتري ها و عرضه کنندگان را در يک شبکه بزرگ همکاري قرار مي دهد.
در حال حاضر برخي از اين ابزارها هنوز وارد بازار نشده اند. اکثر شرکت ها هنوز در حال کشف نحوه انجام کارها از طريق اينترنت هستند اما از هم اکنون مشخص است فراگير شدن اين ابزارها، فرآيندي زمان بر بوده و کارها آن طوري که بعضي تحليلگران پيش بيني مي کنند، آسان نخواهد بود.
* منبع: روزنامه سرمایه
