نویسنده: محود هراتیان نژادی
نیاز به شناخت و درک متقابل به منظور تسریع دردستیابی به مقاصد و اهداف ، امروزه درسازمانها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی درمدیریت پذیرفته شده است.این ارتباط که ازآن به عنوان روابط عمومی یاد می شود یکی ازمهمترین و با ارزشترین عوامل موثر در سرنوشت هرموسسه وگروه محسوب می گردد.
Public Relations در دهه اول قرن بیستم درآمریکا به صورت یک حرفه تخصصی درآمد. در ایران در سال 1345 اولین دفتر روابط عمومی توسط شرکت نفت راه اندازی شد. سپس درسایر سازمانها دفاتری به عنوان مراکز فراهم آوری ، مبادله اطلاعات وبرقراری ارتباطات دوسویه به منظور ایجاد حسن نیت وتفاهم گشوده شد.
ـ دردنیای امروز روابط عمومی ها به عنوان عناصر قوی درارزیابی وتقویت برنامه ها وپیشبرد اهداف سازمانها تلقی می گردند.
ـ امروزه نقش روابط عمومی وحیطه فعالیت آن برهیچکس پوشیده نیست. تمامی فعالان جامعه دربخشهای مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و . . . جویای روابط عمومی هایی هستند که آنان را درطراحی روشهای معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.
ـ روابط عمومی نقشهای گوناگونی را درجایگاههای متفاوت وشرایط متمایز ازیکدیگر ایفا میکند. اما دو نقش قابل تفکیک آن درارتباطات درون سازمانی وبرون سازمانی ازمیان سایر نقشها نمایانتر و مهمتر است.
ـ روابط عمومی هنرش این است که بتواند امکانات وشرایط محیط بیرونی را تشخیص دهد وآنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و اجرای فرامین درون سازمانی را تسهیل نماید ودرنهایت ارتباط سازمان را با بیرون ازآن، بدرستی برقرار سازد. که دراین راستا اولین قدم شناخت محیط وسازمان مربوطه است ومنظور از این شناخت ، شناسایی و بررسی نقاط قوت وضعف است .
روابط عمومی در ایران:
ـ متاسفانه وجود سوء تعابیر و یا عدم آگاهی وشناخت کافی ازوظایف وحیطه عملیاتی ویا عدم شناخت ازتوانمندیهای تخصصی روابط عمومی درابعاد درون سازمانی وبرون سازمانی ازجمله مشکلاتی است ، که باعث شده روابط عمومی درایران با موانع جدی ومتعددی روبرو باشند.
ـ درمرحله دوم دست اندرکاران روابط عمومی نیز بطور کامل نسبت به مسئولیتهای حرفه ای خود اطلاع واعتقاد لازم را پیدا نکرده اند و یا تخصصهای لازم را ندارند.
ـ درمرحله سوم گروههای مرتبط با واحدهای روابط عمومی ازجایگاه ومیدان عمل واختیارات روابط عمومی بی خبرند.
ـ درنظام جمهوری اسلامی اصالت حرکت ها برپایه حمایتهای مردمی استوار است وجلب افکار عمومی بعنوان پایه اصلی هرحرکت محسوب می شود ومتوجه کردن افکار عمومی ، به سمت وسوی برنامه ریزی هرسازمان، کار روابط عمومی است.
رسالت تبلیغ در روابط عمومی
ـ درعصر حاضر قدرت ونفوذ ذهنی دراختیار صاحبان سلاح تبلیغی قرار دارد. آنان هستند که اندیشه ها را می سازند وافکار را به معیار دلخواه، سامان می دهند.
ـ انتقال از شیوه ارتباطات سنتی به روشهای ارتباط جمعی موجود، موجب شده که انسانها درمناطق مختلف درمعرض تهاجم مداوم پیامهای تبلیغی قرار گیرند. تا جایی که به سختی قادرند که خود تصمیم بگیرند. بدین معنا که مراکز فرهنگی، تفکر ساز جامعه بشری امروزه می باشند.
ـ با شناخت موقعیت یادشده ضرورت واهمیت بازنگری وبرنامه ریزی جدی درفعالیت های فرهنگی تبلیغی وتجدید نظردرابزارها وشیوه های تبلیغی به خصوص در محیط های فرهنگی، به روشنی احساس می گردد.
تعریف روابط عمومی
ـ دایره المعارف امریکانا روابط عمومی را بدین شکل تعریف کرده است:
« یک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمانهای صنعتی، شرکتها، مشاغل، دولت، اتحادیههاو یا سایر سازمانها که هریک با مردمی چون کارمندان، مشتریان،سرمایه داران، تهیه کنندگان، اعضا احزاب سیاسی ویا عامه مردم روبرو هستند، کارهای روابط عمومی شامل است برتقویم افکار عمومی، ارزیابی وتفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود وهمچنین آن مردم به سازمان.»
ـ انجمن جهانی روابط عمومی درماه می 1960 تعریف زیر را جهت روابط عمومی تدوین وتصویب نمود.
« روابط عمومی بخشی ازوظایف مدیریت سازمان است، عملی است ممتد، مداوم وطرح ریزی شده که ازطریق آن، افراد سازمانها می کوشند تا تفاهم وپشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند بدست آورند.»
وظایف روابط عمومی
ـ مستندترین شرح وظایف که مورد قبول متخصصین روابط عمومی است درسال 1360 درگردهمایی چند روزه ای که توسط وزارت فرهنگ وارشاد اسلامی برگزار گردید به شرح زیر تدوین شده است:
الف ـ هدف:
ـ برقراری ارتباط متقابل بین مردم ومسئولین وجلب همکاری وبسط تفاهم عمومی، آگاهی مردم ازعملکرد دستگاه متبوع، آماده نمودن اذهان عمومی دراجرای طرحها وبرنامه ها وایجاد محیط مناسب برای رشد فضائل اخلاقی کارکنان درچهارچوب ضوابط ومعیارهای نظام جمهوری اسلامی ایران.
ب ـ جایگاه روابط عمومی:
روابط عمومی به دلیل ماهیت خاص خود وضرورت ارتباط مستمر، زیرنظر مستقیم بالاترین مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد.
ج ـ اصول وظایف:
1ـ جمع آوری وتمرکز اطلاعات واخبار مربوط به فعالیتها، اقدامات،طرحها وبرنامه های دستگاه مربوط، به منظور تنظیم سیاستهای خبری تبلیغاتی واجرای طرحهای انتشاراتی وآماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی ازطریق:
الف ـ شرکت درجلسات مهم دستگاه.
ب ـ ارتباط مستقیم و مستمر با مسئولین.
ج ـ حضور درسفرهای داخلی وخارجی .
د ـ شرکت درگردهمایی ها.
ه ـ دریافت گزارش فعالیتها، طرحها وبرنامه های بخشهای مختلف دستگاه.
و ـ جمع آوری هرگونه اخبار واطلاعات مورد نیاز.
ز ـ ارتباط مستقیم با مردم.
ح ـ ارتباط مستمر با جراید و رسانه های گروهی.
2ـ برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای هماهنگی تبلیغات دولت به منظور ایجاد هماهنگی دراجرای سیاستها وخط مشی های تبلیغاتی جمهوری اسلامی ایران.
3 ـ فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل بین مردم ومسئولین دستگاه مربوط ازطریق:
الف ـ برگزاری مصاحبه با رسانه های گروهی.
ب ـ برگزاری ملاقات عمومی.
ج ـ برپایی سخنرانیها.
د ـ سفرها ، بازدیدها وملاقاتها.
4 ـ برقراری ارتباط با سایر سازمانهای دولتی وغیردولتی درزمان مناسب با کیفیت مناسب .
5 ـ ایجاد حسن رابطه بین کارکنان ومسئولین دستگاه مربوطه.
6 ـ تهیه وتدوین اخبار، بیانیه ها، اطلاعیه ها، آگهی ها وپیامهای دستگاه مربوطه وترتیب نشر وانعکاس آن در رسانه های گروهی.
7 ـ پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولین دستگاه مربوط، بمنظور انعکاس نتایج بدست آمده درداخل و خارج ازسازمان.
8 ـ بررسی مطالب مطروحه در رسانه های گروهی ومجامع عمومی، دررابطه با فعالیتهای مستقیم وغیرمستقیم دستگاه مربوطه بمنظور اطلاع، انعکاس وپاسخگویی درصورت لزوم.
9 ـ حضور درمجلس شورای اسلامی وارتباط با نمایندگان، همراه با معاونت امورمجلس یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه مربوط به منظور اشراف واطلاع ازدیدگاههای نمایندگان پیرامون وظایف وعملکرد دستگاه متبوع.
10 ـ انعکاس فعالیتها، برنامه ها و طرحهای دستگاه مربوط به مردم ازطریق :
الف ـ برپائی نمایشگاه.
ب ـ انتشار نشریه داخلی درچهارچوب قوانین مصوب.
ج ـ تهیه عکس ، اسلاید و فیلم ازفعالیتهای دستگاه متبوع وایجاد آرشیو سمعی وبصری.
د ـ انتشار عملکرد دستگاه ذیربط درچهارچوب قوانین مصوب.
11ـ نظارت براجرای امور انتشاراتی دستگاه متبوع.
12 ـ انجام امور خطاطی و طراحی درزمینه های تبلیغاتی، انتشاراتی.
13 ـ ایجاد واداره کتابخانه وآرشیو اطلاعاتی ومطبوعاتی.
14 ـ برگزاری مراسم مذهبی واقامه نماز جماعات وجلسات سخنرانی با هماهنگی وهمکاری انجمن اسلامی دستگاه متبوع.
15 ـ انجام برنامه های فرهنگی ، تبلیغی وهنری با هماهنگی وهمکاری انجمن اسلامی.
16 ـ بررسی دیدگاهها وسنجش افکار عمومی، درچهارچوب وظایف محوله وارائه نتایج حاصله به مسئولین دستگاه ذیربط، به منظور اتخاذ روشهای مطلوب وتدوین طرحها وبرنامه ها.
17 ـ تحلیل وتوجیه برنامه های اجرایی، جهت روشن شدن اذهان عمومی.
18 ـ مطالعه، بررسی وبرنامه ریزی های لازم به منظور ارتقاء کیفیت فعالیتهای تبلیغاتی، انتشاراتی، ارتباطی وارشادی دستگاه متبوع.
19 ـ مشارکت وبرنامه ریزی جهت برگزاری همایشها، نمایشگاهها ومیهمانیهای رسمی.
20 ـ ایجاد دبیرخانه شورای مدیران دستگاه مربوط.
21 ـ سخنگوی دستگاه متبوع.
22ـ انجام سایر امورمربوط، که برحسب ضرورت ازطریق بالاترین مقام دستگاه ذیربط جهت اقدام، ابلاغ میگردد.
ویژگی‌های روابط عمومی کار آمد:
1. عامل بودن به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی. ( منشور اخلاقی …. )
2. توجه به روابط عمومی بین‌الملل
انتشار بروشور به زبانهای خارجی، تولید نشریات بین‌المللی، تولید و صدور گزارشهای خبر به کشورهای صنعتی نظیر رویدادهای علمی، نوآوریها، اختراعات، جشنواره‌های قدردانی از مبتکرین، نمونه‌ها و پژوهشگران، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید برای خبرنگاران و رهبران فکری کشورهای جهان و سفرای کشورهای مختلف مقیم کشور، ایجاد قفسه‌های رایگان اطلاعات در فرودگاهها و هتلهای بین‌المللی و ترتیب دادن ملاقات خبرنگاران با دست اندر کاران فعالیتهای علمی و فنی
3. قدرت مشاوره مدیریت
شکل دهی هسته‌های مشورتی در زمینه‌های مختلف و بر اساس وظایف تخصصی سازمان نتایج نظر سنجی‌ها، پژوهشها، تماسها، مطالب رسانه‌ها و ….
روابط عمومی کارآمد با تغذیه اطلاعاتی مدیران، ضریب واکنش پذیری آنان را در تصمیم گیری‌های درون و برون سازمانی افزایش داده و به عنوان بازوی مدیریت عمل میکند.
4. کارایی روابط عمومی داخلی
در روابط عمومی ناکارآمد بیشتر گرایش به سمت بیرون از سازمان است در حالی که در روابط عمومی کارآمد، روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارایی و عملکرد بیشتر آنان، افزایش بهره‌وری سازمانی، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش همیت سازمانی موثر واقع خواهد شد. و در واقع و در نهایت هر یک از کارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.
اقداماتی نظیر : راه‌اندازی قفسه‌های رایگان اطلاعات برای کارکنان، برگزاری نمایشگاه برای کارکنان، انتشار نشریات ادواری داخلی، اجرای برنامه‌های بازدید برای کارکنان و خانواده‌های آنان، برگزاری جلسات گفتگو و بحث آزاد بین کارکنان و مدیریت، انجام نظر سنجی در باره موضوعات درون سازمان و …
5. برنامه‌ریزی برای رهبران فکری
روابط عمومی کارآمد با برنامه‌ریزی ویژه برای رهبران فکری میتواند کانون انتشار افکارعمومی را هدایت کتد. (ائمه جمعه و جماعات، روزنامه‌نگاران، نویسندگان، مدرسان و روحانیون طراز اول حوزه‌های علمیه و …) انتشار بولتن اطلاع رسانی ویژه، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید از طرحها، حضور مسئولان سازمان در بین آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرحهای بزرگ.
6. استفاده اصولی از رسانه‌ها
راه‌اندازی اتاق خبرنگاران در مجموعه یک روابط عمومی کارآمد برای دسترسی آسان و بهتر آنان به اطلاعات سازمان میتواند به توسعه ارتباطات رسانه‌ها و روابط عمومی کمک کند.
ایجاد بخش مستقل « ارتباط با رسانه‌ها »
7. کلان نگری در انجام وظایف وتاثیر گذار بودن
هدف از روابط عمومی صرفاً انجام چند وظیفه خاص نظیر: تولید و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاکارد و پوستر انتشار بروشور و برگزاری نمایشگاه و … نیست. بلکه هدف عمده تاثیر گذاری بر روند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون سازمان و سهیم شدن در جریان تصمیم سازی است.
8. دوسویه بودن جریان مبادله پیام و توجه به بازخورد
«الگوی ارتباط مشارکت آمیز» ضرورت مشارکت مردم در تصمیمات و برنامه‌ریزیها مورد توجه قرار میگیرد. و سعی میشود تا با کاربرد شیوه‌های مختلف علمی واکنش پیام گیران در مقابل پیامها اندازه‌گیری و ارزیابی شود و لذا از تحمیل پیامها به مردم « الگوی ارتباطی سلطه » و یا بی توجهی به واکنشهای مردم در مقابل پیامها « الگوی ارتباطی تنزلی » که هر دو به فقدان مشارکت می‌انجامد، اجتناب شود.
9. داشتن برنامه عمل و اصالت برنامه‌ریزی
اصولاً یکی از ارکان روابط عمومی، برنامه ریزی است. روزمرگی و کار را به دست زمان سپردن نمود روابط عمومی ناکارآمد است. تهیه و تدوین برنامه‌های کوتاه مدت، میانمدت و بلند مدت. برنامه عمل سالانه روابط عمومی، کلیه عملیات ممکن برای اجرا در طول یک سال را مورد توجه قرار میدهد. شناسایی مخاطبان، تعیین اهداف روابط عمومی براساس اهداف سازمان و تعیین پیامهای روابط عمومی و تهیه پیش نویس برنامه‌ها و مشورت با مسئولان مراحل اساسی برنامه‌ریرزی است.
تشکیل ستاد بحران با اهداف، وظایف، نیروی انسانی، بودجه و شیوه عمل معین در قالب برنامه سالانه روابط عمومی برنامه ریزی برای مواجهه با امور غیر مترقبه است.
هر فعالیتی باید تقویم جداگانه داشته باشد. همانند مصاحبه‌ها، ملاقاتهای مردمی، مناسبتها، مراسم، نمایشگاهها، انتشارات، سخنرانیها و …
10. اطلاع یابی
افکار سنجی، نظام پیشنهادها ( برای آگاهی از نقطه نظرات اصلاحی کارکنان و اقشار مختلف مردم) بجای شیوه سنتی و ناکارآمد جمع آوری پیشنهادها از طریق صندوق‌های نصب شده در ساختمانها. تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماسها و مکاتبات مردمی.
11. اولویت ارتباطات مردمی
هنر و علم مردم داری، برگزاری جلسلت پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت و اقشار مختلف مردم به ویژه مخاطبان خاص سازمان، مدیریت و برگزاری جلسات بحث آزاد به همین شکل، حضور غیر رسمی مسئولان در بین کارکنان از جمله به هنگام صرف ناهار و یا اقامه نماز یا در بین مخاطبان خاص.
راهنمایی صحیح ارباب رجوع،راهنمایی حراست کافی نیست. با استفاده از رایانه میتوان درمبادی ورودی سازمان بسیاری از نیازهای اطلاعاتی ارباب رجوع پاسخ داده شود. و به شکل صحیح آنانرا هدایت کرد.
روابط عمومی در طبقه همکف و نزدیکترین مکان برای دسترسی مخاطبان مستقر گردد.
12. سازماندهی و مدیریت علمی
روابط عمومی کارآمد علاوه بر زیر نظر بالاترین مقام سازمان بودن از هیچ کلمه پیشوند و پسوند دیگری استفاده نمیکند.
13. توانمندی تولید فرآورده‌های فرهنگی
14. ایفای نقش در قالب نهاد مدنی
خلاصه تعریف روابط عمومی کارآمد
روابط عمومی کارآمد، یک روابط عمومی است که با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریت علمی در قالب برنامه عمل مشخص، ضمن رعایت اصول اخلاقی و حرفه‌ای روابط عمومی و ارائه اطلاعات مشاوره‌ای به مدیریت سازمان برای نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن، افزون بر برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری، به شکل اصولی رسانه‌ها را در خدمت گرفته و به اصل اطلاع یابی اهمیت ویژه داده و از طرفی با توسعه فعالیتهای افکارسنجی و ارتباطات مردمی و تولید فرآورده‌های فرهنگی سعی دارد جریان مبادله پیام بین سازمان و مخاطب را دو سویه کرده و بازخورد لازم را در جریان ارتباطی خود با مخاطبان در ابعاد درون سازمانی، ملی و بین‌المللی ایجاد کرده و ازاین طریق آثارکلان و تاثیرگذارمثبت،در سطح سازمان و برنامه‌های توسعه ملی ایجاد کند. وبا گرایش بیشتر به سمت مردم در هیئت وکیل مدافع مردم و مدعی‌العموم ظاهر شده و به صورت یک نهاد مدنی حامی و پاسدار افکارعمومی درآید.
