مقدمه:
امروزه شرکت های فورواردر معماران حمل و نقل بین المللی به حساب می آیند. مدیریت فرآیندهای حمل مرکب کالا از محل بارگیری در مبدأ تا محل تخلیه در مقصد، شامل هماهنگی با عده کثیری از افراد و شرکت ها در اقصی نقاط جهان بوده و حجم بالایی از اطلاعات تبادلی را در بر می گیرد. حساسیت ذاتی حمل و نقل به عنوان آخرین حلقه از زنجیره تأمین و حضور متغیرها و ریسک های فراوان، لزوم به کارگیری ابزار مدیریتی و کنترلی را اجتناب ناپذیر ساخته است. تعدد محمولات، زمان های طولانی حمل، افراد و فرهنگ های مختلف ذی نفع و ابعاد بین المللی کار، نیازمند پردازش حجم فوق العاده زیادی از اطلاعات، دقت بالا و پیگیری های مستمر می باشد. این مهم بدون استفاده از ابزار اتوماسیون کامپیوتری بعضاً غیرممکن و یا موجب ضرر و زیان احتمالی می گردد.نرم افزار Forwarder Elite با هدف اتوماسیون فرآیندها و روال ها در شرکت های فورواردر طراحی شده است. هسته این ابزار برمبنای منطق حمل و نقل مرکب طراحی شده و یک نرم افزار اختصاصی فورواردری می-باشد.
مشخصات کلی این بسته نرم افزاری عبارت است از:
• پوشش انواع محموله های کانتینری (زمینی و دریایی)، کامیون (چادری و یخچالی)، محمولات هوایی، فله و گروپاژ
• طراحی براساس منطق حمل مرکب و قابلیت تعریف نامحدود انواع سفرهای دریایی، زمینی، هوایی و ترکیبی برای یک پروژه حمل
• گردآوری کلیه اطلاعات پروژه حمل مرکب تحت یک شماره reference با امکانات دسترسی سریع و جستجوهای پیشرفته
• مدیریت حمل مرکب محمولات با نقاط بارگیری متعدد، نمایندگان مختلف، کشورهای مسیر گوناگون و نقاط تخلیه متفاوت با جمع آوری، ثبت، پردازش و گردش کلیه اطلاعات
• سیستم پیگیری و اطلاع رسانی پیشرفته جهت سهولت و افزایش سرعت
• سیستم جامع مستندسازی و گزارشات
• امکان استفاده از نرم افزار به صورت غیرمتمرکز با نصب در محل دفترمرکزی، دفاتر اقماری و یا نمایندگان شرکت
• دسترسی به اطلاعات در هرزمان و هر مکان با استفاده از امکانات اینترنتی نرم افزار
• مدیریت کاربران و تعریف سطوح دسترسی چند لایه
• طبقه بندی موضوعی اطلاعات و انجام کنترل های (چکینگ) متعدد جهت حداقل سازی خطاهای انسانی
• انعطاف پذیری عمیق جهت تطابق با شرایط شرکت های مختلف
• محیط کاری یکپارچه و کاربرپسند، طراحی ساده و دسترسی سریع به امکانات
• ردیابی اینترنتی وضعیت محموله توسط مشتری در هرزمان و هرمکان
• سامانه ایجاد و مدیریت آرشیو اطلاعات (بایگانی)
• راهنمای جامع نرم افزار به زبان های فارسی و انگلیسی همراه با ویدیوهای آموزشی
سایر مشخصات مجموعه عبارت است از:
• ثبت اطلاعات جامع محمولات شامل نوع محموله (واردات، صادرات یا ترانزیت خارجی)، محفظه کالا (کانتینری، کامیون یا بار هوایی)، خرده بار یا فول ، مبدأ، مقصد، مقصد نهایی (ترانزیت)، نوع کالا، ابعاد، وزن، ترم حمل، بسته بندی، درجه خطر در کالای خطرناک و توضیحات
• امکان ورود اطلاعات به صورت فارسی یا لاتین و استفاده از تاریخ شمسی یا میلادی
• جستجوی محمولات (استعلام) بر اساس نوع محموله، محفظه کالا، مبدأ، مقصد، مقصد نهایی، ترم حمل، رنج وزن، نوع کالا، بسته بندی، مشتری، کاربر و شماره reference
• قابلیت رویت مشتری هر کارشناس فروش تنها توسط وی
• ثبت نحوه درخواست قیمت (تلفنی، ایمیل یا کتبی)
• قابلیت رویت استعلام هر کارشناس فروش تنها توسط وی
• راهنمای اصطلاحات تخصصی (انواع کانتینر، ترم حمل، کلاس خطرناکی)
• هشدار به کاربر در خصوص ملاحظات ثبت شده برای مشتری و یا نماینده انتخاب شده و دریافت تأییدیه از وی در خصوص مطالعه ملاحظات
• ثبت ابعاد و اوزان برای اجزاء محمولات خرده بار
• تفکیک قیمت محمولات به قیمت net نماینده، قیمت پیشنهادی به مشتری و قیمت تأیید شده توسط مشتری و تفکیک هر قیمت به سه بخش local، freight و transit با واحد ارز متفاوت
• ثبت قیمت net از نمایندگان مختلف برای یک محموله و انتخاب قیمت مورد نظر حین تعریف پروژه
• تهیه لیست از قیمت های net دارای اعتبار با هدف افزایش سرعت و اجتناب از دوباره کاری
• ثبت روش اعلام قیمت پیشنهادی به مشتری (تلفن، فکس یا ایمیل) و تاریخ آن
• ثبت روش تأیید قیمت توسط مشتری (تلفن، فکس یا ایمیل) و تاریخ آن
• هشدار به کاربر قبل از سررسید تاریخ اعتبار قیمت net نماینده
• ایجاد ایمیل درخواست قیمت به صورت خودکار با ساختار استاندارد
• کنترل قیمت (net، پیشنهادی یا تأیید) وارد شده جهت اجتناب از عدم جابجا شدن واحد ارز
• ایجاد نام کاربری و رمزعبور به صورت خودکار به محض ثبت مشتری و نماینده
• امکان غیرفعال (هولد ) کردن مشتری یا نماینده
• تعریف پروژه حمل از استعلام های تأیید شده به عنوان ورودی به بخش عملیات و ترافیک
• جستجوی پروژه حمل براساس reference، شماره بارنامه (MB/L یا HB/L)، نوع محموله، محفظه کالا، مبدأ، مقصد، مقصد نهایی، ترم حمل، رنج وزن، نوع کالا، مشتری، کاربر، خطرناکی، shipper، consignee، کریر، تاریخ بارگیری
• تقسیم پروژه به سفرهای دریایی، زمینی و هوایی و ثبت اطلاعات عمومی و اختصاصی برای هر سفر
• ثبت اطلاعات کانتینرهای سفر شامل نوع، شماره، نوع بار و بسته بندی، وزن، شماره سیل پلمب و تعداد محمولات
• ثبت اطلاعات کامیون های سفر شامل شماره کامیون، CMR، کارنه تیر، شماره پروانه ترانزیت و بن های تضمین
• جستجوی سفرها براساس reference، نوع سفر (دریایی، زمینی، هوایی)، شماره reference نماینده، نوع محموله، شماره بارنامه (MB/L یا HB/L)، ترانزیت، خرده بار، رنج وزن، تاریخ بارگیری، ETA، تاریخ تخلیه، تاریخ تحویل به مشتری، نماینده (داخلی، خارجی)
• صدور بارنامه با امکان پرینت برروی بارنامه چاپ شده ویا چاپ ساختار کامل بارنامه برروی کاغذ (به-همراه صفحه پشت بارنامه)
• صدور اعلامیه حمل، اعلامیه ورود و اعلامیه عبور از مرز
• صدور پیش فاکتور و فاکتور (ارزی یا ریالی)
• ثبت اطلاعات ردیابی محموله به سرعت و سهولت با قابلیت دسترسی آنلاین توسط مشتری از طریق اینترنت
• ثبت اطلاعات بن های تضمین خریداری شده
• تخصیص بن تضمین به نماینده و ثبت اطلاعات تاریخ ارسال، اطلاعات مرزی و تاریخ اعلام وصول
• هشدار به کاربر در خصوص بن های ارسال شده با دیرکرد در دریافت اعلام وصول
• تخصیص اطلاعات ترانزینی (شماره پروانه ترانزیت، ردیف مرزی، شماره کوتاژ) به بن های مصرف شده
• سطوح دسترسی موازی برای کاربران (دو کاربر از یک گروه کاری می توانند دسترسی متفاوت از هم داشته باشند)
• گزارشات مدیریتی شامل گزارش عملکرد کارشناسان فروش، گزارش فرصت های فروش از دست رفته، گزارش سودآوری کارشناسان فروش، گزارش سودآوری مشتریان، گزارش عملکرد نمایندگان، گزارش کارتکس رفرنس، گزارش اطلاعات کلی استعلام ها
• دسترسی به آرشیو استعلام ها، پروژه های حمل و سفرها با امکانات جستجوی پیشرفته
• به روزرسانی آن لاین نرم افزار
منطق اجرایی در نرم افزار
نرم افزار به طور کلی به سه بخش اصلی فروش، عملیات و مالی تقسیم شده است. بخش های مدیریت، آرشیو و راهنمای نرم افزار اجزای تکمیلی آن می باشند. شکل 1 منطق اجرایی فرآیندها را نمایش می دهد.
شکل 1– منطق اجرایی فرآیندها در Forwarder Elite
بخش فروش
همانطور که از نام این بخش مشخص است، کلیه فعالیت های مرتبط با فروش در این بخش انجام می شوند. در نرم افزار Forwarder Elite یک فرآیند فروش از ثبت استعلام شروع می شود. کلیه درخواست های ارسال شده به صورت تلفنی، مکتوب یا ایمیل، با مشخصات کامل محموله و مشتری، تحت عنوان استعلام ثبت می شوند. هر استعلام یک شماره reference منحصر به فرد دارد که از زمان تعریف تا پایان فرآیند حمل ثابت می ماند.پس از ثبت استعلام، به آن قیمت net نماینده، قیمت پیشنهادی به مشتری و در نهایت قیمت تأیید شده مشتری تخصیص داده شده و کلیه اطلاعات نمایندگان درگیر ثبت می گردد.
استعلام های تأیید شده تحت عنوان پروژه حمل از سیستم فروش خارج و وارد سیستم عملیات می شوند.
شکل 2- اجزاء بخش فروش
بخش عملیات
در این بخش کلیه فعالیت های عملیاتی انجام می پذیرد. پروژه حمل تعریف شده توسط بخش فروش پس از بررسی اسناد، تأیید و یا برگشت داده می شود. پروژه های تأیید شده، توسط ابزار قدرتمند موجود، طبقه بندی می-شوند تا با توجه به زمان بارگیری و یا زمان رسیدن محموله امکان اولویت بندی کارها میسر گردد.
شکل 3- اجزاء بخش عملیات
با توجه به مسیر و نوع حمل محموله، سفرهای دریایی، زمینی و هوایی برای محموله تعریف می شوند. در هر سفر، اطلاعات کامل مورد نیاز ثبت می گردد. اطلاعات مربوط به بن تضمین و ترانزیت محموله نیز در این بخش وارد می شوند.با توجه به نوع سفر، اسناد مورد نیاز به صورت خودکار توسط نرم افزار تهیه می شوند. اسنادی چون اعلامیه حمل، اعلامیه ورود، عبور از مرز و بارنامه.ردیابی وضعیت بار توسط مشتری با استفاده از ثبت اطلاعات خودکار و یا دستی، به سهولت امکان پذیر است.پس از خاتمه کلیه سفرها و آمادگی محموله برای تحویل، پروژه پس از تسویه مالی از سیستم عملیات خارج و وارد بخش بایگانی می گردد.
بخش مالی
در این بخش کلیه تعاریف مالی مورد نیاز در سیستم، عملیات صدور پیش فاکتور و فاکتور و فرآیندهای کنترل مالی انجام می پذیرند.
شکل 4- اجزاء بخش مالی
بخش مدیریت
مدیریت کاربران و گزارشات مدیریتی در این بخش قرار داده شده است.
شکل 5- اجزاء بخش مدیریت
بخش آرشیو
به منظور اجتناب از کاهش سرعت سیستم با افزایش حجم اطلاعات، اطلاعات غیرضروری از سیستم جاری به بخش آرشیو منتقل می شوند. در این بخش امکان دسترسی به این اطلاعات و یا برگشت آن ها به سیستم اصلی تعبیه شده است.
شکل 6- اجزاء بخش آرشیو
What Is Freight Forwarding?
Freight forwarding is a service used by companies that deal in international or multi-national import and export. While the freight forwarder doesn’t actually move the freight itself, it acts as an intermediary between the client and various transportation services. Sending products from one international destination to another can involve a multitude of carriers, requirements and legalities. A freight forwarding service handles the considerable logistics of this task for the client, relieving what would otherwise be a formidable burden.
Freight forwarding services guarantee that products will get to the proper destination by an agreed upon date, and in good condition. The freight forwarding service utilizes established relationships with carriers of all kinds, from air freighters and trucking companies, to rail freighters and ocean liners. Freight forwarding services negotiate the best possible price to move the product along the most economical route by working out various bids and choosing the one that best balances speed, cost and reliability.
A freight forwarding service generally provides one or more estimates to the client along with advisement, when necessary. Considerations that effect price will range from origin and destination to special requirements, such as refrigeration or, for example, transport of potentially hazardous materials. Assuming the client accepts the forwarder’s bid, the freight is readied for shipping. The freight forwarding service then undertakes the responsibility of arranging the transport from point of origin to destination.
One of the many advantages of using freight forwarding is that it handles ancillary services that are a part of the international shipping business. Insurance and customs documentation and clearance are some examples. As a consolidator, a freight forwarding service might also provide Non-Vessel Operating Common Carrier (NVOCC) documentation, or bills of lading. Warehousing, risk assessment and management, and methods of international payment are also commonly provided to the client by the freight forwarding service.
A good freight forwarding service can save the client untold time and potential headaches while providing reliable transportation of products at competitive rates. A freight forwarding service is an asset to almost any company dealing in international transportation of goods, and is especially helpful when in-house resources are not versed in international shipping procedures.
http://www.wisegeek.org/what-is-freight-forwarding.htm
