نویسنده: داریوش علیمحمدی
در هر صورت، فارغ از مادی یا معنوی بودن فعالیت، حضور عنصر واسطه قابل درک است. این عنصر در یک نظام فعالیت می کند؛ و حرکتش به طور طبیعی تابع تغییراتی است که در کلیت نظام رخ می دهد. تحول در دیدگاه های سیاسی، دشواری های اقتصادی و تغییر سیاست های فرهنگی در کلیت نظام حیات اطلاعات، لاجرم بر کسب و کار کتابخانه به عنوان عنصر واسطه انتقال نیز اثر خواهد گذاشت. پذیرش ابزاری جدید همچون فاوا به عنوان یک سیاست فرهنگی نیز واسطه مورد بحث را متحول می کند. بهتر آن است که کتابخانه برای کاربست فاوا راهبرد ویژه ای را تدوین کند. آنچه از این مقدمه استنباط می شود ضرورت همسو کردن راهبرد فاوا با راهبرد کلی کتابخانه به عنوان یک سازمان است؛ به گونه ای که منجر به رونق کسب و کار یا بهبود سطح ارائه خدمت شود.
همسویی چیست و چرا باید راهبردها را همسو کرد؟
همسویی[1] که در متون از آن تحت عنوان همراستایی نیز یاد شده، به زبان ساده یعنی هماهنگ کردن اهداف و برنامه های عملیاتی سازمان (بی ریایی و جام پرازمی، 1389؛ تالون[2] و پینسون نِلت[3]، 2011؛ تقوا و حاجی زاده، 1389؛ صدوقی، ملکی و احمدی، 1389؛ مانیان و عرب سرخی، 1389؛ مانیان، صارمی و عرب سرخی، 1387؛ مانیان، موسی خانی و جام پرازمی، 1388). به این معنا که اگر سازمان کتابخانه را متشکل از چند واحد و کسب و کار بدانیم باید میان آنها یک عامل هماهنگ کننده وجود داشته باشد. نمی توان قائل به وجود سازمانی بود که هر بخش آن مستقلاً و بدون ارتباط با سایر بخش ها کار می کند؛ یا هر برنامه را مجزا از سایر برنامه ها تدوین می کند. چنین سازمانی در حقیقت سازمان نیست. بر اساس همین تعریف ساده، باید بین راهبرد کلی کتابخانه به عنوان یک سازمان و راهبردهایی که در حوزه های فرعی یا مرتبط تدوین می شوند، هماهنگی وجود داشته باشد. راهبرد فاوا به همین دلیل باید با راهبرد کتابخانه همسو شده باشد. مزایای قابل توجهی را بر این همسویی مترتب دانسته اند. از جمله اینکه در چارچوب یک راهبرد و با توجه به وضعیت کنونی و افق مطلوب، تعیین تکلیف برای بودجه، منابع انسانی و فناوری میسر می شود. روشن است که کتابخانه و فاوا هر یک به تنهایی می توانند تابع پارادیمی جداگانه، دارای رسالت ها و اهدافی ویژه و سطح نفوذ منحصر به فردی باشند. اگر قرار باشد در یک نظام اطلاع رسانی هر یک از این دو عنصر مستقلاً فعالیت کنند، قطعاً نظام دچار تضادها و تعارضات درونی خواهد شد. زیرا کتابخانه را سازمانی دانسته اند که هدف عمده اش ارتقاء سطح آگاهی های عمومی و تخصصی مخاطبان از طریق ارائه خدمات رایگان است. در نقطه مقابل، فاوا را ابزار یا چتری دانسته اند که می توان در هر فعالیتی اعم از انتفاعی یا غیر انتفاعی از آن بهره جست. همین آزادی ذاتی و قابلیت فاوا و الزام مأموریتی کتابخانه تعارض ناگزیری را شکل خواهد داد. آنچه این تعارض را کنترل خواهد کرد همسو نمودن این دو است. به این معنا که باید از قابلیت های متنوع فاوا به منظور تحقق اهداف کتابخانه استفاده کرد؛ و در نقطه مقابل کتابخانه را به عنوان یک سازمان در بستر فاوا بازتعریف و بازطراحی کرد. به این ترتیب، تلاش می شود تعارضات محتمل ناشی از به کارگیری مجزای هر راهبرد در یک مدل تلفیقی کنترل شده و به کمترین میزان کاهش داده شوند.
چگونه راهبرد کتابخانه را با راهبرد فاوا همسو کنیم؟
به این منظور، نیازمند یک مدل همسویی راهبردی هستیم. تا کنون مدل های همسویی راهبردی متنوعی عرضه شده اند که هر یک متناسب با وضعیتی ویژه می تواند پاسخگو باشد. می توان یک مدل عمومی همسویی راهبردی را در نظر داشت. در چارچوب این مدل باید فرایندها و زیرساخت های کسب و کار کتابخانه و فاوا به عنوان دو قلمرو مستقل در ارتباط با قابلیت ها و قوه نظارتی، و به صورت تلفیقی دیده شوند. تصویر یک این مدل را به نمایش می گذارد.
تصویر یک – مدل عمومی همسویی راهبردی
مدل عمومی همسویی راهبردی از دو مؤلفه اصلی کتابخانه و فاوا تشکیل می شود. هر مؤلفه مشتمل است بر چهار عنصر نظارت، قابلیت، مهارت و فرایند. هر یک از این چهار عنصر با عنصر نظیر و نیز با سایر عناصر مؤلفه مقابل رابطه تنگاتنگ دارد. دو عنصر اول، یعنی نظارت و قابلیت دارای بعد برون سازمانی نیز هستند. یعنی برخی اختیارات قانونی و عرفی توان نظارتی هر دو مؤلفه را افزایش می دهد. به همین ترتیب، قابلیت مؤلفه ها متأثر از امکاناتی است که از خارج در اختیارشان قرار می گیرد. دو عنصر بعدی، یعنی مهارت و فرایند اگرچه توسط نیروهای بیرونی تقویت می شوند، اما توسط کلیت نظام ساخته و پرداخته شده اند. عنصر نظارت در هر مؤلفه علاوه بر ارتباط با عنصر نظیر از مؤلفه دیگر بر قابلیت ها، مهارت ها و فرایندها نیز اِعمال می شود. عنصر قابلیت تحت کنترل نظارت است و خود، مهارت را سبب شده و فرایندها را تسهیل می کند. عنصر مهارت از قابلیت های کلی نظام نشأت می گیرد و فرایندها را به مرحله اجرا در می آورد. در نهایت، فرایندها تابع عناصر قبلی هستند. در این مدل، رابطه تنگاتنگی میان واحدهای سازمان می تواند شکل بگیرد. اگر چنین مدلی تحقق عینی یابد می توان اِعمال مدیریت مطلوب در هر سه سطح کلان، میانی و خرد و در نتیجه رونق کسب و کار را مشاهده کرد.
کلام پایانی
متخصصان اطلاع رسانی باید به طور روزافزونی نسبت به اهمیت همسویی واقف شوند. گریزی از پذیرش مفهوم راهبرد یا نگاه بلند مدت به کتابخانه نداریم. در عین حال، باید قبول کنیم که نسبت به فاوا به عنوان شاکله خدمات نوین نیز باید نگاهی راهبردی داشته باشیم. از آنجا که کتابخانه از بهترین بسترهای پیاده سازی فاوا به حساب می آید، باید در اتخاذ یک رویکرد تلفیقی و همسو دانستن این دو جدیت به خرج دهیم. مطالعه، آموزش و مشارکت در این زمینه راهگشا است. در این راستا، استفاده از مدل های همسویی راهبردی که تا کنون در حوزه مدیریت و به ویژه رشته مدیریت فناوری اطلاعات تدوین شده اند و عمری تقریباً چهل ساله ساله دارند می تواند بسیار راهگشا باشد. اگرچه کتابخانه به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی با سازمان های انتفاعی و مبدأ شکل گیری مدل های رایج همسویی راهبردی تفاوت های ماهوی بسیار زیادی دارد، اما بر تمام این مدل ها دیدی متعادل حاکم است که می تواند الگوی نگاه بلندمدت باشد. چه بسا ترویج این مدل ها در حوزه علم اطلاعات به طراحی و توسعه مدل های درون – حوزه ای منجر شود.
ارجاعات
- بی ریایی، هانیه سادات و جام پرازمی، مونا. (1389). چالش همراستایی کسب و کار و فناوری اطلاعات: پیاه سازی معماری سازمانی راهکاری برای همراستایی استراتژیک. مدیریت تولید و عملیات، 1 (1): 87-102.
- تقوا، محمد رضا و حاجی زاده، پیمان. (1389). سنجش بلوغ همسویی راهبردهای فناوری اطلاعات و کسب و کار در سازمان؛ مطالعه موردی: شرکت سایپا یدک. فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات، 25 (3): 481-504.
- صدوقی، فرحناز؛ ملکی، محمد رضا و احمدی، محمد صادق. (1389). همراستایی راهبردی، ضرورتی بنیادین در برنامه ریزی استراتژیک سیستم اطلاعات سلامت. مدیریت سلامت، 39 (13): 35-46.
- مانیان، امیر و عرب سرخی، ابوذر. (1389). تعیین عوامل حیاتی موفقیت برای همراستایی استراتژیک فناوری اطلاعات و کسب و کار سازمان. پژوهش های مدیریت در ایران، 14 (69): 195-226.
- مانیان، امیر، صارمی، محمود و عرب سرخی، ابوذر. (1387). ارائه مدلی مفهومی جهت سنجش آمادگی سازمان برای همراستایی استراتژیک فناوری اطلاعات و کسب و کار (بررسی موردی مرکز تحقیقات مخابرات ایران). نشریه مدیریت فناوری اطلاعات، 1 (1): 83-104.
- مانیان، امیر؛ موسی خانی، محمد و جام پرازمی، مونا. (1388). بررسی رابطه بین همراستایی فناوری اطلاعات و کسب و کار با عملکرد سازمانی در شرکت های فعال در زمینه فناوری اطلاعات: با استفاده از مدل معادلات ساختاری. نشریه مدیریت فناوری اطلاعات، 1 (3): 89-106.
علیمحمدی، داریوش. «همسویی راهبرد کتابخانه با راهبرد فاوا: چرایی و چگونگی». سخن هفته شماره 103. 15 آبان 1391.
