نویسندگان: زهرا رضوي اميري – زهرا سعيدی
چکيده:
امروزه يکي از معضلاتي که سازمانها به آن مبتلا هستند مشکل نيروي انساني و ناتوانايي سازمان در استفاده بهينه از توان بالقوه کارکنان به وي‍‍ژه در سطوح کارشناسي و تخصصي است. اين امر سبب کاهش بهره وري سازمان و ناتواني در رقابت در عرصه هاي ملي و بين المللي گرديده است .متداول ترين راه براي بر طرف ساختن اين مشکل به کارگيري روش مديريت مشارکتي است. به گواه بسياري از گزارشها، موفقيت اکثر شرکتهاي بزرگ مرهون به کارگيري مناسب اين سبک مديريت بوده است که به توسعه ظرفيت فردي کارکنان و ايجاد روحيه خودباوري، مسئوليت پذيري و تعهد در آنان منجر مي گردد. شناخته ترين ابزار دستيابي به مشارکت عبارت است از نظام پيشنهادات که عاملي مؤثر در تغيير شرايط کار و ايجاد زمينه مناسب براي مشارکت کارکنان است. در اين مقاله ضمن معرفي نظام پيشنهادات ، مدل CIPP براي ارزيابي و بهبود اين نظام ارائه شده است تا سازمانها با استقرار و بهبود نظام پيشنهادات مشکل نيروي انساني را مرتفع ساخته و بهره وري خود را افزايش دهند .
مقدمه
در تعريفي کوتاه مديريت کيفيت جامع به عنوان روش مديريت مشتري مدار است که در آن کليه افراد به شکل مستمر در جهت بهبود فرايندهاي کاري خود تلاش مي کنند تا خدمات و کالايي با کيفيت بهتر براي هم? مشتريان خود فراهم سازند.
سازمانهاي مختلف در کشورهاي جهان از روشهاي گوناگوني براي حل مشکل نيروي انساني بهره مي برند که يکي از متداول ترين و با اهميت ترين آنها سبک و روش مديريت مشارکتي است. به گواه بسياري از گزارشها و واقعيتهاي موجود، موفقيت اکثر شرکتهاي بزرگ مرهون به کارگيري مناسب اين سبک مديريت بوده است که به توسعه ظرفيت فردي کارکنان و ايجاد روحيه خودباوري، مسئوليت پذيري و تعهد در آنان منجر مي شود.
نظام پيشنهادات ابزاري براي برقراري ارتباطي زنده، سالم و مستمر بين مديريت ارشد و مديران مياني با کارکنان است و از آنجا که به صورت داوطلبانه و اختياري انجام مي گيرد ، ايجاد کننده حس مسئوليت و تعلق در ميان کارکنان نسبت به موارد بهبود در سازمان است .
معرفي نظام پيشنهادات
شناخته ترين ابزار دستيابي به مشارکت عبارت است از سيستم پيشنهادات يا طرح بسيج انديشه‌ها که يکي از عوامل مؤثر در تغيير شرايط کار و ايجاد زمينه مناسب براي مشارکت کارکنان بوده ودر واقع تجلي گاه ابتکارات و خلاقيتهاي فردي و گروهي در بين کارکنان براي به وجودآوردن و گسترش روحيه مشارکت در ميان آنان در جهت ايجاد پويايي و بهبود فرايند و کيفيت محصول يا ارائه خدمات است. به عبارت ديگر، سيستم پيشنهادات ، فرمانبرداري از دانايي و به گردش انداختن انديشه و بالاخره پرهيزاز ترويج روحيه استبداد است و از اين رهگذر، سازمان آمادگي ورود به دوره بلوغ و ترويج روحيه مشارکت را پيدا مي کند .
دلايل ضرورت
-1 از آنجايي که همواره مديران با تمامي تجربياتشان بر تمامي جوانب ريز و جزئي کارها اشراف و تسلط کامل ندارند، از اين رو کارکناني که در رابطه با اجراي کار همکاري دارند مطمئناً بهتر از مدير قسمت در رابطه با کار خودشان مي توانند پيشنهادات مناسب داشته باشند .
-2 از آنجائي که عقل و تفکر جمعي بر عقل و تفکر فردي برتري دارد از اين رو با ايجاد و استقرار نظام پيشنهادات عقل و تفکر جمعي براي مسائل ارائه طريق مي کند.
-3 با مشارکت کارکنان در مديريت، احساس مالکيت در کارکنان ايجاد مي شود. پس آنها وادار به تفکر مي شوند و از تفکر خود در جهت رشد خود و سازمان استفاده مي کنند .
-4 استقرار نظام پيشنهادات باعث توسعه و تعالي انسان و نهايتاً سازمان مي شود.
-5 براي اينکه مسائل و مشکلات ريز و درشت سازمان به نحوي ديده شود بايد اين نظام را در سازمان مستقر کرد تا تمامي افراد در جزئي ترين قسمتهاي سازمان مسائل و مشکلات را مشاهده، با بيان و ارائه راه حل براي آنها ، مشکل را از ميان بردارند .
-6 انسانها همواره به دنبال همکاري و همياري و تيمي شدن هستند استقرار اين نظام اين خواست را برآورده و باعث حل مسائل از طريق تفکر جمعي و تيم هاي همياري مي‌شود.
-7شرکتها و سازمانهاي مختلف همواره به دنبال سود اقتصادي و رشد و تعالي هستند. با استقرار و ارائه طرح با تفکرات افراد سازمان سود اقتصادي و رضايت کارکنان و …. ايجاد مي شود .
-8 با اجراي نظام پيشنهادات به عنوان يک فرايند، هم کارکنان در سرنوشت خود و سازمان شريک مي شوند و هم با طرح هدفهاي عالي و بلند مدت براي سازمان باعث تلاش بيشتر براي نيل به هدفهاي تعريف شده مي شوند و پويائي سازمان را در بلند مدت تحکيم و تضمين مي کند
حال با بيان مدل ارزيابي زير به بررسي نظام پيشنهادات مي پردازيم .
مدل ارزيابيCIPP
اين کلمه مخفف چهار کلمه فرايند (Process)، نتايج اجرا (Product)، درونداد (input)، پيش زمينه (Context) است.
الف- پيش زمينه: در اين مرحله آنچه که لازمه تحقق سيستم است يعني ميزان مساعد بودن زمينه براي شکل گيري سيستم، مورد نظر است که رئوس کلي آن در زمينه نظام پيشنهادات به شرح ذيل است:
_ ميزان استفاده مديران از مشارکت کارکنان در تصميم گيري قبل از اجراي نظام پيشنهادات؛
_ اعتقاد کارکنان و مديران به همکاري و مشارکت؛
_ اعتقاد مديران به تخصيص منافع حاصل از مشارکت به کارکنان؛
_ مشخص بودن اهداف مشارکت براي کارکنان؛
_ آمادگي فکري و عملي مديريت براي تأمين هزينه هاي مالي براي اجراي نظامهاي جديد مديريتي؛
_ همخواني قوانين و مقررات با همکاري و مشارکت کارکنان با مديران؛
_ وجود اعتماد متقابل کارکنان و مديران؛
_ وجود دوره هاي آموزشي در شرکتها؛
_ وجود سبکهاي مديريتي جديد در شرکتها؛
_ محور بودن کيفيت و مشتري مداري؛
_ وجود ثبات نسبي در شرکتها؛
_ اعتقاد مديران و کارکنان به رشد وتوسعه؛
_ ملحوظ بودن مشارکت در خط مشي و استراتژي شرکتها؛
_ اعتقاد به کارهاي تيمي و گروهي؛
_ وجود صندوقهاي پيشنهادات؛
_ اعتقاد مديران به الگوبرداري.
ب- درونداد: در اين مرحله آنچه که براي پياده سازي سيستم مورد نياز است و قبل از اجرا طراحي مي شود مورد نظر است که رئوس کلي آن در زمينه نظام پيشنهادات به شرح ذيل است:
_ تدوين آيين نامه مناسب براي اجراي نظام؛
_ تدوين برنامه هاي اجرايي و عملياتي؛
_ طراحي سيستم هاي دريافت ـ بررسي ـ و انتخاب پيشنهادات؛
_ طراحي سيستم هاي ارزيابي پاداش و طرحهاي برتر؛
_ تأمين بودجه لازم براي اجرا؛
_ تدوين برنامه ارزيابي مستمر نظام و اصلاح نظام؛
_ طراحي وتدوين برنامه آموزشي و بازديد برگزاري همايشها؛
_ استفاده از مشاوران و متخصصان؛
_ تعريف حدود مشارکت و وظايف مديران و کارکنان؛
_ برنامه ريزي براي سازماندهي کادر اجرايي نظام؛
_ مشخص بودن محدوديتها و انتظارات مديران.
ج- فرآيند: در اين مرحله چگونگي اجراي سيستم با توجه به درونداد مورد بررسي قرار مي گيرد که رئوس کلي آن در زمينه نظام پيشنهادات به شرح ذيل است:
_ استفاده از مشاوران باتجربه و متخصص؛
_ اجراي نظام پيشنهادات مطابق آيين نامه مربوطه؛
_ اجراي سريع پيشنهادات مصوب؛
_ پرداخت سريع پاداشهاي مصوب؛
_ انتخاب طرحهاي برتر ساليانه؛
_ ايجاد گروههاي همياري و بهبود کيفيت؛
_ بهبود مستمر نظام؛
_ حمايت عملي مديريت از اجراي نظام؛
_ تشکيل دبيرخانه نظام پيشنهادات؛
_ انتخاب دبير مناسب؛
_ برگزاري جشنها و همايشها و انجام تبليغات لازم.
د- نتايج اجرا: در اين مرحله بررسي اثرات و نتايج سيستم مورد نظر است که رئوس کلي آن در زمينه نظام پيشنهادات به شرح ذيل است:
_ رضايت کارکنان؛
_ شکوفايي و خلاقيت و نوآوري کارکنان؛
_ کاهش تعارفات؛
_ کاهش ضايعات؛
_ صرفه جويي اقتصادي؛
_ رشد فکري کارکنان؛
_ بهبود عملکرد شرکت؛
_ افزايش درآمد کارکنان؛
_ بهبود کيفي محصولات؛
_ افزايش توليد؛
_ ايجاد روحيه کار تيمي؛
_ بهبود روابط مديران و کارکنان؛
_ سالم سازي فضاي ارتباطي شرکت وکاهش ضايعات؛
_ ايجاد روحيه تحقيق و تفحص در کارکنان؛
_ ارتقاي احساس وفاداري و تعلق سازماني؛
_ توسعه انساني؛
_ تحقق اهداف سازمان؛
_ ايجاد تحول.
راههاي توسعة نظام پيشنهادات
حال با توجه به ميزان تاثير مولفه هاي مدل CIPPدر اجراي اين نظام ، پيشنهادات نهائي براي بهبود و توسعة نظام پيشنهادات در سازمانها به شرح ذيل ارائه مي شود:
-1 بخش پيش زمينه:
براي اينکه شرکتي در اين رابطه وضعيت مناسبي داشته باشد بايد قبل از ايجاد نظام پيشنهادات سمت و سوي خود را در جهت ايجاد و تقويت جو همکاري همگاني کارکنان باهم و کارکنان با مديران قرار داده و سعي کند بحث مشارکت را در فرهنگ سازماني و در خط مشي ها ، مأموريت و استراتژي سازمان خود لحاظ کرده و در تمامي جهات بکوشد کار گروهي ، مشارکت کارکنان را تشويق کند و حرکت سازمان را به جاي خود محوري و تک محوري به سوي همفکري و مشارکت سوق دهد که در آن صورت، زمينة ايجاد نظام پيشنهادات به نحو مطلوبي ايجاد مي شود .
بديهي است وقتي در مجموعة شرکت زمينه هاي تک محوري مديريت حذف شود، در آن صورت کارکنان عقايد و انتقادهاي خود را مطرح مي سازند. در نتيجه مطمئناً نظام پيشنهادات در آن سازمان و شرکت نه تنها فعال مي شود بلکه همواره رشد مناسب خواهد داشت . از اين رو پيشنهادات ذيل براي شرکتها ارائه مي شود.
الف – تقويت اعتقاد کارکنان در زمينه مشارکت و همکاري در انجام امور : براي اين منظور بهتر است با تشکيل جلساتي توجيهي، لزوم و اهميت مشارکت همگاني کارکنان در انجام امور و تأثير آن بر عملکرد سازمان روشن شود .
ب – نهادينه ساختن بحث مشارکت و نظام پيشنهادات در فرهنگي سازمان : بدين منظور مي توان با استفاده از مکانيسمهاي مختلفي مانند حمايت مديريت عالي شرکت از کار گروهي و نظام مشارکت، تشويق کارهاي گروهي وتقدير از پيشنهادات برتر ، نظام پيشنهادات را در فرهنگ سازمان نهادينه کرد.
ج – گنجاندن بحث مشارکت در خط‌مشي، مأموريت و استراتژي سازمان : مشارکت کارکنان و مديران با مديريت نوين باعث رشد تعالي سازمان شده و برنامه هاي مختلف مشارکت باعث حرکتهاي جديد در شرکت و نهايتاً ارائه پيشنهادات جديد مي شود .
د- توجه بيشتر به کيفيت و نيازهاي مشتري در استراتژي و خط مشي هاي سازمان : از آنجائي که فلسفه وجودي هر سازماني بر مبناي تأمين نيازهاي مشتري استوار است و جلب رضايت مشتري مي تواند تأثير زيادي بر موفقيت سازمان داشته باشد ، لذا ضروري است در شرکتها بحث تأمين نيازهاي مشتري و کيفيت محصول بيشتر مورد توجه قرار گيرد
-2 بخش درونداد:
از آنجائي که استقرار مناسب نظام پيشنهادات منوط به دريافت وروديهاي مناسبي است، پس درشرکتها بايد با استفاده از متخصصان ، مشاوران داخل و خارج شرکت در تهيه آئين نامه و همچنين توسعة مستمر آن بر اساس نياز ، ساماندهي مناسبي را به نظام پيشنهادات در مجموعة خود داده و نظم و قوانين سازماني خوبي را براي ايجاد نظام پيشنهادات بنا کنند .
ايجاد قوانين و مقررات و استفاده از مشاوران متخصص بدون ايجاد تغيير در سبک مديريت و اعتقاد عملي مديريت بر حمايت همه جانبه از نظام پيشنهادات باعث توسعه و حاکميت نظام نمي شود .
دبيرخانه نظام بايد براي تمامي حرکتها معيار و ملاک ارائه کرده و براي حاکميت نظام مسير درست و صحيحي برنامه ريزي کند و اين مسئله را به نحو مطلوبي از طرق مختلف به اطلاع وآگاهي کارکنان برساند همچنين تمامي اين حرکتها بدون تأمين بودجه و امکانات مالي قابل ارائه نيست از اين رو مديريت بايد به کمک کارشناسان بودجه لازم را براي اين منظور مشخص سازد تا حرکتهاي تبليغي ، گرفتن مشاوران ، تهيه قوانين و مقررات و کلاً سيستماتيک کردن جريان عملي نظام پيشنهادات عقيم نماند .
آيين نامه ارائه شده بايد تمامي معيارها و ملاکهاي ارزيابي و نحوة پاداش و تمامي مسائل قابل پيش بيني را دارا باشد تا در اجرا شکستي براي نظام پيش نيايد زيرا در صورت تحقق اين امر جبران آن به سادگي امکان پذير نخواهد بود .
در کنار ايجاد آمادگي حتماً بايد مديريت در صورتي که سبک مديريتي اش سازگار با نظام نيست آن را تغيير داده و به طرق مختلف از کارکنان بخواهد که در اين نظام شرکت کنند و هزينة آن را نيز بپردازد .انجام تمهيدات مذکور قبل از شروع نظام پيشنهادات همگي را مشتاق آن کرده و در نتيجه مطمئناً در شروع کار استقبال مناسبي از نظام پيشنهادات خواهد شد. با توجه به مطالب گفته شده پيشنهادات ذيل ارائه مي شود .
الف – استفاده بيشتر از متخصصان و مشاوران داخلي و بيروني و استفاده از الگوبرداري دراستقرار نظام پيشنهادات.
بهتر است براي موفقيت بيشتر در اجراي نظام پيشنهادات از نظرات و تجربيات افراد درون و بيرون سازمان که در زمينه نظام مشارکت فعاليت داشته اند ، استفاده شود .
ب – تهيه آيين نامة مناسب و تغيير آن بر اساس شرايط زمان و در نتيجه به روز در آوردن هميشگي آيين نامه. هر حرکت براي ساماندهي مناسب نياز به روش و آيين نامه دارد و معمولاً به مرور زمان مشکلات و موانع و عيبهاي آئين نامه مشخص و لذا تغيير آن بر اساس نياز باعث پويا بودن آيين نامه مي شود .در اين رابطه ايجاد دبيرخانه فعال و انتصاب دبير تمام وقت و قوي بسياري از مسائل مهم و اصلي رشد و توسعه نظام پيشنهادات را مرتفع مي‌سازد .
ج- ايجاد تغيير در سبک مديريت و روي خوش نشان دادن مديريت به مشارکت کارکنان در امور خود و سازمان و مديريت. هم گامي و همراهي مديريت عالي شرکت و مديران مياني شرکت و ارائه پيشنهادات از طرف آنها باعث رونق اين نظام و همدلي بيشتر کارکنان و مديران مي شود
د- داشتن برنامة جامع براي ارزيابي نظام در کليه قسمتها و برنامه ريزي و تهيه مکانيسم براي بهبود مستمر نظام پيشنهادات در سازمان. برنامه جامع باعث حرکتهاي حساب شده و مناسب و سازماندهي شده گرديده و اين مسئله موجب جلوگيري از بي برنامگي در حرکتهاي روزمره مجموعه در رابطه با نظام پيشنهادات مي شود .
ه – انتخاب ملاکها و معيارهاي مناسب براي ارزيابي طرحها. بدين منظور بهتر است ملاکها و معيارهاي ارزيابي و انتخاب پيشنهادات با استفاده از نظرات کارشناسان تدوين شوند .
و – نصب آگهي ها ، اطلاعيه ها و بروشورهاي مربوط به نظام پيشنهادات به اندازه کافي و در مکانهاي مناسب.
ز- مناسب کردن مقدار و نحوه پرداخت پاداشهاي مربوط به پيشنهادات برتر.
پاداشهاي مربوط به پيشنهادات برتر بايد متناسب با نوع پيشنهادات باشد و پرداخت آن نيز بايد هر چه سريعتر صورت گيرد تا انگيزه کارکنان از بين نرود .
ح- تأمين بودجة لازم براي اجراي نظام پيشنهادات. با استفاده از کارشناسان مختلف بايد بودجه لازم براي اجراي نظام پيشنهادات برآورد شده و اقدامات لازم در جهت تأمين آن انجام گيرد .
-3 بخش فرايند:
علاوه بر پيش زمينه ها و وروديهاي مناسب، اجرا و عمل مناسب مسئله مهمي است که بايد مدنظر قرار گيرد. اگر در عمل صداقت ، دقت ، سرعت مناسب ، تنوع ، توسعه در رشد و نظارت وجود نداشته باشد باز کار به شکست مي انجامد .
در بحث اجرائيات، سرعت عمل در بررسي پيشنهادات ، دقت در اين مورد انتخاب درست طرحهاي خوب ، پرداخت پاداش سريع و مناسب به طرحهاي ارائه شده و نهايتاً انتخاب مناسب و به حق طرح برتر و همچنين پيدا کردن راهکارهاي متنوع و مناسب براي گرايش بيشتر کارکنان به نظام ، عوامل مهمي برابر رشد و توسعه نظام هستند بايد همواره با ارائه ايده ها و طرحها و روشهاي عملي جديد وضعيتي را در اجراي نظام پيشنهادات ايجاد کرد که همواره اين نظام يک نظام نو،پويا و منعطف باشد . از طرف ديگر، کارکنان بايد در عمل صداقت مديران را مشاهده کرده و همچنين تعهد آنان را در آنچه قول داده اند عملاً احساس کنند . اگر در بررسي طرحها سهل انگاري و بي دقتي انجام شود کارکنان احساس بيهودگي مي کنند و کم کم نظام را رها مي کنند. مديران شرکت براي پويائي و توسعة کار نه تنها بايد سرعت و دقت و صداقت داشته باشند بلکه بايد هر روز با ارائه راههاي جديد از يکنواختي نظام جلوگيري به عمل آورند. اين تنوع بخشيدن و ايجاد حرکتهاي جديد باعث مي شود گروههائي که معمولاً خاموشند و سخت تر به مشارکت راغب مي شوند ، نيز وارد ميدان شوند.
با گذشت زمان معمولاً ارائه پيشنهادات فردي به صورت عادي و تکراري در مي آيد و معمولاً طرحهاي فردي نيز به خاطر اينکه فقط يک نفر آن را ارائه داده از پختگي لازم برخوردار نبوده و ايجاد مشکل مي کند . از اين رو بايد آن را به طرف طرحهاي جمعي در نتيجه ايجاد گروههاي همياري سوق داد. گرايش به تيم هاي همياري بايد به روشهاي مختلف مورد تشويق و ترغيب قرار گيرد .
در مرحله بعد بايد گروههاي همياري که شکل لازم را پيدا کرده و تشکل يافته اند را به عنوان حلال مسائل سازمان سازماندهي کرده و مشکلات شرکت را از طرف مديران به آنان ارجاع داد. در اين صورت تيم هاي خلاق حل مسئله از درون گروههاي همياري شکل مي گيرد . اين حرکتها باعث مي شود هميشه اين نظام زنده و پويا بوده و مورد استقبال کارکنان باشد ، با توجه به مطالب مطرح شده پيشنهادات ذيل ارائه مي شود .
1 – ارائه راهکارهاي متنوع و مناسب و تنوع بخشيدن به مسير حرکتي با توجه به زمان و مکان بر اساس شرايط هر مجموعه در شرکت براي اجراي بهترنظام پيشنهادات و رشد مناسب آن.
هر مقدار در هنگام اجراء راه کارهاي متنوع و مناسب تري ارائه شود جذب و گرايش اکثر کارکنان به نظام بيشتر مي شود براي مثال راههاي متنوعي از جمله راههاي ذيل را مي توان پيشنهاد کرد .
الف) دبيرخانه هاي نظام مي توانند جلسات کميته هاي بررسي طرحهاي خود را در داخل صنايع ، کارگاهها ، قسمتها تشکيل داده و با بررسي طرحها در درون مجموعه ها به جاي استفاده از اتاقهاي جلسات در بسته، نحوة بررسي طرحها را عملاً به کارکنان نشان داده و در ضمن امکان اعتراض شفاهي و شرکت در جلسات بررسي طرحها را به کارکنان داده و در واقع همه را در رابطه با بررسي منطقي و مناسب طرحهايشان متقاعد سازند .
ب) حضور مستمر و فعال دبيران نظام پيشنهادات در داخل مجموعه ها ، مذاکره حضوري با کارکنان براي به تفکر واداشتن کارکنان يکي از بهترين راههاي توسعه نظام است .
ج) برگزاري جلسات طوفان فکري در رابطه با مسائل و مشکلات شرکت و جمع آوري پيشنهادات افراد نه تنها باعث گرايش بيشتر به نظام مي شود بلکه گروههاي همياري رشد کرده و گروههاي حل مسئله شکل مي گيرد .
د) با تنوع بخشيدن مديريت به کار و چرخش کاري کارکنان ايده هاي جديد به ذهن کارکنان خطور کرده و باعث رشد نظام مي شود .
-2 پرداخت پاداش مناسب و تبليغ و فرهنگ سازي و تشويق بيشتر همکاران براي شرکت در نظام پيشنهادات. کمک مالي و افزايش درآمد کارکنان يکي از مسائل مهم و تشويق مؤثر آنها براي شرکت در اين نظام بوده و باعث گرايش به توسعة نظام مي شود .
-3 سرعت بخشيدن به فرآيند بررسي ، ارزيابي و انتخاب پيشنهادات. بدين منظور لازم است عوامل و مراحلي که به کند شدن و طولاني شدن فرآيند بررسي ، ارزيابي و انتخاب پيشنهادات منجر مي گردند شناسايي و سپس رفع شوند . همچنين مي توان با افزايش کميته هاي فرعي و کميته هاي کارشناسي طرحها ، ضمن دادن اختيارات کافي به آنها سرعت فرايند بررسي و ارزيابي طرحها را بيشتر و در جهت توسعة نظام حرکت کرد .
-4 نظارت و همکاري و همراهي هر چه بيشتر مديران بر اجراي نظام پيشنهادات.
-5 انتخاب پيشنهادات برتر بر اساس معيارهاي از قبل تعيين شده.
پيشنهادات بايد بر اساس معيارهاي از قبل تعيين شده ارزيابي شده و بر اساس آنها انتخاب گردند و نبايد اين امر بر اساس پيشداوريها ، قضاوتهاي شخصي و تبعيض صورت گيرد .
-6 پرداخت هر چه سريعتر پاداش به پيشنهادات برتر. پاداش مربوط به پيشنهادات برتر بايد هر چه سريعتر پرداخت شود تا انگيزه کارکنان در اين زمينه از بين نرود ، بدين منظور بهتر است به جاي افزودن پاداش در فيش حقوقي ، پاداش به صورت نقدي يا بن در اسرع وقت پرداخت شود . يا پاداشها در جلسات ، جشنها و مابين نماز در حضور جمع پرداخت شود .
-7 تشکيل گروههاي پيشنهاد يا گروههاي همياري و اولويت بخشيدن به پيشنهادات گروهي ، کارشناسي گروهي و کلاً گروهي فکر و عمل کردن ونهايتاً ايجاد گروههاي همياري براي حل مسائل و مشکلات سازمان توسط گروههاي حل مسئله. اين امر نظام پيشنهادات را پربارتر ، فعالتر وکاراتر مي کند. همچنين ارائه طرحهاي مختلف و بحث در رابطه با آن در گروههاي همياري و حل مسئله باعث ايجاد شخصيت براي کارکنان و نهايتاً توسعة انساني آنها مي شود .
-8 گسترش نظام پيشنهادات به پيمانکاران ، مشتريان وخانواده هاي کارکنان.
اين مسئله باعث توجه نظام به بيرون از مجموعة داخلي شرکت شده و گسترش بيشتري پيدا مي کند . پيوستن خانواده هاي کارکنان به نظام پيشنهادات باعث نهادينه شدن نظام مي شود .
-9 قرار دادن فضاي اداري ، ابزار ، اطلاعات ، مستندات و ساير امکانات در اختيار پيشنهاد دهندگان.
-10 ارتباط کامل و تعامل مناسب دبير و دبيرخانه نظام پيشنهادات با پيشنهاد دهنده اعلام مشکلات و نارسائيهاي پيشنهاد به پيشنهاد دهنده ، کمک به پيشنهاد دهنده در جهت تکميل پيشنهاد .
-11 برگزاري جلسات بررسي پيشنهادات در داخل واحدها در حضور پيشنهاد دهندگان و دادن امکان حضوري و بحث در جلسه بررسي طرحها به پيشنهاد دهندگان.
-4 بخش نتايج:
نتايج حاصله از عملکرد خوب باعث گرديده در شرکت موفق توسعه انساني مناسبي تحقق يابد و رضايت شغلي به نحو مطلوبي ايجاد شود و فاصلة بين مديران وکارکنان کاهش يابد . توسعه انساني کارکنان، خودباوري ، رضايت شغلي ، خلاقيت ، صرفه جوئي اقتصادي و …. از اثرات مهمي است که اين نظام ايجاد مي‌کند. در آنجا که کارکنان مجموعه را از خود بدانند آنگاه فاصلة بين کارکنان بسيار کم مي شود.
با توجه به موارد فوق پيشنهادات ذيل ارائه مي شود:
الف- توجه به مکانيسم هاي توسعه انساني : بدين منظور بايد کارکنان را تشويق کرد تا به ارائه پيشنهادات (هر چند هم که جزئي باشد) بپردازند تا کم کم فرهنگ ارائه پيشنهادات در سازمان نهادينه شود و کارکنان در درون سيستم بيشتر احساس هويت کنند .
ب- کاهش فاصله مديران و کارکنان : مديران بايد سعي کنند تا هر چه بيشتر خود را به کارکنان نزديکتر سازند . بدين ترتيب کارکنان احساس تعلق بيشتري به سازمان پيدا کرده و اعتماد به نفس بيشتري مي يابند .
ج- توجه خاص مديران به ايجاد حس تعلق سازماني کارکنان و رضايت شغلي آنان : در صورت ايجاد چنين حسي که مي تواند از طرق مختلف ايجاد شود ، کارکنان ، شرکت را مجموعه اي از خود خواهند دانست و در نتيجه برخوردي فعال و مسئوليت پذير ، داشته و مطمئناً با ارائه پيشنهادات مفيد باعث توسعة شرکت و در نهايت رضايت شغلي خود خواهند شد .
د- توجه خاص به همدلي و همبستگي في مابين کارکنان : اين امر باعث افزايش تعلق سازماني و همچنين وابستگي بيشتر کارکنان به شرکت و رشد و گسترش نظام پيشنهادات خواهد شد .
ه- توجه مديران به رشد توليد و کاهش ضايعات : در صورتي که مديران به طرق مختلف توجه خاص خود را به رشد و توسعه توليد و همچنين کاهش ضايعات در شرکت نشان دهند کارکنان با ارائه پيشنهادات خود راههاي رسيدن به اين هدف را ارائه کرده و از اين طريق نظام پيشنهادات توسعه خواهد يافت.
نتيجه گيري
در هر سازمان مي توان يافته هاي تحقيق انجام شده خود در زمينه نظام پيشنهادات را به تفکيک مولفه هاي مدلCIPP در جداولي دسته بندي کرد و بر اساس ميانگين به دست آمده مربوط به هر مولفه آن، به نقاط ضعف و قوت نظام پيشنهادات در سازمان پي برد و با استفاده از راهکارها و پيشنهادات مطرح شده به بهبود نقاط ضعف پرداخته و بهره وري سازمان را افزايش داد .
منابع و ماخذ
-1 حاجي شريف، محمود، ساختار اجرايي و استقرار سيستم مديريت کيفيت جامع،موسسه فرهنگي نشر رامين ،1376
-2 رهنورد، فرج ا.. .; مديريت مشارکتي ، تئوري و عمل ; مرکز آموزش مديريت دولتي ; 1378
-3 ذاکر، محمد علي، آشنايي با نظام مديريت مشارکتي و نظام پيشنهادها ، موسسه توسعه و فرهنگ مشارکت ، 1378
-4زراعت پيشه ،علي محمد، مديريت بر مبناي پيشنهاد ، مجل? تدبير شمار? 114، مرداد 80
5-Arnold, H.J& Feldman, D.C; Organizational Behavior;
MCGRAW-HILL, COM; 1986.
6- Benito , J.G ;Lorente,A.RM., and Dale , B.G ‘ Business Process Reengineering to Total Quality Management ; An Examination of the Issues ‘Business process Management Journal,Vol.5,No.4,1999,PP.24-32.
7- Dale , B.G.”TQM : what Are the Research challenges?” Amesterdam , Elsevier science publishers , BV, 1999.
8-Culler , J. and J. Holling Um, Implementing Total Quality , Spriner Verlag , 1987.
9-Harvey, D. Bowin, R; Human Resource Management; Prentice – HALL, INC; U.S.A;.1996.
