جفعر درباغ عنبران
مقدمه
تحقيق حاضر در راستاي اجراي بند سه از ماده 17 آئين نامه شوراهاي سازمان مصوب 27/5/1384 هيأت مديره سازمان تدوين گرديده است. اين تحقيق قصد دارد با بررسي آماري از وضعيت جلسات شوراها و کميته هاي مختلف زير نظر معاونت هماهنگي در شش ماهة اول سال 1384 ميزان مشارکت همکاران سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوي را در سياستگذاري ها و تصميم گيري ها به تصوير کشد.
جهت نيل به اين هدف، دو فرم ضميمه آئين نامه شوراهاي سازمان توسط دبيران شوراهاي مذکور در جدول شماره (1) تکميل و تحليل حاضر براساس اطلاعات مأخوذه از فرم ها توسط معاون هماهنگي تهيه گرديد.
جدول ۱- معرفي شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي
| رديف | عنوان شورا و کميته | نام و نام خانوادگي دبيران |
| 1 | شوراي هماهنگي | مهدي قيصري |
| 2 | کميته گزينش مواد | محمود انتظاري |
| 3 | کميته امحاء | محمود انتظاري |
| 4 | کميته تخصصي سازماندهي اطلاعات | عيسي اختري طوسي |
| 5 | کميته کتابخانه ديجيتال | گلناز ملائي مقدم |
| 6 | کميته وب سايت | طيبه نجفي |
| 7 | کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي | مهدي قيصري |
| 8 | شوراي بازبيني نسخ خطي | محمد رضا فاضل هاشمي |
| 9 | شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي | محمد رضا فاضل هاشمي |
1- تعداد و وضعيت اعضاي شوراها و کميته ها
1-1- تعداد اعضا
با توجه به اطلاعات جدول شماره (2) تعداد اعضاي شوراها و کميته هاي مورد بررسي در شش ماهة اول سال 1384 شامل رئيس شورا (معاون هماهنگي)، دبير جلسه و اعضا 33 نفر مي باشند. از اين تعداد 17 نفر در يک شورا، 9 نفر در دو شورا، 3 نفر در سه شورا، 1 نفر در چهار شورا، 1 نفر در پنج شورا و 2 نفر در شش شورا عضو مي باشند. همانطور که مشاهده مي شود اکثر اعضا فقط در يک يا دو شورا عضو هستند.
جدول ۲- وضعيت عضويت همکاران در شوراها و کميته ها
| وضعيت عضويت | عضو
يک شورا |
عضو
دو شورا |
عضو
سه شورا |
عضو
چهار شورا |
عضو
پنج شورا |
عضو
شش شورا |
جمع کل |
| تعداد | 17 | 9 | 3 | 1 | 1 | 2 | 33 |
2-1- ميزان مشارکت اعضا
با در نظر گرفتن اطلاعات مندرج در جدول شماره (3) مشخص مي شود ميزان مشارکت همکاران معاونت هماهنگي در شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت با 18 نفر نسبت به ساير قسمت هاي سازمان (11 نفر) بيشتر است. تعداد 4 نفر نيز از خارج سازمان در شوراها و کميته ها عضو هستند. در اين جدول وضعيت عضويت هر يک از همکاران سازمان در يک يا چند شورا مشخص شده است.
جدول ۳- آمار حضور و وضعيت همکاري اعضاي شوراها و کميته ها
| رديف | نام خانوادگي | تعداد شوراهاي عضو | وضعيت همکاري | ||
| معاونت هماهنگي | ساير ادارات | بيرون از سازمان | |||
| 1 | اختري | 2 | O | – | – |
| 2 | حاج آقا الهي خراساني | 1 | – | – | O |
| 3 | انتظاري | 2 | O | – | – |
| 4 | باغباني | 2 | – | O | – |
| 5 | ترشيزي | 1 | – | O | – |
| 6 | جلاليان | 1 | – | O | – |
| 7 | حکم آبادي | 1 | O | – | – |
| 8 | خوش يد طوسي | 3 | – | O | – |
| 9 | درباغ عنبران | 6 | O | – | – |
| 10 | رضاپور | 1 | – | O | – |
| 11 | سالاري | 5 | O | – | – |
| 12 | سريعي | 1 | O | – | – |
| 13 | سلطان محمدي | 2 | – | O | – |
| 14 | سوزنچي | 1 | – | O | – |
| 15 | شاهين فر | 1 | O | – | – |
| 16 | شکيباي | 1 | O | – | – |
| 17 | دکتر ضابط | 1 | – | – | O |
| 18 | حاج آقا طالب الحق | 2 | O | – | – |
| 19 | طلائي | 1 | – | O | – |
| 20 | عرفانيان | 2 | – | – | O |
| 21 | عليپور | 1 | – | O | – |
| 22 | فاضل هاشمي | 6 | O | – | – |
| 23 | دکتر فتاحي | 2 | – | – | O |
| 24 | قيصري | 3 | O | – | – |
| 25 | محبوب | 1 | – | O | – |
| 26 | مستقيمي | 1 | O | – | – |
| 27 | مشايخي | 1 | O | – | – |
| 28 | ملاي مقدم | 1 | O | – | – |
| 29 | مهاجرزاده | 2 | – | O | – |
| 30 | ميهن دوست | 1 | O | – | – |
| 31 | نجفي | 2 | O | – | – |
| 32 | نعيم آبادي | 4 | O | – | – |
| 33 | وفادار | 3 | O | – | – |
| جمع کل | 65 | 18 | 11 | 4 | |
3-1- وضعيت مدرک تحصيلي اعضا
با توجه به جدول شماره (4) مشخص مي شود مدرک تحصيلي اکثريت اعضاي شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت با 5/54% ليسانس مي باشد. البته تعداد اعضاي داراي مدرک تحصيلي فوق ليسانس نيز با 5/36% قابل توجه است.
جدول ۴- وضعيت تحصيلات اعضاي شوراها و کميته ها
| تحصيلات | ليسانس | فوق ليسانس | دکترا | حوزوي | جمع کل |
| تعداد | 18 | 12 | 2 | 1 | 33 |
| درصد | 5/54 | 5/36 | 6 | 3 | 100 |
2- بررسي وضعيت برگزاري جلسات شوراها و کميته ها
در جدول شماره (5) مشخصات شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي و تعداد جلسات برگزار شده در شش ماهة اول سال 1384 به تفکيک نشان داده شده است.
1-2- تعداد جلسات
در شش ماهة اول سال 1384 در مجموع 84 جلسه رسمي در قالب شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي برگزار شده است. ميانگين سرانه برگزاري جلسات در شش ماهة اول براي هر شورا بطور ميانگين 9 جلسه مي باشد. فعال ترين شوراها در برگزاري جلسات به ترتيب عبارتند از :
1- شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي با برگزاري 36 جلسه
2- شوراي هماهنگي با برگزاري 12 جلسه
3- کميته گزينش مواد با برگزاري 11 جلسه
متأسفانه شوراهاي ذيل کمترين آمار برگزاري جلسات را در شش ماهه اول سال داشته اند:
1- کميته وب سايت با برگزاري 1 جلسه
2- کميته کتابخانه ديجيتال با برگزاري 2 جلسه
3- کميته امحاء با برگزاري 3 جلسه
4- شوراي بازبيني نسخ خطي با برگزاري 4 جلسه
جدول ۵- مقايسه وضعيت جلسات برگزار شده شوراها و کميته ها در شش ماهة اول سال 1384
| رديف | عنوان شورا و کميته | تعداد جلسات | مدت زمان | تعداد مصوبات | مصوبات اجرا نشده |
| 1 | شوراي هماهنگي | 13 | 30/24 | 93 | 11 (11%) |
| 2 | کميته گزينش مواد | 12 | 21 | 38 | 3 (7%) |
| 3 | کميته امحاء | 3 | 30/7 | 20 | 6 (30%) |
| 4 | کميته تخصصي سازماندهي اطلاعات | 6 | 30/11 | 32 | 5 (6/15%) |
| 5 | کميته کتابخانه ديجيتال | 2 | 4 | 6 | 6 (100%) |
| 6 | کميته وب سايت | 1 | 30/1 | 18 | 4 (2/22%) |
| 7 | کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي | 7 | 14 | 58 | 6 (10%) |
| 8 | شوراي بازبيني نسخ خطي | 4 | 8 | 104ã | – |
| 9 | شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي | 36 | 72 | 246 | – |
| جمع کل | 84 | 164 | 615 | 41 (6/6%) | |
2-2- مدت زمان برگزاري جلسات
فعال ترين شوراها از نظر مدت زمان برگزاري جلسات به ترتيب شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي با 72 ساعت و سپس شوراي هماهنگي با 30/24 ساعت مي باشند.کمترين ميزان ساعت فعاليت مربوط به کميته وب سايت، کميته کتابخانه ديجيتال، کميته امحاء و شوراي بازبيني نسخ خطي مي باشد. در مجموع در شش ماهة اول سال 1384 مدت زمان برگزاري جلسات 9 شورا و کميتة زير نظر معاونت هماهنگي 164 ساعت بوده است. سرانه مدت زمان برگزاري جلسات هر شورا در اين مدت 20/18 دقيقه مي باشد.
3-2- تعداد مصوبات صورتجلسات
پرکارترين شوراها از نظر تعداد مصوبات و اجراي آنها به ترتيب عبارتند از:
1- شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي با 246 مصوبه بخاطر لزوم پاسخگوئي سريع به درخواست متقاضيان تصوير نسخ خطي و ارزيابي نسخ خطي
2- شوراي هماهنگي با 93 مصوبه بخاطر لزوم هماهنگي، تصميم گيري و سياستگذاري هاي کلان در سطح معاونت و سازمان
3- کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي با 58 مصوبه بخاطر سياستگذاري ها و برنامه ريزي هاي کلان در سطح کتابخانه هاي سازمان
کم کارترين شوراي زير نظر معاونت از نظر تعداد مصوبات کميته کتابخانه ديجيتال مي باشد.
4-2- مصوبات اجرا نشده
متأسفانه کميته کتابخانه ديجيتال با 100% (6) عدم اجراي مصوبات در پايين ترين سطح رتبه بندي شوراهاي زير نظر معاونت قرار دارد. سپس کميته امحاء با 30% (6) مصوبه اجرا نشده قرار دارد. در مجموع 6/6% مصوبات شوراها و کميته ها اجرا نشده است.
3- نتيجه گيري و پيشنهادات
– با توجه به اينکه از 120 نفر همکاران رسمي معاونت هماهنگي تعداد 58 نفر جزء کارشناسان ارشد و ماهر مي باشند؛ تعداد 18 نفر همکار فعلي عضو شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت کم مي باشد. ضروري است ميزان مشارکت اين دسته از همکاران بخصوص در سياستگذاري ها و تصميم گيري هاي معاونت از طريق فعاليت هاي گروهي و مشورتي افزايش يابد.
– در اين خصوص ضروري است گروه هاي کارشناسي زير مجموعه کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي شامل گروه کارشناسي امانت و عضويت، گروه کارشناسي اينترنت و اطلاع رساني و گروه کارشناسي خدمات عمومي که اکثريت اعضاي آن همکاران معاونت هماهنگي هستند با جديت جلسات مشورتي خود را برگزار نمايند.
– توصيه مي شود با توجه به مفاد آئين نامه جديد مصوب مجموعه سازي منابع در هيأت مديره سازمان گروه هاي کارشناسي زير مجموعه کميته گزينش مواد با معرفي اعضا و تشکيل مستمر جلسات فعال شوند تا ميزان مشارکت همکاران در سياستگذاري ها و تصميم گيري هاي معاونت افزايش يابد.
– با توجه به بررسي وضعيت برگزاري جلسات شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي مشخص مي شود اتخاذ تصميمات جدي در مورد شوراهاي ذيل ضروري است.
– پيشنهاد مي شود کميته وب سايت منحل و بجاي آن کارگاه وب سايت ايجاد گردد.
– توصيه مي شود با خريد نرم افزار کتابخانه ديجيتال به ياري کميته کتابخانه ديجيتال در اجراي مصوبات پرداخت.
– توصيه مي شود با انتقال کتابها، جزوات و اوراق قابل بررسي و امحاء از مخزن کتاب در گردش (باغ ملک آباد) به بخش سفارش و فراهم آوري مواد به وضعيت برگزاري جلسات کميته امحاء سامان داد.
توصيه مي شود با تعيين يک عضو جديد از اداره حفاظت و مرمت آثار فرهنگي در شوراي بازبيني نسخ خطي بر استمرار جلسات اين شوراي بسيار مهم تأکيد نمود و اشتياق اعضا را با ترميم فوري برخي نسخ خطي و جزوات قرآني خطي در محل اداره مخطوطات و تسريع در مرمت آثار خطي
