الف – طبقه بندي بر حسب قلمرو استفاده
فرمهاي داخلي که در بخش کوچکي از سازمان مورد استفاده قرار مي گيرند , مثل فرم کار آموزي که در واحد آموزش , به کار مي رود .
فرمهاي استاندارد که در کليه بخشهاي سازماني مورد استفاده اند , مثل برگ مرخصي و يا ليست حقوق .
ب- طبقه بندي بر حسب کار و وظيفه فرم
1-فرمهاي پرسنلي , مثل حکم استخدام
2- فرمهاي مالي , مثل دفتر روزنامه
3- فرمهاي آموزشي , مثل کارنامه دانشجو
4- فرمهاي تدارکي , مثل فرم خريد
5- فرمهاي تعميراتي و نگهداري وسايل ساختمان , مثل برگ بازديد از وسايل موتوري و شناسنامه وسايل ساختمان .
6- فرمهاي متفرقه .
مراحل بررسي و کنترل فرم
براي بررسي فرمهاي سازماني و ايجاد بهبودي در آنها , طي مراحل زير ضروري است:
مرحله اول _ بررسي فرمهاي موجود
در اين مرحله آناليست , نمونه اي از فرمهاي موجود سازماني را جمع آوري مي کند .
مرحله دوم _ تجزيه و تحليل فرمهاي موجود
در اين مرحله , آناليست , با تجزيه و تحليل اطلاعات موجود به بررسي نقايص , کاستيها , و ايرادات و نارسيهاي فرمهاي موجود مي پردازد .
مرحله سوم _ تهيه طرح پيشنهادي براي فرمهاي مورد نياز
در اين مرحله آناليست با استفاده از اطلاعاتي که از مراحل پيشين به دست آورده است , براي تهيه هر يک از فرمهايي که وجودشان را براي سازمان ضروري تشخيص دهد , قدمهاي زير را بر مي دارد :
1-تعيين هدف فرم
آناليست در ابتدا , بايستي به روشني مشخص کند که منظور از تهيه فرم چيست و مديريت با استفاده از فرم, قصد دارد به چه نتايجي دست يابد .
2- تعيين عنوان فرم
فرم به وسيله عنوان شناخته مي شود , بنابراين آناليست بايد در تعيين عنوان فرم , دقت کافي کند , به نحوي که در عين سادگي گوياي محتواي فرم باشد
3- تعيين شماره يا کد فرم
معمولا براي فرمها , شماره اي در نظر گرفته مي شود که اين شماره , يکي از مشخصه هاي فرم است براي شماره گذاري فرمها مي توان از اعداد , حروف و يا از ترکيبي از آنها استقاده کرد .
4- نظر خواهي از تکميل کنندگان و استفاده کنندگان فرم
آناليست بايستي اطلاعات کافي را درباره واحدهايي که از فرم استفاده مي کنند , کسب کند و فرم را با توجه به نياز واحدها و توان تکميل کنندگان تنظيم نمايد .
5- تعيين اطلاعاتي که بايد در فرم درج شوند
لازم است که فرم فقط مشتمل بر اطلاعاتي باشد که به آنها احتياج است . هر موردي که در فرم گنجانده ميشود, بايستي حتما مورد استفاده قرار گيرد . در غير اين صورت , موجب پيچيدگي فرم و اتلاف وقت و هزينه خواهد شد .
6- تهيه طرح فرم
حال آناليست , مي تواند به طرح ريزي فرم بپردازد و از ابتکار و خلاقيت خود و همچنين از شناختي که به دست آورده است , مدد بگيرد و براي فرم مورد نظر, طرحي در اندازد که در عين شکيل بودن , پاسخگوي نياز واحد نيز باشد .
7- استفاده آزمايشي از فرم در يک واحد نمونه
با توزيع فرم در يک واحد کوچک , قبل از اينکه فرم در سطح گسترده اي توزيع شود و صرف هزينه زيادي را سبب گردد , مي توان به اشکالات و نقايص احتمالي فرم پي برد و به اين ترتيب از عکس العمل ها و بازخوري که تکميل کنندگان فرم و استفاده کنندگان آن, نشان مي دهند , استفاده کرد .
8- جرح و تعديل فرم , با استفاده موثر از باز خور
در اين مرحله آناليست با استفاده از نقطه نظرات افراد ذينفع و اشکالات واقعي, تغييرات و اصلاحات مورد نياز را در فرم ايجاد مي کند .
9- تهيه فرم نهايي
پس از انجام تغييرات لازم, فرم نهايي تنظيم مي شود و به ضميمه برگ دستور چاپ فرم, براي مديريت ارسال ميگردد تا در صورت تاييد, براي چاپ آن اقدام شود.
