بیست و یک روش عالی جهت انجام بیشترین کار در کمترین زمان

خانه » دانشنامه مدیریار » موضوعات طبقه بندی شده » مدیریت و مفاهیم نوین » مدیریت زمان » بیست و یک روش عالی جهت انجام بیشترین کار در کمترین زمان

مترجمان : اشرف رحمانی و کوروش طارمی

شما هیچوقت برای انجام تمام کارهایی که باید انجام بدهید فرصت کافی ندارید . شما به معنای واقعی کلمه در انبوه کارها ، مسئولیتهای فردی، پروژه ها، روزنامه ها ، مجله های زیادی که باید بخوانید وکتابهایی که روی هم انبار شده اند تایک روز به سراغ آنها بروید غرق شده اید .
اماواقعیت اینست که هیچوقت نمی توانید عقب افتادگی خود راجبران کنید واز کارهایتان جلوبیفتید . شما فقط به یک طریق می توانید وقت وزندگی خود را تحت کنترل درآورید وآن هم تغییر دادن روش فکر کردن ، کار کردن ونحوه روبه رو شدن باسیل بی پایان کارهایی است که هر روز بر سرتان می ریزد. میزان تحت کنترل در آوردن کارها وفعالیت هایتان بستگی دارد به این که تاچه حد بتوانید انجام بعضی از کارها رامتوقف کنید وبه جای آن وقت بیشتری راصرف فعالیتهای کمتری می کنید که واقعا می تواند در زندگی شما تحول ایجاد کنند .
روشها ،تکنیکها واستراژی هایی که در این کتاب ارائه می شوند کاربردی، اثبات شده وسریع العمل هستند. هر ایده ایی که در اینجا عنوان می شود روی بالا بردن سطح کلی بهره وری ،عملکرد وبازده کاری متمرکز شده هر کدام از این روشها وتکنیک های 21گانه به خودی خود کامل بوده وهمگی ضروری هستند .
کلید موفقیت ، عمل کردن است. این اصول برای رسیدن به پیشرفت ها ونتایج سریع وقابل پیش بینی نتیجه بخش هستند . هیچ محدودیتی در مورد آنچه می توانید انجام دهید وجود نخواهد داشت ، به شرطی که یاد بگیرید چطور ” قورباغه راقورت بدهید ” .
1-سفره رابچینید .
” برای هر موفقیت یک ویژگی هست که فرد باید آن راداشته باشد وآن
مشخص بودن هدف است به بیان دیگر ، فرد باید بداند چه می خواهد وشدیدا”
خواستار بدست آوردن آن باشد .”
ناپلئون هیل
در بالابردن کارایی فردی مهمترین اصل روشن بودن هدف است. هر چه برایتان روشنتر باشد که چه می خواهید وبرای بدست آوردن آن چه باید بکنید ، سریعتر کارها را به انجام می رسانید .
روشن نبودن هدف ، سر در گمی وپریشان فکری در مورد این که چه کاری را باید انجام دهید وبه چه دلیل وبه چه صورتی باید آن را انجام دهید یکی از دلایل اصلی نداشتن انگیزه است.
یک روش عادی برای موفقیت در کار این است :افکارتان را روی کاغذ بیاورید.
شما می توانید از یک روش موثر برای مشخص کردن ورسیدن به هدفهایتان استفاده کنید . این
روش 7 مرحله دارد :
1-مشخص کنید دقیقا “چه می خواهید .بهتر این است که که به تنهایی با رئیستان آنقدر راجع به این موضوع صحبت کنید تاکاملا” برایتان روشن شود که چه انتظاری از شما می رود .
قانون : یکی از بدترین راه های استفاده از وقت آن است که کاری راکه به هیچ وجه لازم نیست به بهترین وجه انجام دهیم .
2- هدف خود را روی کاغذ بیاورید . وقتی هدفتان رامی نویسید ، آن را شفاف وقابل لمس می کنید . هدفهای نوشته نشده منجر به سر در گمی ،ابهام واشتباهات بسیار می شوند.
3- برای هدف خود مهلت تعیین کنید .
4- ازتمام کارهایی که فکر می کنید باید برای رسیدن به هدفتان انجام دهید فهرستی تهیه کرده وهر بار چیز جدیدی به ذهنتان رسید آن رابه لیست اضافه کنید . این لیست تصویر قابل مشاهده ای از هدف وراه رسیدن به آن رانشان می دهد واحتمال رسیدن به هدف را به طور چشمگیری افزایش می دهد .
5- فهرست رابه یک برنامه تبدیل کنید . کارهایی راکه به صورت لیست درآورده اید اولویت بندی کنید . باداشتن یک هدف مکتوب ویک برنامه منظم وسازمان یافته کارایی وتوانایی
شما بسیار بیشتر از فردی خواهد بود که هدفهایش را در ذهنش نگه داشته وباخودش
حمل می کند .
6- فورا”کار رابر اساس برنامه شروع کنید.
7- تصمیم بگیرید که هر روز برای آن که قدمی به سوی هدف اصلی بردارید کاری انجام دهید . حرکت به جلو را ادامه دهید. وقتی شروع کردید به پیشروی ادامه دهید . هر روز صبح فعالیت هایتان رابامهمترین کار آغاز کنید .
2- برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید.
برنامه ریزی ، آوردن آینده به زمان حال است تا بتوانید همین الان کاری برای آن انجام دهید.
آلن لاکین
ذهن شما ، یعنی توانایی شما برای تفکر ، برنامه ریزی و تصمیم گیری ،قدرتمند ترین وسیله ای است که برای افزایش بهره وری خود در اختیار دارید.قابلیت شما در برنامه ریزی درست ، قبل از شروع کار معیار توانایی کلی شماست. در مقابل هر دقیقه که صرف برنامه ریزی می کنید معادل 10 دقیقه وقت در حین انجام کار صرفه جویی می کنید. شاید نام فرمول”شش پی ” را شنیده باشید. این فرمول می گوید.
“proper prior planning prevents poor performance”
برنامه ریزی قبلی مناسب مانع عملکرد ضعیف می شود
همیشه کارهارا براساس لیست تهیه شده انجام دهید.هنگامی که کار جدیدی پیش می آید قبل از آنکه دست به انجام آن بزنید آن را به لیست اضافه کنید.از همان آن روزی که انجام کارهای خودرا برای همیشه از روی لیست آغاز می کنید به میزان کارایی و بازدهی شما 25 درصد یابیشتر افزوده می شود.
شما برای هدف های متفاوت خود نیاز به لیست های مختلف دارید. اول از همه به یک لیست اصلی نیاز دارید که درآن همه کارهایی را که فکر می کنید می خواهید در آینده دور یا نزدیک انجام دهید یادداشت کنید.
دوم ، به یک لیست ماهیانه نیاز دارید که آن را در پایان هر ماه برای ماه آینده تنظیم کنید.
سوم، باید یک لیست هفتگی داشته باشید که در آن تمام هفته را از قبل برنامه ریزی کنید.این لیست در طول هفته و در حین کار تکمیل می شود.
دست آخر باید کار ها و وظایف روزانه را مشخص نموده و ان هارا از لیست های ماهیانه و هفتگی به لیست خود منتقل کنید.این موارد فعالیت هایی هستند که باید در روز آینده به آنها بپردازید. در حین روز پس از اتمام هر کار در کنار آن تیک(✓) بزنید. این کاربه پیشرفت کارتان عینیت می بخشد و شما احساس موفقیت و حرکت به سوی جلو می کنید. این کار اعتماد به نفس و عزت نفس شما را افزایش می دهد.
وقتی پروژه ای را پیش رو دارید صرفنظر از این که چه نوع پروژه ای است.اول لیستی از تمام اقداماتی که باید برای به پایان رساندن آن از ابتدا تا انتها انجام دهید تهیه کنید. فعالیت های پروژه را اولویت بندی کرده وترتیب انجام آن هارا مشخص کنید.سپس لیست را روی یک صفحه کاغذ و یا در یک برنامه کامپیوتری بازنویسی کنید تا پیوسته در دست باشد.آنوقت یکی یکی برای انجام فعالیت ها دست به کار شوید.از میزان پیشرفت کار با این روش حیرت زده خواهید شد.
یکی از مهمترین قوانین کارایی فردی،قانون90/10 است. این قانون می گوید:”ده درصد وقت اولیه ای را که قبل از شروع به کار صرف برنامه ریزی و تنظیم فعالیت های خود می کنیدمعادل 90 درصد از وقتی را که در حین انجام فعالیت ها مصرف می کنید صرفه جویی می کند. کافی است این قانون را یک بار بکار گیرید تا درست بودن آن برایتان ثابت شود.
3-قانون20/80 رادر همه امور بکار بگیرید.
ما همیشه وقت کافی داریم به شرط آنکه بخواهیم و هم درست از آن استفاده کنیم.
گوته
قانون 20/80 یکی از قوانین سودمند در زمینه مدیریت زمان و زندگی است.نام دیگر این قانون (اصل پارتو)است که به افتخار بنیان گذار آن (ویلفر دو پارتو)اقتصاددان ایتالیایی نام گذاری شده است.
وی بیان می کند مطابق این قانون هشتاد درصد از نتایجی که شمابدست می آورید نتیجه بیست درصد از فعالیت های شماست و هشتاد درصد از کل ازش فعالیت های شما نتیجه بیست درصد آن است.این بدان معنی است که اگردر لیست کار های شما 10 مورد فعالیت وجود داشته باشد،دو مورد از این فعالیت ها معادل یا حتی بیش از مجموع هشت فعالیت دیگر ارزشمند هستند.
گاهی پیش می آید که ارزش یکی از ده کار یا فعالیتی که شما در لیست خود دارید به تنهایی می تواند بیش از مجموع سایر فعالیت ها در موفقیت شما ارزشمند باشند.این کار بی تردید همان قورباغه ای است که باید اول از همه قورت دهیم.
ارزشمند ترین کارهایی که می توانید در هرروز انجام دهید اغلب سخت ترین و پیچیده ترین کار ها هستند.اما بازده و پاداشی که انجام موفقیت آمیز چنین کارهایی برای شما خواهد داشت می تواند فوق العاده باشد . قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید:آیا این کار جزء20٪ بالاست یا 80٪ پایین؟
قانون : در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سر و سامان دهید مقاومت کنید.
سخت ترین مرحله انجام هر کار مهمیاولین مرحله یعنی شروع کردن آن است.وقتی انجام یک کار مهم را واقعاً آغاز می کنید ، به طور طبیعی انگیزه پیدا می کنیدتا آن را ادامه دهید. قسمتی از ذهن شما همیشه عاشق این است که سرگرم کار های مهمی باشد که می توانند در زندگی شما تحول ایجاد کنند. وظیفه شما این است که این قسمت از ذهن خود را دائماً تغذیه کنید.
توانایی شما در انتخاب میان کار با اهمیت و کار بی اهمیت کلید تعیین میزان موفقیت شما در زندگی و کار است.
4-پیامد کار هارا در نظر داشته باشید.
میزان بزرگی و موفقیت هر فرد بستگی به این دارد که تا چه حد می توان همه نیروهای خود را در یک کانال واحد بریزد.
اورسون سووت ماردن
نشانه تفکر برتر انسان این است که بتواند در مورد پیامد های انجام دادن یا انجام ندادن یک کار پیش بینی درستی داشته باشد.این که یک کار یا فعالیت تا چه اندازه برای شما یا برای شرکت شما اهمیت دارد،بستگی به پیامد های بالقوه آن کار دارد. اگر بتوانید بر این اساس اهمیت هر کاری را ارزیابی کنید می توانید تعیین کنید قورباغه بعدی کدام است.
دید بلند مدت داشتن در کارهاتبدیل به عاملی شده است که از تمامی عوامل دیگر مانند تجربه ، تحصیل ، نژاد ، هوش و روابط در تعیین میزان موفقیت شما در زندگی و کار نقش مهمتری دارد. رویکرد شما نسبت به ” زمان” یا ” افق زمانی ” شما، تاثیر چشم گیری بر رفتارها و انتخاب های شما دارد.
قانون : آینده نگری فعالیت ها و کارهای فعلی مارا تحت تاثیر قرار می دهد و در اغلب مواقع تعیین کننده فعالیت های کنونی ماست.
با داشتن دید بلند مدت و آینده نگری بسار بهتر می توانید کارهای فعلی تان را ارزیابی کنیدو مطمئن شوید که آیا این کار ها با آنچه که هدف نهایی شماست و می خواهید به آن برسید مطابقت دارد یا خیر.
افراد موفق کسانی هستند که آماده اند تا لذت های کوتاه مدت را به تغپعویق بیندازند و با کار و تلاش نتایج بسیار ارزشمندی را در آینده بدست آورند.به عکس افراد نا موفق بیشتر به خوشی ها و لذت های کوتاه مدت و آنی فکر میکنند و به آینده خود بسیار کم توجه هستند.
انگیزه باید علتی داشته باشد. وقتی فعالیت یا رفتاری را به وضوح برای خود تعریف کردیدهرچقدر تاثیرات مثبتی که در آن کار می تواند روی زندگی شما بگذارد به طور بالقوه بیشتر باشد شما هم انگیزه بیشتری برای انجام سریع آن کار خواهید داشت. اگر به طور مداوم کارهایی را که می تواند تغییر عمده ای در زندگی شما یا در جایی که در آن کار می کنید ایجاد کند شروع کنید و به اتمام برسانید. تمرکز خود را حفظ کرده و پیشرفت خواهید کرد.
اگر کار را شروع کنید ذهن شما گرم می شود و اگر ادامه دهید کار به انجام میرسد.
گوته
5-روش الف-ب-پ-ت-ث را مدام به کار گیرید.
نخستین قانون موفقیت تمرکز است. یعنی همه نیرو های خود را روی یک نقطه متمرکز کنید. مستقیما به سراغ همان نقطه بروید و به چپ و راست منحرف نشوید.
ویلیام ماتیوس
روش الف-ب-پ-ت-ث یک تکنیک قوی برای اولویت بندی است که می توانید هر روز از آن استفاده کنید. کارایی این تکنیک در سادگی آن نهفته است. روش آن به این ترتیب است که پس از این که لیست کارهایی که در روز آینده باید انجام شود تهیه کردید ، در کنار هر یک از موارد حروف الف-ب-پ-ت-ث را بنویسید.حرف اول برای انجام کاری است که بسیار مهم است و حتما باد انجام شود.اگر بیشتر از یک مورد از نوع الف دارید ، آن ها را با گذاشتن علامت الف_1،الف_2،الف_3، اولویت بندی کنید. کار الف_1بزرگترین و ارزشمند ترین غورباغه شماست.
موارد نوع ب کارهایی هستند که باید انجام داد اما عواقب آنها زیاد شدید نیست. قاعده این است که هرگز نباید به کارهای ب بپردازید وقتی که هنوز یکی از موارد الف باقی مانده است.
موارد پ آنهایی هستند که انجام دادنشان خوب است اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد. موارد ت کارهایی هستند که می توانید به شخص دیگری محول کنید.
موارد ث کارهایی هستند که به کلی می توانید آنها را حذف کنید بدون آن که واقعا تغییری ایجاد شود. این موارد می توانند کارهایی باشند که زمانی اهمیت داشته اند ام دیگر به شما مربوط نمی شوند یا برای شما مناسب نمی باشند.
پس از تهیه لیست بلافاصله دست به کار شوید و از نیروی اراده خود بهره گیرید تا مهم ترین کاری را که می توانید انجام دهید شروع کنید و به آن ادامه دهید. توانایی حلاجی کردن و تجزیه و تحلیل لیست کارها و مشخص کردن کار الف_1سکوی پرسی است که شما را به بالاترین سطوح موفقیت ، اعتماد به نفس و سربلندی پرتاب می کند.
6-روی اهداف اصلی تمرکز کنید.
وقتی همه نیروی جسمی و ذهنی متمرکز می شوند توانایی فرد برای حل مشکلات به طور حیرت انگیزی چند برابر می شود.
نرمن وینیت پیل
اگر می خواهید در کارتان موفق باشید بایددر حوزه وظایف اصلی کار توانا باشید، حوزه ای که مسئولیت کامل آن با شماست. اگرشما در این حوزه فعال نباشید،هیچ کس دیگری در آن فعالیت نخواهد کرد. حوزه اهداف اصلی حوزه فعالیت هایی است که شما آن را تحت کنترل دارید، حوزه ای که از یک طرف برون داد کار شماست و از طرف دیگر درون داد کار دیگران است و موجب همکاری بین شما و دیگران می شود.
نقطه شروع داشتن عملکرد بالا برای شما این است که ابتدا اهداف اصلی کارتان را مشخص کنید. پس از آن، قدم بعدی نمره دادن، از یک تا ده به نحوه فعالیت های خود در رسیدن به هرکدام از این اهداف است. در کدام زمینه قوی تر و در کدام ضعیف تر هستید؟
در این مورد قانونی وجود دارد : هدفی که در آن صعیف ترین عملکرد را داشته اید همان جایی است که سما باید سایر تئانایی ها ئ مهارت های خود را بکار بگیرید.
منظور این است که حتی اگر برای مثال در رسیدن به هدف از هدف اصلی کارتان بتوانید عملکرد عالی داشته باشید عدم توانایی و یا نداشتن مهارت کافی جهت دستیابی به هفتمین هدف، شما رااز موفقیت باز می دارد و میزان موفقیت شما را در استفاده از توانایی ها و مهارتها در سایر زمینه ها و اهداف اصلی تان محدود می کند. ضعف شما در یک زمینه می تواند مانع کارایی و اثر بخشی شما و عامل اصلی برخوردها، اختلاف نظرها و نهایتا شکست شما در کار شود. برای مثال یکی از اهداف اصلی یک مدیر تفویض اختیار است.
توانایی انجام این کار مدیر را قادر می سازد تا مدیریت کند و بتواند از طریف به کار گرفتن توانایی دیگران به اهداف سازمان برسد. مدیری که نتواند به خوبی کار ها را به دیگران بسپارد، قادر نخواهد بود از سایر مهارت ها و توانایی های خود حداکثر استفاده را بکند.
حقیقت این است که هرکسی نقاط قوت و ضعفی دارد. از توجیه کردن و دفاع از نقاط ضعفتان دست بردارید. به جای این که آن ها را دقیقا مشخص کنید. هدف خود را تعیین کنید و برای آن که در هر یک از زمینه هایی که در آن صعیف هستید بهترین باشید برنامه ریزی کنید. شاید برای آنکه در کارتان بهترین باشید فقط به یک مهارت دیگر نیاز داشته باشید.
یکی از مهمترین پرسشهایی که همیشه باید از خودتان بپرسید و آن را جواب دهید این است:چه مهارتی است که اگر من آن را داشته باشم بیشترین تاثیر مثبت را رئی کار یا شغل من می گذارد ؟ از رئیستان، همکارانتان، دوستانتان و اعضای خانواده تان این سوال را بپرسید. پاسخ را پیدا کنید و سپس برای پیدا کردن مهارت و عملکرد در ان زمینه دست به کار شوید.
7-به قانون تشخیص ضرورت عمل کنید.
تمرکز در معنای اصلی و درست کلمه توانایی دقت و توجه ذهن روی یک موضوع واحد است.
کمار
قانون تشخیص ضروریت می گوید : هیچوقت برای انجام همه کارها وقت کافی وجود ندارد ولی همیشه برای انجام مهمترین کارها وقت کافی هست.
این یک واقعیت است که اکروز هر فرد به طور متوسط 110 تا 130 درصد وقت و توانایی خود کار برای انجام دادن دارد و حجم کارها و وظایف مرتبا در حال افزایش است. خیلی از مردم می گویند که وقتیمجبور هستند ماری را تا مدت زمان معینی به اتمام برسانند همیشه مارایی بیشتری پیدا می کنند. گاهی اوقات هنگامی که افراد سعی می کنند کاری را در دقایق آخر به اتمام برسانند به دلیل عجله در کار مجبور به دوباره کاری می شوند و در نتیجه کار در مدت زمان طولانی تر به اتمام می رسد.
برای آنکه بتوانید روی مهم ترین کارهایتان تمرکز کنید و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانید سه سوال وجود دارد که می توانید مرتب از خود بپرسید. سوال اول : مهمترین و با ارزش ترین کار من کدام است ؟
این سوال را ابتدا از خودتان بپرسید. سپس از رویس، همکاران و زیر دست خود نیز همین سوال را بکنید.
دومین سوال:چه کاری است که اگر من و فقط من خوب انجام دهم تفاوت چشم گیری در زندگی و شغلم خواهد داشت ؟
این سوال متعلق به پیتر دراکر، استاد بزرگ مدیریت است. این کاری است که فقط شما می تونید انجام دهید. اگر شما انجام ندهید هیچکس دیگری آن را انجام نخواهد داد. اما اگر شما آن را خوب انجام دهید در زندگی و کارتان تحول اساسی ایجاد می کند. وظیفه شما این است که یک پاسخ روشن و صریح پیدا کنید و سپس قبل از اقدام به هر کا دیگری این کار را شروع کنید.
سومین سوال:بهترین استفاده ای که می توانم در حال حاضر از وقتم بکنم چیست ؟
این پرسش کلید اصلی مدیریت زمان و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است.کارهای مهم را اول انجام دهید و کارهایی را که در اولویت نیستند اصلا انجام ندهید.
گوته : کارهایی که ازهمه مهمتر هستند هرگز نباید قربانی کاری غیر ضروری شوند.
8-پیش از شروع، مقدمات کار را کاملا فراهم کنید.
میزان کارایی شما هرچه باشد، توانایی بالقوه شما بیشتر از آن است که تا کنون به فعل درآمده است.
جیمز تی مک کی
یکی از بهترین راه های غلبه بر اهمال کاری و انجام سریع تر کارها آن است که قبل از شروع، تمام چیزهایی را که برای انجام کارتان نیاز دارید آماده کنید و دم دست بگذارید.
برای سروع میز کارتان را تمیر کنید و فقط یک کار جلوی رویتان باشد و اگر لازم دانستید بقیه چیزها را روی زمین یا روی میزی در پشت سرتان بگذارید. تمام اطلاعات، گزارشها، جزئیات کار، مقالات، وسایل کار و هر چیزی را که برای انجام و اتمام کار نیاز دارید جمع آوری کنید. تمام ابزار مورد نیاز برای نوشتن، دیسکهای کامپیوتری، کدهای دسترسی به منابع، آدرسهای پست الکترونیکی مورد نیاز را در دسترس قرار دهید.
افراد فعال و پرکار برای ایجاد محیط کاری که کار کردن در آن لذت بخش باشد، وقت صرف می کنند. هرچه محیط کار شما تمیز تر و و مرتب تر باشد شروع و ادامه کار برایتان راحت تر است.
9-همیشه یک شاگرد باقی بمانید.
مهارت ها و توانایی های خود را در حوزه عای اصلی کارتان مرتبا بروز کنید.
اگر در کارتان در حال پیشرفت نیستید و بهتر نمیشوید پس دارید بدتر می شوید.
پت رایلی
یکی از مفید ترین تکنیک های مدیریت زمان این است که باید کارهای اصلی را بهتر انجام بدهید ویکی از بهترین خدمتکارانی که به شما در صرفه جویی وقت کمک میکند پیشرفت در مهارت های شغلی و فردی تان است. هر چه در انجام یک کار اصلی توانایی و مهارت بیشتری داشته باشید انگیزه بیشتری برای شروع آن خواهید داشت.
قانون :یادگیری مداوم شرط لازم موفقیت در هر زمینه ای است.
هر روز حداقل یک ساعت در زمینه حرفه خودتان مطالعه داشته باشد. صبحها کمی زود تر از خواب بیدار شوید و به مدت 30 تا 60 دقیقه به نطالعه کتاب یا مجله ای بپردازید که اطلاعات موجود در آن به شما کمک می کند تا در حرفه خود کارایی بیشتر داشته باشد.
در هر سمینار و یا دوره آموزشی که به شما کمک می کند تا در مهارت های اصلی کارتان پیشرفت کنید شرکت کنید. برای آن که یکی از مطلع ترین و ماهر ترین افراد حرفه کاری تان باشید وقت صرف کنید.
هرچه بیاموزید توانایی شما در یادگیری بیشتر می شود. همانطور که با تمرین فیزیکی می توانید عضلات بدنتان را قوی تر کنید با تمرین ذهنی می توانید ذهن قئی تر داشته باشید.
جز محدودیت هایی که خودتان تصور می کنید برایتان وجود دارد هیچ محدودیت دیگری در سرعت و مقدار پیشرفتتان وجود ندارد.
10- استعدادهای منحصر بفرد خود را تقویت کنید .
کار خودتان را انجام دهید اما نه فقط در حد وظیفه بلکه اندکی بیشتر و از روی سخاوت . همین مقدار اندک به اندازه تمام کار ارزش دارد
دین بریگز
شما انسان منحصر بفردی هستید در وجود شما استعداد و توانایی هایی وجود دارد که شما را از هر انسان دیگری در دنیا متمایز می کند . کار شما این است که می توانیم در آن منحصر بفرد باشید پیدا کنید و آنگاه قاطعانه تصمیم بگیرید که در آن حوضه ها خیلی خیلی خوب بشوید .
بطور مرتب و منظم توانایی های منحصر بفرد خود را ارزیابی کنید . چکار بخصوصی است که شما می توانید بهتر از دیگران انجام بدهید ؟ چه کاری است که انجام آن برای شما آسان اما برای دیگران سخت است ؟
شما طوری طراحی شده اید که از کارهایی که می توانید در آن بهترین باشید بیشترین لذت را ببرید . از کدام یک از کارهایی که انجام می دهید بیشتر لذت می برید ؟ همین واقعیت که از بعضی از کارها بیشتر لذت می برید نشان می دهد که در درون خود این آگاهی را دارید که در آن زمینه از دیگران برتر باشید .
یکی از مسئولیت های مهم شما در زندگی این است که تصمیم بگیرید که انجام چه کاری را واقعا دوست دارید و آنگاه تمام عشق و علاقه خود را صرف امجام آن کار به بهترین نحو ممکن کنید . شما نمی توانید تمام کارها را انجام دهید اما می توانید کارهای معدودی را که در آن ها از دیگران برتری دارید انجام دهید .کارهای معدودی که واقعا تحول ایجاد می کند .
11- محدودیت های اصلی خود را فراموش کنید .
تمام افکار خود را روی کاری که دارید انجام می دهید متمرکز کنید . پرتوی های خورشید تا متمرکز نشوند نمی سوزانند .
الکساندر گراهام بل
هر کاری را که بخواهید بکنید همیشه عامل محدود کننده ای وجود دارد که سرعت شما را در انجام کار تعیین می کند . وظیفه شما بررسی کار مورد نظر ، بازشناسی محدودیت یا عامل محدود کننده ای است که در آن کار وجود دارد . سپس باید تمام نیروی خود را صرف تضعبف عامل بازدارنده یا محدود کننده نمایید .
تقریبا در هر کاری ، چه کوچک و چه بزرگ ، عاملی وجود دارد که تعیین کننده سرعت دستیابی به هدف یا به اتمام رساندن آن کار است . در کاری که انجام می دهید این عامل تعیین کننده کدام است ؟ ذهن خود را روی آن متمرکز کنید . این می تواند بهترین روش استفاده از وقت و استعداد هایتان باشد .
این عامل تعیین کننده شاید فردی باشد که شما در کار خود به کمک و یا همفکری او نیاز دارید ، یا امکانات مالی که در کار خود به آن احتیاج دارید یا نقاط ضعفی که در قسمتی از سازمان وجود دارد یا هر چیز دیگری . این عامل هر چه باشد وظیفه همیشگی شما یافتن آن است .
قانون 20/80 در مورد محدودیت های شما در زندگی و کار نیز صادق است . به این معنا که 80% از محدودیت ها یا عواملی که شما را از رسیدن به هدف هایتان باز می دارد عوامل درونی هستند . این عوامل بازدارنده در درون شما هستند ، در ویژگی های شخصیتی ، توانایی ها ، عادت ها ، انضباط فردی و توانایی های بالقوه شما تنها 20% از عوامل محدودیت کننده خارجی هستند و به سازمانی که در آن کار می کنید مربوط می شوند . گاهی برای مشخص کردن آن لازم است تمام مراحل انجام کار را لیست کنید و در هر مرحله را به دقت بررسی نموده و آنگاه عامل بازدارنده پیشرفت خود را مشخص کنید .
انسان های موفق همیشه برای تجزیه و تحلیل عوامل محدود کننده از این پرسش آغاز می کند : چه ویژگی در من وجود دارد که مرا از پیشرفت باز می دارد ؟ این افراد مسئولیت کامل اعمالشان را می پذیرند و برای یافتن علت و نیز راه حل مشکلاتشان به خودشان توجه می کنند و هم علت و هم راه حل را در خودشان می جویند .
وقتی که روز را با هدف از میان برداشتن یک نقطه ضعف اصلی و یا عامل محدود کننده آغاز می کنید سرشار از انرژی و قدرت های فردی خواهید شد . این انگیزه شما را برای ادامه حرکت و یافتن عامل ، به پیش می راند.
12- هر بار یک گام به جلو بردارید .
طی کردن راهی که هزار فرسنگ است با برداشتن یک قدم آغاز می شود .
کنفوسیوس
یکی از مهمترین روش های غلبه بر تنبلی این است که به جای آنکه به کار عظیمی که در برابرتان قرار گرفته فکر کنید ذهن خود را فقط روی همان قسمت از کار که در حال انجام آن هستید متمرکز کنید . به همین روش می توانید هر کار بزرگی را در زندگی به انجام رسانید .
اگر خود را موظف کنید که هر بار فقط تا جایی که می توانید ببینید جلو بروید و آنگاه به اندازه کافی دید پیدا می کنید تا بتوانید باز هم جلوتر بروید . برای انجام یک کار عظیم باید با اطمینان قدم بردارید و اعتماد کامل داشته باشید که گام بعدی شما بزودی برایتان روشن خواهد شد .
برای داشتن یک زندگی یا شغل ایده ال باید هر بار یک کار را بدست گیرید . آن را سریع و خوب انجام دهید و سپس به سراغ کار بعدی بروید .
13- خودتان را تحت فشار بگذارید .
نخستین شرط لازم برای موفقیت این است که نیروی جسمی و ذهنی خود را بطور پیوسته و خستگی ناپذیر بر روی یک مسئله متمرکز کنید .
توماس ادیسون
فقط حدود 2% از مردم می توانند بطور تمام و کمال بدون نظارت کار کنند . به این افراد رهبر می گوییم و شما هم اگر قصد دارید یک رهبر باشید ، کاری که باید بکنید این است که در خود این عادت را ایجاد کنید که خودتان را تحت فشار بگذارید و منتظر نمانید تا شخص دیگری بیاید و این کار را برای شما بکند .
استاندارد هایی که برای کار و رفتار خود تعیین می کنید باید از آنچه دیگران می توانند برای شما تعیین کنند بالاتر باشد . افراد موفق همواره برای بالا بردن کاراییشان خود را تحت فشار قرار می دهند . افراد ناموفق باید نظارت و رهبری شوند و توسط دیگران تحت فشار قرار گیرند .
14- قدرت هاب فردی خود را به حداکثر رسانید .
ماده خام بهره وری و کارایی فردی در نیروی جسمی ، ذهنی و عاطفی شما نهفته است . یکی از مهمترین لوازم خوشبختی و بهره وری فردی حفظ و افزایش مداوم سطح انرژی است واقعیت این است که برای شما ساعات بخصوصی از شبانه روز بهترین زمان انجام کار است .
شما باید این زمان ها را مشخص کنید و مهمترین و دشوارترین کارهایتان را در این ساعت ها انجام دهید . اکثر افراد صبح ها پس از یک خواب خوش شبانه سرحال و پر انرژی هستند . برخی دیگر بعد از ظهرها و تعداد کمی شب ها و یا آخر شب کارایی و خلاقیت بیشتری دارند .
گاهب اوقات بهترین استفاده از وقت این است که استراحت کنید ایم کار انرژیتان را کاملا به شما برمی گرداند و روز بعد خواهید توانست 2 یا 3 برابر کار کنید و کیفیت کارتان هم بسیار بالاتر از این خواهد بود که نخوابید و تا دیر وقت به کار ادامه دهید. هر هفته یک روز کامل کار نکنید . در طول این روز چیزی نخوانید حتی روزنامه . در عوض ورزش کنید یا به انجام هر فعالیتی که می تواند ذهنتان را مجددا شارژ کند بپردازید .
در طوب هفته هر شب زود به رختخواب رفتن ، خواب بیشتر در آخر هفته و هر هفته یک روز کامل استراحت کردن تضمین می کند که شما انرژی بیشتری داشته باشید .
با داشتن یک خوراک سبک و سالم ، ورزش مرتب و استراحت کافی بیشتر ، بهتر و آسانتر از قبل کار می کنید و از کار خود رضایت بیشتری خواهید داشت .
15-خودتان را به فعالیت عادت دهید.
این که در هر لحظه چگونه با خودتان صحبت می کنید نود و پنج درصد احساسات مثبت و منفی شما را شکل می دهد. نحوه برداشت و تعبیر شما از وقایع است که تا حدود ریادی تعیید می کند که این اتفاق ها در شما انگیره و انرژی ایجاد کنند یا موجب تحلیل و تضعیف انرژی و انگیره ها شوند.
میزان عزت نفس شما ، این که چقدر خودتان را دوست دارید و به خودتان احترام می گذارید ، تعیین کننده میزان انگیزه و پشت کار شماست. برای بالا بردن عزت نفس ، باید مداوم باخودتان گفتگوهای مثبت کنید. بسیاری از روانشناسان در پژوهش های خئد به این نتیجه رسیده اند که خوش بینی مهم ترین ویژگی است که با استفاده از آن می توانید خوش بختی و موفقیت شغلی و شخصی خود را افزایش دهید.تفراد خوشبین 3 ویژگی دارند که هر سه را از طریق تمرین کسب کرده اند.
1-اینان که در هر شرایط و موقعیتی به دنبال نکات مثبت هستند.
2-اینان که در هر شکست و مشکلی به دنبال گرفتن درسی با ارزش هستند.
3-اینان برای هر مشکلی به جای ناله و شکایت به دنبال راه حل هستند.
عموما انسان های خوش بین و مثبت به هدف هایشان فکر می کنند و در مورد آن صحبت می کنند.اگر مداوم هدف ها و ایده هایتان را مجسم کنید و در مورد آنها با خود گفتگوهای مثبت داشته باشید ، تمرکز بیشتری بر هدف هاییتان داشته و انرژی و انگیزه بیشتری پیدا می کنید .
16-روش تنبلی سازنده راتمرین کنید.
تفاوت بین افراد کارآمد وافرادی که از کارایی پایینی برخوردارند تاحد زیادی از طریق این که درانجام چه کارهایی تنبلی می کنند قابل تشخیص است. چون به هر حال باید در انجام برخی کارها تنبلی کنید. از همین امروز یاد بگیرید که کارهای کم ارزش را انجام ندهید. برای تعیین کارهایی که باید دراولوییت قرار گیرند باید کارهایی رانیز که در اولوییت نیستند مشخص کنید . کاری که دراولوییت است باید وقت بیشتری صرف آن کنید وآن راسریعتر انجام دهید .درحالی که کاری که نباید در اولوییت قرار گیرد کاری است که باید آن رابعدا”انجام دهید و وقت کمتری هم صرف آن کنید .
قانون:میزان موفقیت شمادراستفاده بهتر از وقت وکنترل زندگی فقط بستگی دارد به این که تاچه حد می توانید از انجام کارهایی که در زندگی شما از اهمیت کمتری برخوردارند دست بردارید.
یکی از پرقدرترین کلمات در مدیریت زمان ” نه ” است.به هر کاری که استفاده بهینه از وقت وزندگی تان نیست ” نه ” بگویید . تنبلی سازنده در واقع تصمیم گیری علقلانه وخردمندانه در مورد این است که دقیقا”چه کارهایی را از این به بعد نباید انجام دهید .
17-اول سخت ترین کار را انجام دهید .
یکی از راههای انجام سریع تر وبیشتر کارها این است که اول از سخت ترین کارها شروع کنید .این همان ” قورباغه ای که باید بخورید.” برای اینکه این عادت رادر خود بوجود آورده وتقویت کنید مراحل زیر را به تر تیب دنبال کنید .
0در پایان روز برای فردا ودر خر هفته آینده لیستی از تمامکارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید.
0 این لیست رابا استفاده از روش الف- ب- پ- ت – ث- وقانون 20/80مرور کنید وتغییرات لازم را درآن بدهید .
0از میان وظایف وکارها ،کار الف – 1 راکه مهمترین کار و وظیفه شماست انتخاب کنید.
0 هر چیزی راکه برای شروع وتمام کردن این کار لازم دارید آماذه کنید .
0 میز کارتان راکاملا” تمیز کنید به طوری که صبح روز بعد فقط همین کار یعنی مهمترین کار ، روی میزتان منتظر انجام دادن باشد .
0 خودتان راموظف کنید هر روز بدون وقفه وتنبلی قبل از پرداختن به هر کار دیگری مهمترین کار را شروع کنید .
0 به مدت 21 روز به همین صورت کار را ادامه دهید. بااین انضباط فردی، شما به معنای واقعی کلمه در کمتر از یک ماه کارایی خود را دوبرابر خواهید کرد .
شروع روز باسخت ترین کار ، یاقسمتی از آن ، یک شروع بسیار خوب وپر انرژی برای شما خواهد بود .این کار باعث می شود که از این به بعد توانایی وکارایی بیشتری داشته باشید.
18-کار رابه قسمت های کوچکتر تقسیم کنید .
از نظر روانی شروع قسمتی از یک کار بزرگ، آسانتر از شروع تمام آن کار است.اغلب اوقات هنگامی که یک قسمت از کاری را شروع می کنید وبه اتمام می رسانید، مشتاق می شوید که قسمت بعدی راشروع کنید وبه همین ترتیب خواهید دید که حتی قبل از آن که خودتان متوجه شوید تمام کار به اتمام رسیده است .انسان به طور ناخودآگاه از تمام کردن یک کار یاپروژه احساس رضایت وخشنودی می کند این احساس تمام کردن به شما انگیزه می دهد که کار جدیدی راشروع کنید تاتمام شدن آن به فعالیت ادامه دهید . تمام شدن کار باعث ترشح آندورفین در مغز می شود که احساس شعف رادر انسان ایجاد می کند .
19-وقت بیشتری ایجاد کنید .
استراتژی ایجاد وقت بیشتر مستلزم آن است که متعهد شوید بایک برنامه زمان بندی شده روی کارها ووظایف بزرگ ومهم تان کار کنید .رمز موفقیت در استفاده از روش ” کار کردن روی یک پروژه در ساعات معین ” این است که برای هر روز از روز قبل برنامه ریزی کنید وبه هر کار یافعالیتی ساعت یا مدت معینی اختصاص دهید .
یکی از بهترین راههای بالابردن کارایی فردی برنامه ریزی زمانبندی شده برای انجام کارهاست .
برای این کار ابتدا جدولی تهیه می شود که در آن زمان ، به روز ، ساعت ودقیقه تقسیم شده است .
هر کاری که باید انجام شود وبراساس طول مدت مورد نیاز برای اتمام آن ونیز زمان مناسب انجام آن در ستون های مربوطه زمانی قرار می گیرد .این نوع برنامه ریزی شما راقادر می کند تابتوانید برای هر کارتان وقت معین وکافی ایجاد کنید. به این ترتیب خواهید توانست هنگام انجام هر کار از تداخل سایر کارها باآن که موجب توقف انجام آن شود جلوگیری کنید وبی وقفه به همان کار بپردازید . برای موفقیت در این برنامه بهتر است که هر دقیقه رابه حساب بیاورید . از زمانی که در مسافرت کاری هستید در طول مسیر ودر هواپیما نهایت استفاده راببرید.
20- سرعت انجام کار راافزایش دهید.
منتظر نمانید . زمانی مناسب تر از اکنون وجد ندارد . از همین نقطه ای که ایستاده اید باهمین ابزار وامکاناتی که در اختیار دارید کار راادامه دهید .
ناپلئون هیل
هنگامی که باحد اکثر توان وبه طور مستمر روی کارهای مهم واصلی کار می کنید ، ذهن شما وارد وضعیتی می شود که آن را ” مد ” می نامند . افراد واقعا” موفق کسانی هستند که می توانند بسیار بیشتر از افراد عادی ذهن را در این وضعیت نگه دارند .
در وضعیت” مد ” که کارایی وبهره وری انسان در بالا ترین حد خود است ، چیزی شبیه معجزه برای ذهن واحساسات اتفاق می افتد . در این وضعیت شما احساس خوشحالی وانرژی فراوان می کنید . کارها بی عیب ونقص انجام می شوند واحساس آرامش زیاد همراه باخرسندی از از کار به فرد دست می دهد . در این وضعیت عملکردتان بسیار بالا، خلاقیت تان بیشتر وکارایی تان بالاتر ، آگاهی وحساسیت تان افزونتر و وقت ، بصیرت وشهودتان باور نکردنی است.
یکی از راههای ایجاد چنین وضعیتی برای ذهن، تقویت ” احساس اضطرار ” است. این احساس تمایل وشوق ذاتی برای انجلم واتمام سریع کار است . این تمایل درونی نوعی بی صبری است که به انسان انگیزه می دهد تا کار راشروع کند وادامه دهد .
با ایجاد احساس اضطرار عمیق ، عمل گرایی را در خود تقویت می کندید. به نظر می رسد که رسیدن به یک موفقیت بزرگ در گرو داشتن سرعت در انجام کار است . برای این منظور باید کار را شروع کنید وباسرعتی یکنواخت ادامه دهید .
هنگامی که اهل عمل می شوید در واقع اصل “اینرسی حرکتی ” رابرای موفقیت فعال می کنید .این اصل می گوید که گر چه در ابتدای حرکت ممکن است انرژی زیادی صرف غلبه بر سکون شود اما پس از شروع حرکت انرژی بسیار کمتری برای ادامه حرکت لازم است . هرچه سریعتر حرکت کنید انرژی بیشتری کسب می کنید ، احساس سودمندی بیشتری می کنید و تجربه واطلاعات بیشتری بدست می آورید وتواناتر وکار آمد تر می شوید. هر چه سریعتر کار کنید ،احساس عزت نفس ، احترام به خود وغرور فردی خود را بالامی برید.
21- هر بار یک کار مهم انجام دهید .
“قورباغه راقورت بده”. تمام برنامه ریزی ها ، اولویت بندی ها وسازمان دهی ها به همین مفهوم ساده وابسته هستند . کارایی وبهره وری فردی بالا بستگی دارد به میزان توانایی شما در انتخاب مهم ترین کار ، شروع آن وتمرکز کامل تا اتمام آن . باتمرکز کامل روی مهمترین کار می توان زمان لازم را برای اتمام آن را تا 50/ یا حتی بیشتر کاهش داد . تخمین زده شده است که تمایل به متوقف کردن کار وشروع مجدد آن می تواند زمان لازم برای تکمیل کار را تا 50/ افزایش دهد .
در واقع هنگامی که مهمترین کارتان راانتخاب می کنید هر کار دیگری اتلاف وقت محسوب می شود زیرا طبق اولویت بندی هایتان هیچ کار یا فعالیتی به اندازه این کار مهم نیست .
باتمرکز کامل روی مهمترین واصلی ترین کار وادامه کار تا پایان 100/ آن در واقع به شخصیت خودتان شکل وقالب تازه ای می بخشید وتبدیل به یک فرد برتر می شوید.
کلید همه این موفقیت هااین است که با ارزش ترین ومهم ترین کاری را که در هر لحظه میتوانید انجام دهید مشخص کنید وآنگاه “قور باغه راقورت بدهید .”
پایان

بیست و یک روش عالی جهت انجام بیشترین کار در کمترین زمان

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ

مخاطبان

خدمات تخصصی