شناخت مهندسی ارزش و برنامه كار آن

ايجاد رويکرد مثبت به مهندسی ارزش

 تاريخچه
مهندسی ارزش ابتدا در زمان جنگ جهانی دوم در امريکا و در کمپانی جنرال الکتريک مطرح گرديد. مشکل اصلی اين کمپانی، کمبود بعضی مواد اوليه جهت توليدات خود بود. آقای لارنس مايلز در مواجهه با اين مشکل تلاش نمود تا راه حل مناسبی بيابد. وی اساس کار خود را بر بررسي کارکردهای توليدات جنرال الکتريک قرارداد، سپس با طی مراحلی سعي کرد جانشين هايی برای مواد اوليه کمياب بيابد. وی اين روش را که متکی بر تحليل کارکرد ها بود مهندسی ارزش ناميد. در دهه 60 اين روش در وزارت دفاع و کليه نهادها و سازمانهای تابعه آن به عنوان يک دستور العمل رعايت می گرديد. در دهه 70 اين روش به ژاپن راه يافت و در آنجا به واسطه تاثير پذيری از روشهای کار گروهی اين کشور تغييرات مختصری در نحوه پياده سازی پيدا کرد و اکنون اين روش (و نه علم) تقريباً در سراسر جهان شناخته شده است و انجمن های مهندسی ارزش در بسياری از کشورهای امريکايی، اروپايی و حتی آسيايی تاسيس شده اند که مهمترين آنها انجمن مهندسی ارزش امريکا می باشد. در آسيا و در همسايگی ما در کشور عربستان سعودی نيز کارهايی در اين زمينه صورت گرفته و متخصصين صاحب نامی در آنجا فعاليت نموده اند…

تعريف مهندسی ارزش
صاحب نظران برای مفهوم مهندسی ارزش تعريف های متعددی ارائه نموده اند که مهمترين آنها به شرح زير هستند:

• کارا ترين روش از نظر هزينه که با اطمينان بتواند يک کارکرد را به انجام برساند و در عين حال کيفيت و ساير انتظارات مشتری را برآورده کند[PM Network ، 2002].
• مهندسی ارزش يک رهيافت سازمان يافته خلاق با هدف تشخيص موثر هزينه های غير ضروری می باشد[Lawrense Miles ، 1989].
• متدولوژی مهندسی ارزش (که مهندسی ارزش، تحليل يا مديريت ارزش نيز ناميده می شود) يک ابزار قدرتمند حل مساله است که در عين بهبود عملکرد و يا نگهداشتن آن در حد معمول هزينه ها را کاهش می دهد [SAVE، 2005].
• مهندسی ارزش يک فرايند ساختار يافته و چند تخصصی می باشد که با تحليل کارکردهای پروژه برای دست يافتن به بهترين ارزش با کمترين هزينه دوره عمر پروژه تلاش می کند [Norton et al، 1995].

در مجموع تعاريفی که برای مهندسی ارزش ارائه شده است عموماً پنج واژه کليدی بکار رفته است که با تعريف آنها ضمن شناخت روش می توان تفاوت مهندسی ارزش را با ساير روشها بهتر درک کرد.

ساختار يافته :
عملکرد مهندسی ارزش در قالب يک فرايند ساختار يافته است که به برنامه کاری مشهور است. اين برنامه يک شروع و يک پايان مشخص دارد و عموماً به هفت بخش تفکيک می شود: جمع آوری اطلاعات، تحليل کارکردها، خلاقيت و گزينه يابی، بسط و توسعه، ارايه گزارش و نظارت بر اجرا. از اين نظر مهندسی ارزش از ساير روشهای مشابه که عموماً غير منسجم هستند متفاوت است. مزايای ساختارمند بودن انجام کارها طبق يک اسلوب معين توسط هر تيم آموزش ديده و عدم اجرای کار بصورت سليقه ای است.
چند تخصصی : مطالعات مهندسی ارزش يک تلاش چند رشته ای است و شامل گردآوری و تشکيل يک گروه از افراد است که با اطمينان بتوان گفت در کنار هم می توانند تمامی زمينه های پروژه را مورد بررسی و بازبينی قراردهند. اين افراد همانند يک گروه با هدايت و رهبری يک تسهيل گر مهندسی ارزش عمل می کنند. وظيفه تسهيل گر هدايت افراد در قالب برنامه کاری مهندسی ارزش است. هر متخصص زمينه های مرتبط با خود را در پروژه بررسی کرده، نظر می دهد. تخصصهای بکار رفته در يک پروژه گوناگون هستند ولی عموماً همپوشانيهايی دارند و تغييرات در يک زمينه ممکن است اثراتی روی زمينه های ديگر پروژه داشته باشد. استفاده از روش مهندسی ارزش (به واسطه ماهيت کار گروهی در آن) موجب می شود اين تاثيرات در حين کار ديده شوند و هر تخصص جداگانه عمل نکند. از سوی ديگر گاهی برخی از ايده های اوليه و نظرهای اصلاحی از سوی کسانی مطرح می شود که در رشته مورد نظر متخصص نيستند. اين نظرها در قالب يک گروه محک می خورند و تبديل به راه حلهای جامعی می گردند. به اين طريق ظرفيتهای فکری پروژه با بکارگيری ايده های مختلف و نگرشهای غير يکسان افزايش می يابد.

تحليل کارکرد :
بخش مهم مهندسی ارزش تحليل کارکردهای پروژه است. اين رويکرد منحصر به اين روش بوده و باعث تمايز مهندسی ارزش از ديگر روشهای بازبينی طرح و کاهش هزينه ها می شود. در اين فرايند ابتدا يک پرسش مطرح می شود: «اين عنصر چه می کند؟» و يا از اين عنصر چه کارکردی مورد انتظار است؟» پاسخ به اين پرسشها باعث شناخت کارکردهای عنصر مورد نظر می شود.
ارزش : در مهندسی ارزش صرفاً هدف کاهش هزينه نيست بلکه هدف جامعتر افزايش ارزش را پيگيری می کند. هزينه يکی ازعوامل موثر بر ارزش يک پروژه است و عوامل ديگری از جمله زمان، کارکرد و کيفيت نيز بر آن تاثيرگذار هستند. دستيابی به ارزش بالا با افزايش کارکردهای پروژه، کاهش هزينه های پروژه، دستيابی توأمان به افزايش کارکرد(و يا کيفيت) و يا کاهش هزينه شکل می گيرد. شايان ذکر است که به طور کلی ارزش دارای هفت نوع است: اخلاقی، قضايی، مذهبی، سياسی، اجتماعی، زيبايی شناسی و اقتصادی[DoD، 1984].
هزينه دوره عمر : نگرش مهندسی ارزش به هزينه ها مقطعی و کوتاه مدت نبوده بلکه اين روش هزينه های دوره عمر پروژه را نيز مورد بررسی قرار می دهد. اين هزينه ها شامل هزينه های دوره ساخت و ارزش حال تمام هزينه های محتمل در حين استفاده از تسهيلات ايجاد شده (نگهداری، تعميرات و بهره برداری) می باشد. از اين رو آنچه در اين روش مطرح می شود ديد واقعی تر از هزينه های پروژه است و ما را به سمت گزينه هايی که در آينده نيز هزينه های کمتری ايجاد می کند سوق می دهد.

زمان اجرا ی مهندسی ارزش
زمان بکارگيری کارگاه مهندسی ارزش بستگی به نوع پروژه مورد نظر دارد. مهندسی ارزش را می توان در مراحل مختلفی از چرخه حيات يک پروژه اعمال نمود. اين مراحل عبارتند از:

• مرحله شناسايی پروژه
• مرحله امکان سنجی
• مرحله توسعه گزينه ها
• مرحله طراحی کلی
• مرحله انتخاب گزينه های و روشهای تدارکات يا ساخت
• مرحله طراحی تفضيلی و طراحی اجزاء
• مرحله پيش از ساخت
• مرحله نگهداری و بهره برداری
• مرحله بازنگری پس از اجرای پروژه

هر مرحله می تواند فرصتهای متفاوتی برای پياده سازی کارگاه مهندسی ارزش در اختيار ما بگذارد ولی هرچه اين کار در مراحل اوليه پروژه صورت پذيرد شانس بزرگتری برای تاثيرگذاری بر پروژه و کنترل اهداف پروژه از طريق بيشينه سازی ارزش پول سرمايه شده و از طريق کنترل بموقع دخيل در پروژه وجود دارد[Hammersley، 2002].
برنامه کار مهندسی ارزشسازماندهی مطالعات و مراحل قبل از شروع کارگاه مهندسی ارزش قبل از شروع فرايندهای اصلی مهندسی ارزش ما نيازمند انجام يکسری اقدامات اوليه بمنظور برگزاری هر چه موفقيت آميزتر کارگاه مهندسی ارزش هستيم. در اين مرحله مجريان مهندسی ارزش با همکاری کارفرما فعاليت های زير را انجام می دهند:

•  بررسی ميزان نياز کارفرما به اجرای مهندسی ارزش
• تکميل پرونده اطلاعات طرح مورد بررسی
• تعيين عوامل ارزش
• تعيين دامنه مطالعات
• تعيين سرپرست، اعضا، تاريخ و مدت لازم برای انجام مهندسی ارزش
• بازديد اعضا تيم در مرحله اجرای طرح[مستوفي و همكاران، 1383]

سازماندهی مطالعات و مراحل کارگاه مهندسی ارزش
همانگونه که در تعريف مهندسی ارزش اشاره شد اين روش دارای برنامه کاری مشخصی است که دنبال کردن آن ضامن موفقيت مطالعات می باشد. اين برنامه دارای مراحل گوناگونی است و متخصصان هر يک آنرا به گونه ای تقسيم می کنند و در حال حاضر متجاوز از ده نوع برنامه کار مهندسی ارزش وجود دارد که البته تمامی آنها دارای مبانی مشترکی می باشند. در جدول 2-1[مير محمد صادقي، 1382] تعدادی از برنامه های کاری مطرح در دنيا آمده است و در ادامه برنامه کاری که دارای هفت مرحله بوده و مطابق آخرين برنامه مصوب انجمن بين المللی مهندسی ارزش می باشئد به اختصار می آيد. اين هفت مرحله عبارتند از:
1 – جمع آوری اطلاعات
2 – تحليل کارکردها
3 – خلاقيت
4 – ارزيابی
5 – بسط و توسعه
6 – ارايه گزارش
7 -مميزی و ارزيابی

برنامه های کاری گوناگون پيشنهاد شده برای اجرای کارگاه مهندسی ارزش

مرحله اطلاعات
آماده سازی افراد تيم مهندسی ارزش و در اختيار داشتن اطلاعات صحيح کليد موفقيت مطالعه مهندسی ارزش است لذا در ابتدا يک سطح پايه از شناخت با جمع آوری اطلاعات در دسترس، پيش از آغاز پروژه ايجاد می شود. اين اطلاعات با توجه به نوع پروژه می تواند متنوع باشد ولی در هر حالت نيازهای مصرف کننده و احتياجات مصرف کننده نهايی، اهداف ويژه پروژه و قيمتهای حال حاضر اقلام مورد مصرف در پروژه بايد جمع آوری شود. همچنين اعضای گروه بايد روی محدوده پروژه به توافق برسند[قوامي فر، 1381]. در اين مرحله تمام مدارک معتبر مانند نقشه ها، مشخصات فنی، برآوردهای هزينه، سقف های بودجه مصوب، راهبردها، هدف های پروژه، برنامه زمانی، قراردادهای منعقد شده و تمام اطلاعاتی که پيش از شروع کارگاه جمع آوری شده است؛ گرد آوری، مرور و طبقه بندی می شود.
يک مدل هزينه که نشان دهنده هزينه تقريبی اجزای عمده طرح است، تنظيم می شود. بايد آين کار براساس دانسته های قبلی افراد گروه انجام شود و سپس با پيش بينی های موجود در اطلاعات جمع آوری شده مقايسه گردد. اقلام عمده هزينه ای، در اين مدل مورد توجه قرار دارد. منظور از اقلام عمده هزينه ای، اقلامی است که مجموعاً حدود80% هزينه های طرح را شامل می شود.
قسمت های دارای بيشترين اختلاف بين برآوردهای قبلی و تخمين گروه مطالعات، که دارای بالاترين پتانسيل صرفه جويی هستند، با کمک مدل هزينه گفته شده در بالا، مشخص می شوند[جبل عاملي و همكاران، 1383].

فهرست کنترلی فعاليت ها
• آيا کارکردهای ضروری، اصلی و ساير کارکردهای مورد نظر کارفرما، تعيين شده اند؟
• آيا خواسته ها و نيازهای عوامل ذي نفع شناسايی شده اند؟
• آيا داده ها و اطلاعات طرح اوليه مرتبط با محدوده مطالعه مهندسی ارزش،گرد آوری شده است؟
• آيا اطلاعات موجود و تمام مشخصات فنی طرح مورد بررسی قرار گرفته اند؟
• آيا به چگونگی ارتباط موضوع مطالعات با ساير قسمتها و اجزای پروژه، توجه شده است؟
• آيا پيشينه عملکرد مصالح و اقلام پيشنهادی، بررسی گرديده است؟
• آيا معيارهای ارزيابی و اولويت نسبی آنها، با توجه به خواسته ها و نيازهای کارفرما و ساير عوامل ذی نفع، تعيين شده است؟
• آيا مدل های داده ای با توجه به محدوده مطالعات تعيين شده اند؟
• آيا مشخصات فنی موجود، هدف های مورد نظر را برآورده می سازد؟
• آيا تمام مشخصات موجود ضروری هستند؟
• آيا تمام مفروضات ارايه شده واقع بينانه هستند؟
• آيا تغيير در برخی( يا تمام) مشخصات، منجر به سهولت طراحی و ساخت می شود؟
• آيا تمام مشخصات عملکردی مورد نظر ضرورت هستند؟
• آيا مشحصات فنی از سوی طراح يا برنامه ريز، به درستی تعريف شده اند؟
• آيا قوانين، مقررات، سياست ها، فرآيندها و آيين نامه های مربوط در طرح موجود رعايت گرديده اند؟
• آيا در طرح موجود(اوليه)، به مصالح و مواد اوليه پرهزينه، خاص و کمياب، نياز است؟
• چه گزينه هايی برای مصالح و مواد اوليه در نظر گرفته شده بود و چرا رد شدند؟
• آيا مصالح و مواد اوليه، نيازمند حمل و نقل خاص هستند؟
• آيا هيچ يک از مصالح پيشنهادی، وضعيت انحصاری دارند؟
• نوع و ترتيب و دوره زمانی نگهداری مصالح، ماشين آلات و تجهيزات، چگونه است؟
• آيا تمام داده های مرتبط گرد آوری شده اند؟
• آيا با توجه به داده ها ی جديد، تصحيح محدوده مطالعات، ضرورت دارد؟[جبل عاملي و همكاران، 1383]

مرحله تحليل کارکرد
در اين مرحله کل محصول و اجزای تشکيل دهنده آن به منظور تعيين کارکردها و کاربردهای آنها مورد مطالعه قرار می گيرد. تحليل کارکرد شامل روشهايی برای تعريف و تعيين ساختار کارکردها می باشد که انجام اين عمل پايه هايی جهت تحليل کميتی ارزش می گردد. در اين مرحله کارکردها فقط با استفاده از دو کلمه يکی فعل و ديگری اسم توصيف می شوند، زيرا توصيفهای طولانی موجب دور شدن از هدف و محدوديت اعمال روشهای خلاق می گردد. پس از تعيين کارکردها، هزينه های بر آورد شده به کارکردها تخصيص می يابد. مجموعه کارها با هدف حذف جزييات زايد و حداقل رسيدن تاثيرات هيجانی و نگرش منطقی بر جريان باشد[جبل عاملي و همكاران، 1383، صفحه 268] و [مطهري، 1380].

فهرست کنترلی فعاليتها
• در مرحله تحليل کارکردها لازم است پاسخ پرسش های زير، روشن شود:
• آيا تمام کارکردهای مرتبط با محدوده مطالعه مهندسی ارزش تعريف شده اند؟
• آيا کارکردهای تعريف شده دسته بندی شده اند؟
• آيا مدلهای لازم( سلسله مراتبی، منطقی يا FAST ) برای کارکردها تهيه شده است؟
• آيا به هر کارکرد هزينه مربوطه تخصيص داده شده است؟
• آيا در صورت ضرورت تخصيص ديگر منابع به کارکردها، برای تعيين شاخص ارزش، اقدامی صورت گرفته است؟
• آيا برای هر کارکرد بها تعيين شده است؟
• آيا با توجه به نيازهای کارفرما و …کارکردهای ضروری فراتر نرفته است؟
• آيا کارکردهای غير ضروری در طرح وجود دارد؟
• آيا شيوه بهتری برای تحقق کارکردها موجود است؟
• آيا امکان حذف هيچ يک از کارکردها و جود دارد؟
• آيا امکان حذف کل پروژه وجود دارد؟
• آيا امکان تحقق کارکرد بدون اجرای پروژه وجود دارد؟
• آيا تمام کارکردهای پر هزينه، غير ضروری و نيز دارای شاخص ارزش اندک، شناسايی شده اند؟
• آيا امکان بهبود به حدی است که ادامه مهندسی ارزش را توجيه نمايد؟
• آيا مناسب ترين کارکردها برای بهبود انتخاب شده اند؟[جبل عاملي و همكاران، 1383].

مرحله خلاقيت
در اين مرحله بر روی هر کارکردی که در مرحله تحليل کارکرد نياز به تقويت آن احساس می شود فعاليت صورت می گيرد[مير محمد صادقي، 1382] و از طريق توفان افکار اعضای تيم مهندسی ارزش وادار می شوند که به گونه ای خلاق بر روی اهداف و کارکردها تمرکز نموده و راههايی را پيشنهاد دهند که کارکردهای موجود در پروژه به طريق بهتری به انجام برسند[مستوفي و همكاران، 1383].

فهرست کنترلی فعاليت ها
در مرحله خلاقيت بايد اقدامات مقتضی برای پاسخ به سئوالهای زير انجام شود:
• آيا برای ارائه ايده های نو، زمينه و شرايط و ترغيب فراهم شده است؟
• آيا تمام اعضای گروه، در جلسات خلاقيت حضور فعال داشته اند؟
• آيا تمام ايده ها ثبت شده اند؟
• آيا پيشنهادهای متعددی ارايه شده است؟
• آيا ارايه پيشنهاد، فارغ از محدوديتهای ناشی از مشخصات فنی و الزام های متداول بوده است؟
• آيا برای هر يک از کارکردهای پايه، يک کاربرگ مرحله خلاقيت تکميل شده است؟
• آيا بر جلسات گروهی توفان افکار قواعد زير حاکم بوده است؟
• ممنوعيت هرگونه انتقاد از پيشنهادهای ارايه شده.
• تلاش برای افزايش شمار پيشنهادها.
• تلاش برای تلفيق و بهبود پيشنهادها.
• آيا تدابير لازم برای غربال و ارزيابی پيشنهادها در مراحل بعدی انديشيده شده است؟
• آيا تحقق کامل تمام کارکردهای پايه پروژه، در مرحله خلاقيت مورد بررسی قرار گرفته است؟[ جبل عاملي و همكاران، 1383]
مرحله ارزيابی
مرحله ارزيابی کمک می کند تا 1) بعضی از ايده های مرحله قبل را که قابل استفاده نيستند حذف کنيم. 2) ايده های پالايش شده را در گروههايی طبقه بندی کنيم. 3) آنها را ارزيابی کنيم و 4) بهترين ها را انتخاب کنيم. دو قدم نخست باعث می شوند ارزيابی نظرات باقيمانده با تمرکز بيشتر بر جزئيات و با سرعت مناسب انجام شود. بيشترين وقت گروه صرف انجام مرحله سوم می شود و طی آن بحثهای فراوانی به لحاظ مفهومی و اجرايی شکل می گيرد و بر اساس معيارهای مصوب نظرات باقيمانده تاييد و يا رد می شوند و نهايتاً در گام چهارم گروه تصميم می گيرد که کداميک از نظرهای ارزيابی شده بيشترين ارزش را در اجرا بدنبال خواهد داشت. با پايان اين مرحله گروه تسلط لازم را روی مفاهيم و ديدگاهها برای انجام مراحل بعدی بدست آورده است[ قوامي فر، 1381].

فهرست کنترلی فعاليت ها
• آيا تمام ايده ها مرور شده اند؟
• آيا بررسی دقيقی روی چگونگی تحقق نيازهای کارکردی و الزام های فيزيکی هر يک از ايده ها صورت گرفته است؟
• آيا می توان به منظور بهينه سازی عملکرد و هزينه ها گزينه ها، گزينه ها را ساده سازی نمود؟
• آيا معيارهای ارزيابی به وضوح مشخص شده اند؟
• آيا معيارهای ارزيابی در برگيرنده مواردی چون ارزش های زيبا شناختی، زيست محيطی، فرهنگی و منابع هستند؟
• آيا در معيارهای ارزيابی عملکرد، نگهداری، هزينه های ساخت و هزينه های دوره عمر، مورد توجه قرار گرفته اند؟
• آيا برای يکايک گزينه ها، با توجه به ارزش ها، مزايا و هزينه ها وزن مناسب در نظر گرفته شده است؟
• آيا از ميان پيشنهادها و گزينه ها، حداقل سه مورد به عنوان بهترين پيشنهاد يا گزينه انتخاب شده است؟[ جبل عاملي و همكاران، 1383]

بسط و توسعه
راهکارها و گزينه هايی که در مرحله ارزيابی به عنوان راه حلهای عملی برای مسئله مورد توجه قرار گرفته اند در اين مرحله مورد بررسی قرار می گيرند و قابل ارائه به کارفرما می گردند[مستوفي و همكاران، 1383]. در اين مرحله تمام آثار هزينه ای، کيفی و زمانی اجرای ايده ها بر طرح اوليه، بررسی و اعلام می گردد. برای اين کار می توان از متخصصان خارج از گروه نيز استفاده نمود و نقاط قوت و ضعف هر يک از گزينه ها و همچنين بخشهايی که نياز به مطالعه و بررسی دارند، تعيين می گردد[ جبل عاملي و همكاران، 1383].
فهرست کنترلی فعاليت ها
• آيا تخمين هزينه های دوره بهره برداری انجام شده است؟
• آيا گزينه های انتخابی، پاسخگوی نيازهای کارفرما و بهره بردار هستند؟
• آيا تمام داده ها و اطلاعات پشتيبان، موجود است؟
• آيا الزامات و نيازمنديهای عملکردی در نظر گرفته شده است؟
• آيا نيازها و الزام های نگهداری در نظر گرفته شده اند؟
• آيا بهترين پيشنهادها يا گزينه ها بطورکامل توصيف و تشريح گرديده اند؟
• آيا گزينه ها و پيشنهادها از سوی متخصصين بررسی شده اند؟
• آيا تمام راه حلهای ممکن در نظر گرفته شده اند؟
• آيا مواد اوليه و مصالح موجود در محل مورد توجه قرار گرفته اند؟
• آيا مقادير و هزينه های مورد استفاده در محاسبات مجدداًَ بررسی شده اند؟
• آيا خالص صرفه جويی ها محاسبه شده اند؟
• آيا مناسب ترين گزينه انتخاب شده است؟
• آيا گزينه های ديگری نيز برای پيشنهاد وجود دارد؟
• آيا پيشنهاد ارايه شده تمام واقعيت ها را بطور شفاف، مختصر، محکم و مستدل بيان می کند؟
• آيا گزينه ها از جنبه آثار زيست محيطی مورد توجه و بررسی قرار گرفته اند؟
• آيا از مشاوره متخصصان درون و برون سازمانی بهره کافی برده شده است؟
• آيا از هزينه و زمان مورد نياز برای طراحی مجدد و بررسی تاثير متقابل پيشنهاد ها در نظر گرفته شده است؟.[ جبل عاملي و همكاران، 1383]
ارائه
در اين مرحله نتايج مراحل قبل بصورت گزارش کامل که خلاصه کار گروه مهندسی ارزش می باشد به تصميم گيرندگان ارائه می گردد. در اين گزارش سرفصلهای اصلی که توسط مهندسی ارزش مورد مطالعه قرار گرفته مشخص می شود. در هر سر فصل گزينه های مختلف که از فيلتر مراحل قبل عبور کرده مشخص می شود. هزينه های اوليه بر مبنای هزينه های صرفه جويی شده در هر قسمت مشخص می گردند. پس از آن گزارشی حاوی گزينه توصيه شده کارگاه مهندسی ارزش در اختيار کارفرما و طراح گذاشته می شود و لازم به ذکر است که مرحله محاسبه هزينه ها بايد هزينه های مربوط به طراحی مجدد در بعضی از قسمت ها مد نظر قرار گيرد پس از انجام گزينه ها توسط تصميم گيرندگان گزينه های نهايی برای اجرا مشخص می گردد و گروه مهندسی ارزش خود را که شامل ميزان صرفه جويی های حاصله، توصيه ها و روشهای اجرايی مختلف را جهت اجرا ابلاغ می نمايد[مطهري، 1380].
يک گزارش نهايی شامل موارد زير می باشد[جبل عاملي و همكاران، 1383]:
• معرفی گروه
• خلاصه اقدامهای گروه
• تشريح پروژه (هدف ها و محدوده کار)
• پيشنهادهای گروه مهندسی ارزش

فهرست کنترلی فعاليت ها
• آيا لزوم تغيير در طرح به وضوح شناسايی و توجيه شده است؟
• آيا در ارايه پيشنهاد تغيير، اختصار رعايت شده است؟
• آيا گزارش شامل تمام موارد مرتبط و وابسته است؟
• آيا ميزان صرفه جويی ها در گزارش، محاسبه و ارايه شده است؟
• آيا خلاصه گزارش مطالعات مهندسی ارزش، کامل و صحيح است؟
• آيا پيشنهادها، هزينه ها و صرفه جويی های مندرج در گزارش مورد بررسی مجدد قرار گرفته اند؟
• آيا برای پرسش هايی که احتمالاً مطرح خواهد شد، پاسخ مستدلی، پيش بينی شده است؟
• آيا وسايل کمک آموزشی (تخته سياه، پروژکتور و مانند آن) در ارايه پيشنهاد موثر است؟
• آيا برنامه اجرايی فعاليت های لازم، برای انجام پيشنهاد ها تهيه شده است؟
• آيا نقشه ها و شکل های پيش و پس از تغييرها آماده شده است؟
• آيا پيشنهادهای تغيير به مناسب ترين و موثر ترين مقام مسئول يا تصميم گير ارايه می شود؟
• آيا پيشنهادهای تهيه شده، تمام زمينه هايی را که ممکن است تحت تاثير قرار گيرند، مورد توجه قرار داده است؟
• آيا اطلاعات ارايه شده، برا ی تصميم گيری کافی است؟ [جبل عاملي و همكاران، 1383]

فعاليتهای تکميلی
پس از ارايه پيشنهادها و تصويب برخی از آنها، رهبر و شماری از اعضای، برای راهنمايی ها و ارايه توضيحات (در صورت لزوم) ارتباط خود را با کارفرما و مشاور پروژه، حفظ می کنند. اين ارتباط موجب افزايش احتمال پياده سازی پيشنهادها در طرح می شود که نتيجه آن ايجاد رويکرد مثبت به مهندسی ارزش، در آينده خواهد شد[جبل عاملي و همكاران، 1383].
اين فعاليت ها شامل موارد زير می باشد:
• جمعبندی و تدوين گزارش نهايی
• ارسال نتايج کارگاه به اعضای تيم
• تشکيل جلسه جهت تبادل نظر پيرامون نتايج کارگاه
• انجام اصلاحات در گزارش نهايی
• ارائه نهايی به مراجع ذيصلاح
• پيگيری جهت ابلاغ نتايج برای اجرا
• فراهم نمودن زمينه و تمهيدات لازم به منظور برگزاری کارگاه مهندسی ارزش در مرحله بعدی پروژه
• بررسی و مميزی نمودن نتايج حاصل از اجرای پيشنهادات کارگاه در حين اجرا [مستوفي و همكاران، 1383]