چکیده : سازگاری با فنآوریهای نوین و در اختیار گرفتن سهم بیشتری از بازارهای داخلی و خارجی از طریق بهبود کیفیت در محصولات و خدمات را می توان از مهمترین اهداف، ضروریات و الزامات فعلی سازمانها برشمرد . حال در اینجا این سوال مطرح می شود که آیا نظام آموزشی سازمان در پشتیبانی از اهداف برشمرده نقشی دارد ؟و همواره در این جهت حرکت می کند ؟
اگر پاسخ مثبت است آیا می توان فرايندهاي آن را سرعت بخشید و ارتقا داد؟
و اگرپاسخ منفی است و چرخه آموزش چابکی وکیفیت خود را از دست داده چه نوع اقدامات اصلاحي می بایست انجام پذیرد؟ مولف، در این مقاله پاسخ سوالات مذکور را در موضوع ظرفیت سازی آموزشی جستجو می نماید.
کلید واژه ها : ظرفیت سازی ، ارزشیابی ، نظام آموزشی
مقدمه
در دهه گذشته سازمانها بر اثر ظهور فنآوریهای نوین، تحولات بازار و رویکردهای جدید مدیریتی، با تغییرات عمده ای نظیر دانش محور شدن و نيز آغشتگي به فناوريهاي نوين روبرو گرديده اندكه اهداف و فرايندهای کاری آنها را تحت تاثير قرار داده و متحول نموده است.
اين دگرگونيها می تواند تاثیرات دو سویه ای را بر جای گذارد. بدین ترتیب که در صورت تشخيص فرصتها و
بهره برداری درست از پتانسیل های موجود، مسير پيشرفت علمی و تکنولوژیکی سازمان هموار می گردد و از سوي ديگر در صورت ناشناخته ماندن نارسائيها و ضعفهاي گذشته، نظام آموزش در وضعيتي قرار خواهد گرفت كه فاصله آن با ساير واحدهاي سازماني افزايش يافته و چالشهاي جدي ايجاد خواهد گردید.
اگرچه در سالیان اخیر به موجب رویکردهای جدید مدیریتی، وضعیت آموزش تا حدودی بهبود پیدا نموده است
ولی وجود نارسائیهاي ساختاري، ضعفهای ارتباطي،كمبود تجهیزات و بخصوص عدم بکارگیری نیروی متخصص موجب گردیده تا مسائل دست به گريبان آموزش بيش از پيش افزايش یافته و عملكرد آن را نامطلوب جلوه دهد. انديشيدن درباره تجارب گذشته و برنامه های در پیش رو، لزوم توجه جدی به بازنگری در سياستهای آموزشی و تغییر دیدگا ه ها نسبت به آموزش را ایجاب می نماید. محصول اين تفکر، کیفی سازی و ارتقاي ظرفيتهای آموزشی سازمان خواهد بود.
ظرفیت سازی به چه معناست؟
مولف ظرفیت سازی را ايجاد یک راه و روش نظامگرا و برنامه ریزی شده برای دگرگون کردن باورها، نگرشها، ساختار و برنامه های آموزشی تعریف می نماید که به موجب آن سازمان را قادر می سازد تا با آهنگ گیج کننده تغییرات محیطی سازش بهتری پیدا نماید.
بر مبنای این تعریف، ظرفیت سازی نمی تواند يك جريان موقت وكوتاه مدت باشد، بلكه باید آن را برنامه‌اي مداوم براي بهبود اثربخشي آموزش دانست که وظیفه اصلی آن متحول نمودن رفتار و عملکرد سازمانی افراد می باشد.
چرا ظرفیت سازی الزامی است ؟
سالها حضور و تجربه مدیریتی اینجانب در عرصه آموزش حکایت از آن دارد که سازمانها در گذشته واحدهای آموزشی را صرفاً بعنوان نهادي ستادی که ساز وکارهای آن بر اساس نیازهای اعلام شده از جانب کارکنان
تنظيم و اجرايي مي‌شده است تعریف می نمودند. بدیهی است که در این حالت بروز تضادهای متعدد در فرايند وكيفيت آموزش امري محتمل و قابل پیش بینی بود.
ولی در سالهاي اخير افزایش چشمگیر نیروهای متخصص، پيچيدگي فناوري، دگرگوني سريع بازار و بسياري از عوامل ديگر ضمن افزایش تقاضا براي آموزش، موجب شکل گیری تعاریف جدیدی از آن گردیده است كه بر اساس آن واحدهای آموزشی موظف خواهند شد تا خود را با این تغییرات هماهنگ ساخته و آن را در اهداف و برنامه‌هاي خویش اعمال نمایند. وجود اين شرايط و نیاز به تناسب اهداف آموزشی با استراتژیهای سازمانی، لزوم ایجاد دگرگونیهای عمده ای را در نظام آموزش ایجاب می نماید.
تمرکز برایجاد قابلیتهای آموزشی از طریق افزایش ظرفیتها و بهبود مستمرکیفیت آموزش جهت پاسخگویی سریع و موثر به نیازهای سازمان، از جمله دگرگونیهای قابل پیش بینی و گریز ناپذیر می باشد. البته لازمه کار آن است که مدیران آموزش با طرح سوالات کلیدی، شواهدي عرضه نمایندكه مبین انطباق کامل نظام آموزش با برنامه راهبردی سازمان باشد. از جمله اینکه:
– هدفهاي نظام آموزشي چيست؟
– كاركردها و وظايف آن كدامند؟
– هر یک از آنها دارای چه درجه ای از اهميتي می باشند؟
– آيا سازمان داراي ظرفيت و پتانسيل لازم جهت برنامه ريزي و اجراي آموزشهای مورد نیاز مي باشد؟
– آيا قضاوت در مورد كيفيت آموزش به يكي از نهادهاي معتبر درونی یا بيروني سپرده شده است؟
– و آیا راهکاری برای بهره گیری از توصيه های علمی آنها موجود است؟
در کنار مسائل برشمرده، عوامل دیگری در ضرورت ظرفیت سازی دخالت دارند كه مهمترين آنها عبارتند:
– تغييرات گسترده و روزافزون اجتماعي ، اقتصادي، سياسي و…..؛
– عدم چابکی و چالاکی موثر و رضايت‌بخش نظام آموزش سازمان؛
– دگرگوني و افزايش خواسته‌ها و نيازهاي بازار مشتريان؛
– اصلاح كارگروهي و بين گروهي؛
– اصلاح ارتباطات و بهبود مهارتهاي مدیریتی؛
– افزايش دانش شخصي و سازماني؛
– كوشش براي اصلاح فرهنگ آموزشی سازمان.
چگونه ظرفیت سازی کنیم؟
مي‌توان دو مرحله کلی براي ظرفیت سازی متصور بود. مرحله اول، «علت‌يابي» و مرحله دوم« ابداعات».
پیش فرضهای اصلی مراحل مورد اشاره شامل: تشخيص(علت يابي)، طراحی و اجرای برنامه عملياتي، بكارگيري مداخله كننده‌ها، ارزشيابي و بازخورد (ابداعات)مي باشند. روش کار به این شکل خواهد بود:
1- علت يابي: شناسايي مشكل و تعیین اینکه مربوط به كداميك از زمينه‌هاي چهارگانه ساختاری، برنامه‌ريزي، اجرایی و یا نظارتی می باشد.
2- جمع آوری اطلاعات: با بهره گیری از روش‌هاي مناسب نظیر پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده، اطلاعات مورد نياز جمع‌آوري می گردد.
3- تحلیل و طبقه بندی: بر اساس نتایج بدست آمده، دليل يا دلايل ایجاد مشکل مشخص می گردد.
4- طرح ریزی: متناسب با نوع مشکل و پتانسیل موجود، برنامه و روش های آموزشی مناسب، طراحی و انتخاب می گردد.
5- ابداعات: با ارزيابي دقيق از برآیند کار ازآن بعنوان یک فرصت برای توسعه ظرفیتهای آموزشی استفاده می گردد.
پیش نیاز اصلی مراحل یاد شده، باور و حمايت سازمان در ضرورت انجام این کار مي باشد.كه البته اين خود به احساس نياز به نوآوري از يك سو و احساس نارسايي وكاستي در فعاليت‌ها از سوي ديگر بستگی دارد. با توجه
به اینکه عنصر اصلي،كاركنان هستند و اين خواست سازمان می باشد كه آموزش تغييرات لازم را در آنها ايجاد كند، لذا مدیران آموزش بايد از بازخوردهای ایجاد شده در اجرای مراحل بالا نهایت استفاده را بعمل آورده و از آن در توسعه ظرفیتها بهره برداری نمایند.
به زعم مولف، در سالیان اخیر اغلب سازمانهای ایرانی در مرحله گذار از سه گام اولیه و ورود به گامهای چهارم و پنجم می باشند. اما نکته اینجاست كه به موازات این گذار، آيا سازمان از نظر ساختار و نيروي‌انساني، از پتانسیل لازم براي ظرفیت سازی و عرضه خدمات پشتيباني آن برخوردار می باشد؟ بی ترديد پاسخ اين سوال چندان مثبت نيست. چراکه نه تنها ساختار مناسب هنوز مستقر نشده بلكه حتي باور پذیری و اشاعه فرهنگ ظرفیت سازی نیز هنوز در مراحل آغازين است. توجه به مفروضات ذیل به آمادگی سازمان جهت ورود به مراحل اصلی ظرفيت‌سازي، خواهد افزود:
– ظرفیت سازی براساس نيازهاي واقعي سازمان انجام پذیرد نه بر اساس سلایق و بخشنامه‌هاي اداري؛
– انتظارات از آن واقع‌بينانه باشد؛
– منابع مالی و كالبدي مورد نياز، در حد امكان قابل دسترسي باشد؛
– قبل از شروع، سازمان به ضرورت ظرفیت سازی پي برده و آمادگي خود را براي حمايت از آن اعلام كند؛
– مديريت، از آغاز طراحي تا استقرار آن در فرايندهاي مربوط شركت داشته باشد؛
– بر قوتها و جنبه‌هاي مثبت نظام آموزش تاكيد گردد نه اينكه فقط نارسائيها و كمبودها بزرگ نمايي گردد؛
– به منظور ارج نهادن به افرادی كه این فرایند را طی می کنند، ساز و كار تحسين عملكرد بر قرار شود؛
– امكان انجام ارزيابي بيروني نيز فراهم گردد؛
– يك نهاد علمي غير وابسته به سازمان، در انجام ارزيابي دروني و بيروني همکاری داشته باشد.
ظرفیت سازی تحقق چه اهدافی را میسر می سازد ؟
براي ظرفیت سازی مي توان اهداف زير را بعنوان خطوط اصلي كار مطرح نمود:
– ارتقای کیفی دانش و توسعه مهارتهاي مورد نياز كاركنان در لایه های مختلف سازمان؛
– ايجاد فضای اعتماد متقابل بين نظام آموزشي و سطوح گوناگون سازمان؛
– افزایش انگيزه در كاركنان جهت حضور موثر دربرنامه‌هاي آموزشي؛
– تقویت روحيه همكاري، تشريك مساعي و كارگروهي در سازمان؛
– فراهم آوردن زمينه‌هاي مطلوب براي بروز خلاقيت، نوآوري و ابتكار در سطح سازمان؛
– ايجاد زمينه براي شناخت بهتر پتانسیل ها و موانع احتمالي موجود و تدارک موثر برای مواجهه با آن.
برای اینکه اهداف برشمرده شده با موفقیت حاصل گردند توجه به دو نکته ضروری است:
– ظرفیت سازی بايد از سطوح بالاي مديريت شروع و به تدریج همه سازمان را در بر بگيرد.
– بهبود اثر بخشی آموزش و هماهنگ سازی سازمان با تغییرات مستمر فنآوری، بعنوان راهبرد اصلي، تعیین شوند.
نتيجه‌گيري
شايد براي بسياري از مدیران، مقوله آموزش و اثر بخشی آن تكراري به نظر آيد. زيرا در سالهای اخير آن قدر مطلب در این زمينه مطرح شده است كه شايد حتي برخي بگويند «راه پيداست، كافي است در اين راه قدم گذاشت» اما معتقدم، که راه های افزايش اثربخشی آموزش آن هم در شرايطي كه تكنولوژيها و فناوريها روز به روز پيچيده‌تر مي شوند چندان هم شناخته شده نيست. شايد به عنوان اولين حكم، بايد گفت علت اصلي مبهم بودن راههای سنجش اثر بخشی، پایین بودن ظرفیت های آموزشی و شفاف نبودن ساختارها است، اين ابهام، عامل بازدارنده‌‌اي در شناخت و بكارگيري تدابير مربوط به مقوله اثر بخشی است.
تاکید مقاله حاضر آن است كه مديران در ایجاد و توسعه ظرفیتهای آموزشی و شناسایی فرصتها مبدع باشند و همواره در این راه جسارت بخرج دهند. البته تحقق این مهم منوط به آن است که:
1-سازمان، سياست تعريف شده اي براي آموزش مورد انتظار خودداشته باشد؛
2- كليه مديران و کارکنان تصوير روشني از آموزش مورد انتظار خود داشته باشند؛
3- زنجيره بازخورد بگونه اي منظم در برنامه ها برقرار گردد؛
4- وظايف و كاركردهاي مهم درظرفیت سازی به روشني طراحي و به مجريان آموزش تفهيم شود؛
5- و هزينه‌هاي لازم براي پيشبرد برنامه ها تامين و به موقع در اختيار قرار گيرد.
پيامد این کار، همگون سازي آموزش، برخورداري از باور و فرهنگ مشترك در سراسر سازمان و ایجاد تغييرات بنيادي در وظايف واحدهاي آموزشي خواهد بود. يعني وظايف آنان، به جاي آموزش صرف (آنچه كه در حال حاضر رايج است)، به پيگيري آخرين دستاوردهاي علمي و ایفای نقش در ترسيم آينده مطلوب علمي سازمان تغيير مي يابد. اين تغيير موجب بهبود كلي وضعيت آموزش در سطح سازمان و باز اندیشی در اهداف و نيازهاي آن خواهد گرديد.
