مدل بومی مستندسازی تجربیات در صنعت نفت ایران

نویسنده: روح الله تولّایی

ارائه مدل بومی مستندسازی تجربیات خبرگان در صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران- چکیده: به منظور جمع آوری، مستندسازی، توزیع و استفاده موثر از تجربه های سازمانی در صنعت نفت که در ذهن مدیران و کارشناسان خبره و یا به صورت پراکنده وجود دارد، نیاز به نظام و مدل مناسب ضروری می باشد. در همین راستا در این مقاله، مدل بومی مستندسازی تجربیات خبرگان برای صنعت نفت با روش کمی و پیمایشی و با رویکرد کاربردی ارائه شده است. به منظور تایید اعتبار، این مدل به صورت آزمایشی برای مستندسازی تجربیات 45 نفر از مدیران ارشد صنعت نفت توسط موسسه مطالعات بین المللی انرژی انجام شده و با استفاده از نتایج و دستاوردهای آن اصلاحات لازم در مدل اعمال شده است. در نتیجه این مدل شامل پنج مرحله اصلی می باشد که عبارتند از: 1- مرحله شناخت،2- مرحله آموزش، 3- مرحله اکتساب دانش، 4- مرحله ویرایش دانش، و 5- طراحی بانک دانش و بسته سازی الکترونیکی از دانش.  اجرا و تکمیل این طرح در تمامی بخش های صنعت نفت، می تواند به عنوان گنجینه دانشی ارزش آفرین برای نظام مقدس جمهوری اسلامی ایفای نقش نماید و در همین زمینه صنعت نفت می تواند به عنوان صنعت داخلی پیشرو در زمینه مدیریت دانش الگوی مناسبی برای دیگر سازمان ها باشد.
کلیدواژه ها: مدیریت دانش، مستندسازی تجربیات، دانش،  صنعت نفت.

مقدمه:
جوامع انسانی تاکنون دو دوره اقتصادی را پشت سر گذاشته‌اند که در اولین دوره، اقتصادبشر مبتنی بر کشاورزی بوده است. در این دوره که می‌توان آن را عصر کشاورزی نام نهاد، نیروهای کار شامل کشاورزان بودند که منابع و سرمایه‌های اصلی آنان زمین بود. در این دوره اقتصادی، محل تولید کشتزارها و زمین‌های کشاورزی بودند و عمده محصولات را محصولات کشاورزی شکل می‌دادند. در عصر کشاورزی “فرد توانگر” به کسی اطلاق می‌شد که زمین‌های وسیع تری را داشته باشد.

ضرورت و اهمیت تحقیق:
یک رخداد مدیریتی، از ظهور ایده و دلایل بروز آن، بررسی جوانب مختلف مسأله و واقعیت‌های محیطی و سازمانی، مفروضات، فهم‌ها، پرسش‌ها، و نهایتاً تصمیم‌ها و بررسی اثرات اجرای آن، نه‌تنها نیازمند ثبت به‌عنوان یک واقعه‌ی تاریخی است، بلکه تحلیل صحیح این رویداد با همه‌ی زوایای آن می‌تواند راهگشای مدیران فردا باشد. از سوی دیگر توسعه‌ی مرهون ارتقای سطح مدیریت است و کوتاه‌ترین راه آن ارتقای دانش و توانایی‌های مدیران، یادگیری از تجربیات مفید و ارزنده و حتی آموختن از اشتباهات دیگر مدیران است. با در نظر گرفتن این موضوع که ایجاد مستندسازی و انتقال تجربیات یکی از عوامل اساسی در یادگیری سازمانی محسوب می‌شود، لازم است تا از تجربیات و دانش های نهفته (ضمنی) و آشکار(صریح) افراد و سازمان ها به شیوه مناسبی بهره‌برداری شود.
منابع انسانی به دلیل محدودیت ظرفیت ضمیر خودآگاه قادر به حفظ و یادآوری تمامی مطالب به طور فی‌البداهه و کامل نیستند، همچنین عقیده اندیشمندان بر آن است که از این پس در عصر دانش بنیان هر فرد نباید تجربیات و اطلاعات خود را ملک شخصی خود بداند و به عنوان سرقفلی و سرمایه حرفه و کار خود قرار دهد. (الهی، 1379) از این رو مستندسازی روش ها، فنون و آموخته‌های انسان ها، راهکارهای مطمئن در انتقال تجربیات فردی و اجتماعی به دیگران است، تا جایی که سازمان های پیشتاز برای بهبود عملکرد کسب و کار، در حال گذر از دوران انباشت دانش فردی کارکنان به سوی دوران نگهداری دانش برای منفعت جمعی می‌باشند، زیرا در بسیاری از مواقع حفظ نظام یافته سوابق و تجربیات ارزشمند و انتقال صحیح آن به افراد در ابعاد وسیع اقتصادی و صنعتی می‌تواند مزیت های بسیاری نظیر کاهش زمان، جلوگیری از تکرار آزمون های پیشین و گاهی اوقات مخرب، ممانعت از هزینه‌های سخت افزاری و نرم افزاری برای دستیابی به یک تجربه و یا واقعه را به همراه داشته باشد. (میر سعیدی، 1377)
تجربه‌های مدیران و نخبگان در صنعت نفت به عنوان سرمایه های فکری متعلق به این صنعت محسوب می‌شود که با مستندسازی در گذر زمان افزایش پیدا می‌کند، در غیر اینصورت درگذر حوادث از بین خواهد رفت.
به طور کلی مهم‌ترین منافع و فواید مستندسازی تجربیات در موارد زیر خلاصه می‌شود.
1. ایجاد هم افزایی سازمانی به دلیل بهره‌برداری سایر افراد از تجربه‌های به دست آمده،
2. افزایش مجموعه تجربه‌ها و یادگیری از تجربه‌های دیگران،
3. ایجاد احساس و چشم انداز مشترک به دلیل مستندسازی و انتقال تجربه‌ها (Thompson, 1997)،
4. ثبت تاریخی، تحلیلی و عملی تجربیات، موفقیت‌ها و شکست ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین کننده سازمان و فراهم شدن زمینه مرور و ارزیابی آنها،
5.فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش، و آموزش فرهنگ سازمان به نسل‌های بعدی کارکنان و مدیران (مردانی و نظرزاده، 1388، ص490)،
6. ایجاد و گسترش بینش، دانش، توان و خلاقیت در بین مدیران و کارکنان،
7. ایجاد تحول سازمان از طریق انتقال مجموعه تجربه ها،
8.افزایش بهره وری سازمانی از طریق توجه به مستندسازی معیارهای مربوط به کارایی، اثربخشی و اجرای آنها (Denton, 1994)،
9. تسهیل گردش اطلاعات و تجربه‌های دیگران،
10. به وجود آمدن بستر مناسب مبادلة تجربه‌ها و اندیشه‌ها از طریق تیمهای یادگیرنده (Mabey, 1995).
اولین قدم در فرایند مستندسازی تجربه‌های خود و دیگران، شناخت نوع و ماهیت تجربه و سپس ثبت آن است. قدم دوم ارزیابی ضمن عمل و پس از عمل و کسب تجربه و سپس ثبت آن است. قدم دوم ارزیابی ضمن عمل و پس از عمل و کسب تجربه به طور ذهنی و سپس ارزیابی مجدد پس از ثبت و مستندسازی است. قدم سوم انتشار و در اختیار قراردادن تجربه‌های به دست آمده به دیگران است. البته دیگران نیز به این ترتیب قادر به ارزیابی تجربه‌ خواهند بود. همچنین یکی از شیوه‌های ایجاد نظریه‌پردازی مدیریت بومی و اقتضایی، بهره‌برداری از تجربه‌های بومی ایجاد شده با توجه به شرایط فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و اقلیمی است که از طریق نظام مستندسازی تجربه‌ها قابل حصول است. به طور خلاصه مستندسازی تجربه‌های خبرگان از جمله در صنعت نفت و استفاده مؤثر از آنها نیازمند مدل و ساختار مناسب می‌باشد که به منظور تدوین ساختار و فرایندهای مستندسازی تجربه‌ها از رویکردهای مختلفی بهره‌گیری شده است.

پیشینه تحقیق:
برای شناخت موضوعات و پدیده ها، علاوه بر بررسی های میدانی و شناخت وضعیت موجود آنها، می توان از پیشینه تحقیقاتی و مطالعاتی، اسناد و مدارک و سوابق در زمینه آن موضوع یا پدیده، بهره برداری کرد. ( الهی و دیگران، 1384، ص 27) در چند سال اخیر اقدامات نظری و عملی گوناگونی در سطح کشور در خصوص مستند سازی تجربیات مدیران صورت گرفته است که از جمله این کارهای می توان به چاپ کتاب “تجربیات مدیریتی” توسط وزارت نیرو در سال 1384 و “کتاب ملی تجربیات مدیران ایران” توسط شرکت گسترش ارتباطات کارآفرین در سال 1386 اشاره کرد. همچنین در آبان ماه 1386، به منظور انتقال منظم تجربیات موجود به مدیران جوان، نخستین همایش ملی تبیین و توسعه تجربیات مدیران و سازمان های کشور برگزار گردید. همچنین پژوهشگاه صنعت نفت مستندسازی تجربیات مدیران طرح های خود را در سال 1387 آغاز کرده و هم اکنون در حال انجام می باشد.
در مجموع عمده پروژه های مطالعاتی انجام شده در این حوزه عبارتند از:
1. پروژه مستندسازی تجربیات مدیران در مؤسسه تحقیقات و آموزش مدیریت وزارت نیرو،
2. مطالعه ابعاد پروژه طراحی و استقرار مدیریت دانش و اطلاعات در تعدادی از برق‌های منطقه‌ای (فارس، هرمزگان، کرمان و مازندران) توسط معاونت منابع انسانی و بهبود بهره‌وری شرکت مادر تخصصی توانیر (با همکاری معاونت‌های منابع انسانی شرکت‌های برق منطقه‌ای) ،
3. پروژه مستندسازی تجربیات مدیران و کارشناسان خبره شرکت ملی گاز ایران توسط موسسه مطالعات بین المللی انرژی،
4. پروژه مستندسازی تجربیات مدیران در شرکت ملی صنایع پتروشیمی،
5.پروژه سیستم جامع مدیریت دانش در شرکت پژوهش و فناوری پتروشیمی،
6. طرح جامع مدیریت دانش و سیستم جامع تبادل دانش در وزارت راه و ترابری (معاونت آموزش، تحقیقات و فناوری) ،
7.طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروشیمی رازی،
8. پروژه مستندسازی تجربیات مدیران در شرکت توسعه منابع آب و نیروی ایران، و… (پژوهشگاه نیرو، 1387)
تمام این تلاش ها بیان گر آن است که سازمان های ایرانی نیز متوجه اهمیت نقش تجربه مدیران در رشد و بهبود عملکرد سازمان شده اند و در این راستا اقدامات لازم را شروع کرده اند.

مفهوم تجربه و مستندسازی
با وجود مطرح شدن جامعه اطلاعاتی و دانشی ازسال 1990 در الگوی رشد اقتصاد جهانی، امروزه دانش مهمترین سرمایه جانشین سرمایه فیزیکی و مالی است. در این اقتصاد محصولات و سازمان ها بر اساس دانش متولد می شوند، به حیات ادامه می دهند و تکامل می یابند. در این میان موفق ترین سازمان ها آنهایی هستند که از این دارایی های ناملموس به نحو بهتر و سریع تر استفاده می کنند. در جامعه دانشی که ما در آن زندگی می کنیم منبع اساسی اقتصاد دیگر سرمایه، منابع طبیعی و یا کار نیست، بلکه دانش است. سازمان ها معمولاً دانش صریح خود را با استفاده از فناوری اطلاعات “IT” ذخیره می کنند، اما بیشتر دانش افراد در ذهن آن ها و در همکاری های گروهی که انجام می دهند ذخیره می شود، لذا یک راه اولیه برای کسب دانش، تجربه است.
براساس تعریفی، تجربه عبارت از بیان مشاهدات، تجزیه و تحلیل، اندازه‌گیری، ثبت، مقایسه، تمثیل، طبقه‌بندی و تعریف فعل و انفعالات پدیده‌ها است. در تئوری پردازی، روابط بین حقایق از راه تجربه کشف و تعیین می‌شود. (داوری، 1378) بر طبق تعریف دیگری تجربه عبارت است از تأثیرگذاری بر قضاوت و احساس از طریق هر نوع حادثه یا رویداد، خواه فرد شاهد آن باشد، خواه در آن مشارکت کند، تأثیرپذیری شخصی و مستقیم در برابر هم و توصیف مطلبی یا موضوعی، آشنایی شخصی، لذت یا رنج واقعی. (Shak, 2002) همچنین داونپورت و پروساک ، در کتاب “مدیریت دانش” چنین بیان می‌دارند که: تجربیات به کارها و رویدادهای گذشته باز می‌گردد و از آنجا که واژه‌های Experience و Expert از یک فعل لاتین به معنای به بوته آزمایش گذاشتن ریشه گرفته‌اند، تجربه و تخصص را می‌توان دو واژه مرتبط به یکدیگر دانست. بنابراین مجرب و متخصص به کسانی اطلاق می‌شود که در زمینه‌ای خاص آموخته‌اند در عمل آزموده و آبدیده شده‌اند. به باور آنان یکی از فواید اصلی و اولیه تجربه، ایجاد تصویری تاریخی در ذهن است. به کمک این تصویر می‌توان شرایط و اتفاقات جدید را مشاهده و درک کرد، دانش ناشی از تجربه نقش یا نقوشی آشنا در فرد به وجود می‌آورد که با استفاده از آنها می‌توان بین آنچه که اکنون در حال شکل گرفتن است و آنچه که قبلاً اتفاق افتاده، ارتباط برقرار کرد (دانپورت، 1379، ص26).
رویکرد مدیریت دانش در مستندسازی تجربیات خبرگان
خروجی های مستند سازی تجربیات خبرگان

اهداف تحقیق:
هدف اصلی از انجام تحقیق حاضر مستندسازی تجربیات مدیریتی و فنی مدیران و کارشناسان خبره صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران در حداکثر بازه زمانی کاری آن ها می باشد.
همچنین اهداف فرعی تحقیق حاضر عبارتند از:
سئوالات تحقیق:
سئوال اصلی: بر اساس چه مدل و فرایندی می توان دانش های مدیریتی و فنی خبرگان صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران را مستند نمود؟
همچنین سئوالات فرعی تحقیق عبارتند از:

روش تحقیق:
این مقاله با هدف آشنایی با مبانی و ضرورت های مستندسازی تجربیات مدیران و کارهای اجرا شده در صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران در این حوزه انجام شده است که درنهایت به ارائه یک مدل ترکیبی و بومی مستند سازی تجربیات مدیران برای صنعت نفت می پردازد.
لذا نوع پژوهش حاضر توسعه ای-کاربردی است، چرا که در این  پژوهش علاوه بر جنبه آگاهی بخشی و علمی، جنبه کاربردی برای صنعت نفت داشته است، به طوری که هدف از این پژوهش ارائه مدل بومی مستندسازی تجربیات خبرگان صنعت نفت می باشد. به این ترتیب سعی شده است تا نتیجه نهایی این تحقیق، جنبه کاملاً کاربردی داشته باشد.
همچنین روش انجام این پژوهش کمی و پیمایشی می باشد و به منظور جمع آوری اطلاعات از روش های مطالعات کتابخانه ای و بررسی اسنادی و مصاحبه نیمه ساختار یافته استفاده شده است. روش تجزیه و تحلیل اطلاعات انجام مصاحبه های شناختی با خبرگان می باشد و ابزار گردآوری اطلاعات در این تحقیق فیش برداری می باشد.
متدولوژی اکتساب دانش در این تحقیق بر اساس متدهای معتبر اکتساب دانش انسان محور(HDKA ) می باشد. پس از بررسی تکنیک های رایج برای اکتساب دانش با متد انسان محور، از جمله تکنیک های پروتکل-آنالیز ، تکنیک پروتکل-جنریشن ، تکنیک طبقه بندی، تکنیک های دیاگرام محور و… در موسسه مطالعات بین المللی انرژی با همکاری مشاورین خبره، یک تکنیک ترکیبی و بومی را برای اکتساب دانش خبرگان صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران طراحی نموده است. به منظور تایید اعتبار، این مدل در یک طرح آزمایشی  برای مستندسازی تجربیات 45 نفر از مدیران ارشد صنعت نفت که پس از سال ها تجربه در صنعت نفت، گنجینه هایی از تجربه و دانش نهان فنی و مدیریتی برای این صنعت محسوب می شوند، توسط موسسه مطالعات بین المللی انرژی انجام شده و با استفاده از نتایج و دستاوردهای آن اصلاحات لازم در مدل اعمال شده است.

نتایج تحقیق:
با عنایت به سابقه پویای 100 سالگی صنعت نفت به عنوان نبض اصلی اقتصاد و صنعت در میهن اسلامی ایران و وجود دانش ها، تجربیات و نوآوری های بیشمار به خصوص در نزد مدیران و کارشناسان ارشد این صنعت، و به منظور حفظ، نگهداری و اشاعه ی این گنجینه گران بها، مدل بومی مستندسازی تجربیات خبرگان صنعت نفت در موسسه مطالعات بین المللی انرژی طراحی شده که مراحل آن به شرح زیر می باشد:
1- مرحله شناخت
این مرحله اولین بخش روش ترکیبی موسسه مطالعات بین المللی انرژی می‌باشد که طی آن مقدمات کسب دانش از خبرگان فراهم می‌گردد. این مرحله به جهت شکل‌دهی پایه‌های بانک دانش، و نیز شکل‌گیری ذهنیت مشترک بین متخصصین مدیریت دانش، خبرگان مورد مطالعه و مدیران سازمان حائز اهمیت است.
زیر بخش‌های این مرحله به شرح ذیل می‌باشد:
1-1- تشکیل تیم راهبری مدیریت دانش (KMT )
نظر به اینکه تمامی فعالیت‌های استخراج دانش بایستی به تأیید مدیریت طرح برسد و نیز برای شکل‌گیری تعامل سازنده بین سه بخش «متخصصین مدیریت دانش»، «خبرگان» و «مدیران و ذینفعان سازمان»، این تیم با حضور نماینده یا نمایندگان این سه بخش شکل می‌گیرد و نظارت بر روند کلی طرح و راهبری کلان آن و تصمیم سازی در مراحل مهم و حساس پروژه را بر عهده دارد.
1-2- شکل‌دهی بانک اطلاعاتی خبرگان و صاحبنظران
در ابتدای طرح، بانک اطلاعاتی کاملی از خبرگان مورد مطالعه، که در بردارنده شاخص‌های دانشی این افراد براساس پرسشنامه‌های استاندارد سطح دانشی شخصی (PKQ ) است، طراحی و پیاده‌سازی می‌گردد. (پیوست شماره 1)
1-3- شناخت و مدل سازی حوزه های دانشی صنعت نفت
براساس بررسی مستندات سازمانی، انجام مصاحبه های شناخت با برخی از مدیران و کارشناسان صنعت و برگزاری جلسات مشترک بین منتخب خبرگان و مدیران سازمانی با متخصصین مدیریت دانش، حوزه های دانشی صنعت نفت بر اساس متدولوژی ترسیم نقشه دانشی مدل سازی می شود و با شناسایی کلاس‌ها و فیلدهای دانشی و نیز سطوح دانشی (KL )، درخت مفهومی  حوزه های دانشی صنعت نفت ترسیم می گردد  و در تیم مدیریت دانش (KMT) تصویب می‌شود. این کلاس‌های دانشی و سطوح دانشی در مرحله تعیین سؤالات مصاحبه ها و کدگذاری دانش ها اهمیت ویژه ای دارند. پس از انجام طرح پایلوت در موسسه مطالعات بین المللی انرژی؛ درخت مفهومی حوزه های دانشی صنعت نفت با بیش از 160 عنوان فیلد دانشی ترسیم گردید که در پیوست شماره 3 ترسیم شده است.
1-4- طراحی پرسشنامه‌های ساختار یافته و نیمه ساختار یافته در حوزه ‌های مختلف دانشی
بر اساس پرسش‌های کلیدی سازمانی و نیز مباحثات متخصصین مدیریت دانش و مدیران صنعت (با روش های طوفان مغزی و دلفی) پرسشنامه‌های ساختار یافته و نیمه ساختار یافته در حوزه ‌های مختلف دانشی (با توجه به فرصت‌های مصاحبه در مرحله استخراج دانش) طراحی و برای تصویب به تیم مدیریت دانش (KMT) ارایه می‌شود.
1-5- برنامه زمان‌بندی پرسشگری و تخصیص خبرگان  به کلاس‌های دانشی
برنامه زمان‌بندی پرسشگری در انتهای این مرحله تصویب و خبرگان بر اساس اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی خبرگان صنعت نفت، به حوزه ها و کلاس‌های دانشی تخصیص داده می‌شوند. در این مرحله باید توجه داشت که در برخی موارد امکان دارد یک خبره در دو یا چند کلاس دانشی مورد پرسشگری قرار گیرد که بنابراین در هر کلاس یک کد مجزا به او اختصاص خواهد گرفت.

2-آموزش
این مرحله پس از شکل گیری نتایج مرحله شناخت، به عنوان فرصتی برای آماده‌سازی تیم‌های اجرایی مصاحبه‌ها و نیز توجیه اولیه خبرگان مورد مطالعه انجام می‌شود. بخش‌های این مرحله بدین ترتیب است:
2-1- تبیین اهمیت اجرای طرح در باور خبرگان مورد مطالعه
این فعالیت به منظور به یقین رساندن باور خبرگان نسبت به اهمیت اجرای پروژه و نقش تاثیرگذار و گرانقدر آن ها در پروژه انجام می گیرد. این مرحله با برگزاری کارگاه های آموزشی و جلسات هم اندیشی با خبرگان با روش‌های مبتنی بر «تسهیم دانش » آموزه‌های ضمنی و نسبتاً فراموش شده خبرگان باز تولید می‌شود و اصطلاحاً به سطح رسانی دانش‌های ضمنی  یا گرم کردن دانشی   شکل می‌گیرد. همچنین در این جلسات فرم‌های استاندارد «یادآوری دانشی» در اختیار افراد قرار می‌گیرد تا پیش از جلسات مصاحبه آمادگی مناسب‌تری به وجود آید.
2-2-آموزش مصاحبه کنندگان و ویرایش کنندگان دانش
به صورت هم زمان با جلسات هم‌اندیشی، مصاحبه‌کنندگان (که بخشی شامل اعضای تیم مشاوران و بخشی شامل چند نفر از پرسنل صنعت نفت شرکت کننده در مصاحبه‌ها هستند) و نیز ویرایش کنندگان دانش برای مورد مطالعاتی صنعت نفت آموزش داده می‌شوند و مدل سازی حوزه های دانشی صنعت نفت برای آنها تشریح می گردد.

3-مرحله اکتساب دانش
این مرحله مهم‌ترین بخش پروژه محسوب می‌گردد و تمامی فرآیندهای انجام شده در مراحل قبل باعث کیفیت بسیار بهتر اجرای این مرحله می‌باشد. این مرحله شامل کسب دانش از مدیران صنعت نفت است و شامل بخش‌های ذیل می‌باشد. وقت اختصاص داده شده به هر مدیر به طور میانگین 3 جلسه دو ساعته می‌باشد.
3-1- برقراری ارتباط
در این بخش براساس بانک‌های اطلاعاتی شکل‌گرفته و تعامل‌های به وجود آمده در مراحل قبل با خبرگان مورد مطالعه، برقراری ارتباط می‌شود، و سؤالات به همراه توضیحات مختصری ارسال می‌شود.
3-2- انجام مصاحبه و پیاده سازی
اجرای فرایندهای مصاحبه با هریک از خبرگان بر اساس درخت دانشی شناخته شده در مرحله شناخت با اهداف مشخص صورت می پذیرد. در این بخش پرسشگران به صورت تیم‌های 3 الی 4 نفره (شامل حداقل یک نفر از صاحبنظران صنعت نفت به انتخاب KMT ) به پرسشگری می‌پردازند. در جلسات مصاحبه هر یک از خبرگان با توجه به کلاس یا کلاس های دانشی تخصصی ایشان پرسشگری هایی در اولویت های دانشی مشخص شده برای هر یک از کلاس های دانشی صورا می پذیرد. در جلسات مصاحبه، هر یک از خبرگان بر اساس تکنیک های مصاحبه مانند دیاگرام ، نردبانی ، تیچ بک  و… به سئوالات مربوط به خود پاسخ می دهند.
در هر پرسشگری، با طرح پاسخ‌های دیگر خبرگان، چالش‌هایی ایجاد می‌شود و روش هایی برای حداکثرسازی کسب دانش پیش‌بینی شده است. پاسخ های خبرگان در هر جلسه به صورت فایل صوتی ضبط و ذخیره می شود و پس از پایان هر جلسه به مکتوب نمودن فایل صوتی پرداخته می شود و سپس متن مکتوب توسط کارشناسان مدیریت دانش ویرایش ادبی و فنی می شود. همچنین بعد از هر جلسه تیم متخصصین مدیریت دانش با بررسی نکات مصاحبه، نقاط فراق دانشی خبره و سئوالات باقی مانده را برای جلسه بعدی مصاحبه مشخص می نمایند و فیلدهای دانشی مورد نظر برای جلسه بعد مورد بازنگری قرار گرفته و تدوین می گردد. طبق تجربه زمان مناسب برای فاصله بین جلسات مصاحبه در حدود 7 روز می باشد.
3-3- دسته بندی در فرم‌های استاندارد گزاره دانشی
پس از انجام مصاحبه ها‌، متن های ویرایش شده جلسات در فرم‌های خاصی که برای کددهی مناسب است، توسط کارشناسان مدیریت دانش قرار می‌گیرند. در این مرحله ‌مطالب مرتبط با هر موضوع و عنوان دانشی واحد از جلسات مصاحبه مختلف، ذیل یکدیگر و در قالب “جدول گزاره دانشی” قرار داده می شوند. (پیوست شماره 2)

4- مرحله ویرایش دانش 
در انتهای این مرحله، دانش‌های استخراج شده در قالب بسته دانشی  قابلیت وارد شدن به پایگاه‌های دانش  را پیدا می‌کند. مرحله ویرایش دانش شامل دو بخش زیر است:
4-1-کددهی دانش‌ها (تهیه دفترچه دانشی اولیه)
تمامی مصاحبه‌های مرحله قبل که در فرم‌های مخصوص پیاده‌سازی شده‌اند، شامل ده‌ها آموزه گوناگون دانشی می‌باشند. در این مرحله کارشناسان مدیریت دانش به همراه تعدادی از صاحبنظران صنعت نفت (برای تأیید کلاسه‌بندی ها)، با روش تحلیل محتوای متون مصاحبه ها؛ آموزه‌ها را جداسازی، کددهی و به فیلدهای دانشی مشخصی ارجاع دهی می نمایند و بدین ترتیب بسته های دانشی خبرگان شکل می گیرد. به این ترتیب هر بسته دانشی در این مرحله شامل عنوان دانش، متن دانش، فیلدهای دانشی و سئوالات باقی مانده جهت غنی سازی دانش می باشد.
4-2- ویرایش دفترچه های اولیه توسط مدیران (تهیه دفترچه دانشی نهایی)
در این مرحله دفترچه های دانشی اولیه هرکدام از خبرگان به خود آن ها بازگردانده می شود تا ویرایش محتوایی و غنی سازی دانش ها را انجام دهند و به سئوالات باقیمانده به صورت مکتوب پاسخ دهند. سپس اصلاحات مد نظر در دفترچه های دانشی اعمال و دفترچه دانشی نهایی سازی می شود. در این مرحله تمامی دفترچه های نهایی تهیه شده بایستی توسط ناظر طرح ممیزی و از نظر ویرایشی اصلاح گردند. مجموعه بسته های دانشی  بدین ترتیب از مجموع مصاحبه‌ها صدها آموزه، با کد کلاس دانشی، سطح دانشی و کد خبره تعریف می‌شود.
4-3- قالب‌دهی دانش‌ها
در این بخش دانش‌های گوناگون با توجه به کدهای استانداردی که توسط تیم نرم افزاری تهیه و به تصویب KMT  رسیده است، تخصیص و قالب‌دهی می‌شوند و برای ورود به سیستم نرم افزار بانک دانشی آماده می‌شوند.

5- طراحی بانک دانش و بسته‌سازی الکترونیکی از دانش
تا این مرحله دانش‌های به دست آمده به صورت انبوهی از متون کاغذی، با کدهای بسیار متنوع و نیز شاخص‌های سطح و کلاس می‌باشند. بدون تردید استفاده از این مجموعه عظیم بدون بهره‌گیری از فناوری اطلاعات (IT ) غیر ممکن است. بنابراین در این مرحله ضمن طراحی و پیاده‌سازی یک بانک اطلاعاتی منظم(که عملاً شامل مدول‌هایی از سیستم نرم افزار بانک دانش طراحی شده می‌باشد)، اطلاعات درون سیستم وارد شده و گزارش‌گیری می‌شود. این مرحله شامل مراحل ذیل می باشد:
5-1- طراحی و پیاده‌سازی سیستم
سیستم نرم افزار بانک دانشی براساس RFP تهیه شده در مرحله شناخت طراحی و پیاده سازی می گردد. مراحل طراحی این سیستم اطلاعاتی شامل شناخت، طراحی معماری سیستم، طراحی بانک اطلاعاتی، کدگذاری سیستم، مستندسازی و تست، می باشد.
5-2- ورود اطلاعات و بسته‌سازی الکترونیکی از دانش
در این مرحله تمامی اطلاعات مرحله قبل وارد سیستم نرم افزاری می‌شود و سیستم به صورت اتوماتیک با تشخیص تمامی ارتباط ها، انواع گزارش‌های مورد نیاز کاربران را خواهد داد. در پایان این مرحله تمامی گزارش‌های دانشی مورد نظر تیم مدیریت دانش (KMT) توسط خود سیستم به راحتی استخراج، بسته‌بندی و تولید می‌شود و امکان انواع جستجو و بازیابی دانش ها و حتی کسب نظرات پیرامون آن و نمره دهی به دانش ها توسط کاربران وجود دارد. با توجه به اینکه این سیستم نرم افزاری قابلیت افزایش نامحدود تعداد دانش ها و مستندات مربوط به آن و حتی افزایش نامحدود خبره را دارا می باشد می تواند بستر مناسبی برای ایجاد بانک جامع دانش های تمام کارکنان سازمان باشد. همچنین این بانک دانشی می تواند بسته های دانشی را بر اساس نرم افزار طراحی شده در این مرحله قابلیت نصب بر روی شبکه اینترانت داخلی و یا شبکه جهانی اینترنت را خواهد داشت.
در مجموع مدل ترکیبی اکتساب دانش موسسه مطالعات بین المللی انرژی در صنعت نفت را می توان به صورت زیر ترسیم نمود:
شکل شماره (2): مدل ترکیبی اکتساب دانش موسسه مطالعات بین المللی انرژی

جمع بندی و پیشنهادات:
امروزه علی رغم این که از پیدایش مفاهیم مدیریت دانش در سازمان ها در حدود دو دهه می گذرد، تنها چند سالی است که این مسائل در ایران و اکثراً هم در جوامع دانشگاهی و سمینار ها مطرح می شو ند. به همین دلیل مباحث مدیریت دانش در ایران اغلب هنوز جنبه تئوریک دار ند و در مورد روش های پیاده سازی و کاربردی کردن آن در سازمان ها، کار های کمتری صورت گرفته است. از طرفی صنعت نفت به عنوان نبض اصلی اقتصاد و صنعت در ایران نیز به این مسئله پی برده است که دانش ناملموس و سرمایه های فکری صنعت نفت در ذهن افراد و کارشناسان این صنعت پنهان است و با خروج این افراد از سازمان (به دلیل بازنشستگی، انتقال، تعدیل و…) عملاً این دانش نیز از سازمان خارج می‌شود. در چنین شرایطی سیستم‌های مدیریت دانش، با هدف تأثیرگذاری بر شناسایی، خلق، ذخیره‌سازی، بازیابی، تسهیم و به کارگیری دانش مورد نیاز در سازمان بایستی پیاده سازی و اجرا شوند.
بنابراین با توجه به اهمیتی که دانش های ضمنی و سرمایه های فکری برای صنعت دارد و ظهور اصلی آن در تجربیات ارزنده مدیران و کارشناسان خبره صنعت نفت می باشد، مستندسازی تجربیات یکی از ابزارهایی است که صنعت نفت را قادر می سازد تا در مواجهه با مشکلات مشابه، اقدامات موثرتری را اتخاذ کرده، از تکرار اشتباهات گذشته مصون مانده و با سرعت بیشتری به سمت اهداف سازمانی حرکت کند و بدین ترتیب به مزیت رقابتی پایداری دست پیدا کند.
در این مقاله تلاش شد تا به بررسی و مطالعه چگونگی مستندسازی تجربیات خبرگان در صنعت نفت پرداخته شود و تکنیک ترکیبی اکتساب دانش موسسه مطالعات بین المللی انرژی در صنعت نفت ارائه گردد. با عنایت به نتایج به دست آمده پس از پیاده سازی سیستم نرم افزاری و بانک دانشی مدیران صنعت نفت و استقبال گسترده دیگر مدیران و کارشناسان این صنعت از بانک دانشی طراحی شده، افق بسیار روشنی برای صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران به عنوان صنعت پیشرو در پیاده سازی سیستم های مدیریت دانش و حفظ و تسهیم حافظه سازمانی به وجود آمده است. در همین راستا به منظور دستیابی به دیگر اهداف مدیریت دانش در صنعت نفت موارد زیر پیشنهاد می گردد:
1- در وزارت نفت کمیته ای تحت عنوان “کمیته دانایی” شامل خبرگان صنعت نفت شکل بگیرد و مسئولیت هدایت و راهبری بانک دانشی طراحی شده را انجام دهد و راهکارهایی جهت تکمیل و نهادینه سازی آن در صنعت نفت را اتخاذ نماید.
2-فعالیت های طرح مستندسازی تجربیات به صورت تحلیل و غنی سازی دانش ها در صنعت نفت تداوم یابد.
3- ایجاد رویه جاری مستندسازی تجربیات خبرگان در آستانه بازنشستگی به صورت دائمی و ایجاد عوامل انگیزشی.
4- تعیین مسیر حرکت مدیریت دانش(KM road map) در صنعت نفت جمهوری اسلامی ایران تدوین گردد.
5- تعیین پایلوت های طرح های جامع مدیریت دانش در شرکت های تابعه وزارت نفت و اجرای طرح ها.
6- تدوین نظام جامع مدیریت د انش صنعت نفت کشور.

منابع و مآخذ:
1. ادوارد سالیز و گری جونز (1387) ، “مدیریت دانش در سازمان های آموزشی”، ترجمه محمدرضا آهنچیان و رضوان حسین قلی زاده، تهران: پژوهشگاه مطالعات آموزش و پرورش.
2. الهی، شعبان و دیگران (1384)، طراحی ساختار نظام مستندسازی تجربیات سازمانی مدیران، فصلنامه مدرس علوم انسانی، ویژه نامه مدیریت پاییز 1384، صص 23-52.
3. انتهایی، علیرضا (1387) ، “مدیریت دانش: چالش نو در سازمان ها”، فصلنامه کتاب 73: صص 37-68.
4. پژوهشگاه نیرو (1387) ، “لزوم پیاده سازی سیستم مدیریت دانش در صنعت برق” ، پایگاه اطلاع رسانی خدمات مهندسی و صنایع برق و آب.
5. جعفری مقدم، سعید (1383) ، “مستند سازی تجربیات مدیران: از دیدگاه مدیریت دانش” ، کرج: موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت وزارت نیرو.
6. داوری، احمد (1378)، “مستندسازی تجربیات مشارکت داخل در ساخت نیروگاه ها”، مدیریت و توسعه، دوره: 1، شماره : 1، تابستان1378، ص. 6 تـا 12.
7. دانپورت، تامس اچ. و پروساک (1379) ، “مدیریت دانش”، ترجمه حسین رحمان سرشت، تهران: نشر ساپکو.
8. شهرداری مشهد(1387) ، “دانش ضمنی” ، گاهنامه معاونت برنامه ریزی و مدیریت توسعه و پژوهش شهرداری مشهد، مهرماه 1387.
9مردانی، امیرحسین و نظرزاده، محسن (1388) ، “مستندسازی تجربه ها: ضرورتی برای خلق سازمانی دانش مدار در کتابخانه ها”، مجموعه مقالات همایش مدیریت دانش: پیوندها و برهم کنش ها، تهران: کتابدار.
10. موسوی، فاطمه سادات (1387) ، “مستند سازی تجربیات مدیران: ابزاری برای حفظ و انتقال دانش سازمانی”، خبرنامه مرکز ایده پردازان جوان موسسه بنیان دانش پژوهان، شماره 1 ، مرداد ماه 1387.
11.میرسعیدی، مهدی (1377)، “مستندسازی تجربیات”، پیام پتروشیمی، شماره 43.

12.    Beijerse R.U., (1999), “Questions in knowledge management defining & conceptualizing an phenomenon”, journal of knowledge management, Vol. 3, No. 2.
13.    Denton K., (1994), “Designing in customer sat is faction”, International Management, January, Feb., 1994.
14.    Katz D., Kahn R.L., (1966), “The social psychology of organizations”, New York: John Wiley.
15.    Lock E.A., Lathman G.P.L, (1984), “Goal setting: A motivational that works”, Englewood Cliffs, New Jersey
16.    Mabey I., (1995), “Managing learning building a self directed work team”, Rutledge.
17.    Marakas, G. (1999), “Decision Support System in the twenty-first Century”, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, NJ.
18.    Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1995), “The Knowledge Creating Company”, Oxford University Press, Oxford.
19.    Shak (2002), “4 entries found for experience”, http://dictionary.reference.com/search? g=experience.
20.    State R., (1989), “Organizational leaning the kay to management innovation”, Sloan Management Review.
21.    Thompson J., (1997), “Lead with vision”, ITP.
22.    Turban, E. (2002), “Information Technology for Management”, John Willey.

منبع: فصلنامه علمی-پژوهشی مدیریت و منابع انسانی در صنعت نفت؛ شماره 5
تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات علمی مدیریت  www.SYSTEM.parsiblog.com