مدیریت تحول

گردآوری: مهدی یاراحمدی خراسانی

تحول اداري ومديريت تحول

امروزه در عصر ارتباطات و انفجار اطلاعات، ادارات و سازمانهاي كارآمد، نياز به بهبود، توسعه و گسترش عمليات اجرايي دارند و تغيير و تحولات سريع محيطي، تحول و بهبود را در موقعيت هاي مختلف اجتناب ناپذيركرده است.

درعصر حاضر سازمانهاي پويا براي انجام وظايف خود با مسائل بسياري مواجهند و به تناسب نوع كار، روشهاي اجرايي خاصي را درجهت دستيابي به اهداف خود طراحي و اجرا مي كنند كه باتوجه به تحولات مختلف درزمينه هاي اجتماعي ـ اقتصادي ـ فرهنگي و… يكي از شرايط اساسي درتحقق اهداف و موفقيت دركار به روز نگه داشتن روشهاي انجام كار و بهينه كردن آنهاست.

درحقيقت سازمانها به عنوان سيستمهاي باز بطور دائم درتعامل با محيط قراردارند و اين تعامل با محيط به حدي مهم و حياتي است كه دليل وجودي سازمانها را محيط پيرامونشان تعيين كرده و به آنها فلسفه وجودي مي دهد. ازسوي ديگر، محيط فراروي سازمانها، محيطي متغير و درحال تحول شديد است.به طوري كه بازنگري درتمامي ابعاد سازماني ازقبيل: ساختار، اهداف وظايف مجموعه قوانين و مقررات، شيوه هاي مديريتي و سيستمها و روشهاي انجام كار و… را اجتناب ناپذير مي كند وفراتر از آن، ضرورت و اهميت اين بازنگري به حدي مهم است كه سازمانها ناگزيرند اين مقوله را دائمي تلقي كرده و با شناخت و تجزيه و تحليل مقتضيات تغييرات جديد، پارامترهاي دروني خود را با آن تطبيق داده و از فرصتهاي به وجودآمده نهايت استفاده را ببرند و آثار منفي تهديدات محيطي را به كمترين حد خود برسانند. تنها دراين صورت است كه ويژگي مهم و حياتي «پويايي» را مي توان به يك سازمان نسبت داد. سازمانهايي كه از اين ويژگي بي بهره بوده و يا ازكمترين حد آن برخوردارند به يك سيستم منفعل تبديل و طي يك دوره زماني به تدريج فرسوده و نهايتاً كارآيي و فلسفه وجودي خود را بطوركامل ازدست خواهندداد.

يكي ازمهمترين جنبه هاي پويايي يك سازمان، بررسي و تجزيه و تحليل مداوم سيستمها و روشهاي انجام كار است تا ضمن شناسايي و رفع مشكلات و نارساييهاي موجود از انديشه هاي نو و راهكارهاي جديد بهره ببرد. به منظور دستيابي به اهدافي ازقبيل كاهش هزينه هاي سازمان ـ پويايي سازمان و… بازنگري در روشهاي كاري موجود ضروري است. به عبارت ديگر، بررسي و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهاي كاري از اهم امور محسوب مي شود.

فراهم آوردن شرايط مناسب براي اصلاح ساختار و نيز اجماع مردم وصاحبنظران و دستيابي به عزم ملي، ضرورتي جدي درموضوع تحول اداري است.به نظر نگارنده اولين ويژگي تحول، واقع نگري مديران است و ابزارهاي تحول نيز «آموزش ـ مشاوره و تحقيق» هستند.

اگر مديريت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بينش و روش» بدانيم مي توان مديريت تحول را «تشخيص ناكارآمدي شرايط حال و بازنگري در شرايط آينده» تعريف كرد. با اين تعريف از مديريت تحول، مديراني كه تمايل به تحول اداري در سازمان و يا اداره تحت سرپرستي خوددارند بايد با برنامه ريزي و اجراي دقيق ـ داشتن روحيه تحقيق و نوآوري، داشتن رويكرد به آينده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهي (الگوشناسي) شناسايي واكنش هاي احتمالي، بردباري و انعطاف پذيري، آموزش و انگيزش دراين عرصه گام بردارند.

اولويتهاي راهبرد تحول اداري

۱ـ منطقي كردن حجم سازمان.
2ـ آموزش و بهسازي نيروي انساني
3ـ تكريم مردم و رضايتمندي ارباب رجوع.
4ـ بهينه سازي سيستمها و روشهاي انجام كار.
5ـ ارزيابي عملكرد مديريت و بهبود آن.
6ـ توسعه اتوماسيون اداري و فن آوري اطلاعات.
7ـ ارتقاي سطح سلامت نظام اداري.

درصورتي كه دريك سازمان و اداره روش و نوع مديريت برپايه موارد ذيل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس مي شود:
1ـ عدم توجه كافي به وظايف اصلي سازمان.
2ـ توجه به برنامه هاي عملياتي كوتاه مدت به جاي برنامه هاي راهبردي بلندمدت.
3ـ توجه به ابعادكمي منابع انساني به جاي ابعاد كيفي آنها.
4ـ عدم احساس مسؤوليت در قبال پاسخگويي در برابر مردم.
5ـ كاهش منابع مالي.
6ـ مرتبط نبودن فعاليتهاي تحقيقاتي سازمان با نيازها و اهداف سازماني.
7ـ عدم انگيزه كارشناسان و متخصصين در همكاري مستمر و رسمي با سازمان.
8ـ ناكارآمدي مديريت فعلي.

وظايف كارشناسان بهبود روشها و سيستمها

1ـ طراحي وتدوين برنامه هاي لازم جهت بررسي و برآورد وضعيت موجود و بهسازي روشهاي مورد عمل متناسب با وظايف و مأموريتها.
2ـ ايجاد زمينه اجرايي مطلوب براي بررسي و اصلاح روشها.
3ـ جمع آوري و تدوين روشهاي «اختصاي ـ مشترك و عمومي انجام كار» وارائه پيشنهادات اصلاحي«با انجام وظايف فوق مي توان به اهداف ذيل در زمينه تحول اداري دست يافت.

۱ـ تقسيم صحيح و منطقي كار درميان كاركنان.
2ـ استقرار مناسب ترين روشها و شيوه هاي انجام كار.
3ـ افزايش كارايي سازمان و كاهش هزينه هاي عملياتي و نيروي انساني.
4ـ كوتاه ساختن زمان انجام كار و صرفه جويي در وقت مديران.
5ـ تهيه اطلاعات صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم مناسب.

در زندگي انسانهاي موفق ۴ عامل وجود دارد كه عبارتند از:
تلقين ـ تمرين ـ تدبير و تغيير و مديريت آينده مبتني بر رفتارهاي ابزاري .
«سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاري) و كيفيت قيمت و خدمت ) ابزاري(
مديريت تحول نيازمند مديران مشكل شناس ـ مشكل گشا و جامع نگر (سيستمي و استراتژيك) است كه در صورت حمايت جدي مديران ارشد از مديران اجرايي و عملياتي و موارد ياد شده مي توان به تحول اداري و رشد مديريت تحول در سازمانها اميدوار شد.

پنج نقش اساسي مدیران ارشد بانی تحول
پنج نقش اساسي براي مديران ارشد باني تحول در سازمان به شرح زیر است:
1 – در مقرر كردن يك بودجه و تعيين منابع مناسب براي پروژه، هماهنگي هاي لازم را ايجاد كنيد:

بين كار پروژه تحول و كار روزمره خود، اولويت بندي كنيد‍‍؛
از حاميان تخصيص بهترين منابع براي تيم پروژه تحول، باشيد؛
سرمايه لازم را فراهم كرده و به پروژه تحول تخصيص دهيد‍؛
براي پشتيباني از اين پروژه، يك مدير باتجربه در مديريت تحول را منصوب كنيد.

2 – در طول اين پروژه، با تيم پروژه فعالانه همكاري كنيد:
در تعريف برنامه و طرح نهايي پروژه ياري رسانيد‍؛
در جلسات كليدي مشاركت داشته باشيد؛
ضرب الاجلها و انتظارات مشخصي را مقرر كنيد؛
بر موارد قابل تحويل، نظارت داشته باشيد؛
خود را دردسترس اعضاي تيم قرار دهيد؛
منتظر نتايج باشيد و مسئوليت پذيري را در اعضاي تيم تقويت كنيد.

3 – ساير مديران ارشد سازمان را متعهد و پشتيبان فرايند تحول سازيد:
ابعاد پروژه را براي هم رديفهاي خود تبيين كنيد؛
سهامداران ذي نفوذ و كليدي سازمان را در جريان تحولات قرار دهيد؛
ضرورت تحول را به گفتگو بگذاريد و به تبيين اين فراينـــــــد براي ساير رهبران كسب و كارتان بپردازيد؛
مديران مياني را نسبت به فرايند تحول مسئول سازيد؛
شوراي راهبري تحول، متشكل از سهامداران ذي نفوذ و كليدي را تشكيل داده و آن را هدايت كنيد؛
در برابر مقاومت ساير مديران ارشد بايستيد.

4 – براي تحول، يك سخنگوي فعال وحاضر در صحنه باشيد:
ضرورت تحول را براي كاركنان درميان بگذاريد؛
ديگران را در ريسك عدم تحول و نيز تبعات مالي آن شريك سازيد؛
چشم انداز و اهداف كلان تحول را به تفصيل بيان كنيد؛
در طول اجراي برنامه تحول، حضوري فعال و مشهود داشته باشيد؛
برنامه تحول را به استراتژي كسب و كار سازمان پيوند بزنيد.

5 – در تحت كنترل درآوردن نقاط مقاومت كليدي، كمك كنيد:
كمك كنيد تا تيم پروژه، دورنماي سياسي تحول و نقاط حساس آن را درك كند؛
درصورت نياز، از نفوذ و اختيارات خود استفاده كنيد؛
انتظارات مشخصي را براي كاركنان و مديران مياني مقرر داريد.

عوامل موفقیت ایجاد تحول
ايجاد تغيير و تحول مثبت در زندگي فردي و بالارفتن از نردبان موفقيت در زندگي آرزوي هركسي است. اما به سلامت طي كردن پله هاي اين نردبان مستلزم رعايت شرايط ذيل است:
لف) روي هر پله نبايد بيش از حد معمول مكث كرد؛
ب) پس از پيمودن پله اول، نوبت به پله دوم مي رسد؛
ج) از نردباني كه پايه اش شكسته است نبايد استفاده كرد؛
د) بايد ابتدا جاي پا را محكم كرد و سپس قدم بعدي را برداشت؛
ه) پس از استفاده از نردبان نبايد آن راسرنگونش كرد.

و امــا نردبان موفقيت شش پله دارد كه گذراندن هريك از آنها اگر به درستي و با كيفيت مطلوب صورت گرفته باشد و شرايط پيش گفته رعايت شده باشد به تدريج شما را به پيروزي و كاميابي نزديك تر مي كند:

پله اول – خودشناسي و خودباوري:
در اينجا شما بايد به نداهاي دروني كه از اعماق وجودتان برمي خيزد توجه كنيد و آرزوهاي قلبي تان را دريابيد. سعي كنيد از طريق تفكر و تجزيه و تحليل خود، تواناييها واستعدادهايتان را كشف كنيد.

وقتي كه وارد جزيره ناشناخته وجود خويش مي شويد چيزهاي شگفت انگيزي را مشاهده خواهيد كرد. سپس خود را باور كنيد و به خود، تواناييها و قدرتمندي تان ايمان بياوريد. بگوييد: مي توانم لذت و احساس خوشايندي كه در هنگام گفتن مي توانم در شما پديد مي آيد با هيچ چيزي قابل مقايسه نيست. اگر شما اطميناني مطلق كه ناشي از ايمان قوي است در خود به وجود آوريد در آن صورت واقعاً به انجام هر كاري قادر خواهيد بود ولو اينكه ديگران به غيرممكن بودن آن ايمان داشته باشند پس به خودتان تكيه كنيد و همه چيز را از خودتان بخواهيد، تنها شما هستيد كه سرنوشت خود را معين مي كنيد. متاسفانه اكثر مردم اشتباهات و اهمال كاريهاي خود را در زندگي به گردن تقدير مي اندازند.

پله دوم – هدفگذاري :
وجود هدف براي تعيين جهت حركت ما در مسير زندگي ضروري است. وقتي هدفي روشن و چالش برانگيز در پيش داشته باشيم كه كمترين ترديدي درباره آن به خود راه ندهيم احساسي عالي به مـا دست مي دهد.پس براساس استعدادها، قابليتهــا و خواسته هاي واقعي خود اهداف بلندمدتي را برگزينيد.بهتـــر است اهداف چندجانبه اي را در زمينه هاي علمي و تحصيلي، جسماني و سلامتي، مذهبي، معنوي، شغلي و مالي و… انتخاب كنيد. از اين طريق تمام ابعاد وجودي خويش را گسترش مي دهيد. اين اهداف را به طور واضح و دقيق مشخص كرده و حتماً برروي كاغذ بنويسيد. زمان لازم براي رسيدن به آنها را تعيين كنيد و نيز توجه داشته باشيد كه اهداف بايد در باورتان بگنجد و شوروشوقي را در شما براي رسيدن به آنها ايجاد كند.اهداف خود را هميشه همراه خود داشته باشيد و هر روز آنها را مرور كنيد و از خود بپرسيد:

امروز چه كاري (هرچند كوچك) در راستاي اهداف خود انجام داده ام؟ و هر از گاهي به بررسي آنها بپردازيد شايد متوجه شويد كه اهدافتان خيلي كم بينانه و يا خيلي بلندپروازانه و غيرواقعي است در اين صورت به تعديل آنها پرداخته و حالت متعادلي را به وجود آوريد.

پله سوم – برنامه ريزي :
برنامه عبارت است از: تعيين اهداف جزئي و كوتاه مدتي – كه در راستاي اهداف بلندمدت قراردارند – و راه رسيدن به آنها.و برنامه ريزي تلاشي ذهني است كه قبل از تلاش فيزيكي يا اقدام به انجام كار صورت گرفته و راه تحقق اين اهداف تفكيك شده را معين مي كند.
براي طراحي برنامه اي كارآ و اثربخش بايد از تمام واقعيتهاي مربوط موجود اطلاع حاصل كرده و با ديدي همه سونگركه فرصتها و محدوديتهاي محيطي (بيروني) و قوتها و ضعفهاي فردي (دروني) را مدنظر قرار مي دهد برنامه اي مناسب و انعطاف پذير در جهت نيل به اهداف تدوين كرد.در يك برنامه خوب فعاليتي كه بايد انجام شود، روش انجام، زمان و مكان، منابع لازم و… قيد مي شود.

پله چهارم – عمل و تلاش آگاهانه:
همه انسانهاي مــوفق اهل عمل و تلاش اند. كساني كــــه همواره در مورد اهدافشان سخن سرايي مي كنند و هرگز دست به عمل نمي زنند موفقيتي نخواهند داشت. موفقيت هيچ ارتباطي به شانس ندارد. هرچه بيشتر تلاش كنيم و از خود فعاليت و حركت نشان دهيم به همان اندازه به مــــوفقيت نزديكتر مي شويم.

از آنجا كه عمر علاوه بر طول، عرض و عمق هم دارد. هرچه شديدتر و بهتر كار كنيد بيشتر زندگي مي كنيد، چرا كه به عرض زندگيتان مي افزاييد و در نتيجه شاداب تر، سرزنده تر و راضي تر خواهيد بود. لذا شما بايد حركت كنيد. حركت باعث رشد و باروري اعتماد به نفس مي شود. مستقيماً وارد عمل شويد و دست به اقدام بزنيد زيرا كه اقدام ترس را از بين مي برد.

بگوييد: بايد همين الان شروع كنم و شروع كنيد صبر نكنيد تا اوضاع مساعد شود، زيرا هيچ وقت نمي شود. انتظار براي فراهم آمدن شرايط مطلوب انتظاري است كه تا ابد به درازا مي كشد.
در عين حال، بايد توجه داشته باشيد كه تلاشهايتان آگاهانه، حساب شده و منظم باشد و كارها را از روي فكر و ذكاوت انجام دهيد. هميشه به دنبال بهترين راه ممكن باشيد. هميشه راه بهتري براي انجام كارها وجود دارد.

پله پنجم – پشتكار و استقامت، صبر و انعطاف پذيري:
الف – پشتكـــار : وقتي كـــه وارد صحنه مي شويد و دست به عمل مي زنيد قسمت عمده اي از كار را به انجام رسانيده ايد اما براي تحقق هدف و كسب نتيجه بايد حتماً پشتكار به خرج دهيد و پيگير باشيد. پيگيري كارها مغز را فعال و اميد به موفقيـت را در شـخص بارور مي سازد.

اگر در كارها جديت نداشته بــــــاشيم بي استعدادترين افراد مصمم و بااراده نيز از ما پيشي خواهند گرفت چرا كه فقدان استعداد، با مقاومت، سختكوشي ، نظم ، دقت و صبر وشكيبايي قابل جبران است.پس عزمي آهنين و راسخ پيشه كنيد. هرگز از تلاش و كوشش خسته نشويد، آخرين كليد باقيمانده شايد بازگشاينده قفل در باشد.

ب – صبر : صبر داشته باشيد، نگذاريد مشكلات و موانع شما را نااميد كند. از مشكلات درس بگيريد و از هر خطايــي تجربه اي كسب كنيد.

ج – انعطاف پذيري: در زمينه راههاي رسيدن به هدف تعصب نشان ندهيد و به يك راه معين نچسبيد. به دنبال هدف نهايي باشيد اما در عقايد خود خشك نباشيد و قابليت انعطاف داشته باشيد. با دوباره سنجي برنامه هايتان دست به ابتكارات و ابــداعات جديد بزنيد و راه حلهاي آسانتر و عملي تر را جستجو كنيد. وقتي كه صبر و استقامت و انعطاف پذيري از خود نشان داديد كاميابي شما را در برمي گيرد و طعم پيروزي را مي چشيد.

پله ششم . نتيجه گيري:
درصورتي كه پله هاي قبلي به خوبي پشت سر گذاشته شود نتيجه دلخواه خود بخود به دست مي آيد حتي اگر نتيجه موجود دلخواه و مطلوب شما نباشد جاي هيچگونه ناراحتي و تاسف نيست. اصولاً هر وضعيتي مانند سكه يك روي خوب و يك روي بد دارد، آن روي خــوب را پيدا كنيد و جنبه هاي مثبت را ببينيد. شكست ظاهري پلي است به سوي پيروزي حقيقي.از خود دو سوال بپرسيد:

1-اشكال كار كجا بود؟
2 – راههاي جديد كدامند؟

و مجدداً و خلاقانه تر اقدام كنيد

معمول ترين اشتباهات مدیران ارشد بانی تحول
نكات ذيل نيز به عنوان اشتباهات عمومي مديران ارشد باني تحول در سازمان، می باشد:
1 – قطع ارتباط از فرايند تغيير، پس از مدتي كه تحول رخ مي دهد؛
2- كناره گيري از مسئوليت تحول و يا واگذار كردن آن به مدير پروژه تحول، پس از استقرار فرايند تحول؛
3- قطع تبادل نظر و استدلال كردن براي كاركنان و مديران پيرامون نياز به تغيير و وضعيت آينده (چشم انداز) در زمانهاي مختلف و از راههاي گوناگون؛
4- قصور در ايجــاد اتحادي ميان رهبران كسب و كار و سهامداران ذي نفوذ تا پروژه را پشتيباني كنند؛
5- راه اندازي پروژه تحول جديد، بلافاصله پس از شروع پروژه جاري (تحت الشعاع قرارگرفتن پروژه اول)؛
6- دست كم گرفتن مقاومت دربرابر تغيير و ناچيز پنداشتن نياز به تحت كنترل گرفتن افرادي كه در حاشيه فرايند تغيير قرار دارند؛
7- قصور در برآوردن آن دسته از انتظارات مديران مياني و سرپرستان كه مرتبط با تغيير و فرايند تغيير است؛
8 – صرف زماني بسيار اندك براي پيشرفت پروژه و كمك به تيم پروژه جهت غلبه آنها بر مشكلات

Definition: Management Development
By Wikipedia.com

Management Development is best described as the process from which managers learn and improve their skills not only to benefit themselves but also their employing organisations.

In organisational development (OD), the effectiveness of management is recognised as one of the determinants of organisational success. Therefore, investment in management development can have a direct economic benefit to the organisation.

Managers are exposed to learning opportunities whilst doing their jobs, if this informal learning is used as a formal process then it is regarded as management development.
In 2004 the spend per annum per manager on management and leadership development was £1,035, an average of 6.3 days per manager.

What management development includes:

• structured informal learning: work-based methods aimed at structuring the informal learning which will always take place
• formal training courses of various kinds: from very specific courses on technical aspects of jobs to courses on wider management skills
• education: which might range from courses for (perhaps prospective) junior managers or team leaders

o Level 2 Teamleading (ILM)

o NVQ Level 3

o Certificate in Management /Studies

o Diploma in Management /Studies

o MSc/MA in management or Master of Business Administration (MBA) degrees.

The term ‘leadership’ is often used almost interchangeably with ‘management’ Leadership which deals with emotions is an important component of management which is about rational thinking.The Management Charter Intiative (MCI) originally set out management competencies for management S/NVQ’s, these competencies are now part of the National Qualification Framework (NQF), it is from these competencies that managers can be assessed and development needs determined.

Author’s Bio

This definition is part of a series that covers the topic of Management Skills. The Official Guide to Management Skills is Meryl Runion. Meryl Runion, CSP, is a Certified Speaking Professional and the author of four books on communication. Her books have sold over 250,000 copies worldwide. She is the author of a weekly email newsletter called A PowerPhrase a Week, which boast thousands of subscribers. Her clients include IBM, who find her to be systematic, the IRS who particularly love her in April, and the FBI, who find her to be a person of interest.

{endslide}