مشاركت از ديدگاه نظام مديريت مشاركتي را مي‌توان به اختصار چنين تعريف نمود : «همكاري و تعاون فكري افراد در كسب موفقيت گروهي به نحوي كه اين همفكري افراد را تشويق نمايد تا هدفهاي سازمان را هدفهاي خود دانسته مسئوليت دستيابي به آنها را به دوش گرفته و در اجراي مؤثر فعاليت‌ها سهيم شوند به ديگر بيان مشاركت به معناي شركت داوطلبانه و آزادي افراد در تصميم‌گيري‌ها از طريق ارائه پيشنهادات مفيد و انجام كارها و پيشبرد فعاليت‌هاي گروهي سازمان مي‌باشد.
مديريت مشاركتي شيوه و روشي است كه مي‌تواند با ايجاد انگيزه و علاقه در مجموعه كاركنان روحيه تعاون و همكاري و احساس دخيل بودن در سرنوشت سازمان را تقويت كرده و از ايده‌ها، نظرها و ابتكارات آنها براي حل مسائل و مشكلات سازمان استفاده نمايد.
ويژگي بارز اين نوع مديريت به عنوان شالوده اصلي آن ايجاد همفكري و همدلي بين مديريت و كاركنان يك سازمان در همه زمينه‌ها و پديد آوردن سيستم و نظامي براي اين منظور مي‌باشد.
با آنكه از پيدايش انديشه مشاركت در مديريت ديري نمي‌گذرد، يافته‌هاي پژوهشي در سطح جهان نشان مي‌دهد كه مشاركت در همه سازمانها با كاميابي رويارو بوده و سودمندي‌هاي فراوان براي همگان فراهم آورده است.
رشد و توسعه پديده مشاركت در ايران هنوز در ابتداي راه است و به فرهنگسازي گسترده و برگزاري دوره‌هاي فشرده آموزشي براي مديران نيازمند است.
در ميان عامل‌هايي كه از گسترش مشاركت جلوگيري مي‌كند، نبود فلسفه‌اي كه زيرساخت كوشش‌هاي مشاركت‌جويانه را محكم و استوار سازد و فهم آن را آسان گرداند و تعهد به آن را بيافزايد، نام برد. افزون بر اين چون مشاركت پديده‌اي اجتماعي است و بايد در فرهنگ مردم جاي خود را بگشايد و با بسياري از قالب‌هاي ذهني مديريتي و پيش‌داوري‌هاي سنتي معارضه كند، بنابراين راه رشد و توسعه آن چندان هموار نبوده و با موانع گوناگون روبروست. مشاركت در مديريت سازمانها سبب مي‌شود تا كاركنان، خود براي بالا بردن كيفيت و بهره‌وري در همه زمينه‌ها دلسوزي نشان داده و مستمراً بر دلبستگي و تعلق اجتماعي آنها به هدفهاي گروه افزوده شود. شرط اساسي براي دستيابي به موفقيت عالي در اين زمينه آشنايي مديران ارشد سازمان و مشاركت و پشتيباني قوي همه جانبه ايشان در تمام طول مدت اجرا از اهداف نظام مشاركت مي‌باشد.
اهداف و قوائد استقرار نظام مشاركت كاركنان :
در هر دستگاه اداري آدمهايي با ويژگي‌هاي شخصيتي متفاوت به كار مشغولند و نوع نگاه و شيوه برخوردشان با كار نيز متفاوت است. بعضي‌ها يك ترازو در ذهن خود دارند، حقوق ماهانه‌شان را روي يك كفه مي‌گذارند و همسنگ با آن، كار و فعاليت مي‌كنند و هرگز انعطاف نمي‌پذيرند.
گروه دوم عادت كرده‌اند كه كفه حقوق و مزايا و اضافه كاريشان، هميشه سنگين‌تر از كفه ديگر باشد.
گروه سوم دائم مي‌كوشند كفه‌ها را متعادل نگه دارند، با اين حال، گاه تعادل برهم مي‌خورد و كاري هم از دست كسي ساخته نيست.
و اما گروه چهارم! در ذهن اين گروه ترازويي وجود ندارد، اينان در اين دنياي فاني به چيزي دل نبسته‌اند مگر خدمت به ديگران، اينان همان كساني‌اند كه شايد بهشتي، شيفتگان خدمت خطابشان كرد و در مقام مقايسه، در برابر تشنگان قدرت قرارشان داد.
بررسي‌هاي روان‌شناسي نشان مي‌دهند هرگاه مردم فرصت بيان انديشه‌هاي خود را بيابند و در تصميماتي كه به سرنوشت آنان اثر مي‌گذارد شريك شوند، آنان در خلاقيت و نوآفريني همت بيشتري از خود نشان داده و مسئوليت بيشتري مي‌پذيرند.
بدين لحاظ هدف و فوايد مشاركت را مي‌توان به شرح زير برشمرد.
1- كاركنان نظرات، پيشنهادها و انديشه‌هايي دارند كه مي‌تواند مورد استفاده سازمان قرار گرفته و بسيار مفيد باشد.
2- ارتباط موثر از رده‌هاي پايين به بالا براي اتخاذ تصميم با كيفيت در بالاترين سطح تصميم‌گيري الزامي و يك امر آساني است.
3- كاركنان تصميماتي را كه در اتخاذ آن شركت داشته باشند بهتر مي‌پذيرند و در اجراي آنها همكاران و همياري بيشتري به عمل مي‌آورند.
4- اگر كاركنان در اتخاذ تصميماتي كه در و ضع آنها موثر است شركت كنند، با دلگرمي بيشتر كار كرده و درجه كارايي و بهره‌وريشان افزايش مي‌يابد.
5- كاركنان از طريق مشاركت از دلايل و ابعاد يك تصميم بهتر مطلع مي‌شوند و با فراست و ديد بازتر و بصيرت بيشتر به كار خود مي‌پردازند.
6- مشاركت كاركنان مي‌تواند انگيزه بيشتري در ايجاد همفكري و همكاري بين آنها و مديريت پديد آورده و به بهبود كار گروهي و افزايش بازده كاري منجر گردد.
7- مشاركت كاركنان عاملي براي تحرك بيشتر بخشيدن به مديران و افزايش كارايي ايشان و بهبود وضعيت سازمان مي‌باشد.
استقرار و شروع به كار نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري در شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب با توجه به تأكيدات رهبر معظم انقلاب اسلامي، مصوبه شوراي عالي پيشرفت نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري (شوراي معاونين محترم) وزارت نفت به شماره 3595-1/28 مورخ 16/1/1378 و تأكيد وزير محترم نفت مبني بر اجراي نظام مشاركت در سطح وزارت نفت، از سال 1379 نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري در سطح شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب با انجام فعاليت‌هاي فرهنگسازي و ايجاد بستر مناسب فرهنگي به منظور آشنايي كاركنان، مديران و رؤساي ادارات مختلف با سيستم مديريت مشاركتي آغاز گرديد.
مطابق برنامه‌ها و اهداف تعيين شده در سال 1380 كار پيشنهادگيري از كاركنان شروع و متعاقب آن شوراهاي همياري و مشاركت كاركنان جهت بررسي، اظهارنظر و تصميم‌گيري در خصوص پيشنهادات واصله در پنج شركت بهره‌بردار نفت و گاز كارون، مارون، آغاجاري، مسجد سليمان و گچساران و همچنين ستاد شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب تعيين و فعاليت خود را آغاز نمودند.
شوراهاي همياري و مشاركت كاركنان عليرغم وجود ديدگاههاي متناقض، با تمامي ظرفيت، دقت و سرعت ممكنه نسبت به بار نشاندن نهال نظرات و انديشه‌هاي سازنده همكاران اقدام نموده و در سايه الطاف الهي و حمايت‌هاي بي‌دريغ كاركنان متعهد، متخصص و خلاق و صاحب‌نظر به نتايج بسيار درخشاني دست يافته است.
پاره‌اي از اقدامات و فعاليت‌هاي فرهنگي انجام شده جهت استقرار نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري در سطح شركت ملي مناطق نفت خيز جنوب بشرح زير مي‌باشد :
1- تهيه بروشورهاي تبليغاتي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري كاركنان در ابعاد وسيع
2- تهيه و تدوين تقويم آموزشي نظام مشاركت در سطح شركت‌هاي تابعه و ادارات ستادي
3- تهيه پلاكاردها و پارچه نوشته‌هاي تبليغاتي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري، توزيع و نصب آنها در محل كارخانجات، تأسيسات و واحدهاي عملياتي مختلف
4- طراحي و چاپ پوستر اطلاعيه بذرهاي پيشنهاد در قالب موضوعات مختلف فني/ عملياتي/ اداري/ مالي و… توزيع و نصب آنها در تابلو اعلانات
5- برنامه‌ريزي و اجراي جلسات توجيهي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري در محل كارخانجات و تأسيسات مختلف
6- تهيه جزوات، مقالات و كتب مرتبط با نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري و ارائه به مسئولين و كاركنان
7- حضور در همايش‌ها و سمينارهاي مختلف نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري
8- اعزام تعدادي از اعضاي شوراي همياري و مشاركت كاركنان به دوره‌هايي آموزشي مرتبط با نظام مشاركت
9- برگزاري سمينارها و همايش‌هاي مختلف در خصوص نقش نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري
10- تهيه، چاپ و توزيع تراكت‌هاي تبليغاتي به نام پيام‌هاي مشاركتي
11- اعطاء جوايز به پيشنهاددهندگان برتر در همايش‌ها و سمينارهاي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري
12- تهيه، انتشار و توزيع نشريه گزارش پيشرفت نظام مشاركت در ساير شركت‌هاي تابع
حداكثر پاداش
آيين‌نامه نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري شركت ملي نفت ايران در سال 1380 به تصويب هيئت مديره محترم شركت ملي نفت ايران رسيد و متعاقباً جهت اجرا به كليه شركت‌ها و مديرت‌هاي تابعه ابلاغ گرديد، در اين آيين‌نامه حداكثر سقف پاداش به پيشنهادهاي فردي 11 ميليون ريال و حداكثر ميزان پاداش به پيشنهادات گروهي معادل بيست و دو ميليون ريال تعيين گرديده است.
پس از تدوين و ابلاغ آيين‌نامه نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري، فعاليت‌هاي اجرايي نظام مشاركت به منظرو بررسي و تاييد و تصويب و يا رد نمودن پس از تدوين و ابلاغ آيين‌نامه مشاركت، كيفيت و بهره‌وري، فعاليت‌هاي اجرايي نظام مشاركت به منظور بررسي و تاييد و تصويب و يا رد نمودن پيشنهادات واصله از طريق طرح آنها در شوراهاي همياري و مشاركت كاركنان آغاز شد كه خوشبختانه تاكنون آثار و بركات بسيار خوبي در بر داشته است.
اهم فعاليت‌ها :
1- انتخاب دبير اجرايي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب و دبيران اجرايي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري شركت‌هاي تابعه با حكم مديرعامل و مديران عامل محترم شركت‌هاي تابع
2- تعيين و تشكيل و تجهيز محل دبيرخانه شوراي همياري و مشاركت كاركنان
3- انتخاب اعضاي شوراي همياري و مشاركت كاركنان جهت بررسي و اظهارنظر كارشناسي در خصوص پيشنهادهاي دريافت شده
4- تعيين گروهها و نفرات متخصص و ارزياب از ساير ادارات فني/ اداري/ مالي، شناسايي و برقراري ارتباط با متخصصين و صاحب‌نظران آن در زمينه‌هاي مختلف
5- پيگيري مستمر جهت تعيين بودجه به منظور پرداخت پاداش به پيشنهاددهندگان مطابق آيين‌نامه اجرايي نظام مشاركت
6- تشكيل جلسات متعدد شوراي همياري و مشاركت كاركنان و طرح پيشنهادات دريافت شده در جلسات فوق
7- تصويبخواهي پيشنهادهاي تأييد شده در شوراي همياري و مشاركت كاركنان و پيگيري مستمر جهت اجراي پيشنهادهاي مصوب در ساير شركت‌هاي تابعه و ستاد
(تشكيل گروههاي كيفيت و بهره‌وري QC)
گروههاي QC گروه كوچكي از كاركنان اعم از تكنسين‌ها، كارشناسان، كارگران و… مي‌باشند كه در يك محيط كاري و شغلي مشابه يا مرتبط هستند كه فعاليت‌هاي كنترل كيفيت، بهبود وضعيت موجود و يا رفع مسائل را در محل كارشان بصورت داوطلبانه انجام مي‌دهند.
اين گروهها در طول هفته در ساعت كاري و يا بعد از ساعات كاري به طور مرتب تشكيل جلسه داده و به شناسايي، تحليل و حل مشكلات كاري در ارتباط با كيفيت، بهره‌وري مي‌پردازند. از ويژگي‌هاي گروه QC داوطلبانه بودن عضويت در آنها، مشاركت همه كاركنان، ارتقاء مشترك، تأكيد بر خلاقيت گروهي و انتخاب موضوعات منحصر به محل كار و تداوم فعاليت‌ها مي‌باشد.
بدون شك هر سازماني بايستي براي قوام خود تار و پود و رشته باشد و در سازمان‌هاي پيشرفته دنيا، گروههاي QC در حقيقت تار و پود سازمان را تشكيل مي‌دهند. گروههاي QC به دنبال مشكلاتي در سازمان است كه راه حل جهت آنها به‌سادگي امكان‌پذير نمي‌باشد.
از مزاياي ايجاد QC در سازمانها مي‌توان به موارد زير اشاره كرد :
1- ايجاد بستري براي مشاركت در رفع مشكلات و بهبود فرآيندها
2- بهبود فرهنگسازي/ تعلق سازماني/ رضايتمندي شغلي و ارتقاي منابع انساني
3- ايجاد بستري براي شناسايي و رفع مسائل بزرگ در سازمان
4- افزايش دانش و مهارت كاركنان
از نظر تاريخچه و مدل جنبش QC در كشورها مي‌توان به موفقيت كشورهايي همانند ژاپن، چين، كره و آمريكا كه مبادرت به تشكيل گروههاي QC نموده‌اند، اشاره نمود.
نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري در راستاي تحقق اهداف دستيابي به پيشرفت‌هاي سريع و خيزش بلند اقتصادي از طريق دريافت پيشنهادات كمي و كيفي فراوان كه اجراي آنها متضمن سود و صرفه فراوان چند ميلياردي مي‌باشد، اقدام به تشكيل تعداد 230 گروه QC در سطح شركت هاي تابع شركت ملي مناطق نفت خيز جنوب نموده و خوشبختانه عليرغم نوپا بودن اين گروهها به نتايج بسيار ارزشمندي دست يافته است.
موانع و مشكلات فرا روي نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري
همانگونه كه قبلاً ذكر شد مشاركت، شركت داوطلبانه افراد در فرآيند تصميم‌سازي و تصميم‌گيري از طريق ارائه پيشنهادهاي مفيد و سازنده جهت پيشبرد و انجام درست كارها و فعاليت‌هاي فردي و گروهي سازمان است.
امروزه مديريت آمرانه منسوخ گرديده و پاسخ مناسبي به سازمانها نمي‌دهد. سازمانها امروزه پيچيده شده‌اند و بايستي براي مديران اين مسئله تبيين گردد كه نظام مشاركت دخالت در امور نيست، تحديد و تحميل براي مديريت نيست بلكه حوزه اختيارات مديريت را گسترده‌تر مي‌كند. جلب مشاركت كاركنان مي‌تواند يك شاخص براي مديريت سازمان‌هاي ما باشد و يك ويژگي و يك برتري، زيرا مشاركت كاركنان داراي مباني علمي است و ريشه در اعتقادات و باورهاي ديني و فرهنگي ما دارد.
توان علمي/ عملياتي و تخصصي كاركنان پرتلاش و ايثارگر شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب همواره مورد تاييد و تحسين همه بوده و كاركنان اين شركت را در عاليترين سطوح كارشناسي صنعت نفت قرار داده است.
به همين دليل كليه كاركنان اعم از كارشناسان و متخصصين فرهيخته شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب به نداي مشاركت در امور همواره پاسخ مناسب مي‌دهند و ما بايستي بتوانيم شرايط و راه‌كارهاي مناسب را براي هرچه بهتر مشاركت آنان فراهم آوريم.
بدون شك مديراني در صنعت نفت هستند كه به عنوان الگو و مدل مديران مشاركتي مطرح بوده و لذا بايد همه جرأت، شهامت و جسارت نوشتن و انتقاد و پيشنهاد را داشته باشند، همانگونه كه رئيس جمهور محترم ما در سخنراني‌ها و گردهمايي‌هاي مختلف خواستار مشاركت و حضور مردم در تمامي صحنه هاي جامعه شده‌اند.
تنگناها و موانع و مشكلات فرا روي نظام مشاركت كه ذيلاً به آنها اشاره مي‌گردد : هم درون سازماني و هم برون‌سازماني مي‌باشند و بايستي توجه نمود كه هر حركت يك طرفه اثر مثبتي دربر نخواهد داشت، لذا قدم اول شناخت موانع و قدم بعدي تلاش و كوشش در جهت رفع موانع فوق مي‌باشد.
موانع فرهنگي و اجتماعي
براي استقرار نظام مشاركت، بدليل كوتاه بودن و محدود بودن زمان فرهنگسازي و فراهم آوردن بستر مناسب و اصولاً به دليل نوع ساختار و ماموريت سازمان هاي دولتي كه دستورالعمل‌ها، روش‌ها و ديدگاهها از بالا به پايين تعيين و ابلاغ مي‌شوند نسبت به سازمان‌هاي غيردولتي كه حفظ قدرت توليد و رقابت در فعاليت‌ها از عوامل اصلي بقاء آنها محسوب مي‌گردد، نظام مشاركت روند كندتري پيدا مي‌نمايد.
جهل يا آگاهي كم از محيط پيراموني، خودخواهي، احساس بي‌اعتمادي به ديگران، نبود همدلي و درك متقابل، نداشتن انعطاف‌پذيري ذهني همه از موانع اجتماعي و فرهنگي استقرار نظام مشاركت در سازمان هاي دولتي مي‌باشند و لذا ضروريست كار بسترسازي و فرهنگسازي به صورت مستمر و با استفاده از تمامي امكانات و مقدورات و حمايت ساير سازمان ها صورت پذيرد، زيرا ايجاد زيربناي محكم براي پي‌ريزي و طراحي هر سيستم لازم و ضروريست و همانند يك ساختمان كه در اولين قدم براي احداث آن شالوده محكم نياز دارد، فراهم آوردن پيش‌نيازها و اتخاذ تدابير لازم به منظور ايجاد زيربناهاي فرهنگي، اجتماعي و فني قبل از اجراي نظام مشاركت نه تنها مفيد بلكه بسيار ضروري مي‌باشد.
1- عدم حمايت فراگير
مشاركت از ويژگي هاي انساني و ابعاد ارتباط يك ذهن به ذهن ديگر است. مشاركت پديد آوردن پيوند دوسويه، سازنده و مفيد بيان دو يا چند تن است و متأسفانه در فرهنگ و نظام اداري ما گوش دادن به سخن ديگران و بويژه زيردستان كمي دشوار مي‌باشد. از طرفي نظام مشاركت بايستي در بستري آرام و مناسب صورت پذيرد كه متأسفانه طي 5 سال گذشته همزمان با اجراي نظام مشاركت بيشترين تغييرات ساختاري مديريتي و اداري در سطح شركت ملي نفت ايران به انجام رسيده كه قطعاً اثرات و بازتاب مثبتي در انتظام‌بخشيدن به عزم، اراده و حركت مشاركت‌جويانه مديران و كاركنان نداشته است.
2- موانع ساختاري
يكي از مسائل و مشكلات فرا روي اجراي موفق نظام مشاركت عدم تبيين جايگاه مناسب سازماني و تأخير و تعلل در انجام بررسي نيازهاي سازماني اين نظام متناسب با انجام فعاليت‌ها و نتايج حاصل از اجراي موفق نظام مشاركت در ساير شركت هاي تابع مي‌باشد.
مجموعه ساختار سازماني و جايگاه نظام مشاركت عليرغم تائيد و تأكيد بالاترين مقامات مسئول كشور مبني بر الزام تمام سازمان‌هاي دولتي براي اجراي نظام، متأسفانه بدون توجه به نتايج و ثمرات بسيار ارزشمند آن همچنان از جايگاه شايسته‌اي برخوردار نبوده و فضاي مناسب براي بروز استعدادها فراهم نشده است.
3- ساير موانع
وجود سبك‌هاي مختلف رهبري در هر سازمان، تفاوت‌هاي شغلي، احساس خطر و بيم از مشاركت از سوي بعضي از كاركنان و مديران، نداشتن زمان كافي براي كسب آموزش و آمادگي در برنامه نظام مشاركت، شتاب، اضطراب و فوريت در اجراي طرح از موانع ديگر پيش روي اجراي اين نظام بوده است.
نتايج آمار و ارقام پيشنهادهاي دريافت شده و سود و صرفه اقتصادي حاصله
دبيرخانه نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري شركت ملي مناطق نفت‌خيز جنوب از سال 1380 با داير نمودن ده شوراي همياري و مشاركت كاركنان در سطح ستاد و شركت‌هاي تابع اقدام به پيشنهادگيري از كاركنان كوشا، متخصص و صاحب نظر نموده است.
اين شوراها تاكنون موفق به دريافت 19820 پيشنهاد گرديده اند، سود و صرفه اقتصادي حاصل از اجراي پيشنهادهايي كه مورد تأييد شوراهاي همياري و مشاركت كاركنان قرار گرفته و مراحل تصويبخواهي آنها به اتمام رسيده بالغ بر هفتصد ميليارد ريال مي‌باشد.
همچنين ميزان سود و صرفه اقتصادي پيشنهادهايي كه مورد تائيد كارشناسان و ارزيابان شركت‌ها قرار گرفته و اسناد آنها در مرحله تصويبخواهي مي‌باشند بيش از ششصد ميليارد ريال برآورد گرديده است.
ميزان پاداش پرداخت شده به پيشنهاد دهندگان كه مطابق آيين‌نامه نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري صورت گرفته جمعاً بالغ بر سيصد و هشتاد و دو ميليون ريال مي‌باشد.
از آنجايي كه پرداخت پاداش به پيشنهاد دهندگان عامل مؤثري در جهت جلب مشاركت هرچه بيشتر كاركنان مي‌باشد، لذا ضروري است در آيين نامه نظام مشاركت، كيفيت و بهره‌وري بازنگري اساسي در خصوص ميزان پاداش متعلقه به پيشنهاد دهندگان به عمل آيد.
* این مقاله در روزنامه تفاهم به چاپ رسیده است.
