نویسنده: الکساندر مالون – ترجمه: حبیب عایی
مدیریت زمان- تهیه کننده: امین قبادی- مدیریت زمان زمانی شخصی گفته است :اگر اول ندانید به کجا می روید؛ سزاوارید که در آخر از نا کجا آباد سر در بیاورید.اهداف، انرژی های ما را متمرکز و یکی میکند.افراد از کوه ها صعود می کنند چرا که میخواهند در آنجا باشند.آنها چالشهایشان را با غلبه کردن به نمایش
می گذارند. بنابراین، اهداف بر انگیزنده هستند.
هوش افزای اسمارت شما را در به خاطر سپردن جنبه های کلیدی اهداف یاری خواهد کرد:
1.وضوح و روشنی
2.قابل اندازه گیری
3.قابل حصول
4.مرتبط
5.زمان محدود
وضوح و روشنی
هدف را به طور واضح بنویسید،آنرا تعمیم ندهید.
جایی را که میخواهید باشید و کاری را که برای رسیدن به آنجا انجام دهید،تصور کنید.
اهداف اصلی را به اهداف فرعی تقسیم کنید و برای هر کدام از آنها زمان بندی داشته باشید.
به کیفیت،زمان و هزینه توجه کنید چون این عوامل به برنامه ریزی و کنترل فعالیتهایتان کمک خواهند کرد.
حصول
اهداف باید قابل دسترس و قابل انجام و اجراء باشند.اهدافی که غیر واقعی یا خیلی مشکل برای دسترسی باشند درست مثل اهدافی که خیلی اسان باشند باعث بی تفاوتی می گردند.همچنین اهداف باید نه خیلی سخت و نه خیلی آسان باشند در صورت وجود چالش در اهداف انها انگیزشی می شوند اما انها باید در حد توانمندی هایتان باشند.
مرتبط و زمان محدود
اهداف باید در راستای مقصد ،شغل و کار راهه شغلیتان باشد اهداف باید در محدوده زمانی معین باشند اهدافی را که در هر زمان بتوان انجام داد به ندرت وجود دارند
مدیریت بر مبنای هدف ،وسیله ای برای دست یابی به اهداف در زمان معین هستند اهداف به سه صورت تقسیم بندی می شوند
1.اهداف راهبردی
2.اهداف تاکتیکی و لجستیکی
3.اهداف عملیاتی
چرا برنامه ریزی در موفقیت مدیریت زمان اهمیت دارد؟
سازماندهی، برنامه ریزی و کنترل را در هم مخلوط کنید.
برنامه ریزی و کنترل به دو قولوهای «سیامی« معروفند.
کنترل برای بازبینی برنامه ها و اهداف در مقایسه با عملکرد، ضروری می باشد و در صورت لزوم، به منظور تطبیق آنها اقدام اصلاحی انجام می گیرد.
کنترل یک جزء اساسی از برنامه ریزی است.
اولویتها
برخی از متخصصین کار را به صورت باید انجام گیرید ، حتما باید انجام گیرد،و بهتر است انجام گیرد طبقه بندی می کنند.کاری که حتما باید انجام گیرد ضروری بوده و معمولا 75 درصد آنچه را که انجام می دهیم شامل می شوند .کاری که باید انجام گیرد متمم است و معمولا حدود 20 درصد آنچه که انجام می دهیم را در بر می گیرد و بالاخره کاری که بهتر است انجام گیرد صرفا زمانی صورت می گیرد که از پیش انتظار انجام آن را داشته باشیم.تقریبا 5 درصد آنچه را که انجام می دهیم شامل می شود.ممکن است از این نوع طبقه بندی به واسطه مزایایی که دارند در برنامه ریزی و اولویت بندی برای کار هایتان استفاده کنید.
انفعال
برای آینده برنامه ریزی کنید چون آینده جایی است که بقیه عمرمان را در انجا صرف می کنیم قوانین مورفی متناسب ایجاد هستند:
هیچ چیز به همان سادگی ظاهرش نیست:هر چیز برای اجرا بیش از تصور به زمان نیاز دارد و اگر چیزی بتواند اشتباه از اب در اید پس حتما اتفاق خواهد افتاد .لذل برنامه ریزی دقیق ضروری است.دو ایده اساسی در ارتباط با برنامه ریزی وجود دارد واکنش و انفعال ،البته واکنشی بودن در نقطه مقابل برنامه ریزی است و در تضاد کامل با ان می باشد.
واکنشی بودن به معنای عدم برنامه ریزی و دور اندیشی است. عباراتی چون جنگ آتیشین و مدیریت بحران در رابطه با واکنشی بودن به ذهن خطور می کند.در عمل روش واکنشی در بازرگانی جایگاه غالب دارا می باشد.روش مخالف آن انفالی بودن است.افرادی که انفعالی هستند به جلو فکر می کنند و سعی می کنند چیز های را که می تواند اشتباه از آب در آید را پیش بینی نمایند،اهداف را تعیین کنند،برای آینده برنامه داشته باشند ونظارت جدی اعمال کنند.در واقع اغلب مردم احتمالاً وقشان را به طور کار امد مدیریت می کنند.
یادگیری مداوم و خودپیشرفتی
برای افزایش کاریی تان ، آموزش و بالندگی را پیش بگیرید.کتابهایی در مورد مهارتهای تصمیم گیری، سرعت خواندن، حافظه موثر ، خلاقیت، نویسندگی، ارتباطات و حل مساٌله بخوانید. با یادگرفتن مهارتهای فوق، مقدار زیادی را که باید در وقت مورد انتظار صرف ارتباطات شخصی خودتان و مسافرت نمایید، تنظیم کنید. یا این زمانها به عنوان فرصت هابی برای خود پیشرفتی که بر اتلاف وقت ترجیح دارندبر خورد کنید.زمان مسافرت می تواند یک فرصت برای اخذ تفکر نهایی در مورد مدیریت باشد .همیشه کتاب همراه داشته باشید.
تفویض اختیارات
مطالعات نشان می دهد اکثر مدیران از تفویض اختیار ناراضی می باشند انها اشتغال به وظایف عادی را دوست دارند. آنها می ترسند که اشتباهات کارمندانشان آنهارا به مسوایت پذیری و پاسخگویی وا دارد. آنها این طرز تفکر را دارند که بر کارکنانشان در انجام کار هایشان نظارت کنند.این طرز تفکر خیلی کوتاه اندیشی است.البته در تفویض اختیار چنین فرض می شود که مدیر ، برای تفویض اختیار کارمندانی دارد و انها توانایی این کا را دارند و در ضمن کارمندان خود علاقه مندند و برای پذیرش مسولیت آموزش دیده اند. به خاطر داشته باشید ممکن است مشاغلی که برای شما عادی جلوه می کنند برای کارکنانتان شخت باشند.
بخشی از وظیفه شما به عنوان مدیر ،تربیت و بالنده گی نیروی انسانی می باشد. دادن مسولیت بیشتر و تقاضای انجام کار بیشتر ،یک روش عالی برای بالندگی کارکنان است .تفویض اختیار باعث می شود که بیشتر تمرکز تان بر روی نقش مدیریتی تان باشد.
مسامحه
مسامحه ،دزدی از وقت است . مسامحه یعنی که کار امروز را به فردا انداختن . برای اتمام وظایفتان وقت معین و مشخصی را تعیین کنید.به خاطر داشته باشید که وقت طلاست.نمی توانیم وقت را قرض و یا آن را به احتکار یا ذخیره کنیم.زمان را فقط می توانیم سرمایه گذاری ، صرف سازماندهی و یا تلف نماییم. پیتر دراکر می گوید:زمان کمیاب ترین سرمایه ای است که مدیران دارند. با برنامه ریزی دقیق و اولویت بندی ، از وقتتان بهتر از هر کس دیگر استفاده کنید.
هوش افزای اسمارت شما را در به خاطر سپردن جنبه های کلیدی اهداف یاری خواهد کرد:
1.وضوح و روشنی
2.قابل اندازه گیری
3.قابل حصول
4.مرتبط
5.زمان محدود
وضوح و روشنی
هدف را به طور واضح بنویسید،آنرا تعمیم ندهید.
جایی را که میخواهید باشید و کاری را که برای رسیدن به آنجا انجام دهید،تصور کنید.
اهداف اصلی را به اهداف فرعی تقسیم کنید و برای هر کدام از آنها زمان بندی داشته باشید.
به کیفیت،زمان و هزینه توجه کنید چون این عوامل به برنامه ریزی و کنترل فعالیتهایتان کمک خواهند کرد.
حصول
اهداف باید قابل دسترس و قابل انجام و اجراء باشند.اهدافی که غیر واقعی یا خیلی مشکل برای دسترسی باشند درست مثل اهدافی که خیلی اسان باشند باعث بی تفاوتی می گردند.همچنین اهداف باید نه خیلی سخت و نه خیلی آسان باشند در صورت وجود چالش در اهداف انها انگیزشی می شوند اما انها باید در حد توانمندی هایتان باشند.
مرتبط و زمان محدود
اهداف باید در راستای مقصد ،شغل و کار راهه شغلیتان باشد اهداف باید در محدوده زمانی معین باشند اهدافی را که در هر زمان بتوان انجام داد به ندرت وجود دارند
مدیریت بر مبنای هدف ،وسیله ای برای دست یابی به اهداف در زمان معین هستند اهداف به سه صورت تقسیم بندی می شوند
1.اهداف راهبردی
2.اهداف تاکتیکی و لجستیکی
3.اهداف عملیاتی
چرا برنامه ریزی در موفقیت مدیریت زمان اهمیت دارد؟
سازماندهی، برنامه ریزی و کنترل را در هم مخلوط کنید.
برنامه ریزی و کنترل به دو قولوهای «سیامی« معروفند.
کنترل برای بازبینی برنامه ها و اهداف در مقایسه با عملکرد، ضروری می باشد و در صورت لزوم، به منظور تطبیق آنها اقدام اصلاحی انجام می گیرد.
کنترل یک جزء اساسی از برنامه ریزی است.
اولویتها
برخی از متخصصین کار را به صورت باید انجام گیرید ، حتما باید انجام گیرد،و بهتر است انجام گیرد طبقه بندی می کنند.کاری که حتما باید انجام گیرد ضروری بوده و معمولا 75 درصد آنچه را که انجام می دهیم شامل می شوند .کاری که باید انجام گیرد متمم است و معمولا حدود 20 درصد آنچه که انجام می دهیم را در بر می گیرد و بالاخره کاری که بهتر است انجام گیرد صرفا زمانی صورت می گیرد که از پیش انتظار انجام آن را داشته باشیم.تقریبا 5 درصد آنچه را که انجام می دهیم شامل می شود.ممکن است از این نوع طبقه بندی به واسطه مزایایی که دارند در برنامه ریزی و اولویت بندی برای کار هایتان استفاده کنید.
انفعال
برای آینده برنامه ریزی کنید چون آینده جایی است که بقیه عمرمان را در انجا صرف می کنیم قوانین مورفی متناسب ایجاد هستند:
هیچ چیز به همان سادگی ظاهرش نیست:هر چیز برای اجرا بیش از تصور به زمان نیاز دارد و اگر چیزی بتواند اشتباه از اب در اید پس حتما اتفاق خواهد افتاد .لذل برنامه ریزی دقیق ضروری است.دو ایده اساسی در ارتباط با برنامه ریزی وجود دارد واکنش و انفعال ،البته واکنشی بودن در نقطه مقابل برنامه ریزی است و در تضاد کامل با ان می باشد.
واکنشی بودن به معنای عدم برنامه ریزی و دور اندیشی است. عباراتی چون جنگ آتیشین و مدیریت بحران در رابطه با واکنشی بودن به ذهن خطور می کند.در عمل روش واکنشی در بازرگانی جایگاه غالب دارا می باشد.روش مخالف آن انفالی بودن است.افرادی که انفعالی هستند به جلو فکر می کنند و سعی می کنند چیز های را که می تواند اشتباه از آب در آید را پیش بینی نمایند،اهداف را تعیین کنند،برای آینده برنامه داشته باشند ونظارت جدی اعمال کنند.در واقع اغلب مردم احتمالاً وقشان را به طور کار امد مدیریت می کنند.
یادگیری مداوم و خودپیشرفتی
برای افزایش کاریی تان ، آموزش و بالندگی را پیش بگیرید.کتابهایی در مورد مهارتهای تصمیم گیری، سرعت خواندن، حافظه موثر ، خلاقیت، نویسندگی، ارتباطات و حل مساٌله بخوانید. با یادگرفتن مهارتهای فوق، مقدار زیادی را که باید در وقت مورد انتظار صرف ارتباطات شخصی خودتان و مسافرت نمایید، تنظیم کنید. یا این زمانها به عنوان فرصت هابی برای خود پیشرفتی که بر اتلاف وقت ترجیح دارندبر خورد کنید.زمان مسافرت می تواند یک فرصت برای اخذ تفکر نهایی در مورد مدیریت باشد .همیشه کتاب همراه داشته باشید.
تفویض اختیارات
مطالعات نشان می دهد اکثر مدیران از تفویض اختیار ناراضی می باشند انها اشتغال به وظایف عادی را دوست دارند. آنها می ترسند که اشتباهات کارمندانشان آنهارا به مسوایت پذیری و پاسخگویی وا دارد. آنها این طرز تفکر را دارند که بر کارکنانشان در انجام کار هایشان نظارت کنند.این طرز تفکر خیلی کوتاه اندیشی است.البته در تفویض اختیار چنین فرض می شود که مدیر ، برای تفویض اختیار کارمندانی دارد و انها توانایی این کا را دارند و در ضمن کارمندان خود علاقه مندند و برای پذیرش مسولیت آموزش دیده اند. به خاطر داشته باشید ممکن است مشاغلی که برای شما عادی جلوه می کنند برای کارکنانتان شخت باشند.
بخشی از وظیفه شما به عنوان مدیر ،تربیت و بالنده گی نیروی انسانی می باشد. دادن مسولیت بیشتر و تقاضای انجام کار بیشتر ،یک روش عالی برای بالندگی کارکنان است .تفویض اختیار باعث می شود که بیشتر تمرکز تان بر روی نقش مدیریتی تان باشد.
مسامحه
مسامحه ،دزدی از وقت است . مسامحه یعنی که کار امروز را به فردا انداختن . برای اتمام وظایفتان وقت معین و مشخصی را تعیین کنید.به خاطر داشته باشید که وقت طلاست.نمی توانیم وقت را قرض و یا آن را به احتکار یا ذخیره کنیم.زمان را فقط می توانیم سرمایه گذاری ، صرف سازماندهی و یا تلف نماییم. پیتر دراکر می گوید:زمان کمیاب ترین سرمایه ای است که مدیران دارند. با برنامه ریزی دقیق و اولویت بندی ، از وقتتان بهتر از هر کس دیگر استفاده کنید.
